Excel To VWE Kore Planzahlen

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1 Excel To VWE Kore Planzahlen Titel Leistungsmerkmale: Planung in Excel Erfassung von 12 Periodenwerten 12 Mengenwerten für Kostenstellen / für Kostenträger Installation & Administration inklusive Analysecodes Finanzbuchführung zum ASCII-Import Anlagenbuchhaltung Kostenrechnung Personalwirtschaft 1

2 IMPRESSUM Varial World Edition Kostenrechnung Excel To VWE Kore Planzahlen März 2011 Varial Software AG Untere Industriestr Netphen Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen bedürfen der schriftlichen Genehmigung des Eigentümers. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. 2

3 INHALTSVERZEICHNIS 1. Einleitung Excel-Planungsmaske für Planimport 4 2. Voraussetzungen Erläuterungen zu den grundsätzlichen Einstellungen Planungsvariante Allgemeine Angaben Bezeichnungen anzeigen 9 4. Hinweise zur Erfassung Aufteilung des Jahreswertes über Saisonkurven Freie Periodenwert-Eingabe ohne Saisonkurve Mit Aufteilung des Jahreswertes oder freier Eingabe (je nach Zeile) Erfassen von Mengenwerten Angabe von Analysecodes Planung exportieren Update auf eine neue Planungsdatei 13 3

4 Einleitung 1. Einleitung 1.1 Excel-Planungsmaske für Planimport Die Basisplanung fürs Controlling erfolgt häufig in Excel. Hier bietet die Excel- Planungsmaske hervorragende Möglichkeiten, die Planwerte zu erfassen und anschließend in das ASCII-Import-Format zum direkten Planimport in die Kostenrechnung auszugeben. In der Planungsmaske ist die Erfassung von 12 Periodenwerten 12 Mengenwerten in einem Satz möglich. Die Planung kann für Kostenstellen und/oder Kostenträger erfolgen. Falls es gewünscht ist, kann die Planung sogar auf Ebene der Analysecodes vorgenommen werden. Die Kore-Input-Datei wird automatisch im vorgeschriebenen Format erzeugt. 4

5 Voraussetzungen 2. Voraussetzungen Das Tool zur Excel-Planung "ExcelToVWEKorePlanzahlen.xls" stellen wir auf dem Server im Verzeichnis docs\de_de\schnittstellenbeschreibungen\kostenrechnung über die Datei "ExcelToVWEKorePlanzahlen.rar" zur Verfügung. Wir empfehlen, die Planungsdatei an einem beliebigen Ort zu speichern. Das Tool sollte nur in einem Format gleich oder größer "Excel97" gespeichert werden. Nach dem Öffnen der Datei müssen die Makros aktiviert werden. 5

6 3. Die Datei "ExcelToVWEKorePlanzahlen.xls" beinhaltet mehrere Tabellenblätter (1) KoRe-Plan-Ist-Zahlen (2) Geschäftsjahre (3) Saisonkurven (4) Anleitung (5) Kostenarten (6) Kostenstellen (7) Kostenträger (8) Firmen (9) Messgrößen (10) AC 1 (11) AC 2 (12) AC 3 (13) AC 4 (14) AC 5 (15) AC 6 (16) AC 7 (17) AC 8 (18) AC 9 (19) AC10 (20) Kostenbereich Im Tabellenblatt 1 "KoRe- Plan-Ist-Zahlen" erfolgt die eigentliche Erfassung der Planwerte. Im Tabellenblatt 4 befindet sich eine kurze "Anleitung". Das Tabellenblatt 2 "Geschäftsjahre" enthält eine Vorbelegung für die Periodenaufteilung der Geschäftsjahre. Sofern diese von den Einstellungen des Anwenders abweichen, ist dort eine individuelle Anpassung der Einträge vorzunehmen. Die übrigen Tabellenblätter dienen dazu, die Stammdaten aus der Kostenrechnung in die Excel-Planung zu übertragen. Für diesen Vorgang sind die betreffenden Stammdaten aus der Kostenrechnung über den Excel-Export nach Excel auszugeben. Anschließend sind die die Daten in Excel zu kopieren und unter dem jeweiligen Register einzufügen. 6

7 Beispiel_Tabellenblatt "Kostenarten" 3.1 Erläuterungen zu den grundsätzlichen Einstellungen Bevor man mit der eigentlichen Planung beginnt, sind einige grundlegende Einstellungen zu treffen, die insbesondere für die Übergabe an die Kostenrechnung von Bedeutung sind. Ansicht Grundeinstellungen "KoRe-Plan-ist-Zahlen" 7

