Anbindung bedirect. Adressen prüfen, korrigieren und ergänzen

Transkript

1 Adressen prüfen, korrigieren und ergänzen

2 Copyright Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der CAS Software AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht CAS Software AG. Alle Rechte vorbehalten. Wilhelm-Schickard-Str. 8-12, Karlsruhe, Sämtliche erwähnten Kennzeichen stehen ausschließlich den jeweiligen Inhabern zu. Einschränkung der Gewährleistung Für die Richtigkeit des Inhalts wird keine Garantie übernommen. Für Hinweise auf Fehler sind wir jederzeit dankbar. Stand: Juli 2012

3 Inhalt Inhalt 1 bedirect Neuigkeiten Anbindung einrichten Konto einrichten Feldzuordnungen und Kritikalität Berechtigungen erlauben Einzelne Adresse prüfen und anreichern Adresse kostenlos prüfen Adresse korrigieren und anreichern Tipps für die Suche nach Adressen bei bedirect Mehrere Adressen mit einem Verteiler prüfen Adressen manuell prüfen Adressen automatisch prüfen Adressen manuell korrigieren Adressen automatisch korrigieren

4 bedirect 1 bedirect Wie unterscheiden Sie gute von schlechten Adressen? Manchmal sind fehlerhafte Adressen schon an ihrem Äußeren zu erkennen: unvollständig, falsch geschrieben usw. Andere Fehler wie Insolvenzen oder Veränderungen der Firmenanschrift lassen sich nur im Vergleich mit einer Referenzdatenbank erkennen. Mit bedirect lassen sich Firmenadressen überprüfen, korrigieren und anreichern - mithilfe eines Datenbestands von ca. 10 Millionen aktuellen und historischen Datensätzen. So werden die schlechten Adressen aus dem Verkehr gezogen und gute Adressen werden noch besser. Mit der Anbindung an bedirect haben Sie zwei Möglichkeiten Einzelne Firmenadressen aus CAS genesisworld lassen sich mit dem Datenbestand von bedirect validieren und anreichern: Dabei wird zum einen geprüft, ob die postalischen Daten wie Name, Straße, Ort, Postleitzahl, -Adresse richtig sind und zum anderen kann die Adresse um weitere Kommunikations-, Unternehmens- oder Entscheiderdaten ergänzt werden. Mehrere Adressen gleichzeitig kontrollieren Sie in einem Prüflauf. Die Adressen werden zuvor mit einem Verteiler in CAS genesisworld zusammengefasst. Damit überprüfen Sie bei dieser Auswahl von Adressen, ob die enthaltenen Daten postalisch korrekt sind und haben auch hier die Möglichkeit, weitere Kommunikations-, Unternehmens- oder Entscheiderdaten zu ergänzen. Diese Prüfung ist auch automatisch in festgelegten Zeitabständen möglich. Kosten fallen dann an, wenn Sie die Adressen mit den Daten von bedirect korrigieren oder anreichern. Die Prüfung der Adressen ohne Korrekturen oder Ergänzungen ist kostenlos. Die aktuellen Preise werden beim Einrichten eines Kontos angegeben und können jederzeit eingesehen werden. Ihre Vorteile im Überblick Sie erkennen Risikoadressen und schützen sich so vor Forderungsausfällen. Sie korrigieren fehlerhafte Adressen und Schreibweisen. Sie identifizieren ungeeignete Anschriften für Werbung und haben so Einsparungen bei Mailingund Portokosten. Sie erhalten Zusatzinformationen über Ihre Kunden und haben so bessere Analyse- und Bewertungsmöglichkeiten. 1.1 Neuigkeiten In diesem Kapitel finden Sie eine Liste aller Aktualisierungen des Leitfadens. Juli 2012 Abbildungen aktualisiert Firmennamen aus bedirect werden in CAS genesisworld in beide Felder Firma und Firma2 übernommen. 4

