SekretärInnen Beruf im Wandel - was sagt der BAT?

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1 SekretärInnen Beruf im Wandel - was sagt der BAT? Was ist eine Sekretärin / ein Sekretär? Wir sagen: Eine Person, die die Zielerreichung eines bestimmten Bereichs unterstützt, indem sie für den reibungslosen Ablauf der erforderlichen Kommunikations- und Organisationstätigkeiten sorgt. Komplexität der Aufgaben Wie komplex die Aufgaben einer Sekretärin/ eines Sekretärs sind, ergibt sich daraus, wie komplex die Aufgaben und Ziele des gesamten Bereichs sind und welche Mittel zur Zielerreichung vorhanden sind. Im Wissenschaftsbereich sind die Sekretariate sehr unterschiedlich. Man kann nicht immer sagen, dass die Sekretariate komplexe und komplizierte Tätigkeiten haben. Es muss immer der Einzelfall geprüft werden. Kürzlich wurde in der TUB-Arbeitsgruppe PEP (Personal-Entwicklungs-Planung) besprochen, inwiefern sich das Berufsbild der Sekretärin / des Sekretärs verändert hat. Das Arbeitsfeld der Sekretärin / des Sekretärs in einem Hochschulinstitut sieht in der Organisation, im Publikumsverkehr sowie in den Sprach- und Medienbereichen ( zumindest eine Fremdsprache ) anders aus als zum Beispiel in der ZUV oder in Berliner Behörden. Was sagt dazu der BAT, nach dessen Regeln wir unsere Vergütung erhalten? In der Vergütungsordnung des BAT kommt das Tätigkeitsfeld der Sekretärin nicht vor. Der BAT erhebt aber den Anspruch, in der Vergütungsordnung sämtliche Tätigkeitsfelder des öffentlichen Dienstes erfaßt zu haben. Man muß also schauen, ob ähnliche Tätigkeitsbeschreibungen zutreffen könnten. In Frage kommen zwei spezielle Vergütungstarifverträge sowie der Allgemeine Teil der Vergütungsordnung (siehe Tabelle Seite 3). Der Schreibkräfte-Tarifvertrag wird für TUB-Sekretariate zu Recht nicht mehr angewandt, weil reine Schreibarbeit (ohne Zusammenhang mit Sachbearbeitung) nur noch in unwesentlichen Zeitanteilen vorkommt. Der Fremdsprachen-Tarifvertrag wird nach Auffassung des Personalrats bisher zu selten angewendet und nicht ausgeschöpft. Die Internationalisierung von Lehre und Forschung muß selbstverständlich auch in der Eingruppierung der Sekretärinnen sichtbar werden. Dieser Tarifvertrag bietet sehr differenzierte Möglichkeiten der Eingruppierung für den Fall, daß die Arbeitsvorgänge durch Fremdsprachlichkeit geprägt sind. Seite 1 von 6 Stand

2 Der Allgemeine Teil der Vergütungsordnung (für Tätigkeiten im Büro, Außendienst etc.) arbeitet mit unbestimmten Rechtsbegriffen, um die Tätigkeiten der Vergütungsebenen abstrakt zu beschreiben. Diese Begriffe werden nach Ansicht des Personalrats an der TUB häufig nicht angemessen ausgelegt. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Begriffe in vielen Urteilen präzisiert und beispielhaft erläutert. Diese Auslegungen / Leitsätze sind geltendes Recht; sie sind also zu beachten, wenn Eingruppierungen (beantragt und) vorgenommen werden. Wir stellen ab Seite 4 einige wichtige Beispiele vor. Alle konkreten Eingruppierungsbemühungen setzen voraus, daß die Bewertung des Arbeitskreises nach den Vorschriften des 22 BAT (Manteltarifvertrag) erfolgt. Dazu gehört, daß das gesamte Tätigkeitsfeld beschrieben wird, indem die einzelnen Arbeitsschritte zu Arbeitsvorgängen zusammengefaßt werden (= Muster der Arbeitsabläufe vom Auftrag über Durchführungsschritte bis zum Arbeitsergebnis). Die Schritte jedes Arbeitsvorganges müssen dann mit