Customer COE Best Practices SAP Solution Manager. Topic. Kundenempfehlung: Einführung Prozessmanagement für FB und IT

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1 Topic Das Prozessmanagement als ganzheitlicher Ansatz zur Identifikation, Gestaltung, Optimierung, Dokumentation und Standardisierung für eine zielorientierte Steuerung von Geschäftsprozessen Customer COE Best Practices SAP Solution Manager Kundenempfehlung: Einführung Prozessmanagement für FB und IT Neue Kundenanforderungen und der Anspruch Kosten zu senken, veranlasste die COUNT+CARE, ein einheitliches Prozessmanagementsystem einzuführen. Kundenprofil COUNT+CARE GmbH & Co.KG Energiewirtschaftliche und IT Dienstleistungen Deutschland/Darmstadt Produkte und Leistungen: SAP Hosting, Abrechnungsdienstleistungen, Energiedatenmanagement SAP Customer COE Fokus Hohe Kundenzufriedenheit als oberste Priorität und außerordentliche Kundenakzeptanz durch Transparenz mittels klar definiertem Prozessmanagement Management Summary Veränderte Marktanforderungen, Kostendruck, neue Kundenbedürfnisse, zunehmende Geschwindigkeit im Markt, Verhalten von Wettbewerbern, regulatorische Rahmenbedingungen (Gesetze und Vorschriften), wirtschaftliche Optimierung und Effizienzsteigerung, zunehmend komplexe Strukturen und Abläufe sind einige der Herausforderungen, denen sich Unternehmen beständig stellen müssen. Um diesem stetigen Wandel aktiv entgegentreten zu können, müssen Tätigkeiten und Abläufe permanent auf ihre Effizienz und Sinnhaftigkeit überprüft werden. Ein Schlüssel des Erfolgs liegt in den Prozessen der Organisation und damit in der Fragestellung Wer macht was, wann, wie und womit?

2 Ausgangsituation Durch die Aufteilung der Organisation nach Funktionen und durch ständig wechselnde Anforderungen haben sich über die Jahre bei verschiedenen Kunden unterschiedliche Abläufe zu gleichen Prozessen entwickelt. Die Funktionstrennung der Mitarbeiter führte dazu, dass die Prozessschritte außerhalb der eigenen Abteilung an Wertigkeit verloren oder gar nicht bekannt waren. Das Fehlen einer Prozessübersicht machte ein über den Tellerrand schauen sehr schwierig und teilweise auch völlig unmöglich. Die Transparenz der Prozesse und auch deren Verantwortlichkeiten waren nicht gegeben. Dies bereitete vor allem dem CCOE bei Durchführung Ihrer Arbeit Schwierigkeiten. Handlungsbedarf Bei abteilungsübergreifenden Prozessen kam es durch die fehlende Transparenz zu Schnittstellenproblemen. Zeitaufwändige Klärungen waren nötig und erschwerten eine Automatisierung der Prozesse. Auch die fehlende Übersicht über die Prozessschritte und ketten führte bei Störungen zu einer aufwändigen Fehlersuche. Die steigende Komplexität gesetzlicher und kundenseitiger Anforderungen verdeutlichte bald, dass nur eine Übersicht über die tatsächlichen Prozessschritte eine wirtschaftliche Optimierung möglich machte. Herausforderung Die HSE als Konzernmutter veranlasste die Einführung eines einheitlichen Prozessmanagements. Ziel dieser Anstrengungen ist eine Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und der Effizienz bei den Konzernunternehmen. Hier bestand nun die Schwierigkeit, alle internen aber auch externen Schnittstellen zu den anderen Gesellschaften abzubilden. Jeder einzelne Prozess musste aufgenommen, optimiert und standardisiert werden. Da die SAP-Systeme intern und bei den Kunden eine zentrale Rolle spielten, war das SAP CCOE besonders gefordert, diese Abbildung zeitnah und professionell durchzuführen. Eine Darstellung von Prozessketten, Festlegung der Verantwortlichkeiten und Schaffung von Transparenz und Synergien standen im Vordergrund. Ziel Ziel war es, durch die Prozessmodellierung und Dokumentation, Transparenz für das SAP CCOE und auch für die COUNT+CARE unternehmensweit herzustellen und dauerhaft die Effizienz und Effektivität zu steigern. Durch das Denken in Prozessketten statt in Organisationseinheiten, sollen Schnittstellenproblematiken behoben und Prozesse standardisiert und optimiert werden.

