HOW TO Bearbeitung von Tabellen

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1 HOW TO Bearbeitung von Tabellen Ihr Ziel ist es, externe Daten in EasyMap zu bearbeiten und um eigene Berechnungen zu erweitern. Dieses HOW TO zeigt Ihnen zunächst die Unterschiede zwischen importierten und verknüpften Daten auf. Anschließend sehen Sie, ausgehend von einer verknüpften Tabelle, wie Sie Änderungen aus Ihrer Quelldatei nach EasyMap übertragen können. Die Kapitel 2 bis 5 befassen sich mit weitergehenden Tabellenbearbeitungsoptionen in EasyMap. 1. Unterschied zwischen verknüpften und importierten Daten 2 2. Aktualisierung der Tabellendaten 3 2. Wechsel zwischen verknüpften und importierten Daten 5 3. Nachträglich einen Primärschlüssel festlegen 6 4. Nachträglich eine Spalte aus den externen Originaldaten hinzufügen 7 5. Weitere Funktionen 7 1

2 1. Unterschied zwischen verknüpften und importierten Daten Daten können aus verschiedenen externen Quellen (z. B. Excel, Access, Textdatei) importiert oder verknüpft werden. Beim Import externer Daten speichert EasyMap eine Kopie der Daten in der Kartenmappe. Bei einer Verknüpfung externer Daten stellt EasyMap lediglich eine Verbindung zur Datenquelle her. Eine Zusammenfassung der wesentlichen Unterschiede zwischen importierten und verknüpften Daten finden Sie in folgender Tabelle: Importierte Daten Automatische Aktualisierung Nein Ja Kopie der Daten in der EasyMap-Kartenmappe Dateigröße der EasyMap- Kartenmappe Zugriff auf Datenquelle erforderlich Datenänderungen Import aus Zwischenablage möglich Ja U.U. sehr groß: abhängig von der Menge der importierten Daten Nein: nach dem Import nicht mehr In EasyMap möglich Ja Verknüpfte Daten Nein Klein Ja: erstmalig beim Erstellen der Verknüpfung, danach bei jedem Öffnen der EasyMap-Kartenmappe und zum Aktualisieren der geöffneten Kartenmappe Nur an der Datenquelle möglich Nein Tabelle: Unterschiede zwischen importierten und verknüpften Daten 2

3 Darüber hinaus können Sie ganz einfach an der Leitfarbe des Icons erkennen, ob es sich um importierte oder verknüpfte Daten handelt. Importierte Daten werden mit einem dunkelblauen, verknüpfte Daten mit einem hellblauen Tabellenkopf im Icon dargestellt. Abbildung 1: Verknüpfte Daten (hellblau) und importierte Daten (dunkelblau) im Steuerungsfenster Daten 2. Aktualisierung der Tabellendaten Externe Daten unterliegen gelegentlichen oder regelmäßigen Aktualisierungen. Diese Aktualisierungen können sehr einfach in EasyMap eingepflegt werden. Dabei ist zu unterscheiden, ob Sie die Daten importiert oder verknüpft haben (Tab., S. 2). Bei importierten Daten können Sie kleinere Änderungen direkt in der Tabellenansicht vornehmen. Klicken Sie dazu doppelt in die betreffende Zelle und ändern Sie deren Inhalt (Abb. 2). Abbildung 2: Änderungen bei importierten Daten vornehmen Sobald sich die Aktualisierung auf eine größere Datenmenge bezieht, empfiehlt es sich allerdings, die Daten neu zu importieren oder die Daten zunächst auf verknüpft und anschließend wieder auf importiert umzustellen (Kapitel 3). Dazu darf sich der Tabellenaufbau der Originaldatei nicht verändern. Bitte beachten Sie dabei zudem, dass Sie den Zeitstand der Aktualisierung für sich vermerken (z. B. im Dateinamen oder in einer separat geführten Liste). Bei verknüpften Daten ist deren Bearbeitung nicht in EasyMap, sondern nur an der Datenquelle möglich. Änderungen an den Daten werden beim Öffnen einer EMPX-Datei sofort ins EasyMap übertragen. Zur Aktualisierung der Daten, während die EMPX-Datei geöffnet ist, wählen 3

4 Sie den Befehl Aktualisieren aus dem Menü Daten aus. Alternativ wählen Sie im Steuerungsfenster Daten, im Kontextmenü der verknüpften Tabelle, den Befehl Aktualisieren aus (Abb. 3). Als letzte Möglichkeit können Sie durch Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren im Steuerungsfenster Daten die Aktualisierung Ihrer Daten initiieren. Abbildung 3: Aktualisierungsoptionen verknüpfter Daten im Steuerungsfenster Daten 4