möglichen Tätigkeitsmerkmalen oder unbestimmten Rechtsbegriffen des BAT in Bezug gesetzt werden; die höchstwertigen Schritte bestimmen dann die Bewertung des gesamten Arbeitsvorganges. Schließlich muß untersucht werden, ob alle bewerteten Arbeitsvorgänge zusammen eine bestimmte Vergütungsgruppe rechtfertigen. Für einen Antrag auf Höhergruppierung bedeutet das als erstes, daß eine Sekretärin sorgfältigst prüfen muß, in welchen größeren Zusammenhang die vielerlei täglichen Tätigkeiten gehören und wie sie als Schritte eines zusammenhängenden Arbeitsablaufs zu beschreiben sind. Hinweis: Die Muster-BAK, die die Personalverwaltung der TUB als Hilfe für die Beschreibung des Arbeitskreises (BAK) anbietet, ist für diesen Zweck nicht geeignet! Sie stellt eine Auswahl von Arbeitsschritten dar, nicht aber die notwendige Zusammenführung zu Arbeitsabläufen (die in jedem Sekretariat anders sein können). Würde man ein Aufgabengebiet nur mit unzusammenhängenden Schritten beschreiben, verstieße man zum eigenen Nachteil gegen das tarifliche Aufspaltungsverbot. Frühzeitige Beratung durch den Personalrat, Ihre Interessenvertretung ist daher zu empfehlen. Seite 2 von 6 Stand

3 Das Tätigkeitsfeld Sekretärin/Sekretär kommt in der Vergütungsordnung des BAT nicht vor. Vergütungsgruppe Schreibkräfte Tarifvertrag ( 50 % Schreiben) Hilfsweise: Spezielle Tarifverträge Allgemeiner Teil der Vergütungsordnung Fremdsprachen Tarifvertrag (50 % fremdspr. Tätigkeiten) II a Mit wissenschaftlicher Abschlussprüfung (Analog Hochschulabschluss) III Dolmetscher Aufstieg und Heraushebung f. Übersetzer IV a Wissenschaftliche und schwierige Texte Übersetzen/Überprüfen IV b Übersetzen/Überprüfen (Zwei Sprachen oder schwierig eine Sprache) V b Übersetzen eine Sprache; Aufstieg aus VI V c Aufstieg nach ½ - 4 Jahren aus Vgr. VI bzw. Vgr. VII VI zwei Fremdsprachen nach Diktat, leichte Übersetzungen VII * eine Fremdsprache nach Diktat, leichte Übersetzungen Erheblich herausgehoben aus IV a Besondere Schwierigkeit und Bedeutung Wie V b aber besonders verantwortungsvoll Gründlich und umfassend und 50% selbständige Tätigkeiten Gründliche, vielseitige und 33% selbständige Tätigkeiten Gründlich, vielseitige und 20% selbständige Tätigkeiten VIII * Schwierige Tätigkeit Gründliche und vielseitige Tätigkeiten VII, 1a; Gründliche Tätigkeiten VII, 1b IX * Einfachere Arbeiten X Vorwiegend mechanische Arbeiten Bezahlung nach Tippgeschwindigkeit, Fehlerfreiheit Bezahlung nach festgestelltem Schwierigkeitsgrad Bezahlung nach erforderliche Fachkenntnissen und Leistungen Für TUB SekretärInnen TUB: übertarifliche Regelung bei nicht zutreffend. 25 % Fremdsprachenanteil. Seite 3 von 6 Stand

4 Unbestimmte Rechtsbegriffe der Vergütungsordnung des BAT (Anl. 1a.I zum BAT, Allgemeiner Teil) Gründliche Fachkenntnisse (BAT VII,1b nach neun Jahren BAT VIb,2) Der BAT erläutert: Erforderlich sind nähere Kenntnisse von Gesetzen, Verwaltungsvorschriften und Tarifbestimmungen usw. des Aufgabenkreises. Das BAG stellt fest:... gründliche Fachkenntnisse (sind) im tarifrechtlichen Sinne...Fachkenntnisse von nicht unerheblichem Ausmaß und nicht oberflächlicher Art. Die Erfüllung des Tarifmerkmals der gründlichen Fachkenntnisse kann sich auch aus einer zusammenfassenden Betrachtung aller Arbeitsvorgänge eines Angestellten...ergeben. (BAG vom AZR 32/81)...daß auch Erfahrungswissen zu den Fachkenntnissen gehören kann... In dem Urteil des Senats vom (BAGE 13, 