Konzept Projekt-Management

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1 Konzept Projekt-Management

2 I N H A L T S V E R Z E I C H N I S Seite Inhaltsverzeichnis 1 1. Ausgangslage 2 2. Ziele 2 3. Aufbauorganisation (Schema) 3 4. Ablauforganisation (Schema) 4 5. Ablauforganisation, Gesamtverantwortung / Federführung, Kompetenzen, Aufgaben Anstoss / Vorstudie Hauptstudie Ausschreibung / Ausführung Abschluss 9 6. Hauptaufgaben, Kompetenzen, Verantwortung Glossar der Grundbegriffe 12 Anhang Projekt-Controlling-Datei 14

3 1. Ausgangslage Der Grosse Rat hat an der Grossrats-Session vom 1. Oktober 2001 den Landsgemeindebeschluss betreffend Erteilung eines Kredites für die Erweiterung des Alters- und Invalidenheimes Torfnest zur Überarbeitung zurückgewiesen. Die Standeskommission hat an der Sitzung vom 6. November 2001 (Prot. Nr. 1388) dazu im Sinne eines Rückblickes festgehalten, bei der Vorlage, bei welcher die Vorarbeiten von verschiedenen Departementen vorgenommen worden seien, würden offensichtlich gewisse Unklarheiten über die Hauptzuständigkeiten bestehen. Sie beauftragte deshalb das Finanzdepartement an der Sitzung vom 20. November 2001 (Prot. Nr. 1468) mit der Ausarbeitung eines Arbeitspapieres "Projekt-Controlling". Nachdem sich das Projekt- (Finanz) Controlling vom 17. Dezember 1999 in verschiedenen Projekten bewährt hat, ist anstelle eines neuen Arbeitspapieres das Konzept Projekt- (Finanz) Controlling überarbeitet und auf die neuen Gegebenheiten angepasst worden. Das vorliegende Konzept Projekt-Management ist zwingend anzuwenden, wenn ein Projekt (Bauten, Informatik, Kultur etc.) den Kreditrahmen von Fr. 250' übersteigt. Das Finanz-Controlling ist ein wichtiger Bestandteil des Projekt-Managementes. 2. Ziele 1. Ermittlung der Vorgaben der Projektinstanz (Entscheidungsträger) 2. Transparente und vollständige Investitionsbegehren für den Grossen Rat 3. Wirtschaftliche Zielerreichung des Projektes 4. Keine Kostenüberschreitungen 5. Volle Kostenwahrheit 6. Geeignete Kontroll- und Steuerungsinstrumente zur Verfügung stellen. Mit der Früherkennung sollen entsprechende Gegenmassnahmen getroffen werden, um Fehlentwicklungen zu verhindern. 7. Klare Aufteilung und Regelung der Aufgaben, der Kompetenzen und der Verantwortung Appenzell, 1. Juli 2002 Namens Landammann und Standeskommission Der reg. Landammann: Der Ratschreiber: Bruno Koster Franz Breitenmoser

4 3. Aufbauorganisation - Entscheid ab Fr. 1.0 Mio.* Grosser Rat - Entscheid ab Fr Mio. bis Fr. 1.0 Mio.* - Entscheid bis Fr Mio.* - Vorsitzender (Dep. Vorsteher) - Benutzerdepartement - Ausführendes Departement - Projektleiter - Controller (Finanzdepartement) Landsgemeinde Standeskommission Lenkungsausschuss Projektteam - Projektleiter - Benutzerdepartement - Ausführendes Departement - Externe Vertragspartner * gilt nur für freie Beschlüsse im Sinne von Art. 7ter der Kantonsverfassung

