Libre-/Openoffice. Calc Tabelle: Dienstplan

Transkript

1 Libre-/Openoffice Calc Tabelle: Dienstplan Das Tool wurde von einer Excel-Arbeitsmappe konvertiert was in den wenigsten Fällen reibungslos verläuft. Es wurden die notwendigen Anpassungen vorgenommen und einige Ergänzungen hinzugefügt. Die Konversion wurde mit LibreOffice durchgeführt und getestet. Es ist recht wahrscheinlich, dass das Tool auch mit einer aktuellen Version von Openoffice funktioniert, getestet wurde es aber nicht. Von älteren Versionen wird, auch unter dem Sicherheitsaspekt, abgeraten. Die Anleitung und die Abbildungen beziehen sich auf die genannte Version. Das Dienstplan-Tool besteht aus Teilen: Das Stammdatenblatt: In diese Tabelle werden die Daten der Arbeitsstelle und der Mitarbeiter eingetragen. Diese Tabelle ist die einzige Möglichkeit, die Daten in die Planungstabelle zu übertragen. Das Planungtool: Hier wird der Dienstplan erstellt und ausgedruckt. Durch die Trennung von Planungstabelle und Datenblatt ist es möglich, später Änderungen am Planungstool vorzunehmen ohne jedes mal die Daten neu eingeben zu müssen. Das Stammdatenblatt Der einzige Zweck dieser Tabelle ist, die Daten der Arbeitsstelle und der Mitarbeiter zu erfassen. Die Daten werden in die weißen Felder entsprechend eingetragen und die Datei unter einem beliebigen Namen gespeichert gespeichert. Diese Datei wird bei jeder Änderung der Mitarbeiterdaten und bei jedem Update des Planungs-tools benötigt und sollte daher abgespeichert werden! Das Stammdatenblatt funktioniert mit Openoffice sowohl als Excel- als auch als Openoffice-Dokument. Unter Excel muss es zwingend ein Excel-Dokument sein. Seite

2 Das Planungs-Tool Das Planungs-Tool besteht Calc- Arbeitsmappe mit mehreren Arbeitsblättern. Die verschiedenen Blätter sind über Schaltflächen links unten zu erreichen, die den Reitern vom Karteikarten nachempfunden sind. Planung: Dies ist das einzige Blatt, auf dem Eingaben gemacht werden können. Darauf geschieht die gesamte Planung des Dienstplanes. Alle anderen Blätter stellen den Dienstplan in verschiedenen Ansichten dar und dienen nur zum Ausdruck. Übersicht : Dieses Blatt stellt eine Monatsübersicht des Dienstplanes für sieben Mitarbeiter dar. Für Gruppen mit mehr als sieben Mitarbeitern ist ein weiterer Reiter für eine. Seite möglich. Monat : Dieses Blatt stellt ebenfalls eine Monatsübersicht, aber nur mit sechs Mitarbeitern dar. Am rechten Rand werden dafür Kommentare angezeigt. Auch hier ist eine. Seite möglich, um dann Mitarbeiter darstellen zu können. Woche bis Woche 6: Je nach Lage der Wochen im Monat werden auf 4 6 Blättern die einzelnen Wochen des Dienstplanes dargestellt. Das entspricht der derzeit gültigen Vorschrift. In der Openoffice Version werden je nach Mitarbeiterzahl die Reiter der entsprechenden Blätter automatisch eingeblendet. Bei mehr als sechs Mitarbeitern sind Übersichtsblätter, Monatsblätter und alle für den jeweiligen Monat benötigten Wochenblätter mit Mitarbeiterspalten sichtbar. Seite

