Volksbank Bigge-Lenne eg

Transkript

1 Themen dieser Ausgabe auf einen Blick: Vereinsspezial Inhaltsverzeichnis der bisherigen Ausgaben Aus dem Kreise der Leser wurde häufig die Frage an uns herangetragen, ob zum Thema SEPA bei Vereinen, Stiftungen oder sonstigen gemeinnützigen Gesellschaften Besonderheiten zu beachten sind. Viele Mitarbeiter/innen aus den Finanzabteilungen üben häufig ehrenamtliche Tätigkeiten rund um das Vereinsleben aus. Gerne entsprechen wir diesem Wunsch und haben auf den folgenden Seiten die zu berücksichtigenden Punkte aufgeführt. Welcher Handlungsbedarf besteht? Zieht Ihr Verein Beiträge bereits per Lastschrift (DTA-Verfahren) ein? NEIN JA Kein Handlungsbedarf (Barzahlung oder Überweisung durch die Mitglieder). Die Umstellung auf SEPA ist allerdings ein guter Zeitpunkt, um auf den Lastschrifteinzug zu wechseln. Dann müssen die DTA-Lastschriften spätestens zum auf SEPA-Lastschriften umgestellt werden! Was muss berücksichtigt werden? Für die Verwendung von SEPA-Lastschriften benötigen Sie eine Gläubiger-ID Den Aufbau kennen Sie bereits die Geschäftsbereichskennung (ZZZ) bietet Ihnen die Möglichkeit einer individuellen Nutzung. Aufbau der Gläubiger-Identifikationsnummer DE 78 ZZZ Iso-Ländercode Prüfziffer individuell nutzbar z. B. VOL = Volleyballabteilung FUS= Fußballabteilung Nationales Identifikationsmerkmal Für die Vergabe dieser Gläubiger-ID ist in Deutschland die Deutsche Bundesbank zuständig.

2 Die Vergabe erfolgt über das Internet: Die von der Deutschen Bundesbank zur Verfügung gestellte Gläubiger-Identifikationsnummer ist Ihrer Volks- oder Raiffeisenbank mitzuteilen, da diese dort hinterlegt sein muss. Des Weiteren ist die Gläubiger-Identifikationsnummer in der von Ihnen genutzten Vereinsverwaltungs- bzw. Zahlungsverkehrssoftware einzupflegen (nachfolgendes Bild verdeutlicht die Hinterlegung in der bei jeder Volks- und Raiffeisenbank erhältlichen VR-NetWorld-Software).

3 Die Gläubiger-Identifikationsnummer liegt vor was folgt nun? Grundsätzlich benötigt der Lastschrift-Einreicher (Verein) vom Bezogenen (Mitglied) ein SEPA- Lastschriftmandat Vergabe einer Mandatsreferenz (z. B. Mitglieder-Nummer max. 35-stellig) je SEPA-Lastschrift- Mandat Am ist die Umdeutungslösung in Kraft getreten, die es Inhabern von Einzugsermächtigungen ermöglicht, diese mittels einfacher Mitteilung an den Bezogenen (Mitglied) in ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat umzuwandeln Wichtig ist, dass nur gültige Einzugsermächtigungen (EZE) in SEPA-Mandate umgewandelt werden können. Daher ist es erforderlich, den Datenbestand an EZE s zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren bzw. ein neues Mandat einzuholen (gültig ist eine EZE nur in Schriftform mit der Unterschrift des Mitglieds) Sofern Sie von der Umdeutungslösung Gebrauch machen möchten, sind Ihre Mitglieder in geeigneter Form z. B. mittels Anschreiben über folgende Punkte zu informieren: Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz Umstellungstermin Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich. Die Inkasso-Vereinbarung mit Ihrer Bank muss das SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren beinhalten! Wie nutzt man die Möglichkeit der Umdeutung sinnvoll und richtig? Wenn Mitgliedsbeiträge in regelmäßigen Abständen und in gleicher Höhe eingezogen werden, kann mit dem Anschreiben auch die Verpflichtung der Vorabinformation erfüllt werden. Alle Mitglieder, von denen eine gültige EZE vorliegt, werden in geeigneter Form z. B. ergänzend zu einer ohnehin erfolgenden Kommunikation (Einladung zur Jahreshauptversammlung, Mitgliederzeitung, ) darüber informiert, dass ab einem bestimmten Termin der Einzug von Lastschriften auf das SEPA-Verfahren umgestellt wird, von der Umdeutungslösung Gebrauch gemacht wird, die Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins wie folgt lautet, die Mandatsreferenz wie folgt lautet (z. B. Mitglieds-Nummer), welche Beträge (Mitgliedsbeiträge, sonstige Leistungen) in welcher Höhe eingezogen werden.