162,165) heißt es wörtlich: Zu den Fachkenntnissen der in Rede stehenden Fallgruppen sind daher alle diejenigen Kenntnisse eines Angestellten zu rechnen, die unerläßlich sind, um die übertragenen Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen zu können. Dazu kann auch Erfahrungswissen gehören, das der Angestellte für die ihm übertragenen Tätigkeit benötigt. Es bedarf hierzu keiner weiteren Begründung, daß ein solches Erfahrungswissen nicht vom Angestellten selbst unmittelbar erworben sein muß, sondern ihm auch auf andere Weise vermittelt werden kann, wenn er in dem ihm übertragenen Aufgabenkreis tätig wird. An dieser Rechtsprechung ist festzuhalten... (BAG vom AZR 338/82) Gründliche und vielseitige Fachkenntnisse (BAT VII,1a nach sechs Jahren BAT VIb,1b) Der BAT erläutert: Die gründlichen und vielseitigen Fachkenntnisse brauchen sich nicht auf das gesamte Gebiet der Verwaltung..., bei der der Angestellte beschäftigt ist, zu beziehen. Der Aufgabenkreis des Angestellten muß aber so gestaltet sein, daß er nur beim Vorhandensein gründlicher und vielseitiger Fachkenntnisse ordnungsgemäß bearbeitet werden kann. Die TUB argumentiert häufig: Mindestens drei Rechtsgebiete müssen anzuwenden sein... Das BAG stellt fest: Gründliche und vielseitige Fachkenntnisse... erfordern gegenüber den gründlichen Fachkenntnissen eine Erweiterung des Fachkenntnisse dem Umfange, d.h. der Quantität nach. Dabei werden nicht Rechtskenntnisse in einer bestimmten Zahl von Rechtsgebieten oder Fachgebieten verlangt. Auch Erfahrungswissen kann gründliche und vielseitige Fachkenntnisse begründen.... Es ist fehlerhaft, wenn das LAG für vielseitige Fachkenntnisse mindestens Kenntnisse in 3 voneinander unabhängigen Fach- oder Rechtsgebieten verlangt. Damit stellt es überhöhte Anforderungen an den Begriff der gründlichen und vielseitigen Fachkenntnisse.... Es trifft nicht zu, daß der Senat zu den gründlichen und vielseitigen Fachkenntnissen im tariflichen Sinne Erfahrungswissen nur dann zählt, wenn es in Verbindung mit weiteren Kenntnissen von Gesetzen und Vorschriften benötigt wird. Das Gegenteil ist richtig... (BAG vom AZR 338/82) Seite 4 von 6 Stand

5 Selbständige Leistungen sind für einen bestimmten Anteil des Arbeitsgebietes notwendig, damit folgende Vergütungsgruppen zutreffen: Anteil 20% = Vgr. VIb, 1a; Anteil 33,3% = Vgr. Vc, 1b; Anteil 50% = Vc,1a mit Aufstieg nach 3 Jahren nachvb,1c. Der BAT erläutert: Selbständige Leistungen erfordern ein den vorausgesetzten Fachkenntnissen entsprechendes selbständiges Erarbeiten eines Ergebnisses unter Entwicklung einer eigenen geistigen Initiative; eine leichte geistige Arbeit kann diese Anforderung nicht erfüllen. Die TUB ergänzt häufig etwa so: Es muß sich im wesentlichen um wertende Abwägungen in bezug auf Rechtssachverhalte handeln, die die Ebene von Routinetätigkeiten verlassen (u.ä.). Das BAG stellt fest: Vom Angestellten werden Abwägungsprozesse verlangt, es werden Anforderungen an das Überlegungsvermögen gestellt; der Angestellte muß also unterschiedliche Informationen verknüpfen, untereinander abwägen und zur Entscheidung kommen. Dieser Prozeß geistiger Arbeit kann bei entsprechender Routine durchaus schnell ablaufen. Trotzdem bleibt das Faktum geistiger Arbeit bestehen. Geistige Arbeit wird also geleistet, wenn der Angestellte sich bei der Arbeit fragen muß: Wie geht es nun weiter? Worauf kommt es nun an? Was muß als nächstes geschehen? (BAG