5 4. Ablauforganisation Anstoss / Vorstudie Benutzerdepartement Kosten ab Fr. 10' Antrag Projektierungskredit Projektorganisation an StK Die Standeskommission lehnt den Projektierungskredit ab Entscheid StK Projektierungskredit bis Fr. 250'000.--* Projektorganisation Die Landsgemeinde lehnt den Rahmenkredit ab Der Grosse Rat lehnt den Rahmenkredit ab Hauptstudie Benutzerdepartement Kosten gemäss Projektierungskredit Antrag Rahmenkredit an StK Die Standeskommission lehnt den Rahmenkredit ab, evt. neuer Projektierungskredit Rahmenkredit ab Fr. 1'000'000.--* Entscheid Grosser Rat Rahmenkredit ab Fr. 250'000.--* Entscheid StK Entscheid Landsgemeinde Rahmenkredit bis Fr. 250'000.--* Rahmenkredit bis Fr. 1'000'000.--* Ausschreibung / Ausführung Ausführendes Departement Abschluss Ausführendes Departement *gilt nur für freie Beschlüsse im Sinne von Art. 7ter der Kantonsverfassung Schlussbericht Schlussabrechnung Ausführendes Departement an kreditgebende Stelle

6 5. Ablauforganisation, Gesamtverantwortung / Federführung, Kompetenzen, Aufgaben 5.1. Anstoss / Vorstudie - Gesamtverantwortung / Federführung: Benutzerdepartement - Mitwirkung: Ausführendes Departement - Kompetenzen: Kredit bis zu Fr. 10' innerhalb des Budgets oder Kreditbewilligung durch die StK Aufgaben Ausführung Aufgaben - Erstellung Vor-Konzept: Benutzerdepartement 1. Ausgangslage / Bedürfnisnachweis Benutzerdepartement 2. Ziele Benutzerdepartement 3. Mögliche Varianten für die Zielerreichung (Grobkostenschätzung +/- 25%, inkl. Beiträge Dritter, MWST) Externe Vertragspartner 4. Rentabilitätsberechnung, Folgekosten (Personalaufwand etc.) Benutzerdepartement 5. Terminplan Benutzerdepartement 6. Vorschlag Aufbauorganisation (Benennung Lenkungsausschussmitglieder) Benutzerdepartement 7. Projektierungskredit Benutzerdepartement 8. Anträge an die Standeskommission (Lenkungsausschuss, Projektierungskredit, weiter zu verfolgende Varianten) Benutzerdepartement

7 5.2. Hauptstudie - Gesamtverantwortung / Federführung: Benutzerdepartement - Mitwirkung: Ausführendes Departement - Kompetenzen: Gemäss genehmigtenm Projektierungskredit Allgemeine Aufgaben / Überwachungsaufgaben Ausführung Aufgaben Allgemeine Aufgaben - Bildung Lenkungsausschuss gemäss Entscheid Standeskommission Benutzerdepartement - Auftragsvergabe Projektierung gemäss Kreditbeschluss Standeskommission Lenkungsausschuss - Zuweisung Konto-Nummer Buchhaltung, Überwachungsintervall, Kommunikation Controller - Erstellung Haupt-Konzept: Projektteam 1. Ausgangslage / Bedürfnisnachweis Benutzerdepartement 2. Ziele Benutzerdepartement 3. Mögliche Varianten für die Zielerreichung Projektteam 4. Vor- und Nachteile der Varianten (inkl. Rentabilitätsberechnung, Folgekosten) Projektteam 5. Entscheid über die bevorzugte Variante mit Begründung Projektteam 6. Kostenvoranschlag (KV +/- 10% plus 5-10% offen ausgewiesene Reserven, inkl. Beiträge Dritter, MWST) 7. Kostenübersicht (Aufgelaufene Kosten + KV = Gesamtkosten, Gesamtkosten - Beiträge Dritter = Nettokosten) Externe Vertragspartner Controller 8. Finanzierungsvorschlag Controller 9. Terminplan / Aufteilung in Meilensteine Projektteam

