Abgrenzung der Privatausgaben von den Betriebsausgaben

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1 Einkommensteuer Abgrenzung der Privatausgaben von den Betriebsausgaben Abgrenzung der Privatausgaben von den Betriebsausgaben Ausschließlich Privatausgaben Wenn ein Unternehmer Ausgaben, die in seinem privaten Interesse liegen, aus Betriebsmitteln tätigt, dann liegen keine Betriebsausgaben vor. Es handelt sich vielmehr um Privatausgaben, die als steuerneutrale Privatentnahmen zu behandeln sind. Ein Unternehmer nutzt das Firmen-Kfz für Privatfahrten oder führt mit dem Firmenhandy Privatgespräche. Die Urlaubskosten werden aus der Betriebskasse beglichen. Ausgaben, die der privaten Lebensführung des Steuerpflichtigen zuzurechnen sind, können auch niemals Werbungskosten darstellen (z. B. ein Geographielehrer kauft sich eine Wanderkarte).

2 Abgrenzung der Privatausgaben von den Betriebsausgaben Einkommensteuer Wirtschaftsgüter, die typischerweise dem Privatbereich zuzuordnen sind, dürfen nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Dazu gehören insbesondere Haushaltsgeräte und Geräte der Unterhaltungs- und Freizeitindustrie (beispielsweise Radio- und Fernsehgeräte, Videorecorder, Waschmaschinen, Fotoapparate, Sportgeräte, Tiefkühltruhen). Betriebsausgaben/Werbungskosten liegen lediglich dann vor, wenn solche Wirtschaftsgüter (nahezu) ausschließlich im Rahmen der Einkunftsquelle genutzt werden (z. B. in einem Restaurant wird die Gäste ein Fernsehgerät aufgestellt, oder eine Waschmaschine wird in einem Friseurbetrieb verwendet). Private Aufwendungen können jedoch aus triftigen Gründen manchmal als Sonderausgaben (siehe dazu Seite 205) oder außergewöhnliche Belastungen (siehe dazu Seite 216) geltend gemacht werden (sehr selten!). Mischaufwendungen Bei Aufwendungen, die sowohl durch eine Einkunftsquelle (betrieblich, beruflich, Miethaus etc.) als auch privat veranlasst sind (so genannte Mischaufwendungen ), gelten folgende Regelungen: Eine Aufteilung des Mischaufwands ist zulässig, wenn sich der einkunftsquellenbezogene Teil der Ausgaben leicht und einwandfrei vom privat veranlassten Teil trennen lässt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die unterschiedlichen Veranlassungen zeitlich auseinander fallen. Bei der gemischten Nutzung von Kfz, Telefonen (Handy), Telefax und Computern können die Ausgaben im Ausmaß der betrieblichen/beruflichen Nutzung als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten geltend gemacht werden. Ist eine klare und eindeutige Trennung nicht möglich, zählt die Ausgabe in voller Höhe zu den nicht abzugsfähigen Privatausgaben (Aufteilungsverbot). So kann etwa der Steuerpflichtige die Kosten einer Urlaubsreise auch dann nicht als Betriebsausgaben absetzen, wenn er dort mit einem Geschäftspartner zusammentrifft. Besucht er anlässlich seines Urlaubsaufenthalts ein Fachseminar, werden nur die zusätzlichen, klar gegenüber der privaten Lebensführung abgrenzbaren Kosten (z. B. Seminargebühren, Fahrtkosten zum Schulungsort) steuerlich anerkannt. Das Aufteilungsverbot gilt auch für Wirtschaftsgüter, die typischerweise dem Privatbereich zuzuordnen sind (siehe oben). Angemessenheitsprüfung Bei Luxusgütern ist die Sache ebenfalls nicht eindeutig: Oft werden sie tatsächlich für eine Tätigkeit gebraucht, um z. B. ein gepflegtes Auftreten zu ermöglichen. Sie erhöhen aber auf diese Weise auch den (privaten) Lebensstandard des Steuerpflichtigen. Daher unterliegen Aufwendungen im Zusammenhang mit Personen- und Kombinationskraftwagen, Personenluftfahrzeugen, Sport- und Luxusbooten, Jagden, geknüpften Teppichen, Tapisserien und Antiquitäten einer Angemessenheitsprüfung.