5 2. Wechsel zwischen verknüpften und importierten Daten Aus verschiedenen Gründen kann es notwendig und sinnvoll sein importierte in verknüpfte oder verknüpfte in importierte Daten umzuwandeln. EasyMap bietet Ihnen die Möglichkeit dies einfach umzusetzen. Dazu klicken Sie beispielsweise unter Daten / Daten verwalten die entsprechende externe Tabelle an und wählen anschließend den Befehl Importierte Daten verknüpfen / Verknüpfte Daten importieren vom Kontextmenü aus. Alternativ können Sie im Steuerungsfenster Daten das Kontextmenü zur importierten / verknüpften Tabelle und den Befehl Importierte Daten verknüpfen / Verknüpfte Daten importieren (Abb. 4) wählen. Wichtig: Abbildung 4: Verknüpfte Daten importieren Wenn Sie Daten über die Zwischenablage importiert haben, ist nachträglich kein Wechsel von importiert auf verknüpft möglich. Verknüpfen oder importieren Sie die Daten also neu ohne dabei auf die Zwischenablage zurückzugreifen. Daten, die importiert und nachträglich im EasyMap bearbeitet wurden verlieren alle Änderungen, die in EasyMap eingepflegt wurden, wenn Sie deren Eigenschaft von importiert auf verknüpft umstellen. 5

6 3. Nachträglich einen Primärschlüssel festlegen Um im Falle einer standortbezogenen Symbolanalyse Überlappungen von Symbolen und Symbolbeschriftungen zu vermeiden und Symbole und deren Beschriftungen manuell neu positionieren zu können, muss ein Primärschlüssel bei den zugrundeliegenden Daten vergeben worden sein. Falls nicht direkt beim Import oder beim Verknüpfen der Daten ein Primärschlüssel vergeben wurde, können Sie dies nachholen, falls Ihre Daten dies erlauben. Voraussetzung ist, dass Ihre verknüpften oder importierten Daten eine eindeutige Schlüsselspalte enthalten (eine laufende Nummer wie eine Kundennummer), die als Primärschlüsselspalte verwendet werden kann. Um nachträglich einen Primärschlüssel für Ihre Daten zu vergeben, gehen Sie bitte wie folgt vor: Durch Klick mit der rechten Maustaste auf die Tabelle im Steuerungsfenster Daten öffnet sich das Kontextmenü und Sie können den Befehl Primärschlüssel festlegen aktivieren (Abb. 5). Bitte beachten Sie, dass die Änderungen ggf. erst nach dem Speichern und nach erneutem Aufruf der Datei übernommen werden (Menü Datei / Zuletzt verwendete Kartenmappen). Abbildung 5: Primärschlüssel festlegen 6

7 4. Nachträglich eine Spalte aus den externen Originaldaten hinzufügen EasyMap bietet die Möglichkeit in bereits importierte oder verknüpfte Tabellen weitere Spalten nachträglich einzufügen und mit Daten aus einer verknüpften Tabelle zu füllen. Im Folgenden wird die Vorgehensweise erläutert: Im Steuerungsfenster Daten klicken Sie die Tabelle an, an die eine neue Spalte angefügt werden soll. Anschließend wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Spalte hinzufügen aus. Benennen Sie die Spalte und wählen Sie den Datentyp aus. Bitte beachten Sie, dass die Spalte genauso benannt werden sollte, wie die Originalspalte der zugrundeliegenden, externen Datei. Zudem sollte der Datentyp dem der Spalte in der Originaldatei entsprechen. Bei importierten Daten wählen Sie nun im Kontextmenü den Befehl Importierte Daten verknüpfen. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Aktualisieren im Steuerungsfenster Daten oder im Menü Daten. Im Ergebnis wurde die neue Spalte mit dem Inhalt der Originalspalte gefüllt. Die verknüpften Daten können nun wieder auf importiert umgestellt werden. 5. Weitere Funktionen Oberhalb der Tabellen im Steuerungsfenster Daten finden sich zu externen Datentabellen eine Reihe von Funktionalitäten, die Ihnen teilweise auch bei den anderen Datentypen (Abfragen, Strukturdaten, Geografiedaten, Analyseergebnisse) zur Verfügung stehen. Bitte ziehen Sie für weitere Informationen zu diesen Funktionalitäten die Hilfe heran (? Menü / Hilfe oder kontextsensitiv durch Klick auf F1 aufrufbar). Abbildung 6: Symbolleiste des Tabellenfensters bei externen Daten Eigenschaften der Tabellen Dieses Dialogfenster (Abb. 7) listet alle Tabellenspalten auf, mit der Möglichkeit diese sichtbar oder unsichtbar zu schalten, umzubenennen und eine andere Sortierung der Spalten vorzunehmen. Auch das beim Import oder Verknüpfen der Daten angegebene Format (für Zahlen) kann hier angepasst werden. Es besteht allerdings keine Möglichkeit aus einer Zahl eine Nummer oder einen Text zu machen. 7