8 Allgemeine Aufgaben / Überwachungsaufgaben Ausführung Aufgaben - Bereitstellen Zahlenmaterial Controller - Koordinationsstelle Projektmitarbeiter und Lenkungsausschuss (Kommunikation im Projekt!!!) Projektleiter - Abrechnung Projektierungskredit Projektleiter - Antrag Genehmigung Hauptstudie, Abrechnung Projektierungskredit an den Lenkungsausschuss Projektleiter - Antrag Genehmigung Hauptstudie, Abrechnung Projektierungskredit an die Standeskommission Benutzerdepartement Überwachungsaufgaben - Überwachung Auftragsvergabe Controller - Überprüfung korrekte Verbuchung Controller - Erstellung Soll-/Ist-Vergleiche Controller - Information an Säckelmeister bei Kostenüberschreitung von mehr als 5 %, aber mind. Fr. 25' Controller

9 5.3. Ausschreibung / Ausführung - Gesamtverantwortung / Federführung: Ausführendes Departement - Mitwirkung: Benutzerdepartement - Kompetenzen: Gemäss genehmigtem Kostenvoranschlag Allgemeine Aufgaben / Überwachungsaufgaben Ausführung Aufgaben Allgemeine Aufgaben - Ausschreibungsverfahren / Überprüfung der eingegangenen Offerten Projektleiter / Externe - Definitiver Vertrag mit externen Vertragspartnern (Pauschalhonorar) Vertragspartner - Vorbereitung Auftragsvergabe und Antrag an den Lenkungsausschuss - Auftragsvergabe Lenkungsausschuss - Umsetzen der Planung in eine betriebsfertige Lösung Projektteam - Koordinationsstelle Projektmitarbeiter und Lenkungsausschuss (Kommunikation im Projekt!!!) Projektleiter - Entscheid über Zusatzkredite innerhalb des Kostenvoranschlages für Erweiterungen des Projektes Lenkungsausschuss Überwachungsaufgaben - Überwachung materielle Projektfortschritte Projektleiter - Überwachung Gesamtprojekt Lenkungsausschuss - Überwachung Auftragsvergabe Controller - Überprüfung korrekte Verbuchung Controller - Erstellung Soll-/Ist-Vergleiche Controller - Überwachung Bundessubventionszahlungen (Einfordern von Teilabrechnungen durch den Projektleiter) Controller - Information an Säckelmeister bei Kostenüberschreitung von mehr als 5 %, aber mind. Fr. 25' Controller

10 5.4. Abschluss - Gesamtverantwortung / Federführung: Ausführendes Departement - Mitwirkung: Benutzerdepartement Aufgaben Ausführung Aufgaben - Abnahme Projekt Lenkungsausschuss - Schlussbericht und Schlussabrechnung zur Genehmigung an den Lenkungsausschuss Projektleiter - Schlussbericht und Schlussabrechnung zur Genehmigung an die krediterteilende Stelle (Standeskommission) - Schlussbericht Controlling Controller Lenkungsausschuss - Genehmigung Schlussbericht und Schlussabrechnung Krediterteilende Stelle

11 6. Hauptaufgaben, Kompetenzen, Verantwortung Entscheidungsinstanzen / Projektbeteiligte Hauptaufgaben Kompetenzen Verantwortung Landsgemeinde Grosser Rat - Bewilligung Kredite ab Fr. 1'000' Bewilligung Kredite ab Fr. 250' bis unter Fr. 1'000' Genehmigung Schlussbericht - Genehmigung Schlussabrechnung Standeskommission - Strategische Führung - Bewilligung Kredite bis Fr. 250' Politische Gesamtverantwortung - Politische Überwachung / Aufsicht - Genehmigung Zusatzkredite - Genehmigung Nachtragskredite - Genehmigung Schlussbericht - Genehmigung Schlussabrechnung Benutzerdepartement - Mitglied im Lenkungsausschuss - Mitglied im Projektteam - Stellt den Vorsitzenden des Lenkungsauschusses bis zur Hauptstudie - Erstellung Vor- und Hauptstudie - Krediteinholung Ausführendes Departement - Mitglied im Lenkungsausschuss - Mitglied im Projektteam - Stellt den Vorsitzenden des Lenkungs ausschusses nach der Hauptstudie - Kreditfreigabe bis Fr. 10' beim Anstoss / Vorprojekt innerhalb des Budgets - Mitsprache in materieller und finanzieller Hinsicht - Mitsprache in materieller und finanzieller Hinsicht - Gesamtverantwortung / Federführung bis zur Hauptstudie, welche zum Entscheid über den Rahmenkredit führt - Gesamtverantwortung / Federführung nach dem Entscheid über den Rahmenkredit bis zum Abschluss des Projektes - Überwachung materiell - Kontrolle Rechnungen materiell - Stellt meistens den Projektleiter

