Ein Gleichstellungsprojekt Projektinformationen für Beschäftigte

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1 Alternierende Telearbeit an der Leibniz Universität Hannover Ein Gleichstellungsprojekt Projektinformationen für Beschäftigte Impressum Projektgruppe Alternierende Telearbeit Helga Gotzmann Gleichstellungsbeauftragte LUH Wilhelm-Busch-Str. 4 Fon: Mail: helga.gotzmann@gsb.uni-hannover.de Hannover, August 2008

2 1 Alternierende Telearbeit an der Leibniz Universität Hannover Ein Gleichstellungsprojekt Die Leibniz Universität Hannover möchte ihren Beschäftigten die Vereinbarkeit von Beruf und Familie erleichtern. Ein Baustein dafür soll die Erweiterung der alternierenden Telearbeit sein. In einem Erweiterungsprojekt zu den bestehenden Telearbeitsplätzen an der TIB/UB sollen 10 weitere Arbeitsplätze an der LUH erprobt werden. In den zurückliegenden Jahren haben sich die Arbeitsplätze an der Leibniz Universität dahingehend verändert, dass für sehr viele Aufgaben in der Verwaltung PC-Arbeitsplätze eingerichtet wurden. Nachdem die Landesregierung, Behörden und Hochschulen alternierende Telearbeit ausprobiert haben, nehmen die Nachfragen nach Telearbeitsplätzen auch an der Leibniz Universität Hannover zu. Das Erweiterungsprojekt für alternierende Telearbeit ist eine Möglichkeit für die Beschäftigten Beruf und Familie besser miteinander zu vereinbaren. Alternierende Telearbeit heißt, dass Beschäftigte ihre individuelle regelmäßige Arbeitszeit teilweise zu Hause (häusliche Arbeitsstätte) und teilweise in der Dienststelle (betriebliche Arbeitsstätte) erbringen. Die Telearbeitenden werden dabei durch Geräte und Einrichtungen der dezentralen Informationsverarbeitungs- oder Kommunikationstechnik unterstützt. Die häusliche Arbeitsstätte ist mit der Dienststelle online verbunden. Die Alternierungstage dienen dazu, den Kontakt zur Leibniz Universität Hannover, insbesondere zum Team aufrecht zu erhalten. An diesen Tagen werden fertige Aufträge übergeben und Aufgaben bearbeitet, die nicht von zu Hause erledigt werden können. Die Vorgesetzten geben Rückmeldung über die abgelieferten Arbeitsergebnisse und stimmen Aufgaben und Bearbeitungszeiträume für die kommende häusliche Arbeitsphase ab. Gleichstellungsprojekt Alternierende Telearbeit an der Leibniz Universität Hannover 1

3 1.1 Rahmendaten des Projekts Alternierende Telearbeit an der LUH Projektzeitraum Verantwortlich Planungs- und Einführungszeitraum Helga Gotzmann, Gleichstellungsbeauftragte Versuchszeitraum Regularien Sicherheitsregeln: Projektteilnehmer/innen: Projektleitung ab : Projektbegleitung und Schulungen: Vereinbarung gemäß 81 NPersVG über alternierende Telearbeit in der niedersächsischen Landesverwaltung Einstufung der Schutzwürdigkeit durch die Institute und Einrichtungen 10 Beschäftigte der LUH (aus der Verwaltung, aus den Fakultäten und aus den zentralen Einrichtungen) Ricarda Mletzko, Dezernat 1 Dipl.-Sozialwiss. Detlev Blechner, Organisationsberater, Hannover 1.2 Verantwortliche Projektgruppe seit Die Projektgruppe hat das vorliegende Konzept zur Erprobung Alternierender Telearbeit erarbeitet und ist mitverantwortlich für die Durchführung des Projektes. Sie ist während der Startphase verantwortlich für die Informationsarbeit, für die Ausschreibung und für das Auswahlverfahren und die Auswahl der Projektteilnehmerinnen und teilnehmer. Helga Gotzmann, Gleichstellungsbeauftragte Horst Bauer, Stellvertreter des Vizepräsidenten für Verwaltung und Finanzen, Gebäudemanagement Hans-Georg Wischwill, Personaldezernent Dorothee Nürnberger, Personalentwicklung, TIB/UB Miriam Rauer, Personalentwicklung LUH Hergen Harnisch, IT Sicherheit Jutta Johlmann, Personalrat Elke Buchholz, Geschäftsführung Gleichstellungsbüro 1.3 Ziele für den Einsatz alternierender Telearbeit Die Ziele des Projektes sind: Die Verbesserung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie Gleichstellungsprojekt Alternierende Telearbeit an der Leibniz Universität Hannover 2