8 Im Bereich Darstellung können Sie die Spalten von Datenwert auf Balken (bei Zahlen) oder Farbwert (bei Texten) abändern. Auswahl in die Zwischenablage kopieren Abbildung 7: Eigenschaften der Tabellen Nutzen Sie diese Schaltfläche, um Ihre Auswahl aus der Tabelle in die Zwischenablage zu kopieren. Halten Sie beim Klick auf das Symbol gleichzeitig noch die Umschalt-Taste gedrückt, so werden alle Werte ohne Formatierung in die Zwischenablage kopiert. Filter bearbeiten Aktivieren Sie diese Schaltfläche, um die von Ihnen eingestellten Filter weiter zu bearbeiten. Filter entfernen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die von Ihnen eingestellten Filter zu entfernen. Summenzeile anzeigen Durch Klick auf diese Schaltfläche wird eine Zeile am Kopf der Tabelle eingeblendet, in der die Summe der jeweiligen Spalte steht. Die Summe wird nur für Spalten berechnet, die als Zahl formatiert sind. Bei nochmaliger Ausführung des Befehls wird die Zeile wieder ausgeblendet. 8

9 Tabelle und Karte koppeln Mit Hilfe dieser Funktionalität können Sie die Tabelle mit der Karte koppeln, so dass je nach Markierung entweder das Gebiet in der Karte mit angezeigt wird, oder die entsprechende(n) Zeile(n) in der Tabelle markiert werden. Durch Klick auf diese Schaltfläche öffnet sich zunächst ein Auswahlfenster zur Kopplung von Tabellen und Karten. Die Kopplung erfolgt über eine Spalte der Tabelle und der passenden Ebene der Karte. Über die Zuordnungsstatistik kann eingesehen werden, wie viele Datensätze einem Gebiet zugeordnet werden und wie viele Gebiete einen Datensatz erhalten. Zoom auf Markierung Diese Funktion zoomt auf das markierte Element. Für den Fall, dass der Modus Zoom innerhalb der markierten Karte aktiv ist, wirkt der Befehl auf den sichtbaren Ausschnitt der aktuellen Karte. Spalten hinzufügen Durch Klick auf die Funktion fx können Sie in der Tabellenansicht ein Menü aufklappen, dass Ihnen das Einfügen weiterer Spalten erlaubt. Diese berechneten Spalten halten keine eigenen Daten, sondern ermitteln aus den Werten anderer Spalten einen neuen Wert. Wenn sich die Inhalte anderer Spalten ändern, kann sich auch das Berechnungsergebnis ändern. Berechnete Spalte Über einen Formeleditor können Sie freie Berechnungen vorgeben, die sich auf andere Inhalte der Tabelle stützt. Damit können Sie z. B. Prozente berechnen oder Werte verschiedener anderer Spalten zusammenrechnen, z. B. durch Summenbildung. Teilstringspalte Die Funktion Teilstringspalte dient dazu, einen Teil des Zelleninhalts einer anderen Spalte zu entnehmen. Dies ist z. B. nützlich, um eine neue Spalte zu generieren, die nur die ersten zwei Ziffern der Postleitzahl oder nur die ersten fünf Ziffern der achtstelligen Gemeindekennziffer (d. h. die Kreiskennziffer) enthält. Die Teilstringfunktion ist identisch mit der Berechnungsfunktion Mid( ). Koordinatentransformation Mit dieser Berechnung können Sie Koordinaten des einen Koordinatensystems in ein anderes umrechnen lassen. 9

10 Die Analysen in EasyMap benötigen immer geografische Koordinaten. Sollten Ihre Koordinaten in einem anderen System vorliegen (in Deutschland sind z. B. Gauß-Krüger-Koordinaten verbreitet), können Sie berechnete Spalten dieses Typs anfügen, um solche Koordinaten in Analysen nutzen zu können. Auch die Rückumrechnung ist natürlich möglich. Nachschlagen über Referenztabelle Diese Tabellenfunktion erlaubt das Auslesen eines Wertes einer anderen Tabelle und dessen Anzeige in dieser Tabelle. Dabei kann über zwei weitere Spalten die Beziehung zwischen beiden Tabellen hergestellt werden. Liegt In Mit der Spalte Liegt In können Sie sich für eine Nummer oder eine Koordinate ausweisen lassen, in welches Gebiet einer anderen Ebene diese fällt. Anzahl Elemente In Diese Spalte dient dazu, sich für ein Gebiet ausweisen zu lassen, wie viele Symbole einer Analyse in diesem Gebiet liegen. Weitere Funktionalitäten, die Ihnen in Verbindung mit Tabellen zur Verfügung stehen, werden in separaten HOW TO-Dokumenten behandelt: Abfragen und Zuordnungstabelle erstellen und exportieren (siehe Kapitel 2, Daten exportieren). Sollten Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unsere Telefon- Hotline: (+49) (0) Servicezeiten unserer Telefon-Hotline: Montag bis Freitag (außer an Feiertagen) 09:00-12:00 und 14:00-17:00 Uhr 10