Arbeiten zum Jahresabschluss für UZH50-Bibliotheken

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1 Arbeiten zum Jahresabschluss für UZH50-Bibliotheken 1. Termine zum Jahresabschluss Planen Sie zum Jahreswechsel rechtzeitig die Abläufe in der Erwerbung. Fr * Fr Di , 16 Uhr Di nach 16 Uhr Letzter Tag, an dem Rechnungen verbucht werden können. Etat-Zusammenstellung und Etatinformation ausdrucken und Erfassung der Zahlen zur Statistik (siehe Angaben für den Jahresbericht). Wichtig: Falls Sie die genannten Arbeiten nicht während dieser Zeit erledigen können, müssen Sie bereits vorher die Erwerbung einstellen und die Arbeiten zum Jahresabschluss ausführen. Der Hub UZH startet die Eröffnung der 2017-Etats und verschiebt die Ende 2016 noch offenen Bestellungen zu diesen 2017-Etats. Mi Start Erwerbung Mi Erstellung der Akzessionsjournale 2016 für alle Bibliotheken (Zustellung als pdf- Dateien, auf Wunsch auch als Excel-Dateien, bitte melden). *Lieferantenrechnungen / Spesenabrechnungen / Zahlungsaufträge, die Leistungen des Jahres 2016 betreffen, müssen zwingend dem Geschäftsjahr 2016 belastet werden. Dies bedeutet, dass sie bis spätestens 16. Dezember 2016 im Zentralen Rechnungseingang eingetroffen sein müssen und spätestens bis zum freigegeben werden müssen (die Verbuchung erfolgt nach der letzten finanziellen Freigabe); vgl. das Merkblatt Jahresabschluss 2016 vom November 2016 Seite 1 von 6

2 2. Vorarbeiten zur Erfassung der Zahlen für den Jahresab- schluss: 2.1 Kontrolle des Bestellstatus Sie überprüfen im Bestellindex, ob alle Ihre Bestellungen folgende Bestellstatus haben: SV (offene Bestellung) CLS (erledigte Bestellung) VC (von Lieferant storniert) LC (von Bibliothek storniert) Bestellungen mit anderen Status sollten entsprechend korrigiert werden. Filtern Sie dazu in mehreren Schritten die Indexliste nach Ihrer Bibliothek und den nicht zugelassenen Bestellstatus NEW, WP, PS, WB, QSV, CNB, DNB und RSV. Alle angezeigten Bestellungen müssen Sie korrigieren. Wenn Sie nur wenige Etats haben, können Sie auch einfach den Sortierindex auf B (Etat) stellen, dann nach der Zweigstelle filtern und über die Wahl des Einstiegspunkts die Liste der Bestellungen kontrollieren. 2.2 Kontrolle des Zahlstatus Sie überprüfen zu jedem Etat in der Bilanz, dass der Wert für "Rechnungen" (= offene Rechnung) auf 0.00 steht. Ist dies nicht der Fall, gehen Sie die Liste der Vorgänge durch und suchen Sie nach den Rechnungsbuchungen (INV), die in der Spalte "Bezahlt" nicht Y haben. Notieren Sie sich die Rechnungsnummern und korrigieren Sie den Zahlstatus der Rechnung (Allg. Rechnung, Registerkarte 2). 2. November 2016 Seite 2 von 6