5 Anbindung einrichten 2 Anbindung einrichten 2.1 Konto einrichten Die Anbindung von bedirect an CAS genesisworld erfolgt in der Management Konsole im Bereich Sonstiges. Öffnen Sie im Ordner Adressen das Register Adressdienste. Im Register bedirect muss vom Administrator ein Konto für die Adressübernahme von bedirect eingerichtet werden. Die URL des Webservices ist üblicherweise im Eingabefeld bereits eingetragen. Über diese Internet-Adresse wird der Service aufgerufen. Neues Konto einrichten öffnet die Internetseite zur Registrierung dieses Services. Geben Sie die erforderlichen Daten wie Ihre Adresse und Rechnungsanschrift ein. Der Webservice ist nur für Kunden in Deutschland verfügbar. 5

6 Anbindung einrichten Nach der Registrierung öffnet sich automatisch die Startseite der Adressanreicherung mit bedirect. Hier verwalten Sie z. B. Ihre Benutzerdaten, sehen Rechnungen ein oder ändern Ihre Registrierung In der Management Konsole geben Sie Kontoname und Kennwort ein und bestätigen durch einen Klick auf Konto verwalten. 2.2 Feldzuordnungen und Kritikalität Über Angaben in diesem Bereich steuern Sie, wie kritisch die Änderungen bestimmter Felder bei Adressen sind. Diese Angaben werden verwendet, wenn im Windows-Client mehrere Adressen gleichzeitig mithilfe eines Verteilers überprüft werden. Nach der Überprüfung wird für jede kontrollierte Adresse die hier eingestellte Kritikalität angezeigt. Die Kritikalität ist für die Felder Firma, Ort, PLZ und Straße einstellbar. Nach der Überprüfung lassen sich die Adressen manuell oder automatisch korrigieren. Dann wäre beispielsweise eine automatische Korrektur bei Adressen der Kritikalität Gelb möglich und eine manuelle bei Kritikalität Rot. Oder Sie entscheiden, dass jeweils nur Adressen der Kritikalität Rot korrigiert werden, siehe Kapitel "Mehrere Adressen mit einem Verteiler prüfen", Seite 14. Vorgehen Klicken Sie auf Kritikalität Rot. Entscheiden Sie in dem folgenden Fenster, wann eine kritische Grenze bei Änderungen erreicht wird. Im Fenster haben Sie zwei Möglichkeiten. Geben Sie an, dass die Kritikalität erreicht ist, wenn sich alle unten angegebenen Felder geändert haben. Aktivieren Sie dann nur ein oder zwei der wichtigsten Felder. 6

7 Anbindung einrichten Alternativ aktivieren Sie mehrere Felder, die nicht alle gleich wichtig sein müssen. Geben Sie dann an, dass die Kritikalität erreicht ist, wenn sich eine bestimmte Anzahl der unten angegebenen Felder geändert haben. Somit wird sichergestellt, dass eine rote Ampel nicht nur bei vielen Änderungen angezeigt wird, sondern auch dann, wenn nur ein wichtiges Feld geändert wurde. Auf die gleiche Art und Weise stellen Sie die Kritikalität Gelb ein. bedirect stellt auch Informationen zur Verfügung, die einem Feld in CAS genesisworld nicht automatisch zugeordnet werden können. Wählen Sie Bearbeiten im Register bedirect der Management Konsole, um eine Zuordnung manuell festzulegen. Die Informationen zu "Kapital aus bedirect können Sie beispielsweise in das Feld Notizen von CAS genesisworld übernehmen lassen. 2.3 Berechtigungen erlauben Der Service bedirect Adressanreicherung in CAS genesisworld ist kostenpflichtig - das Recht für diesen Service muss für Benutzer eingetragen werden. Markieren Sie in der Management Konsole im Bereich Benutzerverwaltung den oder die Benutzer, die dieses Recht erhalten sollen. Öffnen Sie das Fenster Eigenschaften und dann das Register Weitere Rechte. Aktivieren Sie die Option Anreichern von Adressen mit bedirect. 7