3 .. Einrichtung Das Sicherheitskonzept Das Sicherheitskonzept von Openoffice verhindert in der Standardeinstellung, dass nicht signierte Makros in Dateien ausgeführt werden. Dies ist eine Vorsichtsmaßnahme, da Makros schädlichen Code enthalten können. Da das signieren von Makros erheblichen Aufwand mit sich bringt und für uns nicht praktikabel ist, muss die Sicherheitseintellung verändert werden. Im Menü 'Extras' den Punkt 'Optionen...' wählen. Im erscheinenden Dialog links den Punkt 'Sicherheit' und dann rechts 'Makrosicherheit' wählen. Ein weiterer Dialog erscheint. Hier die Option 'Mittel' auswählen. Zur Vereinfachung beim öffnen künftiger Dokumente kann unter dem Reiter 'Vertrauenswürdige Quellen' ein Ordner oder mehrere angegeben werden. Dateien die aus diesen Ordnern später geladen werden, werden ohne Rückfrage mit den Makros geladen. Seite 3

4 . Die erste Benutzung Bevor mit dem Planungs-tool gearbeitet werden kann, müssen zunächst die Daten aus dem Stammdatenblatt übernommen werden. Die Datei kann im Excel- oder Openoffice-format vorliegen. Gegebenenfalls ist es auch möglich, die Daten aus einer anderen Planungsdatei auszulesen. Oben rechts von der Datumseingabe auf den Button 'Setup' klicken. Es öffnet sich ein weiterer Dialog mit zusätzlichen Möglichkeiten. Hier den Button 'Mitarbeiter einlesen' anwählen. Es öffnet sich die Dateiauswahl. Der Windows Dateiwähler zeigt immer den zuletzt benutzen Ordner. Wenn die Planungsdatei schon abgespeichert wurde, wird links oben () der Eintrag 'Anwendungslinks' angezeigt. Über diesen Link erreicht man schnell den Ordner in dem die Planungsdatei gespeichert ist. Hat man den Ordner mit der Stammdaten-Datei gefunden. lässt sie sich rechts () wie gewohnt auswählen. Wenn kein Fehler aufgetreten ist, schließt sich der Dialog und die Mitarbeiter sind auf der Planungsseite rechts eingetragen. Dieser Vorgang muss bei jeder Änderung der Mitarbeiterdaten und bei jedem Update der Planungsmappe wiederholt werden. Die Stammdaten Datei sollte für diesen Zweck aufbewahrt werden damit die Daten nicht jedes mal neu eingegeben werden müssen. Der Vorgang kann auch nachträglich ausgeführt werden und z.b. Mitarbeiterdaten zu korrigieren. Allerdings ist zu empfehlen die Planung vorher abzuspeichern, damit bei einem Fehler in der Übertragung keine Daten verloren gehen. Seite 4

5 .3 Das Eintragen der Monatsdaten Auf der Planungsseite werden oben rechts der aktuelle Monat und das Jahr [] eingetragen. Daraus errechnet das Programm die Lage der Wochenenden und Feiertage, sowie Arbeitstage, Arbeitsstunden der Mitarbeiter. Rechts davon wird der Name des Dienstplan-Erstellers sowie das Erstellungsdatum [] eingetragen. Diese Daten werden auf den offiziellen Wochenplan übertragen..4 Abweichende Monatsstunden Falls bei einem Mitarbeiter die berechneten Sollstunden für den Monat von den tatsächlichen abweichen, z.b. weil das Dienstverhältnis nicht den vollen Monat andauert, können die Sollstunden für jeden Mitarbeiter manuell eingegeben werden. Dieses Feld soll wirklich nur in Ausnahmefällen benutzt werden!. Das Feld über den Sollstunden ist grau hinterlegt. Hier wird die korrekte Stundenzahl eingetragen.. Die Farbe des Feldes wechselt auf Orange, die Farbe der Sollstunden auf gelb. Die Farbe des Feldes links von Korrekturfeld wechselt ebenfalls auf Orange, da die anderen beiden Felder später im Monat verdeckt werden. Ein versehentlicher Eintrag soll so besser zu sehen sein. Die eingetragenen Stunden werden in den Sollstunden übernommen.. Planung Die Planung der Dienststunden wird im Hauptfeld unter der Kalenderleiste [] vorgenommen. Das Blatt ist so eingestellt, dass der linken Seite immer Mitarbeiternamen, die Felder für freien Tage und die +/- Stunden sichtbar bleiben. auf die die [] Ebenso sind oben die Kalenderleiste, die Feiertage und die Bemerkungsfelder [] immer zu sehen. Groß- oder Kleinschreibung spielt grundsätzlich keine Rolle. Seite 5

