Mailing mit Fidelio Version 7 und Office 2007 oder 2010*

Transkript

1 Mailing mit Fidelio Version 7 und Office 2007 oder 2010* * da es zwischen Office 2007 und Office 2010 betreffend Seriendruck nur geringfügige Unterschiede in der Darstellung gibt, die Vorgehensweise aber identisch ist, können Sie diese Anleitung für beide Programme verwenden. Die Printscreens sind alle von Office Fidelio Version 7 Produkt Manager Fidelio Version 5-7

2 Export der Daten von Fidelio Bitte beachten Sie, dass der Export der Adresse erst ab Version 7.13(1600)SP06 möglich ist. Die exportierten Felder sind fix im Programm hinterlegt und können nicht geändert werden. Es handelt sich dabei nicht um einzelne Werte sondern um ganze Adresszeilen, wie im jeweiligen Land des Gastes üblich. Vorgehensweise Öffnen Sie im Fidelio das Berichtswesen über Verschiedenes Berichtswesen oder mittels Shift - Alt - t Klicken Sie unten auf den Knopf Mail. Markieren Sie den Punkt Merge und wählen Sie unter Export Datei einen Ort und Namen, wo sie den Export abspeichern möchten. Auf der Mailingmaske haben Sie verschiedene Möglichkeiten zum Filtern der gewünschten Karteien. z.b. VIP, Mailing Code, Länder, Postleitzahl (wenn Sie nur lokale Kunden anschreiben möchten) & Archiv Kriterium (bitte wählen Sie entweder Anreise oder Abreise aus, niemals beides) Falls Sie nur Gäste anschreiben möchten, die bereits eine zukünftige Reservierung haben, markieren Sie Gäste mit Reservierung und tragen Sie unten die gewünschten Anreisedaten ein Falls Sie ein Mailing machen möchten, markieren Sie Unvollständige Adressen 2/9

3 Falls die auf der Maske aufgeführten Filtermöglichkeiten nicht genügen, können Sie bei Filter noch manuelle Filter eingeben. Für komplexe Filter empfehlen wir die Verwendung des Filterassistenten. Markieren Sie dafür das Kästchen Filter Assistent anschliessend klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche. Quittieren Sie das nächste Fenster mit Nein. Als Datenbank wählen Sie GAESTEST (dies ist die Kartei) Bei der Feldauswahl wählen Sie das gewünschte aus. Die meisten Feldnamen sind deutsch und lassen sich daher leicht identifizieren. Beispiele siehe unten. Bei Auswahl wählen Sie je nach Feld aus. Bei Datumsfeldern z.b. Später als oder vor, bei Textfeldern z.b. enthält Bei Filter folgt der eigentliche Filter. Wenn Sie bei Auswahl leer oder nicht leer gewählt haben, müssen Sie bei Filter trotzdem irgendetwas ausfüllen Klicken Sie auf OK Wenn Sie weitere Bedingungen setzen möchten, klicken Sie nach dem OK auf Und Nächste Kond. Und Danach fangen Sie wieder oben bei Auswahl der Datenbank an. Oft verwendete Beispiele: Letzter Aufenthalt nach Datum Kartei erstellen nach Datum Mailingcode enthält Bitte beachten Sie, dass mit UND verbundene Kriterien Vorrang haben vor mit ODER verbundenen, z.b. bei Filterung nach mehreren Mailingcodes gleichzeitig. Bei komplizierten Konstrukten hilft Ihnen unser Support gerne. 3/9

4 Nachdem Sie alle Filterkriterien eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Wenn Sie den Filter zu einem späteren Zeitpunkt wieder verwenden möchten, haben Sie nun die Möglichkeit, ihn zu speichern. Bitte wählen Sie den Namen so, dass Sie die Funktion des Filters wiedererkennen. Mit der Taste Drucken wird der Export am vorher eingegebenen Ort abgespeichert. Ab Version 7.13 erhalten Sie die Meldung, wieviele Karteien exportiert wurden. Für Geburtstagsmailing klicken Sie auf die Schaltfläche Geburtstag und geben den gewünschten Datumsbereich ein. Wenn Sie ein altersunabhängiges Mailing machen möchten, wählen Sie das Jahr grosszügig aus. Zum Beispiel: Bringt alle Gäste mit Geburtstag im März. Damit ist der Fidelio Teil des Mailings beendet. Sie können nun Fidelio verlassen. 4/9

5 Serienbrief mit Word 2007 / 2010 Öffnen Sie Ihren vorbereiteten Brief, oder ein neues leeres Dokument. Wählen Sie die Lasche Sendungen Klicken Sie auf Seriendruck starten und wählen Sie Briefe Klicken Sie auf Empfänger auswählen Vorhandene Liste verwenden. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie vorher Ihre Daten exportiert haben. Wechseln Sie unten den Dateityp auf Alle Dateien und wählen die Exportdatei (IhrName.mrg) mit Öffnen Belassen Sie die vorgeschlagenen Spracheinstellungen bei Windows Standard und klicken Sie OK Mit dem Knopf haben Sie die Möglichkeit, einzelne Karteien auszuschliessen oder zu ändern. Klicken Sie anschliessend auf OK. 5/9