3 Absetzung für Abnutzung (AfA) Einkommensteuer Solche Ausgaben werden steuerlich nur insoweit anerkannt, als bestimmte Gründe für die Anschaffung oder Herstellung des Wirtschaftsguts vorliegen und/oder die Ausgaben einen bestimmten Höchstbetrag nicht übersteigen. Die Angemessenheitsgrenze wird unabhängig vom geschäftlichen oder sozialen Status des Steuerpflichtigen gezogen. Da das Gesetz die betroffenen Wirtschaftsgüter erschöpfend aufzählt, ist eine Angemessenheitsprüfung bei anderen als den genannten Wirtschaftsgütern nicht vorzunehmen. Beispiele für die Angemessenheitsprüfung bei Kfz finden Sie ab Seite 178 in Kapitel 4.1 Das Auto im Steuerrecht. Absetzung für Abnutzung (AfA) Allgemeine Grundsätze Die Anschaffung oder Herstellung von Wirtschaftsgütern stellt nur eine Vermögensumschichtung (Tausch von Geld gegen Wirtschaftsgüter) dar. Der Steuerpflichtige ist damit weder reicher noch ärmer geworden der Vorgang ist daher steuerneutral. Steuerliche Konsequenzen ergeben sich erst infolge der (Ab-) Nutzung der Wirtschaftsgüter. Welche Arten von Wirtschaftsgütern gibt es? Wirtschaftsgüter des nicht abnutzbaren Anlagevermögens (z. B. Grundstücke, Beteiligungen, Antiquitäten) verlieren durch ihre laufende Nutzung nicht an Wert. Der Steuerpflichtige kann für sie keine AfA als Betriebsausgabe geltend machen. Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens liegen vor, wenn der Wert der Wirtschaftsgüter durch die Benutzung allmählich aufgezehrt wird oder durch Zeitablauf abnimmt. Zum abnutzbaren Anlagevermögen gehören beispielsweise Maschinen, Kfz, Gebäude, Büroausstattung und der Firmenwert. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten dieser Wirtschaftsgüter sind gleichmäßig auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zu verteilen und als jährliche AfA steuerlich geltend zu machen. Andere Wirtschaftsgüter stellen Umlaufvermögen dar. Bei der Einnahmen- Ausgaben-Rechnung sind sie im Zeitpunkt der Bezahlung abzusetzen. Im Rahmen des Betriebsvermögensvergleichs werden die Ausgaben für Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens im Zeitpunkt des Verbrauchs (z. B. bei Handelswaren im Zuge der Inventur) steuerwirksam. Wer darf die Abschreibung geltend machen? Die AfA kann nur der wirtschaftliche Eigentümer vornehmen. Wirtschaftliches Eigentum liegt vor, wenn der Steuerpflichtige über Wirtschaftsgüter die Herr-