4 Die Steigerung der Effizienz und Motivation von Beschäftigten Ein ökologischer Beitrag durch Reduzierung des Berufsverkehrs 1.4 Zielgruppe Beschäftigte aus der Verwaltung, den Fakultäten, und den zentralen Einrichtungen, die soziale oder organisatorischen Gründe geltend machen können. 1.5 Projektbegleitung Dipl.-Sozialwiss. Detlev Blechner, Organisationsberater Herr Blechner ist in Niedersachsen der Fachberater für Telearbeit in den Landesverwaltungen und in den nachgeordneten Bereichen. 2 Organisatorische und personelle Anforderungen der Telearbeit Telearbeit stellt an die beteiligten Menschen und den Aufgaben des Arbeitsplatzes besondere Anforderungen. Deshalb ist es wichtig, sich im Vorfeld als Führungskraft oder Mitarbeiter / Mitarbeiterin und auch als Team diese Anforderungen zu kennen und zu reflektieren. 2.1 Anforderungen an die Führungskraft Die herkömmliche weisende Führung von Vorgesetzten muss von dem ergebnisorientierten und kooperativen Führungsstil abgelöst werden. Auf die direkten Vorgesetzten der Telearbeiter/innen kommen neue Aufgaben zu, denn die Arbeit kann z.b. nicht mehr durch Beobachten überprüft werden, sondern es müssen messbare, zeitlich abgegrenzte Ziele vereinbart werden. Zu bewerten ist das Arbeitsergebnis. Um dieses Führen durch Zielvereinbarungen umsetzen zu können, sollten die direkten Vorgesetzten an entsprechenden Schulungen teilnehmen. Schwerpunkte der Führung bei Telearbeit - gemeinsame Vereinbarung von Arbeitspaketen/Zielen mit den Mitarbeiter/innen - Anpassung der Arbeitspakete/Ziele an die gegebenen Erfordernisse - Delegation der Verantwortung zur Zielerreichung auf die Telearbeiter/innen - Kontrolle der Zielerreichung - Koordination der Einzelergebnisse - Unterstützung der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters bei der Zielerreichung - Förderung und Entwicklung der Mitarbeiter/innen nach ihren Fähigkeiten 2.2 Anforderungen an die Beschäftigten Eine grundlegende Voraussetzung für Telearbeit ist, dass sich die Beschäftigten freiwillig für diese Arbeitsform entscheiden. Insgesamt erfordert die alternierende Telearbeit die Fähigkeit, die Arbeit zu organisieren. Von der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter muss erwartet werden können, dass sie den besonderen Anforderungen weitgehend selbstbestimmten Arbeitens gerecht wird. Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter muss verantwortungsvoll mit vorhandenen zeitlichen Freiräumen in der Aufgabenerledigung umgehen und zuverlässig in der Aufgabendurchführung Gleichstellungsprojekt Alternierende Telearbeit an der Leibniz Universität Hannover 3