6 Positionieren Sie den Cursor and der Stelle, an der Sie die Adresse haben möchten und klicken Sie auf Klicken Sie nacheinander auf Address_1 bis Address_6 und jeweils auf Einfügen. Um die Gäste persönlich anzusprechen, fügen Sie noch Salutation ein. Danach Fenster schliessen. Bringen Sie nun alle Felder ins richtige Format. Achtung, die» dürfen NICHT entfernt werden. Vorher: Nachher: Falls die Abstände zwischen den Zeilen zu gross sind, liegt dies an den Standardeinstellungen von Word Für eine Anleitung zum Ändern, konsultieren Sie bitte die Word Hilfe. Schreiben Sie nun, wenn noch nicht geschehen, Ihren Brief. Mit Vorschau können Sie sehen, wie der Brief mit den exportierten Daten aussehen wird und können mit den Pfeiltasten zwischen den einzelnen Briefen wechseln. Klicken Sie auf Fertig stellen und wählen Sie zwischen den Möglichkeiten. Mit Drucken wird pro Kartei ein Brief direkt an den Drucker gesendet. Dies kann bei einer grösseren Anzahl zu Problemen mit dem Drucker führen. Der 1. Punkt öffnet ein neues Worddokument bestehend aus allen Briefen. Dort können Sie dann das Mailing schrittweise drucken, einzelne Briefe bearbeiten oder für später abspeichern. Bei Fehlern kann man jederzeit zu einem der oberen Punkte zurückkehren und zum Beispiel eine andere Empfängerliste auswählen. 6/9

7 Mailing mit Word 2007 / 2010 Öffnen Sie Ihren vorbereiteten Brief, oder ein neues leeres Dokument. Wählen Sie die Lasche Sendungen Klicken Sie auf Seriendruck starten und wählen Sie Nachrichten Gehen Sie im Folgenden genauso vor, wie bei den Serienbriefen oben beschrieben. Bei der Auswahl der Elemente können Sie auf die Adressen verzichten und wählen stattdessen . Am Ende klicken Sie auf Fertig stellen und wählen Nachrichten senden. Wählen Sie als Empfänger das Feld , geben Sie eine sinnvolle Betreffzeile, damit Ihr Mailing nicht als SPAM identifiziert wird. Als Format empfehlen wir HTML beizubehalten. Sobald Sie nun auf OK drücken, wird das Mailing an Microsoft Outlook geschickt und versendet!!!! 7/9

8 Etikettendruck mit Word 2007 / 2010 Öffnen Sie Ihren vorbereiteten Brief, oder ein neues leeres Dokument. Wählen Sie die Lasche Sendungen Klicken Sie auf Seriendruck starten und wählen Sie Etiketten Wählen Sie hier die Marke Ihres Etikettenpapier aus und die exakte Nummer, die Sie auf der Verpackung sehen. Falls Ihre Marke nicht zur Auswahl steht, wählen Sie Zweckform und suchen eine Etikettennummer mit der gleichen Grösse. Wählen Sie nun die Empfängerliste aus, wie beim Seriendruck oben beschrieben. Wählen Sie bei den Feldern Address_1 bis Address_6. Ordnen Sie die Felder untereinander an und klicken anschliessend auf Das Dokument sollte dann ungefähr so aussehen: Folgen Sie nun weiter der Anleitung des Seriendrucks. Vergewissern Sie sich dass das richtige Papier eingelegt ist. 8/9

9 Exportieren der Daten nach Excel 2007 / 2010 Sollten Sie die Daten an eine externe Firma zur Weiterverabreitung geben wollen, oder möchten Sie ein anderes Programm verwenden, können Sie die von Fidelio exportierten Daten auch als Exceldatei abspeichern. Öffnen Sie Excel und wählen Sie Öffnen Wählen Sie dann den Speicherort Ihrer Exportdatei und wechseln Sie Dateityp auf Alle Dateien Wählen Sie Ihr MRG File und klicken Sie auf Öffnen Achtung: Sie können die Datei NICHT direkt per Doppelklick öffnen!! Es öffnet sich der Textkonvertierungs-Assistent. Belassen Sie die Einstellungen wie im Printscreen und klicken auf Weiter Markieren Sie die Werte Tabstopp und Komma und klicken auf Weiter Danach auf Fertig stellen. Danach haben Sie alle Werte im Excel verfügbar und können das Dokument als Exceldatei abspeichern, um es woanders weiter zu verwenden. MICROS-Fidelio Suisse AG Rainstrasse 1 CH-8143-Stallikon Tel Fax Copyright 2010 MICROS Systems, Inc. All rights reserved. micros and micros-fidelio are registered trademarks of MICROS Systems, Inc. Certain product and company names appearing here may be the trademarks or service marks owned and/or registered by third parties. All other product and brand names are the property of their respective owners. No part of this publication may be reproduced, photocopied, stored on a retrieval system, or transmitted without the express prior written consent of the publisher. MICROS- FIDELIO GmbH retains the right to update or change the contents of this document without prior notice. MICROS-FIDELIO GmbH assumes no responsibility for the contents of this document. Disclaimer: This document or any part of it is for the sole purpose of MICROS-FIDELIO GmbH and the vendor reviewing and following the rules of the Certification Process. It is not intended for Public distribution in any form and is regulated by a Confidentiality Agreement in place between both parties. 9/9