3 Bestellungen mit nicht bezahlten Rechnungen gelten als nicht abgeschlossen und werden zu den neuen Etats verschoben und belasten diese. Beim oben stehenden Beispiel ist eine Rechnung über CHF nicht auf PAID gesetzt worden. Die Rechnungsnummer finden Sie in der Liste der Vorgänge. Notieren Sie den Lieferanten und die Rechnungsnummer. Suchen Sie im Erwerbungsmodul die Sammelrechnung und setzen Sie auf der zweiten Seiten der Sammelrechnung (Seite Zahlung) den Status auf P = bezahlt. 2.3 Sind den Rechnungsbuchungen Bestellungen zugeordnet? Bitte überprüfen Sie pro Etat in den Vorgängen, ob jeder Rechnungsbuchung (INV) eine Bestellung zugeordnet ist. Ist eine Buchung INV auf Ihrer Liste, der keine Bestellung zugeordnet ist, so kann dieser Eingang nicht auf dem Akzessionsjournal angegeben werden. Falls Sie eine solche Buchung im laufenden Jahr haben, notieren Sie Lieferant und Rechnungsnummer, suchen anhand der Rechnung die Bestellung heraus, löschen die falsch eingegebene Sammelrechnung und buchen die Bestellung mit der Rechnung korrekt ab. In vereinzelten Fällen kann es sinnvoll sein, Beträge zu verbuchen, die nicht einer bestimmten Bestellung in Aleph zugeordnet werden können, z.b. Jahresrechnungen für Mitgliedschaften u.ä. 2.4 Anlegen eines Ordners "Jahresabschluss [Rechnungsjahr]" Richten Sie sich zum Abspeichern der zu erstellenden Listen einen Ordner "Jahresabschluss [Rechnungsjahr]" ein. Nun sind Sie so weit, dass Sie die statistische Erfassung wie folgt durchführen können: 2. November 2016 Seite 3 von 6

4 3. Erfassung der Zahlen für den Jahresbericht 3.1 Übersicht pro Etat ausdrucken: Sie wählen im Erwerbungsmodul einen Etat an und lassen sich damit die Etatübersicht anzeigen. Klicken Sie dann auf den Button "Drucken". Wenn Sie die Daten auch speichern wollen, wechseln Sie in den Druckereinstellungen (Druckersymbol in der Aleph-Statusleiste) zu "Vorschau". Dann klicken Sie auf den Button "Drucken" und erhalten folgendes Fenster. Um den Inhalt zu Speichern, markieren Sie den ganzen Text, kopieren ihn und setzen ihn in ein Word-Dokument. Benennen Sie das Dokument nach dem Etatnamen und speichern es im Ordner "Jahresabschluss [Rechnungsjahr]" und drucken es gleichzeitig aus. Wenn Sie auf Ihrem PC Adobe Acrobat installiert haben, können Sie die Druckdaten auch in ein pdf umwandeln. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Ihre Etats in denen Sie im laufenden Rechnungsjahr Buchungen vorgenommen haben. Durch den Ausdruck dieser Etatinformation erhalten Sie zusätzliche Informationen pro Etat als Ergänzung zur Etatzusammenstellung. 3.2 Anzahl der im Rechnungsjahr abgebuchten Bestellungen = abgebuchte Eingänge im Rechnungsjahr Diese Liste wird vom Hub UZH ausgelöst und kann mit dem Taskmanager von Ihnen ausgedruckt werden (wie die monatliche Etatzusammenstellung). 2. November 2016 Seite 4 von 6