5 hinsichtlich Quantität, Qualität und Termintreue sein. Er/sie muss die Motivation zum selbstständigen Arbeiten besitzen und über ein gewisses Technikverständnis verfügen. Darüber hinaus verlangt die immer mehr zunehmende Arbeit in Teams eine selbstständige Arbeitsweise und die Abstimmung auf die Belange der anderen Aufgabenträger. Die positive Einstellung zum Team und die Fähigkeit zur Teamarbeit unterstützen die erforderliche Kommunikation. Nicht zuletzt muss auch das häusliche Umfeld geeignet sein und ein separates Arbeitszimmer zur Verfügung stehen. Dementsprechend sind die Anforderungen an die Beschäftigten bei Telearbeit: Freiwilligkeit Flexibilität Selbstständigkeit und Disziplin Zuverlässigkeit und Termintreue Verantwortungsbewusstsein Verschwiegenheit und Vertrauenswürdigkeit Selbstmotivation Fähigkeit zum ergebnisorientierten Arbeiten Organisations- und Koordinationsfähigkeiten Fähigkeiten zur aktiven Kommunikation Teamfähigkeit Beherrschung der technischen Mittel Fähigkeit, Probleme erkennen zu können und diese anschaulich und für Dritte verständlich beschreiben zu können 2.3 Voraussetzungen und Kriterien für die Eignung des Arbeitsplatzes Der Arbeitsplatz muss für die Telearbeit geeignet sein und telearbeitsfähige Aufgaben umfassen. Dazu gehören: Aufgaben- und Tätigkeitsprozesse, die durch das Anwenden von IuK-Medien erfolgen. Der Zugriff auf nicht digitalisierte Unterlagen oder sonstige Arbeitsgegenstände ist planbar. Der Arbeitsplatz beinhaltet wenig Aufgaben, die die kurzfristige Anwesenheit in der Dienststelle erforderlich machen. keine Be- und Verarbeitung geschützter Personal- und Finanzdaten IT-Eignung des Umfeldes unter Beachtung der Informationssicherheit 2.4 Voraussetzungen und Kriterien für die Eignung der Aufgaben und Tätigkeiten Die Aufgaben und Tätigkeiten müssen für die Einrichtung alternierender Telearbeit geeignet sein. Sie sollten ohne Beeinträchtigung des Dienstablaufs eine selbstständige Erledigung zu Hause zulassen. Dabei sind grundsätzlich solche Tätigkeiten für alternierende Telearbeit geeignet, die eigenständig und eigenverantwortlich durchführbar sind und mit einem hohen Maß an Datenverarbeitung und PC-Unterstützung einhergehen. Gleichstellungsprojekt Alternierende Telearbeit an der Leibniz Universität Hannover 4

6 Merkmale für geeignete Aufgaben und Tätigkeiten sind: Persönliche Flexibilität bei der Aufgabenerfüllung Ausreichender Autonomiegrad bei den Arbeitsaufgaben Aufgaben, die von längeren Konzentrationszeiten profitieren Reduzierte Notwendigkeit häufiger und schlecht planbarer Gespräche Kontrolle in der zeitlichen Gestaltung Eindeutige und identifizierbare Meilensteine Klar definierte Ziele und Ergebnisse 3 Kosten der Telearbeit Kosten entstehen einmalig für die Einrichtung des Arbeitsplatzes sowie für den Telekommunikationsanschluss und laufende Kosten für die Verbindungskosten. 3.1 Ausstattung Für den häuslichen Arbeitsplatz werden zur Verfügung gestellt: PC-Ausstattung, Telefon, ggf. Anrufbeantworter, ggf. Fax Büromöbel (Tisch, Stuhl, ggf. abschließbarer Schrank und Papierschredder) Kosten (einmalig, inkl. Telefonanschlussgebühr) betragen voraussichtlich maximal ca. 3000,00 pro Telearbeitsplatz. 3.2 Telekommunikationskosten Die Telefongebühren sind über Einzelnachweis der Telefongesellschaft nachzuweisen und werden komplett erstattet. Ist ein dienstlicher Zweitanschluss vorhanden, können sämtliche Kosten in Rechnung gestellt werden (sofern der Anschluss nicht ohnehin direkt über die Universität abgewickelt wird). Hier muss mit ca. 35,- pro Monat gerechnet werden. Gleichstellungsprojekt Alternierende Telearbeit an der Leibniz Universität Hannover 5