4 Einkommensteuer Absetzung für Abnutzung (AfA) schaft gleich einem Eigentümer ausüben kann. In der Regel stimmen zivilrechtliches und wirtschaftliches Eigentum überein. Ein Auseinanderfallen ist allerdings dann anzunehmen, wenn ein anderer als der zivilrechtliche Eigentümer die Befugnis besitzt, das Wirtschaftsgut zu gebrauchen, zu verändern, zu belasten, zu veräußern etc. und wenn er Dritte (auch den Eigentümer) für die Dauer der Nutzung von der Einwirkung auf das Wirtschaftsgut ausschließen kann. Ein Unternehmer erwirbt einen Lkw unter Eigentumsvorbehalt. Bis zur vollständigen Bezahlung des Kaufpreises bleibt der Lkw im zivilrechtlichen Eigentum des Verkäufers. Da aber der Käufer wirtschaftlicher Eigentümer ist, kann er die AfA bereits im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Lkw und nicht erst bei vollständiger Bezahlung des Kaufpreises geltend machen. Vermietete oder verpachtete Wirtschaftsgüter stehen im wirtschaftlichen (und zivilrechtlichen) Eigentum der Vermieter bzw. Verpächter. Daher können sie und nicht die Mieter (Pächter) die AfA als Betriebsausgabe geltend machen. Wann beginnt die Abschreibung? Die AfA ist erst ab der Inbetriebnahme (Nutzung) des Wirtschaftsguts zulässig. Der Anschaffungszeitpunkt hat keine Bedeutung. Bei hergestellten Wirtschaftsgütern kann mit der Abschreibung frühestens im Zeitpunkt der Fertigstellung begonnen werden. Voraussetzung ist aber wiederum, dass das Wirtschaftsgut auch tatsächlich in Betrieb genommen wird (z. B. nicht nur Testlauf). Eine Ausnahme besteht für Gebäude. Sie können bereits im Zeitpunkt der Anschaffung oder Fertigstellung (im Fall der Herstellung) abgeschrieben werden. Für Wirtschaftsgüter, die im Laufe eines Kalenderjahres angeschafft oder hergestellt worden sind, steht der gesamte auf ein Jahr entfallende AfA-Betrag zu, wenn deren Inbetriebnahme im ersten Halbjahr (bis zum 30.6.) erfolgt und die Wirtschaftsgüter somit mehr als sechs Monate genutzt werden. Bei einem späteren Nutzungsbeginn (nach dem ) kann nur die halbe Jahres-AfA angesetzt werden, da in diesem Fall das Wirtschaftsgut nicht länger als sechs Monate genutzt wird. Bei der Veräußerung von Wirtschaftsgütern steht dem Verkäufer die gesamte Jahres-AfA zu, wenn der Verkauf erst im zweiten Halbjahr erfolgt. Andernfalls kann nur die halbe Jahres-AfA geltend gemacht werden. Eine Maschine wird im Mai in Betrieb genommen und erst im August bezahlt. Da der Zeitpunkt der Inbetriebnahme für den Beginn der AfA entscheidend ist und die Maschine bereits in der ersten Jahreshälfte verwendet wird, steht die volle Jahres-AfA zu. Wenn die Inbetriebnahme erst nach dem erfolgt, kann nur die halbe Jahres-AfA geltend gemacht werden. Eine Maschine wird im Mai fertig gestellt und im Juni einem Probelauf unterzogen. Nach dem bestandenen Test wird die Maschine im Juli in der Produktion eingesetzt. Da ein Testlauf nicht als Inbetriebnahme gilt und daher der Einsatz im Betrieb maßgebend ist, steht im Jahr der Herstellung nur eine Halbjahres-AfA zu.