12 Entscheidungsinstanzen / Projektbeteiligte Hauptaufgaben Kompetenzen Verantwortung Lenkungsausschuss - Überwachung Finanzen - Kreditfreigabe innerhalb Rahmenkredit - Finanzielle Gesamtverantwortung - Überwachung Pflichtenhefte - Überwachung Termine / Meilensteine - Auftragsvergabe - Steuert das Projekt - Zusatzkredite oder Nachtragskredite bis Fr. 25' oder max. 5 % des bewilligten Rahmenkredits Vorsitzender Lenkungsausschuss - Visierung der Rechnungen Projektteam - Projekt-Planung (Hauptstudie) - Vorschlagsrecht - Projekt-Realisation Projektleiter - Mitglied im Lenkungsausschuss - Verfügt über die bewilligten Kredite des - Materielle Gesamtverantwortung - Führung Projektteam Lenkungsausschusses - Finanzielle Mitverantwortung, indem - Visiert und kontiert Rechnungen - Mitsprache in materieller und finanzieller der Projektleiter Mitglied des Len- Hinsicht - Kommunikation im Projekt kungsausschusses ist. - Schlussbericht, Schlussabrechnung Controller - Mitglied im Lenkungsausschuss - Mitsprache in finanzieller Hinsicht - Korrektes Zahlenmaterial - Überwachung Auftragsvergabe - Informationsfluss an Säckelmeister - Überprüfung korrekte Kontierung - Erstellung Soll-/Ist-Vergleiche - Bereitstellen von Zahlenmaterial - Überwachung Bundessubventionen - Informationen an Säckelmeister Externe Vertragspartner - Mitglieder im Projektteam - Vorschlagsrecht - Wirtschaftliche Zielerreichung - Gemäss Vertrag - Finanzielle Mitverantwortung - Informationen an Projektleiter - Informationen an Controller

13 7. Glossar der Grundbegriffe Ausführendes Departement: Das ausführende Departement trägt die Gesamtverantwortung von der Ausschreibung bis zum Abschluss des Projektes. Es ist möglich, dass das ausführende Departement identisch mit dem Benutzerdepartement ist (z.b. Strassenbauprojekte). Benutzerdepartement: Controller: Finanz-Controlling: Lenkungsausschuss: Nachtragskredit: Projekt: Das Benutzerdepartement ist dasjenige Departement, welches vom realisierten Projekt direkt profitiert. Es definiert seine Wünsche und erbringt den Bedürfnisnachweis. Das Benutzerdepartement trägt die Gesamtverantwortung bis zum Abschluss der Hauptstudie. Der Controller ist Mitglied im Lenkungsausschuss und überprüft systematisch die finanziellen Konsequenzen der Entscheidungen im Lenkungsausschuss. Mit Abweichungsanalysen wird der Stand eines Projekts eruiert und bewertet. Anschliessend werden korrigierende Massnahmen vorgeschlagen, welche das Projektteam umsetzt. Der Lenkungsausschuss ist das oberste Organ in der Projektorganisation. Das Projekt wird nach materiellen und finanziellen Gesichtspunkten überwacht und gesteuert. Meistens führt der Departementsvorsteher den Lenkungsausschuss. Damit steht dem Departementsvorsteher ein äusserst wirksames und aktives Führungsinstrument zur Verfügung. Der Lenkungsausschuss besteht üblicherweise aus mindestens 3 Personen, dem Vorsitzenden, dem Projektleiter und dem Controller. Der Projektleiter und der Controller können sehr kleine Projekte selbständig abwickeln. Der Nachtragskredit wird bei einer sich abzeichnenden Kostenüberschreitung eingeholt und verhindert somit eine eigentliche Kostenüberschreitung. Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben mit begrenzter Zielsetzung mit einem Projektstart und einem Projektende

