SCHON IMMER DER ZEIT VORAUS

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2 SCHON IMMER DER ZEIT VORAUS Profitieren auch Sie von der ISGUS WebTechnologie:» Weltweite Zugriffsmöglichkeit» Zukunftsweisende.net Technologie» Multilinguale skalierbare Unternehmenslösung» Alle gängigen Browser» Plattformunabhängige Clients» Keine Software-Installation auf Client PC s erforderlich» Hohe Datensicherheit durch 128 Bit SSL Verschlüsselung

3 ZEUS Zeiterfassung & Workflows Internet und Intranet ermöglichen uns eine besondere Qualität der Kommunikation und Information und optimieren weltweit Geschäftsprozesse in Unternehmen und Verwaltung. Die Dezentralisierung von Routineaufgaben durch webbasierte Workflows und Dialoge trägt entscheidend zu mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit bei. Die ISGUS Lösung ZEUS transportiert Fehlzeit- oder Korrekturanträge in individuelle Genehmigungsläufe, die sich exakt an Ihre Organisationsstruktur anpassen. An jedem Arbeitsplatz, in jeder Filiale oder mobil kommunizieren Sie direkt mit Ihrer Zeiterfassung und erhalten schnell und zuverlässig Informationen über Zeitkonten, Fehlzeiten und Urlaubsplanung. DIE AM HÄUFIGSTEN GENUTZTEN WEB-FUNKTIONEN:» WEBTERMINAL Zeit- und Fehlzeitbuchungen, Abfragen, BDE-Buchungen, Kostenstellenwechsel und Listen über das Web.» WEBZEITVERTEILUNG Verteilung der Arbeitszeit auf Kunden, Projekte, Produkte, Aufträge und Kostenträger.» WEBWORKFLOW Unterschiedliche Antragsarten mit frei definierbaren Genehmigungshierarchien und informellen Verteilern (z.b. Überstundenberechtigung, Urlaub oder Dienstreise), persönlich erweiterbare Genehmigungsläufe.» WEBANWESENHEITS- INFO Anwesenheitsübersicht für Personalabteilung, Telefonzentrale und Vorgesetzte.»WEBREISEKOSTEN- ERFASSUNG Antragsformular für ein- oder mehrtägigen Dienstreisen. Alle relevanten Angaben wie Reisezeitraum, Reiseziel, Reisegrund etc. werden erfasst.

4 Zeiterfassung An- und Abwesenheiten wie Kommt/Geht, Dienstgang, Dienstreise, Seminare, Bereitschaft oder Rufbereitschaft, Betriebsversammlungen etc. werden in Echtzeit mit nur einem Klick gebucht. Kostenstellen-/ Leistungserfassung Neben der K/G-Zeiterfassung kann die Zeit auch auf Projekte, Produkte, Kostenstellen, Kostenträger oder Aufträge verbucht werden. Abfragen und Reports Berechtigungsgesteuert sind Informationen über alle Zeitkonten, letzte Buchungen, Resturlaub, Saldo, Übertrag etc. minutenaktuell abrufbar oder werden als Reports (PDF) direkt an den eigenen Arbeitsplatz geschickt.

5 Persönliche Favoriten Damit es noch schneller geht, kann sich jeder Mitarbeiter seine persönlichen Favoriten aus der Liste möglicher Buchungsarten und Abfragekonten selbst zusammenstellen

6 ANTRAG BENACHRICHTIGUNG ZEUS WebWorkflow bedeutet papierlose, dezentrale Systempflege und Employee Self Service (ESS) in Reinkultur. Fehlzeit- und/oder Korrekturanträge z.b. für Urlaub, Zeitsummen- oder Buchungen werden über das Web beantragt und zur Genehmigung an den oder die Vorgesetzten weitergeleitet. AKTUALISIERUNG IM SYSTEM GENEHMIGUNG Der Vorgesetzte wird per über den Antrag informiert und der Antragsteller erhält am Ende des Workflows eine Benachrichtigung über die Genehmigung oder die Ablehnung seines Antrages. Für jede Antragsart, jede Fehlzeit, jede Person oder Gruppe können individuelle Genehmigungsprozesse hinterlegt werden. Darin wird definiert, welche Personen den Antrag in welcher Reihenfolge genehmigen oder nur zur Information erhalten. Auf Wunsch kann der Mitarbeiter selbst entscheiden, an wen er seinen Antrag zur Genehmigung schicken will, beispielsweise weil nur ein bestimmter Genehmiger erreichbar ist oder um einen ganz bestimmten Vertreter zu informieren. BUCHUNGSKORREKTUR