5 Absetzung für Abnutzung (AfA) Einkommensteuer Wie erfolgt die Abschreibung? Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten werden in jährlich gleich hohen Beträgen linear auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes verteilt. Die Formel lautet entweder AfA = Anschaffungskosten / Nutzungsdauer oder AfA = Anschaffungskosten AfA-Satz in Prozent / 100 % (AfA-Satz in Prozent = 100 % / Nutzungsdauer) Eine Maschine wird am um angeschafft. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer beträgt vier Jahre. Die im Jahr 2012 absetzbare AfA berechnet sich wie folgt: , / 4 = 2.500, oder AfA-Satz = 100 / 4 = 25 % Jahres-AfA = , 25 % / 100 % = 2.500, Was ist die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer? Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten sind auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zu verteilen. Diese ist nicht nach der oft längeren technischen Lebensdauer, sondern nach der objektiv zu erwartenden Nutzung im Betrieb (= wirtschaftliche Nutzungsdauer) zu bestimmen. Daraus folgt, dass die Nutzungsdauer für gleichartige Wirtschaftsgüter je nach ihrem Einsatz im Betrieb unterschiedlich lang sein kann. So unterliegt beispielsweise eine Maschine in einem Einschichtbetrieb einer anderen Abnutzung als eine in einem Mehrschichtbetrieb. Für bestimmte Anlagegüter ist die Nutzungsdauer allerdings festgelegt. Wirtschaftsgut Gebäude Computer angeschaffter Firmenwert Einrichtungsgegenstände (Bürosessel etc.) Lkw PKW und Kombi Software Nutzungsdauer ab Jahre ab 3 Jahre 15 Jahre 10 Jahre 4 Jahre 8 Jahre 3 bis 5 Jahre Eine Änderung der einmal festgelegten Nutzungsdauer ist nur dann zulässig, wenn eine wirtschaftliche Begründung vorliegt. Wie hoch ist die Bemessungsgrundlage? Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten bilden die Bemessungsgrundlage für die AfA. Wenn Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens in den Betrieb eingelegt wurden, stellen die entsprechenden Einlagewerte die AfA-Basis dar. Die dem Unternehmer für die Anschaffung oder Herstellung der Wirtschaftsgüter in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist grundsätzlich kein Bestandteil der AfA-Bemessungsgrundlage. Sie fließt nur dann in die Bemessungs-

6 Einkommensteuer Absetzung für Abnutzung (AfA) grundlage ein, wenn sich der Unternehmer die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen kann (siehe dazu auch Seite 235, Teil C, 1 Umsatzsteuer). Der Vorsteuerabzug ist für unecht umsatzsteuerbefreite Unternehmer (z. B. Banken, Ärzte, Kleinunternehmer) und für die Anschaffung oder Herstellung bestimmter Wirtschaftsgüter (z. B. Kfz, die nicht als Fahrschul- oder Mietfahrzeuge eingesetzt werden) ausgeschlossen. Bei der Übertragung stiller Reserven gilt der um die stillen Reserven gekürzte Betrag als Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Steuerfreie Zuschüsse aus öffentlichen Mitteln kürzen ebenfalls die Bemessungsgrundlage. Besonderheiten für Einnahmen-Ausgaben-Rechner Das für Einnahmen-Ausgaben-Rechner grundsätzlich geltende Zufluss-Abfluss- Prinzip ist nicht die für Anschaffung oder Herstellung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens anwendbar. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten dieser Wirtschaftsgüter sind daher nicht im Zeitpunkt der Bezahlung Betriebsausgaben, sondern zu aktivieren und bei abnutzbarem Anlagevermögen gleichmäßig auf den Zeitraum der Nutzungsdauer als AfA abzusetzen. Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind gesetzlich verpflichtet, eine Anlagenkartei (Anlagenverzeichnis) der im Betrieb verwendeten abnutzbaren Wirtschaftsgüter zu führen. Diese Verpflichtung stellt allerdings keine materielle Voraussetzung für die Inanspruchnahme einer AfA dar. Tipp: Unternehmer können bereits früher angeschaffte Fachliteratur, Büromöbel etc. ins Anlagevermögen einlegen (ohne Umsatzsteuer). Die eingelegten Wirtschaftsgüter führen zu einer höheren Abschreibung und mindern so den steuerpflichtigen Gewinn. Was ist bei der Abschreibung von Gebäuden zu beachten? Für zum Betriebsvermögen gehörende Gebäude (Gebäudeteile) ist die Abschreibungsdauer im Gesetz festgelegt. Die dort vorgesehenen AfA-Sätze sind immer dann anzuwenden, wenn der Steuerpflichtige keine kürzere Nutzungsdauer durch ein entsprechendes Gutachten nachweist. Sie gelten auch für Gebäude, die in gebrauchtem Zustand erworben wurden. Die gesetzlichen Abschreibungssätze stellen auf die Verwendung des Gebäudes (bzw. der Gebäudeteile) ab und betragen für: unmittelbar der Betriebsausübung eines Land- oder Forstwirts oder eines Gewerbetreibenden dienende Gebäude bis zu drei Prozent. Dient das Gebäude zu mindestens 80 Prozent unmittelbar der Betriebsausübung eines Land- und Forstwirts oder eines Gewerbetreibenden, beträgt die AfA für das gesamte Gebäude ebenfalls bis zu 3 Prozent. unmittelbar dem Betrieb des Bank- und Versicherungswesens, ähnlicher Dienstleistungen (z. B. Kredit-, Versicherungsvermittlung, Versicherungsberatung) oder der Dienstleistungen der Post und Telekom Austria Aktiengesellschaft dienende Gebäude bis zu 2,5 Prozent. Dient ein solches Gebäude

7 Absetzung für Abnutzung (AfA) Einkommensteuer zu mindestens 80 Prozent dem Kundenverkehr, beträgt die AfA das gesamte Gebäude bis zu drei Prozent. anderen betrieblichen Zwecken dienende Gebäude (z. B. freiberufliche Tätigkeit, Verwaltung) bis zu 2 Prozent. Für die steuerliche Behandlung von Gebäudeinvestitionen, die nicht im Zuge der Anschaffung oder Herstellung des Gebäudes getätigt werden, ist zwischen Herstellungs- und Erhaltungsaufwand zu unterscheiden: Investitionen, die Herstellungsaufwand darstellen (z. B. Zusammenlegung von Räumen, erstmaliger Einbau von Heizungen oder Aufzügen, Einziehen von Trennwänden; siehe auch Stichwort Instandsetzungsaufwendungen bei Gebäuden auf Seite 152) erhöhen den Restbuchwert des Gebäudes und sind im Rahmen der AfA als Betriebausgaben geltend zu machen. Investitionen, die dazu dienen, das Wirtschaftsgut in ordnungsgemäßem Zustand zu erhalten oder diesen wieder herzustellen (z. B. Austausch von Fenstern, Türen, Stiegen, Dächern, Aufzugs- und Heizungsanlagen, laufende Wartungsarbeiten, Ausmalen des Stiegenhauses, Neuanstrich der Fassade; siehe auch Herstellungs- und Erhaltungsaufwand), stellen Erhaltungsaufwand dar und sind bis auf wenige Ausnahmen sofort als Betriebsausgaben abzuziehen (siehe Herstellungs- und Erhaltungsaufwand). Diese Aufwendungen erhöhen daher nicht den Restbuchwert des Gebäudes und sind auch nicht erst im Zuge der AfA geltend zu machen. Im Ergebnis sind somit nachträgliche Gebäudeinvestitionen nur dann im Rahmen der Gebäudeabschreibung zu berücksichtigen, wenn es sich um Herstellungsaufwendungen handelt. Ein Hotelgebäude (Herstellungskosten: zwei Millionen Euro) wird im März 2003 fertiggestellt und sofort in Betrieb genommen. Der AfA-Satz beträgt 3 Prozent bzw. 33 B/ D Jahre ( 100 / 3 %). Im Februar 2012 wird in das Gebäude mit einem Herstellungsaufwand von ein Aufzug eingebaut. jährliche AfA bis zum Jahr , %) Buchwert 1. Jänner , ) Aufzugsanlage: , neuer Restbuchwert: Restnutzungsdauer: , 26B/ D Jahre ) 33B/ D 7) Der neue Restbuchwert ist auf die sich aus dem AfA-Satz von drei Prozent ergebende Restnutzungsdauer, das sind 26 B/ D Jahre, aufzuteilen. Die AfA kann mit drei Prozent von zwei Millionen Euro und mit 3,797 Prozent ( 100 / 26B/ D ) von oder mit einem einheitlichen Satz von 3,797 Prozent von berechnet werden. Die neue AfA beträgt somit