3 Unsere Lösung Die Einführung des Prozessmanagements war die Lösung für eine konzernweite Anforderung. Es gab ein Projekt über alle Gesellschaften hinweg, um ein einheitliches System umzusetzen. Prozesse wurden visualisiert und Rollen festgelegt. Die Prozesse wurden direkt mit den dazugehörigen Arbeitsanweisungen und Dokumenten aus unserem Wissensmanagement System Wiki verknüpft. Zur besseren Übersicht für alle Mitarbeiter, aber vor allem unser CCOE, wurden Prozesse in der Wiki auf einer zentralen Seite direkt verlinkt. So kann auch auf Prozesse direkt zugegriffen werden, ohne ein anderes System öffnen zu müssen und dort nach dem Prozess zu suchen. Ein neues Berechtigungssystem ergänzt das Prozessmanagement. In jedem Prozessschritt wurde hinterlegt, welche SAP-Transaktion dafür nötig ist. So ist gewährleistet, dass der Mitarbeiter immer alle Transaktionen durchführen kann, um seiner Rolle im Prozess gerecht zu werden. Hiermit stellt man auch sicher, dass die Prozesse regelmäßig aktualisiert werden, da nur dann auch die entsprechenden Transaktionen für die zugehörigen Rollen freigeschaltet werden.

4 Methodik und Aufwand Zur unternehmensweiten Einführung des Prozessmanagements wurde ein Prozessmanagement- Gremium gebildet, das ein übergeordnetes Regelwerk in Form eines Prozessmanagementhandbuchs erstellte. Somit ist sichergestellt, dass das CCOE in jedem Bereich des Unternehmens die gleichen Voraussetzungen vorfindet. Durch die zentrale Koordination und Begleitung der Prozessaufnahme konnte die gesamte Prozesslandschaft innerhalb von 1 ½ Jahren aufgenommen und harmonisiert werden und in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess überführt werden. Unser Benefit Die Verknüpfung von Wissens über Geschäftsprozesse und den Fachkenntnissen, wie z.b. SAP-Lösungen, erfolgt direkt zwischen dem COUNT+CARE Prozessportal und der COUNT+CARE-Wissenswelt (ein zentral verfügbares Wissensmanagementsystem mit allen relevanten Informationen und Dokumentationen im Unternehmen). Alle Prozesse können jederzeit von jedem autorisierten Mitarbeiter aktuell eingesehen werden. Innerhalb der Prozesse sind Dokumentationen und Arbeitsanweisungen hinterlegt. SAP-Transaktionen werden ebenfalls in den Prozessen abgebildet, um ein Berechtigungskonzept zu erhalten, das auf den Echtfall zugeschnitten ist.

5 Wir über uns COUNT+CARE bietet Mess- und Abrechnungsdienstleistungen für die Energiebranche auf der Basis modernster IT-Lösungen. Wir realisieren für unsere Kunden alle Geschäftsprozesse vom Messstellenbetrieb über die Abrechnung bis zum Forderungsmanagement modular oder als Full Service-Paket. Aufgrund der langjährigen Erfahrung und Expertise, bietet COUNT+CARE maßgeschneiderte Kundenlösungen und garantiert eine reibungslose Implementierung. Resume und Ausblick Durch die Einführung des konzernweiten Prozessmanagements profitieren alle Bereiche, besonders auch das SAP CCOE, durch die verbesserte Transparenz und die Definition von Verantwortlichkeiten von Prozessen. Um diese Vorteile dauerhaft zu sichern, werden wir in unseren Anstregungen nicht nachlassen, das Prozessmanagement kontinuierlich zu verbessern und die Verlinkung zur SAP CCOE Dokumentation weiter ausbauen. Kundenkontakt Redaktionelle Anmerkung! Kontakt Person Addresse Antonio Jorba Miriam Pinno-Schäfer COUNT+CARE GmbH & Co.KG Landwehrstraße Darmstadt Bitte beachten Sie: Die hier gezeigte Lösung ist im Rahmen des Programms SAP Customer COE Kundenerfolgsgeschichten dargestellt. In diesem Format gibt SAP Customer COEs die Möglichkeit, exemplarisch Beispiele für Customer COEs einzustellen. Für die dargestellten Inhalte übernimmt SAP keine Gewähr. SAP zeigt sich an dieser Stelle nur für den redaktionellen Teil verantwortlich. Ihr Customer COE Team SAP Kontakt: Tel. (optional): - Internet