8 3.1.1 Planungsvariante Die Planungsvariante wird über die Anwahl eingestellt. Hier besteht die Auswahl für folgende Varianten: Aufteilung des Jahreswertes über Saisonkurven Freie Periodenwert-Eingabe ohne Saisonkurve Mit Aufteilung des Jahreswertes oder freier Eingabe (je nach Zeile) Hier sollte man die Variante einstellen, die den aktuellen Planungsanforderungen entspricht. Die Einstellung ist jederzeit änderbar. Allerdings sollte man beim Wechsel von Saisonkurven auf freie Werte beachten, dass man zuvor erfasste Saisonkurven und Jahreswerte aus der Tabelle entfernt, da diese ansonsten im Hintergrund weiterhin existieren und grundsätzlich Vorrang vor den freien Werten haben. Die eingestellte Planvariante wird in der Zeile 2 angezeigt Allgemeine Angaben Bei den allgemeinen Angaben wird zunächst die (Ziel-)Firma (Zeile 7) über den Firmencode bestimmt. Die Eingabe kann frei erfolgen oder - sofern im Tabellenblatt "Firmen" eine Liste eingefügt wurde auch ein Eintrag aus der angezeigten Liste selektiert werden. In der Zeile 10 wird über den Kostenbegriff bestimmt, in welchen Kostenbereich (Ist, Plan, Soll, Vorgabe, Sollkosten) die Werte importiert werden sollen. Für die Erfassung von Planwerten handelt es sich dabei um den Kostenbegriff "2". Hierzu wird zusätzlich in Zeile 11 die betreffende Planvariante angegeben. Bleibt der Eintrag zur Planvariante leer, werden die Werte beim Planimport immer in den Standardplan importiert. Die Einträge Vorsystem Buchungstyp Mengentyp erhalten jeweils den Standardwert "0". Das Geschäftsjahr wird in Zeile 13 ausgewählt. Die möglichen Einträge und die Periodenaufteilung richten sich nach den Einträgen im Tabellenblatt "Geschäftsjahr" 8

9 3.1.3 Bezeichnungen anzeigen Es ist wählbar, ob bei der Erfassung der Kostenarten sowie Kostenstellen bzw. Kostenträger zusätzlich zum Code auch die Bezeichnung dargestellt wird. Diese Einstellung erfolgt über die jeweilige Anwahl: Demzufolge werden Spalten für die Bezeichnungen entweder ein- oder ausgeblendet. Kostenarten/Kostenstellen mit Anzeige der Bezeichnungen 9

10 4. Hinweise zur Erfassung Ansicht mit beiden Erfassungsvarianten 4.1 Aufteilung des Jahreswertes über Saisonkurven Bei der Planungsvariante "Aufteilung des Jahreswertes über Saisonkurven" erfolgt die Erfassung der Jahreswerte in der Spalte "Summe SK P.1-12" (Spalte J). Die Aufteilung des Jahreswertes erfolgt automatisch anhand der, in der gleichnamigen Spalte angegeben, Saisonkurve. 4.2 Freie Periodenwert-Eingabe ohne Saisonkurve Bei der Planungsvariante "Freie Periodenwert-Eingabe" wird der jeweilige Periodenwert in den Spalten "freier Wert 1-12" erfasst. Die Summierung erfolgt automatisch in der Spalte "Summe P. 1-12". 4.3 Mit Aufteilung des Jahreswertes oder freier Eingabe (je nach Zeile) Erfolgt die Erfassung der Werte mit beiden Varianten, so ist bei einem "freien Wert" unbedingt darauf zu achten, dass die Saisonkurve leer ist. 4.4 Erfassen von Mengenwerten Falls zum jeweiligen Planwert auch ein Mengenwert geplant werden soll, ist dies in den nachfolgenden Mengen-Spalten möglich. Der Messgrößen-Code plus ein freier Periodenwert oder Jahreswert, der über die Saisonkurve verteilt wird, sind planbar. 10

11 4.5 Angabe von Analysecodes Bei den Analysecodes handelt es sich um die "Analysecodes für Buchungen der Kore". Die Analysecodes werden einmalig in der Planungszeile angegeben und sind für jeden Periodenwert gleichermaßen gültig. 11

12 5. Planung exportieren Zur Übergabe der Planwerte an die Kostenrechnung erfolgt zunächst der Export der Planwerte über die Anwahl. In diesem Fall werden die Planwerte im vorgeschrieben ASCII-Importformat der Kostenrechnung, gemäß den Angaben zur Exportdatei (Zeile 8), ausgegeben. Angaben zur Exportdatei Anschließend kann in der Kostenrechnung der ASCII-Import für die Planwerte erfolgen. 12

13 6. Update auf eine neue Planungsdatei Sofern mit einer neuen Programmversion auch eine neue Version der "ExcelToVWEKorePlanzahlen.xls" ausgeliefert wird, besteht die Möglichkeit, alte Planwerte aus einer vorhergehenden Programmversion über die Anwahl neue Planungsformat zu importieren. in das Bisher erfasst Planwerte behalten somit ihre Gültigkeit und sind nach wie vor verwendbar. 13