6 . Die Eingabe der Dienstzeiten Von oben nach unten dienen die ersten beiden Felder [][] der Eingabe der Dienstzeit. Die Reihenfolge der Zeiten muss nicht beachtet werden. Sie wird im Ausdruck immer richtig dargestellt. Wird für einen Tag nur eine Zeit benötigt, kann sie in ein beliebiges Feld eingetragen werden. Auch das wird im Ausdruck korrigiert. Es gelten folgende Regeln: 3 : Erste Zeit : Zweite Zeit 3: Nachtbeitschaft Es sind nur volle und halbe Stunden gültig. Das Trennzeichen zwischen Stunden und Minuten kann ein Doppelpunkt (6:00) ein Punkt (6.00) oder ein Komma (6,00) sein. Die Zeiten lassen sich somit komplett auf dem Ziffernblock der Tastatur eingeben. Im Ausdruck erscheint immer ein Doppelpunkt (06:00). Ganze Stunden können ohne Minuten eingegeben werden (6) und erscheinen im Ausdruck korrekt (06:00). Halbe Stunden können mit dem Pluszeichen (+) vereinfacht werden. (6+ ergibt 06:30) Das Trennzeichen zwischen den Zeiten muss ein Minus (-) sein. Die Zeiten dürfen sich nicht überlappen. Zeiten über Mitternacht hinaus (z.b. :00 3:00 Uhr) werden richtig berechnet (im Bsp.: 6,00 Std.). Gesamtzeiten über 3 Stunden können nicht berechnet werden und sind damit ungültig. Leerzeichen werden ignoriert. Das Programm versucht Eingabefehler zu erkennen und zeigt nach Möglichkeit das fehlerhafte Feld durch eine farbliche Markierung an. In einigen Fällen ist das mit vertretbarem Aufwand nicht möglich, so dass das falsche Feld markiert wird. Möglicherweise gibt es auch Eingabefehler, die nicht erkannt werden. Markierungen können in zwei Kategorien auftreten: eine gelbe Markierung gilt als Warnung. Die Eingabe kann durchaus erwünscht sein, aber fällt aus dem üblichen Rahmen. Dies tritt z.b. auf, wenn die früheste Anfangszeit vor 6 Uhr oder die späteste Endzeit nach Uhr liegt. eine rote Markierung gilt als Fehler. Es ist davon auszugehen, dass die Berechnung nicht stimmt. Seite 6