7 Fehlzeitanträge, Summen- und Buchungskorrektur In Eigenverantwortung kann jeder Mitarbeiter ganz einfach seine Anträge erstellen und entlastet so die Personalabteilung nachhaltig von Rückfragen und Routinetätigkeiten. Ob Urlaub, Dienstreise oder Dienstgang, ob Korrekturanträge für Zeit- und BDE-Buchungen, Summenkorrekturen oder die Änderung eines Tagesmodelles, jeder kann jederzeit die entsprechenden Anträge stellen. Die Sicht auf den persönlichen Kalender oder das Monatsjournal (MoJo) gibt dazu alle notwendigen aktuellen Informationen, um Dienstreisen und Urlaube zu planen oder Buchungen nachzutragen und zu korrigieren. FEHLZEITANTRAG Fehlzeitanträge können sowohl tageweise als auch halbtageweise gestellt werden. GENEHMIGUNGSLAUF Persönliche Erweiterung des Genehmigungslaufs, um beispielsweise Abwesenheitsvertretungen individuell einzuplanen.

8 Gruppenkalender Der Gruppenkalender kann nach Abteilung, Bereich oder Personengruppe dargestellt werden. Alle zukünftig geplanten, oder auch in der Vergangenheit liegenden Fehlzeiten wie Urlaub, Dienstreise, Seminar etc. werden übersichtlich, auch halbtageweise dargestellt. Auch ob eine Fehlzeit nur beantragt oder ob der Antrag bereits genehmigt ist, ist sofort erkennbar. Personalverantwortlichen stehen somit alle relevanten Informationen zur Verfügung, um die Genehmigung eines Antrags vorher zu prüfen. Persönlicher Kalender Der persönliche Kalender zeigt alle Fehlzeiten eines Mitarbeiters. Die Darstellung erfolgt für das Vorjahr, das aktuelle Jahr und das kommende Jahr. Im persönlichen Kalender ist auch ersichtlich, wann der jeweilige Mitarbeiter Stellvertreter für einen Kollegen ist. In Verbindung mit ZEUS Personaleinsatzplanung kann sich der Mitarbeiter über den Wunschdienstplan selbst Schichtdienste in den Kalender eintragen und zur Genehmigung versenden.

9 Journale und Reports Alle Auswertungen aus der Zeiterfassung wie Buchungsjournale, Monatsjournale, Zeitkonten, Urlaubsguthabenlisten sind je nach Berechtigung abrufbar und können als PDF ausgedruckt werden. MONATS- JOURNAL ZEITKONTEN KALENDERLISTE

10 Dienstreiseantrag und Reisekostenerfassung Für ein- oder mehrtägige Dienstreisen gibt es ein spezielles Antragsformular. Dabei wird unterschieden zwischen Fort- /Weiterbildung und Dienstreise. Folgende Angaben werden mit dem Dienstreiseantrag erfasst: Reisezeitraum, Reiseziel, Reisegrund, Vorschuss und Transportmittel. Nach erfolgter Dienstreise kann der ursprüngliche Reiseantrag nochmals geöffnet und um die tatsächlich entstandenen Reisedaten und -kosten ergänzt werden.

11 Zeitverteilung auf Projekte, Produkte, Leistungen Bei Dienstleistungsunternehmen ganz allgemein, in der Entwicklungsabteilung oder der Konstruktion und im Öffentlichen Dienst muss zur Kalkulation und Abrechnung auf Projekte, Produkte und Aufträge die tatsächliche Arbeitszeit verteilt werden können. Am Ende des Tages, der Woche oder auch des Monats werden die aufgewendeten Zeitanteile minutengenau zugeteilt. Die zur Verteilung zur Verfügung stehende Zeit wird vom System genau errechnet und vorgeschlagen.