7 4 Prioritätenliste der Auswahlkriterien Die Erfüllung, der unter Punkt 2 genannten Anforderungen und Voraussetzungen für alternierende Telearbeit sind der erste Schritt zur Bewerbung. Zentrales Anliegen des Gleichstellungsprojektes Alternierende Telearbeit an der LUH ist die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Entsprechend diesem Projektziel werden die sozialen Gesichtspunkte bei der Auswahl eine wesentliche Rolle spielen. 4.1 Soziale Gesichtspunkte Erziehungsaufgaben für Kinder und Jugendliche Leistungsgeminderte mit Beeinträchtigungen durch Alter, Krankheit, Rekonvaleszenz Personen mit Betreuungsaufgaben für Angehörige Behinderte mit anerkannten Beeinträchtigungen und Personen mit weiten Arbeitswegen, schlechter ÖPNV-Anbindung, langen Fahrtzeiten. 4.2 Datenschutz Werden der geforderte Datenschutz und die Datensicherung durch organisatorische und technische Maßnahmen garantiert (abgeschlossener Arbeitsraum, verschließbare Möbel, Sicherungscodes für Rechner etc.)? 4.3 Geeigneter häuslicher Arbeitsplatz Ein separates abschließbares Arbeitszimmer muss vorhanden sein. Der häusliche Arbeitsraum und die Umgebungsbedingungen müssen ein störungsfreies Arbeiten ermöglichen. Die Einrichtung des Arbeitsraumes muss den ergonomischen und sicherheitstechnischen Vorschriften genügen. 5 Sicherheits- und Technikkonzept Entsprechend den Arbeitsanforderungen werden Rechner- und Telefonsysteme auch zuhause durch die Dienststelle installiert. Dabei müssen alle bestehenden Arbeits- und Datenschutzbestimmungen berücksichtigt werden. Die Technikausstattung zuhause kann bei guten Rahmenbedingungen das Gleiche wie im Büro leisten. Neue Kommunikations- und Datenverarbeitungsmöglichkeiten und der selbständige Umgang mit ihnen werden erprobt. Es bedarf fester Ansprechpersonen (Administratoren oder Administratorinnen) aus den Organisationseinheiten, klar definierter Zuständigkeiten, insbesondere auch in technischen Fragen sowie eines HelpDesks für die Beschäftigten, die Telearbeit ausüben, um die unvermeidbare Einschränkung der IT-Verfügbarkeit bei externen Arbeitsplätzen zu reduzieren. 5.1 Technische Realisierung Anders als vor einigen Jahren stellt die Kommunikationsverbindung zwischen heimischem Arbeitsplatz und der Universität an sich kein technisches Problem mehr da. DSL über einen Internetprovider sollte am heimischen Arbeitsplatz genutzt werden. Eine Direktverbindung in die Universität ist nicht notwendig. Gleichstellungsprojekt Alternierende Telearbeit an der Leibniz Universität Hannover 6

