VDR-TrendsPort Management Summary

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1 VDR-TrendsPort 2015 Management Summary

2 VDR-TrendsPort 2015 Strategische Mobilitätskonzepte intelligent, ganzheitlich, nachhaltig Die künftigen Anforderungen an dienstliche Mobilität stellen die Geschäftsreiseplanung vor große Herausforderungen. Der rapide digitale Wandel erzeugt vielfältige Optionen für neue Distributionsstrategien und größere Flexibilität bei den Auswahl-, Buchungs-, und Abrechnungsprozessen. Auch der Reisende verändert sich besonders die nachrückende Generation fordert flexible, verfügbare Alternativen zu traditionellen Reiseprozessen und Tools. Parallel zu Geschwindigkeit und Flexibilität nimmt auch die Komplexität der immer neuen Themenbereiche zu. Das Mobilitätsmanagement von morgen muss deshalb auf ganzheitlichen, intelligenten, nachhaltigen Strategiekonzepten basieren, die in den Unternehmen konsequent umzusetzen sind. Diese Anforderung haben Geschäftsreise- und Mobilitätsexperten im Rahmen des 8. VDR-TrendsPort formuliert. Vom 30. Juli bis 1. August kamen die 16 Teilnehmer auf Einladung des VDR im Hotel Burghof im Brombachtal zusammen und haben unter dem Motto Zukunft denken und handeln aus visionären Konzepten praktische Handlungsempfehlungen für die Weiterentwicklung des Travel Managements aufgestellt. Im Fokus stand dabei auch (unter anderem) die Frage, welche Unterstützung der VDR bieten kann. Welche Trends kommen auf den Geschäftsreisemarkt zu? Welche Chancen und Risiken ergeben sich daraus? Welche Maßnahmen können schon jetzt getroffen werden? 2 VDR-TrendsPort 2015, Copyright Verband Deutsches Reisemanagement e.v. (VDR) 2015

3 Die Querdenker Jedes Jahr lädt der VDR maximal 16 Vertreter der Mitgliedschaft an einen inspirierenden Ort ein, um in Gruppenarbeiten, angeleitet durch die Trainer Ludger Bals (Innovative Business Concepts) und Nicole Habich (a:head), die Mobilität von morgen zu beschreiben. Alle sind sie Experten des Geschäftsreisemarkts: Travel Manager unterschiedlicher Unternehmensgrößen sowie Anbieter aus den Bereichen Hotel, Airline, Mietwagen, Bahn und Technologie. Zum ersten Mal fand der VDR-TrendsPort im Hotel Burghof im Brombachtal statt. Das Hotel bot das perfekte Ambiente mit besten Möglichkeiten zur Entspannung nach den intensiven Workshop-Sessions. Drei Tage widmeten sich die Geschäftsreiseexperten intensiv der Erarbeitung von Zukunftstrends. Die Moderatoren Ludger Bals und Nicole Habich begleiteten die TrendsPort-Teilnehmer von Anfang an und wiesen sie in die sogenannte Szenario-Technik, das Analyseund Prognoseinstrument des Workshops, ein. 3 VDR-TrendsPort 2015, Copyright Verband Deutsches Reisemanagement e.v. (VDR) 2015

4 Die Methodik Mittels der Szenariotechnik hat die Gruppe zwei gegensätzliche Welten Kapitopia und Humanitopia entworfen und dazu passende Entwicklungsoptionen für die Zukunft formuliert. Ziel ist es, extreme Standpunkte einzunehmen, um daraus Chancen und Risiken zu erkennen. Möglichst plakativ werden die Entwicklungen in den Bereichen Umwelt & Ökologie, Technik & Technologie, Kunden & Märkte, Politik & Gesetzgeber, Gesellschaft & Individuum und Wirtschaft simuliert. In der Welt Kapitopia lebt eine Technologie affine Ellenbogengesellschaft, in der das Kapital regiert und dessen Märkte sämtlich erschlossen sind in Humanitopia haben die sozialen Bedürfnisse der Menschen Priorität, die Globalisierung wird zugunsten einer stark regionalen Orientierung nicht weiter vorangetrieben und technologischer Fortschritt stagniert. Die Extremszenarien werden anschließend zusammengefasst und in Prognosen umformuliert. Aus den daraus ableitbaren Chancen und Risiken für den Geschäftsreisemarkt benennen die TrendsPort- Teilnehmer konkrete Handlungsempfehlungen für die Marktteilnehmer und den VDR. Das VDR-Präsidium bewertet die Empfehlungen des TrendsPorts und übernimmt einzelne als strategische und/oder operative Ziele in die Verbandsarbeit. Bisherige Ergebnisse werden um die aktuellen ergänzt und in den TrendsMonitor integriert. Erarbeitung zweier Extremwelten mittels Szenario-Technik Kapitopia Humanitopia 4 VDR-TrendsPort 2015, Copyright Verband Deutsches Reisemanagement e.v. (VDR) 2015

