MBI Niederwimmer Ges.m.b.H. A-4020 Linz, Hamerlingstr. 42 Tel. +43 (0) Fax

Transkript

1 ZEIT+letter Statistiken und Sonderthema Individuelle Auswertungen ZEIT+letter Statistiken und Individuelle Auswertungen Zeiterfassung, BDE Liebe ZEIT+ Familie, Liebe LOGA Vplus-Kunden, Individuelle Auswertungen und Statistiken sind aus dem Alltag der Personalabteilung nicht mehr wegzudenken. Allzu oft stellen wir fest, dass diese Berichte immer noch durch Abtippen sogenannter normaler Auswertungen entstehen. Aus diesem Grund wollen wir Ihnen hier einen kleinen Überblick über Möglichkeiten individueller Auswertungen und Reports mit ZEIT+ und BDE+ geben. Für viele dieser Techniken stehen detaillierte Beschreibungen zur Verfügung. Bei Bedarf senden wir Ihnen diese gerne zu. Beachten Sie aber, dass nachfolgende Beispiele unter Windows-XP mit MS Office 2000 erstellt wurden. Aufgrund anderer Umgebungsbedingungen oder Security- Einstellungen auf Ihrem PC oder Netzwerk ist eine telefonische Unterstützung durch unsere Hotline fast unmöglich. Für einige Tätigkeiten ist möglicherweise Unterstützung durch Ihre Systemadministratoren notwendig. Eine effiziente Betreuung kann also nur Vorort durch unsere Berater erfolgen. Ihr ZEIT+ Team Aktuelle Informationen zu ZEIT Auswertungen auf Basis Dienstnehmerliste Die einfachste Form der Berichte sind Dienstnehmerlisten direkt am System IBM iseries (AS/400). Die Sortierung und Gruppierung (inkl. Zwischensummen) umfasst alle Sortierfelder von ZEIT+ (Firma, Werk, Abteilung, Kostenstelle,... Ind. Sort.Felder, Name). Je Variante können Sie bis zu 18 Spalten frei definieren. z.b.: Sollzeit, Istzeit, Urlaubsstand, ZA-Stand, Urlaubsverbrauch, Abwesenheiten, Überstunden, usw. Personenbezogene Auswertungen sind ebenso möglich wie z.b. nachfolgender Kostenstellenvergleich. Kostenstelle Anz. Soll Gesamt davon davon Mitarb. zeit zeit +/- Ü.Std Schlosserei : : : Kfm.Verwaltung : :33 0: : :53 32: :53 Details finden Sie in der Hilfe des Formates G2, Art: M, Programm DNL, in Ihrem Handbuch (elektronisch auf den PTF-CD s) unter Auswertungen oder in den Kursunterlagen ZEIT+ Auswertungen. ZEIT+ Auswertungen können automatisch in pdf konvertiert werden. Verteilung per ist nicht nur bequemer - sieht auch besser aus und schon ist Ihre alte Liste modern. Export-Datenbank... Zauberwort ODBC So werden Auswertungen der Zeiterfassung einfach! Auswertungen auf Basis der Dienstnehmerliste haben noch einen Vorteil: Am System AS400 können Sie in den Dateien ZMIKPF (Überschriften) und ZMI (Auswertungszeilen) Summensätze ablegen, auf die Sie mit PC-Anwendungen ganz einfach zugreifen können. Ab 2004 gibt es eine neue Datei ZFCDAT (Format G2: T ESD x) aus der Sie Daten verdichtet einlesen können. Dazu ist es nicht erforderlich, dass Sie die Dateien auf Ihren PC kopieren. Erstellen Sie eine ODBC-Verbindung. Dann können Sie z.b. aus Excel oder Access über eine Verknüpfung oder Abfrage direkt auf die Daten am System AS/400 zugreifen. Beispiele und Musteranwendungen finden Sie auf nachfolgenden Seiten. Fordern Sie unsere Beschreibung zum Erstellen einer ODBC-Verbindung zu ZEIT+ an. oder wenden Sie sich an Ihre Berater