8 3 Die Prüfung und Anreicherung von Adressen in CAS genesisworld mit bedirect ist nur den Benutzern möglich, die das entsprechende Recht in der Management Konsole erhalten haben. Für die Verwendung in CAS genesisworld ist ein aktiver Internetzugang notwendig. Die Prüfung der Adressen ohne Korrekturen oder Ergänzungen ist kostenlos. Kosten fallen dann an, wenn Sie die Adressen mit den Daten von bedirect korrigieren oder anreichern. Werden Adressen mit bedirect qualifiziert und angereichert, so werden die kompletten Firmennamen aus bedirect in CAS genesisworld übernommen. Dafür werden beide Felder Firma und Firma2 verwendet, so dass Sie lange Firmennamen in diesen beiden Feldern finden. 3.1 Einzelne Adresse prüfen und anreichern Einzelne Firmenadressen aus CAS genesisworld lassen sich mit dem Datenbestand von bedirect prüfen und anreichern: Sind die in CAS genesisworld enthaltenen Daten wie Name, Straße, Ort, Postleitzahl, - Adresse richtig? Soll die Adresse um bestimmte Daten wie Unternehmensgröße, Umsatz, Kapital, Unternehmensform, Name der Geschäftsführung usw. erweitert werden? 8

9 Legen Sie eine neue Firmenadresse an oder öffnen Sie eine vorhandene Firmenadresse. In der Adresse muss mindestens der Firmenname vorhanden sein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Adressdienste in der Symbolleiste des Datensatzfensters. Wählen Sie bedirect. Das Fenster bedirect Adressanreicherung öffnet sich. Im Fenster erfolgt ein Hinweis, dass dieser Dienst kostenpflichtig ist. Kommunikationsdaten umfassen beispielsweise Name, Straße, Ort, Postleitzahl, - Adresse, Telefon. Unternehmensdaten umfassen beispielsweise Unternehmensgröße, Umsatz, Kapital, Unternehmensform. Entscheiderdaten umfassen Namen des Vorstands, der Geschäftsführung usw Adresse kostenlos prüfen Aktivieren Sie im Fenster die gewünschten Optionen und klicken Sie auf OK. Das Fenster bedirect Adress-Check öffnet sich. In diesem Fenster werden Unterschiede bei den Kommunikationsdaten zwischen der CAS genesisworld-adresse und der Adresse in bedirect angezeigt werden. Klicken Sie in diesem Fenster auf Abbrechen. Die Adresse von CAS genesisworld wird nicht geändert und Kosten entstehen nicht Adresse korrigieren und anreichern Wählen Sie im Fenster bedirect Adressanreicherung, mit welchen Daten die CAS genesis- World-Adresse korrigiert oder angereichert werden soll und klicken Sie auf OK. Bestehen bei den Kommunikationsdaten Unterschiede zwischen der CAS genesisworld-adresse und bedirect öffnet sich das Fenster Adressdaten übernehmen. 9

10 Im Fenster Adressdaten übernehmen werden alle Angaben zu Straße, Postleitzahl, Ort usw. sowohl von der CAS genesisworld-adresse als auch von den Informationen aus bedirect aufgeführt. Werden zu Ihren Angaben mehrere Firmen gefunden, öffnet sich zunächst das Fenster Adresse wählen mit einer Liste dieser Adressen. Wählen Sie die gewünschte Adresse. Anschließend öffnet sich ebenfalls das Fenster bedirect Adressdaten übernehmen. Übernehmen Sie die gewünschten Werte in das Ergebnis. Wenn Sie auf OK klicken, werden die korrigierten Daten in die CAS genesisworld-adresse übernommen und die entsprechenden Kosten für die Korrektur und ggf. Anreicherung fallen an. Die Werte werden in die CAS genesisworld-adresse eingetragen. Im Fenster Firma bearbeiten zeigt ein kleines Symbol beim Feld Firma, dass die Adresse aus bedirect übernommen wurde. Unternehmens- und Entscheiderdaten werden im Bereich Notizen der Adresse eingetragen. 10