12 WebAnwesenheitsinfo Jederzeit aktuelle Informationen über die An- und Abwesenheit der Mitarbeiter in alphabetischer Reihenfolge. Die Anwesenheits-Übersicht zeigt unternehmensweit oder gegliedert nach Bereichen und Abteilungen wer anwesend, wer im Urlaub oder auf Dienstreise ist.» DETAILINFORMATION In der Detailinformation können individuelle Informationsfelder wie Telefonnummer, Handynummer bei Reise, Grund der Abwesenheit oder auch Uhrzeit der Rückkehr hinterlegt werden. Somit wissen die Mitarbeiter auf einen Blick, ob sich der Griff zum Telefon lohnt und die Telefonzentrale gibt genaue Auskunft, wann der Mitarbeiter wieder erreichbar ist.» ERWEITERTE ANSICHT Berechtigte Personen erhalten so Zusatzinformationen wie beispielsweise die Dauer der Abwesenheit und den Fehlzeitgrund (anonymisierbar).

13 Ausbezahlung und Übertragung von Arbeitszeiten Die Übertragung von Arbeitszeiten auf andere Stundenkonten, Gleitzeitkonten oder Urlaubskonten kann hier beantragt und genehmigt werden. Auch das Korrigieren von Urlaub, Saldo oder das Ausbezahlen von Überstunden wird hier beantragt. Das elektronische schwarze Brett Der Bereich News/Infos informiert Ihre Mitarbeiter über Neuigkeiten und Änderungen wie z.b. Öffnungszeiten der Kantine, Speiseplan der Woche, Ort und Zeitpunkt der Betriebsversammlung etc.! MS Outlook Kalender Nach der Genehmigung von Fehlzeitanträgen können die Termine in den persönlichen MS-Outlook-Kalender übernommen werden. Automatische Weiterleitung Wenn ein Genehmiger ohne Abmeldung längere Zeit abwesend ist, so wird der Antrag automatisch an einen Stellvertreter weitergeleitet. Stellvertreterregelung Ob ein Fehlzeitantrag von einer oder mehreren Personen genehmigt werden soll und wer der Stellvertreter oder die Urlaubsvertretung ist, wird individuell im Genehmigungslauf festgelegt. Antragsattachement Für Abrechnungen wie beispielsweise bei Dienstreisen, können Dateianhänge wie Excel-Listen, Word-Dokumente, PDF-Dateien oder eingescannte Belege beigefügt werden. Benachrichtigungsfunktion Für den Genehmigungslauf von Fehlzeitanträgen können pro Antrag, Personen angelegt werden, die automatisch über den geplanten Urlaub oder über die Dienstreise benachrichtigt werden. Sekretariatsfunktion Für Beschäftigte ohne eigenen Web-Zugang gibt es die Sekretariatsfunktion. D.h., dass andere Personen berechtigt werden, die verschiedenen Anträge, Korrekturen etc. für einen Mitarbeiter durchzuführen.

14 DIE ISGUS-VERTRIEBSZENTREN Hamburg Beratung, Schulung und Service. Berlin, Hamburg, Hannover, Osnabrück, Köln, Dortmund, Siegen, Frankfurt, St. Ingbert, Stuttgart, Erlangen, Trossingen, Lahr, Kempten, München, Landsberg, Erfurt, A-Wien, A-Wörgl, CH-Wallisellen Köln Osnabrück Dortmund Siegen Hannover Erfurt Berlin Dresden Die ISGUS-Gruppe, mit ihrem dichten Netz von Vertriebs- und Servicezentren, einem ausgereiften Schulungs- und Servicekonzept und der Erfahrung aus über Installationen weltweit, ist heute und auch in Zukunft Ihr starker und zuverlässiger Partner. Frankfurt St. Ingbert Leonberg Lahr Landsberg/Lech Trossingen Villingen- Schwenningen Kempten München Wörgl Zürich Erlangen Wien 001D FD 4c ISGUS GmbH Oberdorfstr D Villingen- Schwenningen Tel Fax isgus. de www. isgus. de markkom.de