2 ZEIT+letter Sonderthema Statistiken, Individuelle Auswertungen Seite 2 Auswertungsbeispiele über ODBC-Verbindung Microsoft Access Übersicht aller mit Dienstnehmerlisten erstellten Statistiken. Klick auf den Button Detail Spalte markieren und sortieren oder Filter einschalten. Mit Hilfe der Standardfunktionen von MS Access können Sie Ihre Berichte noch anpassen und bei Bedarf drucken oder exportieren. unser Muster samt Beschreibung. Microsoft Excel Direktzugriff auf die Datei ZW2 Excel PivotTables oder Charts sind einfacher erstellt, als man glaubt. unsere Muster-Excel und -Abfragen samt Beschreibung.

3 ZEIT+letter Sonderthema Statistiken, Individuelle Auswertungen Seite 3 ZEIT+ BDE+ Statistiktool ZEIT+ Statistiken mit winclient Im winclient ist bereits ein Online- Statistiktool integriert. Individuelle Anzeigen mit voll variablen Hierarchien (die starren Sortierfolgen sind aufgehoben) sowie firmenübergreifende Berichte sind Standard. Dabei stehen im Prinzip die gleichen Daten wie in Dienst-nehmerlisten (also alle relevanten Daten) mit zusätzlichen Rechen-funktionen zur Verfügung. Hierarchischer Abstieg bis ins Detail Beim Aufruf geben Sie Ihre Auswahlkriterien ein: Daten werden angezeigt Hierarchischer Abstieg in den Gruppensummen bis hin zur Einzelbewegung. Abwesenheits-% durch Mausklick auf Spalte % sortiert als Hitliste Wenn Sie berechtigt sind, können Sie die Daten auch ändern. Beispiel rechts: Auswahl eingeben (Mitarbeiter, Datum,...) Ansehen Klick auf Spalte Anwesend Schon haben Sie eine Hitliste der Tagesarbeitszeit. Doppelklick und Ändern oder Genehmigen... einfacher geht s nicht!

4 ZEIT+letter Sonderthema Statistiken, Individuelle Auswertungen Seite 4 Daten über Button direkt in Excel übergeben Im winclient können Sie neben der bereits bekannten indiv. Gestaltbarkeit der Formate auch PC- Programmaufrufe (Instand-haltung, CAD,...), Verknüpfungen (Zeichnungen aus dem CAD, Mitarbeiterarchiv, Fotos,...), oder Datenexporte realisieren. BDE+ Statistiken mit winclient So können Sie z.b. Daten über Button direkt an Excel übergeben. BDE+ Statistik mit Button Aufruf Excel Nebenstehendes Beispiel zeigt die Excel-Übergabe aus dem BDE+ Statistik-Tool mit Filtern, Pivot- Tabellen und Grafiken für Vergleiche, die wir als Muster mitliefern. unsere Muster samt Beschreibung. Tipp f. BDE+ Kunden Greenscreen: Auch Sie verfügen über ein Statistik- Tool (Definition Format FI, Aufruf Format MI). Aus Platzgründen können im Greenscreen nur 3 Wertspalten angezeigt werden. Maschine

5 ZEIT+letter Sonderthema Statistiken, Individuelle Auswertungen Seite 5 Komplexe Statistiken in maximal 5 Minuten! Zusätzlich zu klassischen Managementberichten stehen auch Arbeitshilfen für das Personalbüro (Schichtplaner) zur Verfügung. EIS+ kann darüber hinaus als Frühwarnsystem eingesetzt werden. Mit Hilfe frei definierter Bedingungen (z.b. Krank-% zu hoch) können Ausnahme-ereignisse erzeugt und einem zugeordneten Personenkreis über zugestellt oder automatisch in eine Intranet- Seite kopiert werden. Bei Einsatz der Vollversion EIS können Sie auch Daten aus anderen Unternehmensbereichen auswerten. EIS+ Data-Warehouse Detailinformationen finden Sie auf der Downloadseite in unserer Homepage