11 Mehrere Adressen bei bedirect Möglicherweise werden bei bedirect mehrere Adressen mit Ihren Angaben in CAS genesisworld gefunden. Dann öffnet sich das Fenster bedirect Adress-Check mit allen gefundenen Adressen. Wählen Sie die gewünschte Adresse. 11

12 3.1.3 Tipps für die Suche nach Adressen bei bedirect Die folgenden Tipps können hilfreich sein, wenn eine Adresse im Datenbestand von bedirect nicht gefunden wird. Prinzipiell wird immer nach den Feldern des Firmendatensatzes gesucht, die Sie in CAS genesis- World eingetragen haben. Wenn Sie beispielsweise Name, Ort und Straße eingetragen haben, dann wird nach diesen drei Feldern gesucht. Wenn Sie nur den Namen eingetragen haben, wird nur nach dem Namen gesucht. Eine Suche ergibt üblicherweise mehr Treffer, wenn Sie nach weniger Feldern suchen und Stellvertreterzeichen verwenden. Die Groß- und Kleinschreibung ist bei der Suche unerheblich. Sonderzeichen wie Bindestrich (-), Punkt (.) oder Kaufmanns-Und (&) werden bei der Suche unterdrückt und durch Leerstellen ersetzt. Suche mit Stellvertreterzeichen Die Suche mit dem Asterix (*) als Stellvertreterzeichen (Joker, Wildcard) ist möglich. Beispiel Sie suchen nach der Fa. bedirect GmbH & Co. KG, Carl-Bertelsmann-Str , Gütersloh Name: bed Ort: Gütersloh ergibt kein Ergebnis. Name: bed* Ort: Gütersloh ergibt die gesuchten Treffer. Beispiel Sie suchen nach der Fa. Christian Breuninger GmbH & Co. KG, Heinkelstr. 1, Schorndorf Name: Christian Breuninger Ort: Schorndorf ergibt kein Ergebnis. Name: Ch* Breuninger* Ort: Schorndorf ergibt den gewünschten Treffern. Suche mit Hauptwort Bei der Suche mit dem Hauptwort geben Sie in Klammern ein Hauptwort an. 12

13 Wird in einer ersten Suche die gewünschte Firma nicht gefunden oder überhaupt kein Datensatz angezeigt, geben Sie nicht sofort auf. Führen Sie eine erneute Suche mithilfe des Stellvertreterzeichens oder mithilfe des Hauptwortes durch. Beispiel Name: bedirect Verwaltungs GmbH (bedirect= Hauptwort) Ort: Gütersloh ergibt den gewünschten Treffer. Name: Christian Breuninger (Breuninger= Hauptwort) Ort: Schorndorf ergibt den gewünschten Treffer. Suche mit der Straße Die Angaben für Straßen sind bei bedirect normiert, d. h., Straße oder Strasse ist als Str. gespeichert. Möglicherweise führt daher eine Suche nicht sofort zum gewünschten Erfolg. Eine Suche nach der Straße ist nur in Ausnahmefällen empfehlenswert, die Anzahl der Treffer steigt, wenn Sie folgende Punkte berücksichtigen: Geben Sie die Hausnummer nicht ein. Geben Sie weder das Wort Straße, noch Strasse noch Str. ein. Suchen Sie mit einem Teil des Straßennamens und Stellvertreterzeichen. Beispiel Sie suchen nach Fa. bedirect GmbH & Co. KG, Carl-Bertelsmann-Str , Gütersloh Die Suche nach Carl-Bertelsmann-Straße 105 ergibt keine Treffer. Alternativ sind folgende Angaben bei der Straße möglich: Carl-Bertelsmann Carl-Bertelsmann-Str. 105 carl bertelsmann c* c* b* Die Angaben bei Name und Ort sind natürlich ebenfalls notwendig. Suche nach Firmen mit Abkürzungen Namen von Firmen können Abkürzungen und Punkte enthalten. Beispiel Sie suchen nach V.I.M.G. Viag Immobilien Management GmbH, Brienner Str. 9, München. Name: VIMG Ort: München ergibt kein Ergebnis. 13