5 3.3 Anzahl der im Rechnungsjahr erstellten Bestellungen Diese Liste wird vom Hub UZH ausgelöst und kann mit dem Taskmanager von Ihnen ausgedruckt werden (wie die monatliche Etatzusammenstellung). 3.4 Geschenke Geschenke oder Geschenkbestellungen, die Sie über den Etat "GIFT-DEFAULT" abgewickelt haben, erscheinen auf der Etat-Zusammenstellung. Sie wird vom Hub UZH ausgelöst und kann mit dem Taskmanager von Ihnen ausgedruckt werden (wie die monatliche Etatzusammenstellung). 3.5 Akzessionsjournal Der Hub UZH wird Ihnen das Akzessionsjournal zur Archivierung als PDF zuschicken, Datum siehe erste Seite. Das Akzessionsjournal verzeichnet die abgebuchten Bestellungen pro Sublibrary mit Angabe von Systemnr., Bestellnr., Titel, Lieferant, Etat, Preis mit Währung und Rechnungsnr. und -datum sowie der Notiz im Einzelpostenformular der Rechnung. Nicht enthalten sind die Geschenkbestellungen, die über den Etat "GIFT-DEFAULT" erfasst wurden. Ihnen fehlt der Rechnungsstatus=Paid (lässt sich nicht manuell eingeben). Diese Bestellungen müssen einzeln ausgedruckt und dem Akzessionsjournal beigelegt werden, Vorgehen: Bestellindex aufrufen, Sortierindex auf B (Etats) stellen und nach der eigenen Zweigstelle und der Bestellgruppe "Geschenk" (setzt voraus, dass die Bestellgruppe bei Geschenken immer ausgewählt wurde), evtl. zusätzlich nach dem Bestelldatum filtern. Wenn Sie das Akzessionsjournal des Vorjahres noch einmal erhalten wollen, melden Sie dies bitte über NEBIS-Support. 3.6 Liste der Erwerbungen nach Lieferanten Diese Liste wird vom Hub UZH ausgelöst und kann mit dem Taskmanager von Ihnen ausgedruckt werden. 4. Start des neuen Erwerbungsjahres Bitte gehen Sie auch diese Anleitung Schritt für Schritt durch. So können Fehler ausgeschlossen werden und das neue Erwerbungsjahr startet korrekt. Zum Start des Erwerbungsjahres 2017 können Sie ab dem mit der Erledigung der folgenden Arbeiten beginnen, vgl. dazu auch die Termine zum Jahreswechsel auf der ersten Seite. 2. November 2016 Seite 5 von 6

6 4.1 Arbeiten an den 2017-Etats Sie überprüfen Ihre Etats, erhöhen oder reduzieren den Startbetrag, in dem Sie folgende Schritte vornehmen: Wenn Sie den Jahresansatz erhöhen wollen, buchen sie den Differenzbetrag mit den Werten "jährlich" und "Haben". Um den Jahresansatz zu reduzieren, buchen Sie den Differenzbetrag mit den Werten "jährlich" und "Soll". Überprüfen Sie die Zahlen betr. Überschreitung des einzelnen Etats: o Wurde die Überschreitung verplanter Mittel übertragen? o Wurde die Überschreitung verfügbarer Mittel übertragen? Eventuell müssen Sie diese Zahlen gemäss Ihren Erfahrungen im 2016 korrigieren. Stimmen die Daten des neuen Etats? Gültig ab: Gültig bis: Steht der Etatstatus auf aktiv = AC? Falls Sie die alten Etats noch vor der Erneuerung deaktiviert haben, sind die neuen ebenfalls nicht aktiv und müssen auf AC gesetzt werden. Falls Etathierarchien vorhanden sind, müssen die Verknüpfungen zu den übergeordneten Etats (Etatdaten 1, Feld "Übergeordn. Etat") kontrolliert und ggf. angepasst werden. Der Übertrag der verplanten Mittel für O-und S-Bestellungen berechnet sich folgendermassen: Dem neuen Etat werden die O- und S-Bestellungen mit dem ursprünglichen Betrag des Listenpreises belastet (vgl. Bestellformular, 3. Anzahl und Preis). S-Bestellungen belasten den alten Etat mit dem ganzen Bestellwert (Listenpreis) (vgl. Bestellformular, 3. Anzahl und Preis). O-Bestellungen belasten den alten Etat mit der Differenz zwischen dem Listenpreis und den im alten Jahr bezahlten Rechnungen. Bei den 2016-Etats kann somit der Wert im Feld Verplante Mittel grösser als 0 sein. 4.2 Abschliessen der 2016-Etats Damit Sie keine neuen Bestellungen in den alten Etats verbuchen können, müssen Sie die Etats des Jahres 2016 wie folgt abschliessen: Die Daten anpassen: Gültig ab: Gültig bis: Den Etatstatus auf NA = inaktiv setzen. Die alten Etats werden bei der Bildung der neuen Etats nicht automatisch deaktiviert. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Jahresetat. Etats, die über mehrere Jahre gültig sind (wie z.b. Einrichtungskredite), schliessen Sie erst bei Auslaufen des Kredits ab. 2. November 2016 Seite 6 von 6