5 Die Ergebnisse Der mobile virtuelle Arbeitsplatz Den Herausforderungen der neuen Arbeitswelt, die immer stärker dem digitalen Wandel unterliegt, können die deutschen Unternehmen nicht mehr mit einer überholten Präsenzkultur begegnen. Flexibilität und Mobilität in allen Bereichen ist gefordert, um den Wechsel von Arbeitsplatzmodellen hin zu Produktivitätsmodellen zu gestalten. Das bedeutet auch, dass geschäftliche Mobilität nicht mehr nur die Dienstreise betrifft, sondern auch die Mobilität des Arbeitsplatzes. Arbeitgeber steigern ihre Attraktivität durch flexible Arbeitszeit- und Mobilitätsmodelle, die auf die individuellen Rollen der Mitarbeiter und auf unterschiedliche Bedürfnisse abgestimmt sind. Das Mobility-Management im Unternehmen sorgt dafür, dass der virtuelle Arbeitsplatz auf Reisen ständig verfügbar ist. Durch Optimierung und Harmonisierung von Reise- und Arbeitszeit wird die Produktivität des Reisenden gesteigert. Damit die notwendige Vernetzung in beide Richtungen im Einklang mit den Unternehmensprozessen erfolgt, stellt das Mobility- Management auch die Konnektivität für die nachgelagerten Prozesse sicher. Die Mobility-Guideline Das Mobility-Management definiert Ausstattungen, die den flexiblen Arbeitseinsatz ermöglichen. Es stellt geeignete Tools und Anleitungen bereit, die die flexible Buchung, die Reise selbst und die Kommunikation während der Reise erleichtern. Das können Apps für den Reiseprozess sein, virtuelle Payment-Lösungen aber auch Optionen zur nachhaltigen Reise-Vermeidung durch passende Alternativen. Eine Mobility-Guideline gibt dem Reisenden Anleitungen zu Einsatz und Nutzung dieser Angebote. Die Simplifizierung von Mobilität ist das Ziel ein Nebeneffekt ist die Reduzierung von Stress durch effektive Reiseprozesse. 5 VDR-TrendsPort 2015, Copyright Verband Deutsches Reisemanagement e.v. (VDR) 2015