14 Name: V.I.M.G Ort: München ergibt die gewünschten Treffer. Name: V I M G Ort: München ergibt die gewünschten Treffer. Auch die Eingabe des Hauptworts Viag würde die gewünschten Treffer ergeben. Empfehlenswert ist bei der Suche nach Firmen mit Abkürzungen das Ersetzen der Punkte durch Leerzeichen oder die Suche mit einem Hauptwort. 3.2 Mehrere Adressen mit einem Verteiler prüfen Mehrere Adressen gleichzeitig kontrollieren Sie in einem Prüflauf. Die Adressen werden zuvor mit einem Verteiler in CAS genesisworld zusammengefasst. Damit überprüfen Sie bei einer Auswahl von Adressen, ob die enthaltenen Daten postalisch korrekt sind und haben auch hier die Möglichkeit, weitere Kommunikations-, Unternehmens- oder Entscheiderdaten ergänzen. Diese Prüfung ist auch in festgelegten Zeitabständen automatisch möglich. Beispielsweise können Sie einen Verteiler für ein Mailing vor dem Versenden mit bedirect überprüfen. Oder Sie versenden in festgelegten Abständen einen Newsletter und lassen die Adressen dieses Verteilers nach einem Zeitplan automatisch überprüfen. 14

15 Die Daten von bedirect werden monatlich aktualisiert. Der aktuelle Datenbestand ist dann zum 25. eines Monats verfügbar. Wenn Sie beispielsweise monatlich einen bestimmten Verteiler auf Veränderungen überprüfen lassen möchten, dann am besten zum Monatsende. Ältere Datenbestände bzw. Prüfungen in größeren Zeitintervallen sind jederzeit möglich. Der Verteiler sollte nur Firmenadressen enthalten, andere Adressen lassen sich mit bedirect nicht prüfen. Kosten fallen dann an, wenn Sie die Adressen mit den Daten von bedirect korrigieren oder anreichern. Die Prüfung der Adressen ohne Korrekturen oder Ergänzungen ist kostenlos. Öffnen Sie einen Verteiler in CAS genesisworld. Wählen Sie bedirect als Verteilertyp. Welche Verteilertypen verfügbar sind, hängt von den eingerichteten Konten für die Adressdienste in der Management Konsole ab. Klicken Sie im Datensatzfenster des Verteilers auf das Register bedirect Adressen manuell prüfen Durch Anklicken der Schaltfläche Jetzt überprüfen starten Sie die Prüfung der im Verteiler enthaltenen Adressen. Anschließend werden das Ergebnis der Überprüfung und die Kritikalität angezeigt Adressen automatisch prüfen 15

16 Aktivieren Sie die Option Adressen des Verteilers automatisch prüfen. Klicken Sie auf Prüf-Intervall einstellen, um einen Zeitplan für die automatische Prüfung festzulegen. Anschließend wird angezeigt, wann die nächste automatische Prüfung stattfindet. Wenn eine automatische Prüfung stattgefunden hat, wird der Zeitpunkt dieser Prüfung angezeigt. Wurden dabei nicht übereinstimmende Adressen gefunden, werden diese beim Ergebnis der Prüfung angezeigt Adressen manuell korrigieren Markieren Sie eine Adresse in der Liste Ergebnis der Überprüfung. Ausgewählte Adressen manuell korrigieren öffnet dann für diese Adresse das Fenster Adressdaten übernehmen. Wählen Sie, welche Daten für die korrigierte Adresse übernommen werden sollen. Kosten entstehen, sobald Sie eine Adresse korrigieren oder anreichern lassen Adressen automatisch korrigieren Aktivieren Sie die Option Rot markierte Adressen und/oder die Option Gelb markierte Adressen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Adressen automatisch korrigieren. Damit werden Adressen mit der Kritikalität grün korrigiert. Alle Änderungen der Adressen werden im Register Journal der jeweiligen Datensatzfenster aufgeführt und lassen sich ggf. rückgängig machen. Kosten entstehen, sobald Sie die Adressen korrigieren oder anreichern lassen. 16