Themen dieser Ausgabe - auf einen Blick:

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1 Themen dieser Ausgabe - auf einen Blick: Was bei Überweisungen und Lastschriften jetzt vorrangig zu tun ist Auswirkungen der Vorlauffristen Kostenfreier IBAN-Konverter R-Transaktionen bei SEPA-Lastschriften Sehr geehrte Damen und Herren, der Endspurt hat begonnen. Ab Februar 2014 können Überweisungen und Lastschriften im bisherigen nationalen Verfahren nicht mehr durchgeführt werden - dies ist keine Option, sondern eine gesetzliche Vorgabe. Banken dürfen dann von Firmenkunden keine Aufträge mehr in den bisherigen Verfahren entgegennehmen. Das Ergebnis einer Unternehmensbefragung durch die Deutsche Bundesbank bestätigt eine bislang sehr verhaltene Vorbereitung seitens der Firmenkunden auf das Thema SEPA-Lastschriften. Dies hat sicherlich mehrere Gründe, denn der Schwenk von DTA- zu SEPA-Lastschriften ist nicht auf Knopfdruck möglich. Intensive Vorarbeiten, auf die wir auf den nächsten Seiten ausführlicher eingehen werden, sind hier zu berücksichtigen. Zudem lösen wir unser Versprechen aus der ersten Ausgabe 2013 ein, Ihnen die Vorteile des kostenfreien IBAN-Konverters der Genossenschaftlichen FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken vorzustellen. Sicherlich ein Instrument, mit dem einfach und effizient die in der Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens verfügbaren Kontonummern und Bankleitzahlen Ihrer Geschäftspartner auf IBAN und BIC konvertiert werden können. Ein weiteres Thema dieser Ausgabe sind die R-Transaktionen im SEPA-Lastschriftbereich. Hierbei handelt es sich um verschiedenste Arten der Rückgabe von SEPA-Lastschriften auf Seiten des Zahlungspflichtigen bzw. dessen Bank. Es ist Zeit zu handeln - unsere Newsletter werden Sie hierbei weiterhin unterstützen. Was bei Überweisungen und Lastschriften jetzt vorrangig zu tun ist Auch wenn die Umstellung auf SEPA aus heutiger Sicht scheinbar noch in weiter Ferne liegt, sollten Sie das Thema SEPA in Ihrer Jahresplanung mit höchster Priorität berücksichtigen. UMSTELLEN AUF SEPA-ÜBERWEISUNGEN: 1. Finanzbuchhaltung, Personalbuchhaltung, Zahlungsverkehrssoftware und sonstige Systeme SEPAfähig machen: => Nehmen Sie frühzeitig mit den Herstellern der Software Kontakt auf! 1

2 2. Stammdaten in den Systemen um IBAN und BIC ergänzen 3. Ergänzung von IBAN und BIC auf eigenen Briefbögen 4. Einreichung von Datenträgern und dazugehörigem Begleitzettel ist ab 1. Februar 2014 nicht mehr möglich! 5. Etwaig genutzte Zahlscheine müssen an die SEPA-Zahlscheinvordrucke angepasst werden UMSTELLEN AUF SEPA-LASTSCHRIFTEN 1. Austausch einer neuen Inkassovereinbarung - ergänzt um die SEPA-Verfahren - mit Ihren Banken 2. Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank 3. Analyse der bisher genutzten Lastschriftverfahren: a. Einzugsermächtigungsverfahren: I. Liegen die Einzugsermächtigungen unterschrieben vor? II. Zu welchem Termin soll die Umdeutung (siehe Newsletter Nr. 2/2012) erfolgen? III. Wie werden die Zahlungspflichtigen informiert? IV. Sind die organisatorischen Abläufe bzgl. der neuen Vorlauffristen und der Pre-Notification (Vorabinformation an den Kunden) geregelt? b. Abbuchungsauftragsverfahren: I. Falls Abbuchungsaufträge mit Verbrauchern vereinbart wurden, ist zwingend ein neues Bezahlverfahren zu vereinbaren. II. Mit Nicht-Verbrauchern ist ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandat zu vereinbaren. III. Sind die organisatorischen Abläufe bzgl. der neuen Vorlauffristen und der Pre-Notification geregelt? 4. Ihre eingesetzte DV muss in der Lage sein, Ihren SEPA-Lastschriften die erforderlichen Mandatsinformationen aus der Mandatsverwaltung zuzusteuern: a. Gläubiger-Identifikationsnummer b. Mandatsreferenz c. Sequenz der Lastschrift (einmalige, erstmalige, wiederkehrende, letztmalige Lastschrift) d. Art des Mandates (SEPA-Basis-Lastschrift oder SEPA-Firmen-Lastschrift) e. Angabe des Fälligkeitsdatums der Lastschrift (D) Wussten Sie, dass bis Ende Oktober 2012 erst der für die Nutzung der SEPA-Lastschriftverfahren erforderlichen Gläubiger-Identifikationsnummern beantragt wurden? - Und das bei rund 3,6 Millionen Unternehmen und rund Vereinen in Deutschland! Eine alarmierend geringe Anzahl vor dem Hintergrund, dass die Hälfte aller Zahlungen in Deutschland mittels Lastschriften abgewickelt werden. 2