14 Projektierungskredit: Projektleiter: Projektteam: Rahmenkredit: Zusatzkredit: Der Projektierungskredit umfasst die Kosten für die Hauptstudie. Er wird separat abgerechnet. Der Projektleiter ist Mitglied im Lenkungsausschuss und trägt die Gesamtverantwortung für die materielle und finanzielle Zielerreichung des Projektes. Zusätzlich sorgt er für den Informationsfluss zwischen dem Lenkungsausschuss und dem Projektteam. Das Projektteam wird vom Projektleiter präsidiert. Es besteht in der Regel aus je einem Mitglied des ausführenden Departementes, des Benutzerdepartementes und der externen Vertragspartner. Beim Rahmenkredit werden Zweck und Höchstbetrag (Maximalbetrag) für das gesamte Projekt genehmigt (ohne Projektierungskosten). Finanzielle Verschiebungen zwischen Projektteilen im Rahmen des Höchstbetrages sind zulässig. Der Zusatzkredit ist ein Ergänzungsbegehren zu einem projektbezogenen Rahmenkredit und ist bei jeder Projekterweiterung einzuholen (innerhalb des Kredites beim Lenkungsausschuss oder bei einer Kreditüberschreitung von der Standeskommission).

15 Projekt-Controlling-Datei Anhang Projektname Sanierung B4 Projektierungskr. FIBU-Konto / Rahmenkredit 2'160' Projektdauer Nachtragskredit Datum letzte Benutzerdepartement GSD Zusatzkredit Änderung Fachstelle BUD Gesamtkosten 2'160' Projektleiter: Präs. Lenkungsausschuss Hans Sutter Projektleiter Fritz Wiederkehr / Hochbauamt Bundessubv. - Datum letzte Externer Vertragspartner Gächter & Wuest Änderung Controller Christian Moser Controller: Ziel Projekt Sanierung Geschoss B4 Bettentrakt Vom Projektleiter auszufüllen Vom Controller auszufüllen Kostengliederung Bewilligter Aufträge Abweichung Bezahlte eff. Abweichung Kredit vergeben offen Total +/- Rechnungen +/- 211 Baumeisterarbeiten 121' ' ' ' ' ' Montagebau in Holz 51' ' ' ' ' ' Fenster/Aussentüren/Tore 74' ' ' ' ' ' Spenglerarbeiten 13' ' ' ' ' ' Blitzschutz Bedachung 10' ' ' ' ' ' Dichtung + Dämmungen 16' ' ' ' ' ' Sonnenschutz 11' ' ' ' ' ' Elektroanlagen 200' ' ' ' ' ' ' HLK-Anlagen 177' ' ' ' ' ' Sanitäranlagen 290' ' ' ' ' ' Gipserarbeiten 119' ' ' ' ' ' Metallbauarbeiten 13' ' ' ' ' ' Schreinerarbeiten 256' ' ' ' ' ' Schliessanlage 19' ' ' ' ' Elementwände 24' ' ' ' ' ' Bodenbeläge 92' ' ' ' ' ' Wandbeläge 43' ' ' Deckenverkleidung 85' ' ' ' ' Malerarbeiten 19' ' ' ' ' ' Baureinigung 11' ' ' ' ' Unvorhergesehenes 47' ' ' ' ' Honorare 412' ' ' ' ' Baunebenkosten 40' ' ' ' ' Vorbereitungsarbeiten 5' ' ' ' Rundung 1.00 Total Projektierungskosten 2'160' '137' ' '140' ' '302' '654.35