6 Management Life-Work-Balance Der Mobilitätsanspruch der Unternehmen ist der Treiber, doch künftig ist der Erhalt der Arbeitskraft ebenso Aufgabe des Mobility-Managers. Er balanciert aus, indem er die Reiseprozesse unter beiden Aspekten lenkt: Reisenotwendigkeit einerseits und nachhaltiges Mitarbeitermanagement andererseits. Unterstützend wirkt, dass Kostensenkung nicht mehr oberstes Dogma ist. Stressfaktoren wie Umsteigezeiten oder Brüche in der Transportkette zu ermitteln und zu reduzieren, steigert die Mitarbeiterzufriedenheit ebenso mobile Kommunikationstools und das aktive Sicherstellen und Kommunizieren von Sicherheitsstandards. Im Mobility-Management wird aktiv Wissen aufgebaut, regelmäßig mit der Realität der Reisenden abgeglichen und so aktuell gehalten. Dies fördert die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen, denn die Botschaft ist: Der Arbeitgeber kümmert sich! Wer kommuniziert, agiert! Die Einrichtung von virtuellen mobilen Arbeitsplätzen, eine passende Mobility-Guideline für das Unternehmen und seine Mitarbeiter sowie ein aktives Work-Life-Management, diese Leistungen müssen für die Mitarbeiter und das Unternehmen wahrnehmbar sein. Über eine Kommunikationsstrategie stellt der Mobility-Manager zum einen sicher, dass sein Angebot die Reisenden erreicht. Zum anderen muss er selbst Kommunikation herstellen, damit seine Informationen die mobilen Mitarbeiter auch unterwegs erreichen. Gleichzeitig sollte er Feedback aufnehmen und den Dialog fördern. Das ist wichtig, denn die Strategie der Anbieter, den direkten Kontakt zum Reisenden zu suchen, entspricht der existierenden Kommunikationskultur. Sie sollte in den Unternehmen nicht ignoriert, sondern aufgegriffen werden. Der Bereich Mobility-Management eignet sich dafür, weil direkter Kontakt mit den Reisenden hergestellt werden kann. Der Mobility-Manager sollte prüfen, ob er eine Struktur aufbauen kann, die Feedback ermöglicht, damit Prozesse verbessert werden können. 6 VDR-TrendsPort 2015, Copyright Verband Deutsches Reisemanagement e.v. (VDR) 2015

7 Standardisierung stärken Die Anzahl und Komplexität der für Geschäftsreisen relevanten Tools und Angebote steigt und parallel dazu verkürzen sich die Innovationszyklen. Die Angebote sind global und es mangelt an Transparenz und Standards. Der VDR hat bereits zahlreiche Standards erstellt, die Arbeitsprozesse erleichtern. Dieses Angebot soll ausgebaut werden, indem der VDR die Marktbeteiligten an einen Tisch bringt. Ziel soll eine größtmögliche Standardisierung sein. Voraussetzung ist die Prozessdefinition, um darüber eine anforderungsgemäße Leistungserbringung und -lieferung sicherzustellen. Das VDR-Zertifikat Zusätzlich zu der Definition von Standards soll der VDR Hilfestellung bei der Auswahl von Tools und Angeboten geben. Ein VDR-Zertifikat kann den Unternehmen und Entscheidern Orientierung geben und Qualitätsstandards setzen. Dafür sollen Mindestanforderungen festgelegt und ein transparentes Bewertungsschema geschaffen werden, die sich an den konkreten Anforderungen der Unternehmen und Nutzer ausrichten. Der VDR zertifiziert als unabhängige Institution nach festgelegten, überprüfbaren Kriterien. Business-Codex Im Gegensatz zu anderen Branchen ist der Geschäftsreisemarkt kein abnehmerorientierter Markt. Häufig geben Anbieter Leistung, Distributionsweg und Preis vor. Hinzu kommt die zunehmende Direktansprache der Reisenden durch die Anbieter, möglich durch Digitalisierung und verändertes Buchungsverhalten. Viele Anbieter versuchen, ein B2B-Verhältnis aufzubauen, vorbei an ihren eigentlichen Kunden, den Unternehmen. Die Travel Manager wünschen sich ein kooperativeres Verhältnis, eine Art Business- Codex, mit beiderseitigen Verbindlichkeiten, der unter der Schirmherrschaft des VDR definiert wird. 7 VDR-TrendsPort 2015, Copyright Verband Deutsches Reisemanagement e.v. (VDR) 2015

8 VDR-TrendsPort 2015, Brombachtal, 30. Juli 1. August 2015 Management Summary erstellt von IBC Innovative Business Concepts Ludger Bals a:head Servicepartner für Strategieforen Nicole Habich VDR e.v. Viola Eggert und Antje Adam Mit freundlicher Unterstützung von GOLDSPONSOR GOLDSPONSOR GOLDSPONSOR Verband Deutsches Reisemanagement e.v. Darmstädter Landstr Frankfurt am Main Tel Fax info@vdr-service.de 8 VDR-TrendsPort 2015, Copyright Verband Deutsches Reisemanagement e.v. (VDR) 2015