3 Auswirkungen der Vorlauffristen Bei den derzeit in Deutschland angewendeten Lastschriftverfahren handelt es sich um Sichtlastschriften, d. h. die Lastschriften werden dem Zahlungsempfänger am Tag der Einreichung mit in der Zukunft liegender Wertstellung gutgeschrieben. SEPA-Lastschriften weisen ein festes Fälligkeitsdatum (D) aus, an dem die Buchung und Valutierung erfolgt. Es ist zu berücksichtigen, dass die gesetzlich vorgegebenen Vorlagefristen (D-5, D-2 bzw. D-1), an dem der Lastschriftauftrag zwingend bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen muss, eingehalten werden. Anhand der folgenden Abbildung möchten wir Ihnen verdeutlichen, wie komplex das Thema Vorlagefrist in Kombination mit wechselnden Sequenz-Typen der Lastschriften sein kann: Im Beispiel gelten folgende Prämissen: 1. SEPA-Basis-Lastschrift 2. Fälligkeit zum 7. eines jeden Monats 3. Berücksichtigung einheitlicher TARGET-Tage, die bei SEPA maßgeblich sind 4. Berücksichtigung der gesetzlichen Vorlagefrist a. Ersteinreichung mit einer Vorlauffrist von 5 Tagen vor Fälligkeit b. Folgeeinreichung mit einer Vorlauffrist von 2 Tagen vor Fälligkeit 5. Zusätzlich Berücksichtigung eines Bearbeitungstages für den Transport der Lastschrift zur Bank des Zahlungspflichtigen => Einreichung mit D-6 bzw. D-3 Ersteinreichung im April 2013 Targettage vor due day D-6 D-5 D-4 D-3 D-2 D-1 D D+1 Datum Tage Dienstag Mittwoch Donnerstag Karfreitag Samstag Ostersonntag Ostermontag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Montag Folgeeinreichung im Mai 2013 Targettage vor due day D-3 D-2 D-1 D Datum Tage Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Maifeiertag Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Folgeeinreichung im Juni 2013 Targettage vor due day D-3 D-2 D-1 D Datum Tage Sonntag Montag Dienstag Mittwoch Fronleichnam Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Folgeeinreichung im Juli 2013 Targettage vor due day D-3 D-2 D-1 D D+1 Datum Tage Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Montag Folgeeinreichung im August 2013 Targettage vor due day D-3 D-2 D-1 D Datum Tage Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Mittwoch Legende: spätester Einreichungstag bei der Bank des Zahlungsempfängers D-n = Target-Tage vor D (due day - Fälligkeitstag) Fälligkeitstag gem. Datei-Eintrag = D Tag der Belastung/Gutschrift, wenn D kein Target-Tag ist Keine Target-Tage Die Abbildung verdeutlicht, dass man als Unternehmen Monat für Monat die Einreichungsfristen individuell neu ermitteln muss. Die Mandatsverwaltung in den genossenschaftlichen Softwareprodukten übernimmt für Sie die Überwachung der erforderlichen Fristen. 3

4 IBAN-Konverter Kundendaten fit für SEPA auf Knopfdruck Der IBAN-Konverter ermittelt aus einzelnen Kontonummern und Bankleitzahlen oder aus ganzen Datenbeständen die jeweils entsprechende IBAN und ergänzt den dazugehörigen BIC. Schnell und sicher können Sie so Ihre Kundendaten fit für SEPA machen: Einfacher geht es nun wirklich nicht: Exportieren Sie die bestehenden Daten aus Ihrem System und importieren Sie diese in die Konverter-Software. Auf Knopfdruck erhalten Sie die überarbeiteten Bankverbindungen der Bankengruppen, bei denen eine Konvertierung erlaubt/möglich ist, und können diese wieder in Ihr System einspielen. Download für unsere Kunden Zur Ermittlung einer IBAN werden Konto-Nr. und Bankleitzahl sowie der IBAN-Konverter benötigt, sofern Sie die Zahlungsaufträge nicht unmittelbar in einem SEPA-fähigen Zahlungsverkehrsprogramm erfassen. Der IBAN-Konverter ist eine Software der Genossenschaftlichen FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken. Leistungsumfang im Überblick Umrechnen von einzelnen Kontonummern Import im Standardformat "IBAN-hin/IBAN-rück" der deutschen Kreditwirtschaft Import von freien Formaten (u. a. PDF oder CSV) Rechnerische Überprüfung einer deutschen IBAN Rechnerische Überprüfung einer Gläubiger-Identifikationsnummer 4

5 Programmaktualisierung über eine Online-Updatefunktion Hilfefunktion bzgl. des erforderlichen Dateiaufbaus Haben wir Ihr Interesse geweckt? Besuchen Sie unsere SEPA-Seite im Internet: Unter der Rubrik Internationale Kontonummer und Bankleitzahl finden Sie den Link Zum IBAN- Konverter zum Download der Software sowie die Möglichkeit, das für die Installation notwendige Kennwort anzufordern. System-Voraussetzungen Voraussetzung für die Nutzung der Software IBAN-Konverter sind die aktuellen Windows-Betriebssysteme (32 Bit und 64 Bit), Windows XP (ab Servicepack 2), Windows Vista, Windows 7 und Windows 8 (PC- Version). Abbildung: Aufbau der IBAN-hin-Datei Der IBAN-Konverter verfügt bzgl. des erforderlichen Datei-Aufbaus über eine ausführliche Hilfefunktion. 5