8 Über diese Verbindung wird dann ein VPN gelegt, das die eigentlichen Daten verschlüsselt überträgt. Zur Authentifizierung bietet sich der Einsatz von PKI-Chipkarten an. Allerdings ist eine VPN-Verbindung nicht nur ins Universitätsnetz sondern direkt ins Institutsnetz zwingend. Dieses wird derzeit vom RRZN nicht zur Verfügung gestellt, es gibt aber Pläne, dieses im 1. Quartal 2009 anbieten zu können. Das eigentliche Problem aus Sicherheitssicht liegt im Arbeitsplatzrechner selbst, insbesondere aufgrund der auf den Endpunkt zielenden modernen Hack-Angriffe. Der Rechner muss in der administrativen Hoheit der Universität liegen und darf nicht für private Zwecke genutzt werden. Das RRZN wird in Absprache mit den Administratoren oder Administratorinnen der beteiligten Einrichtungen Installationsvorgaben erarbeiten, die sich auf das Betriebssystem und andere Software beziehen. Diese werden im Rahmen oder als Anlage zu einer Betreibervereinbarung ( Nutzervereinbarung mit dem Institut) festgehalten. 6 Empfohlene Schulungsbedarfe Alternierende Telearbeit stellt an die unterschiedlichsten Beteiligten in der Organisation unterschiedliche Anforderungen. Zur Unterstützung soll ein Angebot an Schulungen diese neuen Anforderungen reflektieren und Lösungen anbieten. 6.1 Schulungsbedarf Telearbeiter/innen Selbstorganisation Kommunikation Datenschutz Handhabung der zur Verfügung gestellten EDV-Programme und Geräte (um kleinere Probleme selbst lösen zu können) 6.2 Schulungsbedarf Vorgesetzte Delegation Führen durch Zielvereinbarungen Kommunikation Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräche 7 Rechtliche Rahmenbedingungen Rechtliche Basis für die Einführung von Telearbeit an der Leibniz Universität Hannover sind: Vereinbarung nach 81 NPersVG über alternierende Telearbeit in der niedersächsischen Landesverwaltung / aktuelle Fassung vom Vertragsgestaltung Die Bewilligung von Telearbeit wird den Mitarbeiterinnen/den Mitarbeitern schriftlich mitgeteilt. Bei der Vertragsgestaltung sind folgende Punkte zu beachten: Es gibt keinen Rechtsanspruch auf Telearbeit mind. 20 % der wöchentlichen Arbeitszeit sind vor Ort in der LUH zu erbringen Gleichstellungsprojekt Alternierende Telearbeit an der Leibniz Universität Hannover 7

9 der Vertrag wird auf max. drei Jahre befristet, eine Verlängerung um max. drei weitere Jahre ist möglich die arbeits-, beamten- und tarifrechtlichen Rahmenbedingungen bleiben grundsätzlich erhalten der Zugang zur häuslichen Arbeitsstätte durch eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter der Zentralen Verwaltung der LUH und durch die Personalvertretung muss nach vorheriger Absprache ermöglicht werden Teilnahme an Schulungen (s. Punkt 6.1) Vorschriften der Bildschirmarbeitsverordnung sind einzuhalten Einrichtung des häuslichen Arbeitsplatzes durch LUH (ggf. kann vorhandene Ausstattung gegen Kostenerstattung von LUH genutzt werden); Inventarliste erstellen Abnahme der häuslichen Arbeitsstätte durch die Zentrale Verwaltung der LUH und die Personalvertretung Kostenerstattung gem. 3.2 und 3.3 Betreuung und Wartung der Geräte durch EDV-Mitarbeiter/innen der LUH Private Nutzung der Geräte ist nicht zulässig Regelung zur Rückkehr in die Dienststelle (die Telearbeiter/innen können durch einseitige, schriftliche Erklärung zum Ende des folgenden Monats die häusliche Arbeitsstätte aufgeben und an den Arbeitsplatz in der Dienststelle zurückkehren, während der /die Vorgesetzte die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes mit Dreimonatsfrist zum Monatsende widerrufen kann) welche Aufgaben und Arbeitsvorgänge zu Hause und welche vor Ort in der LUH erledigt werden Festlegung der Alternierungstage (Anzahl und Wochentage) wann die Telearbeitenden zu Hause telefonisch erreichbar sind Zeiterfassung (Zeitwertkarte) 8 Projektstart im Frühjahr 2009 Nach Ablauf der Informations- und Einführungsveranstaltungen für die ausgewählten Beschäftigten und deren Vorgesetzten, werden die Telearbeitsplätze eingerichtet. Die Administratorinnen und Administratoren werden dabei von der IT-Sicherheit beraten. Die Projektphase für jeden einzelnen vorgesehen Arbeitsplatz kann dann starten, wenn die Sicherheitsbedingungen gegeben sind. Gleichstellungsprojekt Alternierende Telearbeit an der Leibniz Universität Hannover 8