4 Vorabankündigung (Pre-Notification) Verpflichtende Information des Vereins an das Mitglied über den anstehenden Einzug des Mitgliedsbeitrages Der Zahlungspflichtige kann so für ausreichende Kontodeckung sorgen Die Vorabankündigung kann auch separat per: Brief, Vertrag, Rechnung SMS, Telefon, , Fax, Mitglieder-Zeitschrift Einladung zur Jahreshauptversammlung Aushang im Vereinsschaukasten / am schwarzen Brett erfolgen Mandatsverwaltung / Mandatserstellung / Einzug der fälligen Aufträge Unsere VR-NetWorld-Software im Übrigen natürlich auch Profi cash und Geno cash unterstützt Sie nach den bislang getätigten Vorarbeiten: aktiv bei der Konvertierung bestehender Mitgliedsdaten (Kontonummer/Bankleitzahl) in IBAN / BIC bei der Erstellung von Mandaten aus bestehenden Lastschriften beim Druck/Versand der Mandate an das Mitglied zum Einholen eines Mandats beim Druck/Versand der Mandatsinformationen im Rahmen der Umdeutung einer Einzugsermächtigung in ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat bei der automatischen Anpassung der Lastschriftsequenz ( erstmalig zu wiederkehrend ) ACHTUNG Wenn die Satzung Ihres Vereins vorsieht, dass Bankaktivitäten (Zahlungen/Einzüge) nur von zwei Personen gemeinsam durchgeführt werden dürfen (z. B. durch zwei Unterschriften auf dem Disketten-Begleitzettel), dann sollten Sie berücksichtigen, dass die Einreichung von Datenträgern in Zukunft nicht mehr möglich ist. Verschiedene Software-Produkte bieten das 4-Augen-Prinzip für die Verarbeitung von Zahlungsaufträgen nicht an (z. B. VR-NetWorld-Software). Lösung 1: Nutzung von Profi cash mit HBCI Lösung 2: Satzungsänderung bei der nächsten Hauptversammlung Ein Mandat verfällt 36 Monate nach letztem Lastschrifteinzug (Achtung bei etwaiger Beitragsbefreiung!) Jetzt kann s losgehen! Wir freuen uns, wenn Ihnen unsere Newsletter bisher gefallen und Sie in Ihrer Vorbereitung auf SEPA unterstützt haben. Dies wird auch im diesem Jahr unser Antrieb sein. Wir wünschen Ihnen einen guten Start ins neue Jahr Ihr Firmenkunden-Team der

5 Inhalte der bisherigen SEPA-Newsletter Ausgabe 01/2012 Gültigkeitsbereich der SEPA (Länderübersicht) Zusammenhang SEPA / PSD (Payment Service Directive) Welche Länder und welche Währungen fallen unter die PSD? Ausgabe 02/2012 Welche Zahlungen sind von der PSD betroffen? Umsetzung der PSD in die nationale Gesetzgebung Wertstellung und Verfügbarkeit von Geldbeträgen Umdeutungslösung bei Einzugsermächtigungen Abbuchungsauftrag vs. SEPA-Firmen-Lastschrift Anhang: Musterbrief für die Ankündigung der Umdeutungslösung Ausgabe 03/2012 Unterschied Richtlinien / Verordnungen Ausführungsfristen / Laufzeiten Unwiderruflichkeit von Zahlungsaufträgen Welche Bereiche in einem Unternehmen sind von SEPA betroffen? Verabschiedung der EU-Verordnung zur Festlegung der technischen Vorschriften für Überweisungen und Lastschriften in Euro im Europäischen Parlament am Sonderregelung für das elektronische Lastschriftverfahren / Übergangsregelung für Verbraucher IBAN / BIC Ausgabe 04/2012 SEPA-Überweisung (SCT) Glossar Ausgabe 05/2012 SEPA-Lastschriftverfahren: Die Neuerungen (Gläubiger-ID, SEPA-Lastschriftmandate, Due Date, Pre-Notification) Ausgabe 06/2012 SEPA-Lastschriftverfahren Umdeutungslösung Glossar Anhang: Musterbrief für die Umdeutung Einzugsermächtigung SEPA-Basislastschrift-Mandat Ausgabe 07/2012 Die SEPA-Firmenlastschrift Ausgabe 08/2012 Aktuelles FAQ s, Teil 1 Ausgabe 09/2012 Praxistipps zum Umgang mit Mandaten FAQ s, Teil 2