Sehr geehrte EUREKA-Nutzerinnen und -Nutzer,

Transkript

1 Sehr geehrte EUREKA-utzerinnen und -utzer, zum besseren Verständnis der utzung der digitalen Akte möchten wir Sie gern noch einmal auf die genaue und korrekte Handhabung hinweisen. achfolgend sehen Sie den Link in der Menüleiste zur digitalen Akte, unter dem Menüpunkt Begleitsystem Projektebene. Wie Sie in dem Beispiel der nachfolgenden Abbildung erkennen können, wird hier unter Upload für das Projekt noch keine aktive Funktion angeboten, die es dem utzer ermöglicht, eine pdf-datei (es sind nur PDF-Files möglich) hochzuladen. Der Grund dafür ist die noch fehlende Rechtevergabe. Wichtiger Hinweis: Damit es der in EUREKA eingeloggten Person überhaupt möglich ist, in der projektbezogenen Trägerakte bzw. Projektakte Dokumente hochladen zu können, müssen zuvor in der utzerverwaltung des Trägers die entsprechenden Bearbeitungsrechte für die utzung der digitalen Akte übertragen werden. achfolgend sehen Sie ein Beispiel: GmbH erstellt am von 6

2 Klicken Sie zu dem/der entsprechend erfassten Mitarbeiter/Mitarbeiterin unter Rechtevergabe auf den Link utzerrechte ändern. Danach erhält man die ESF-Projekte, die derzeit von dem Projektträger bearbeitet werden. In der nachfolgenden Abbildung werden Ihnen alle ESF-Projekte angezeigt. GmbH erstellt am von 6

3 Das entsprechende Projekt, zu dem die Funktion Hochladen und Löschen in Digitaler Akte (noch) genutzt werden soll, ist entsprechend auszuwählen. Dann klicken Sie bitte das Bearbeitungsrecht Hochladen und Löschen in Digitaler Akte an. achdem Sie diese Angaben gespeichert haben, loggen Sie sich als utzer wieder in Eureka ein. GmbH erstellt am von 6

4 ach erfolgreicher Rechteübertragung entsprechend der beschriebenen Anleitung sieht die Seite der projektbezogenen digitalen Akte nun wie folgt aus und es wird die aktive Funktion angeboten, die es dem utzer ermöglicht, eine pdf-datei (es sind nur PDF-Files möglich) hochzuladen. Wichtiger Hinweis: Um in der Trägerakte Grundsatzdokumente eines Projektträgers hochladen zu können, muss der utzer Rechte für mindestens 1 Projekt des Projektträgers besitzen. Das Hochladen von Dokumenten für den Antrag ist nur in dem Antragsstatus 01, entsprechend der Antragsbearbeitung für den Träger möglich. Sobald der Antragsstatus nicht mehr 01 ist, wird der Upload-Button für Antragsdokumente unter Projektakte nicht mehr angeboten. GmbH erstellt am von 6

5 Wie wird ein Dokument hochgeladen? Um ein Dokument (ausschließlich PDF-File) in die hochzuladen, muss der Button Upload angeklickt werden. Danach erweitert sich die um die Punkte Beschreibung und Datei auswählen. In dem Eingabefeld Beschreibung sollte das hochzuladende Dokument näher beschrieben werden. Über die Funktion Datei auswählen suchen Sie mit Hilfe des Buttons Durchsuchen das hochzuladende Dokument auf Ihrem System/Ablagepfad. Es öffnet sich ein Fenster, aus dem sie das entsprechende Dokument auswählen können. ach dem das Dokument ausgewählt wurde und im Feld Datei auswählen der Pfad des hochzuladenden Dokumentes steht, klicken sie auf den Link Dokument hochladen, um das Dokument zu übernehmen. GmbH erstellt am von 6

6 In der roten Markierung sehen Sie jetzt das hochgeladene Dokument mit dem Datum, an dem das Dokument in die Akte übernommen wurde und wer das Dokument hochgeladen hat. Sie haben nachträglich immer die Möglichkeit ein Dokument zu löschen (Button löschen ). Für weitere Rückfragen stehen wir selbstverständlich jederzeit zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen im amen von GmbH Andreas Weiß Helpdesk GmbH erstellt am von 6