6 R-Transaktionen bei SEPA-Lastschriften Bislang haben wir Ihnen verdeutlicht, welche Vorarbeiten bzgl. des Einzugs von SEPA-Lastschriften anfallen. Das Thema Rücklastschrift haben wir in unseren Ausführungen bisher ausgeklammert. Rücklastschriften sind sowohl auf Seiten des Einreichers als auch des Zahlungspflichtigen ein wichtiges Thema. Aus Sicht des Lastschrifteinreichers besteht immer die Gefahr einer Rücklastschrift. Welche Möglichkeiten dem Zahlungspflichtigen (oder dessen Bank) und auch Ihnen - sollten Sie Bezogener einer Lastschrift sein - in der neuen SEPA-Welt offen stehen, verdeutlicht die folgende Tabelle: R-Transaktionsart Reject (Abweisung) Refusal (Ablehnung) Return (Rückgabe) Refund (Widerspruch) Refund (Widerspruch) Wann und Warum - Vor Settlement - Durch die Bank des Zahlungspflichtigen (z. B. w/sperre) - Vor Settlement - Durch den Zahlungspflichtigen (z. B. weil kein Mandat vorliegt) - Nach Settlement - Durch die Bank des Zahlungspflichtigen (z. B. mangels Deckung) - Nach Settlement - Durch den Zahlungspflichtigen (z. B. w/widerspruch) - Nach Settlement - Durch den Zahlungspflichtigen w/nicht autorisierter Lastschrift Basis-Lastschrift Fristen Rückgabe an D und bis zu 4 Geschäftstage später Rückgabe an D und bis zu 8 Wochen später Rückgabe zwischen > 8 Wochen und 440 Kalendertage (=> 13 Monate) Firmen-Lastschrift Fristen Rückgabe an D und bis zu 1 Geschäftstag später Nicht möglich Nicht möglich Blau hinterlegte R-Transaktionen - also Rückgaben vor Belastung am Fälligkeitstag D - können erfolgen, da die Lastschriften mit den Ihnen bekannten Vorlauffristen bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen müssen und dann auch schon zurückgegeben werden können. Bei den grün hinterlegten R-Transaktionen handelt es sich um Rückgaben nach Belastung am Fälligkeitstag D. Sofern eine Rückgabe nach 8 Wochen bis 13 Monate nach Belastung erfolgen soll, ist seitens der Bank des Zahlungspflichtigen eine Kopie des gültigen Mandates anzufordern. Erst bei fehlendem / nicht korrektem Mandat kann eine Rückforderung erfolgen. Aus diesem Grunde ist die systematische und ausreichend lange Aufbewahrung der Mandate unabdingbar. Erneuter Einzug von retournierten Lastschriften Der Einreicher hat bei erneutem Einzug sicherzustellen, dass die verwendeten Sequenz-Typen der Lastschrift (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) an den entsprechenden Rückgabegrund angepasst werden. Gemäß nachfolgender Tabelle wurde seitens des EPC klargestellt, wie in einem solchen Falle zu verfahren ist. 6

7 Sofern die Bank des Zahlungspflichtigen die Sequenz-Typen überwacht, kann es hier unter Umständen nochmals zu Störungen bei der Lastschrifteinreichung kommen. Sequenz-Typ der Ursprungslastschrift Art der R-Transaktion Sequenz-Typ bei erneutem Einzug und gleichem Mandat First (erstmalig) Reject First First (erstmalig) Return Recurrent First (erstmalig) Refund Recurrent Recurrent (wiederkehrend) Reject/Return/Refund Recurrent Last (letztmalig) Reject Last Last (letztmalig) Return/Refund Mandate expired* One-Off (einmalig) Reject One-off One-Off (einmalig) Return/Refund Mandate expired* * Mandate expired = erneuter Einzug unter diesem Mandat nicht mehr erlaubt. Selbstverständlich ist eine neue Pre-Notification bei erneutem Einzug erforderlich. Abonnieren Sie unseren kostenfreien SEPA-Newsletter! Nutzen Sie unser Wissen über die SEPA-Details. Gerne versorgen wir Sie regelmäßig mit aktuellen Informationen rund um das Thema SEPA per . Bitte melden Sie sich für diesen Service unter (Kontakt & Service -> Newsletter) an. Alle bisherigen Ausgaben unseres SEPA-Newsletters finden Sie in unserem SEPA-Newsletter Archiv unter Wir sind fit für SEPA gerne begleiten wir auch Sie aktiv bei Ihrem Umstellungsprozess! Ihre BIB Impressum Herausgeber: BANK IM BISTUM ESSEN eg, Gildehofstraße 2, Essen, in Zusammenarbeit 7 mit der WGZ BANK