vom AZR 461/93; zitiert auch in BAG vom AZR 557/94) Speziell für ein dokumentierendes Aufgabengebiet: Sie müsse sich vor allem auch im Hinblick auf die vorgesehene Speicherung eigene Gedanken machen, warum sie zweckmäßigerweise gerade das betreffende Textstichwort wähle. Das könne sie aber nur, wenn sie das Speicherungssystem kenne und beherrsche. Ihre wichtigste eigene geistige Leistung sei demnach die Festlegung dieser Textstichwörter. Das gleiche gelte für die Erarbeitung von Querverweisungen, die für die Datenspeicherung entscheidend seien. Ohne eine selbständige geistige Leistung, die nicht leichter Natur sei, könne sie diese Arbeit nicht verrichten... Mit dieser Begründung konnte das LAG rechtsfehlerfrei selbständige Leistungen für die Klägerin bejahen. (BAG vom AZR 338/82 Fall Chefarztsekretärin, Quasifilterfunktion: Sie entscheide aus sachlichen Gründen, wie schnell eine unmittelbare Verbindung zwischen Patienten und Arzt hergestellt werden müsse. Sie erarbeite so unter Anwendung eigenen Ermessens.- bzw. Beurteilungsspielraums und unter Entwicklung eigener geistiger Initiative -der Überlegung auf der Grundlage der angeeigneten Erfahrung und Kenntnisse unter Berücksichtigung der in der Person des Patienten liegenden Fakten - ihre Ergebnisse... daß sie...die anrufenden Patienten zu beruhigen und ihnen unter Berücksichtigung der Kenntnisse des Betriebs und unter Einsatz ihrer besonderen Geschicks im Umgang mit Menschen und deren Sorgen deutlich zu machen habe, daß und warum auf ihr Anliegen... Die im Rahmen dieser Beratung geforderte abgestimmte, über eine schlichte Auskunft hinausgehende Reaktion im Umgang mit den Anrufern sei von eigener tariflicher Qualität und ihrerseits... als selbständige Leistung im Tarifsinne zu werten. Mit dieser Begründung konnte das LAG rechtsfehlerfrei selbständige Leistungen der Klägerin bejahen. (BAG vom AZR 552/84) Seite 5 von 6 Stand

6 Einige rechtsgültige LAG-Urteile Dienstreisen: Die Klägerin hat in diesem Zusammenhang die verschiedenen Parameter Bahnbus, Postbus, Bundesbahn, Umsteigebahnhöfe, Fahrpläne dargelegt. Sie kam zu dem Ergebnis, daß zwar die Benutzung des öffentlichen Verkehrsmittels kostenrechtlich geringfügig billiger war, daß anderseits der größere Zeitaufwand im Endeffekt dadurch höhere Kosten verursacht, daß höhere Tagegelder anfielen. Die Verzahnung all dieser Gesichtspunkte und das Auffinden der letztendlich ökonomischsten Lösung unter fiskalischen Gesichtspunkten erfordert, wie das Gericht anhand dieses Einzelfalles hat feststellen können, eine gewisse Pfiffigkeit, welche identisch ist mit dem, was der Klammersatz zu Vergütungsgruppe V c Fallgruppe 1a und 1b erfordert, nämlich selbständiges Erarbeiten eines Ergebnisses unter Entwicklung einer eignen geistigen Initiative. (AG Mannheim vom Ca 64/88) Verwaltungsmäßige Betreuung eines Fachausschusses: Übt die Klägerin bei der Vorbereitung der Fachausschußsitzung eine Filterfunktion aus, weil sie z.b. bezüglich der Anregungen von Studenten eine Vorprüfung vornimmt... Gerade die hier angesprochene Tätigkeit der Klägerin, aufgrund dieser gründlichen und vielseitigen Fachkenntnisse die Bedeutung von Anfragen für den Fachausschuß zu erkennen und sachlich zu handeln, stellt sich als eine hier relevante Anwendung eignen Ermessens- und Beurteilungsspielraums dar., die nicht nur auf eine leicht geistige Arbeit zurückgeht. (LAG Düsseldorf Sa 1431/90) Seite 6 von 6 Stand