7 . Eingabe von Bereitschaften und Markierungen In das Feld unter den Dienstzeiten werden die Bereitschaften eingetragen. Wenn das Feld zur Eingabe angewählt ist, wird ein Hilfstext mit den möglichen Eingaben angezeigt. Die möglichen Eingaben können auch aus einer Liste ausgewählt werden. Ist die Eingabe falsch, wird beim verlassen des Feldes ein Fehlerdialog angezeigt. Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden. Folgende Eingaben sind möglich: n: Wird ein n ohne Zusatz eingegeben, wird die Dauer der Nachtbereitschaft automatisch berechnet. Das Feld färbt sich zunächst gelb (Warnung) weil die Berechnung erst erfolgen kann wenn am Folgetag ein Frühdienst eingegeben wurde. Für Nachtbereitschaften sind nur 8 oder 0 Stunden mit einer Anrechnung von bzw,5 Stunden vorgesehen. Wird für den letzten Tag im Monat ein Nachtdienst vergeben, muss entweder für den. des Folgemonats ein Frühdienst eingetragen werden (Die Zeiten werden nicht aufgerechnet) oder wie in den nächsten Punkten beschrieben eine bestimmte Nachtbereitschaft eingegeben werden..3 n oder n: Mit n oder n wird immer eine Nachtbereitschaft von 8 bzw. 0 Stunden geplant und bzw,5 Stunden auf die Gesamtzeit angerechnet. Eine Prüfung auf den nächsten Tag wird nicht vorgenommen. r: Mit r wird eine Rufbereitschaft geplant und Stunde angerechnet. x: Mit x wird eine Markierung gesetzt. Die Eingabefelder werden blau hinterlegt. Auf die Berechnung hat dies keinen Einfluss. Die Markierung kann dazu genutzt werden besondere Ereignisse wie z.b. Dienstplanwünsche vorzumerken, damit sie in Eifer der Planung nicht vergessen werden. Kontrolle von Eingaben Die drei farbig hinterlegten Felder unterhalb der Eingabefelder dienen der Kontrolle der Eingaben. In den oberen beiden Feldern werden die Zeiten so angezeigt, wie sie im Ausdruck erscheinen. Im untersten Feld erscheint die berechnete Gesamtzeit des Tages. Wenn die Gesamtzeit ohne Nachtbereitschaft 0 Stunden überschreitet wird das Feld gelb hinterlegt. Bei mehr als 3 Stunden wird das Feld rot da eine korrekte Berechnung nicht mehr in allen Fällen gewährleistet ist. Seite 7

8 .4 Feiertage und Kommentare Oberhalb der Kalenderleiste werden die Feiertage [] angezeigt. Feiertage, die die monatlichen Arbeitsstunden mindern, werden etwas kräftiger rot hinterlegt [] als die Wochenenden[3]. 4 3 Über den Feiertagen können Kommentare für jeden Tag eingegeben werden [4]. Ein Feld, das einen Kommentar enthält, färbt sich blau. Die Kommentare erscheinen auf dem Wochenplan und auf dem Monatsplan mit 6 () Mitarbeitern in der rechten Spalte..5 Freie Tage Die Abkürzungen für freie Tage lauten: f für allgemein freie Tage fw für frei für Wochenende ff für frei für Feiertag. Die Einträge werden auf der linken Seite gezählt..6 Das oberste Feld [] zählt alle freien Tage, auch die mit fw und ff eingetragenen. Solange weniger freie Tage als Wochenenden und Feiertage geplant wurden ist es rot hinterlegt. danach wird es grün. Das mittlere Feld [] zählt nur die Einträge mit fw. Es ist rot wenn es weniger fw Einträge als Wochenendtage gibt, und orange wenn es mehr sind. Nur bei genau gleicher Anzahl wird es grün. Das untere Feld [3] zählt nur die Einträge mit ff. Es verhält sich sonst wie das mittlere Feld. 3 Urlaub und Krankheit Urlaub wird mit der Abkürzung u eingetragen, Krankheit mit k. Die anzurechnende Arbeitszeit wird nach der Wochenarbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters berechnet. Seite 8

9 3. 3. Ausdruck und Export Ausdruck Zum ausdrucken des jeweiligen Planes wird das entsprechende Blatt über die Karteireiter unten links angewählt. Es können mit auch mehrere Reiter ausgewählt werden indem bei der Auswahl ab dem. Reiter die 'Strg'-Taste gedrückt gehalten wird. Im Menü unter 'Datei' 'Drucken' wird der Druckdialog augerufen. Hier kann noch der gewünschte Drucker eingestellt werden. Mit dem 'OK'-Button wird der Ausdruck aller angewählten Blätter gestartet. 3. Export Über den Setup-Dialog können die Blätter auch in PDFDateien exportiert werden. Durch anklicken von 'Als PDF exportieren' werden je eine PDF-Datei für Übersichts-, Monats- und Wochenplan ausgegeben. Die 3 Dateien werden im selben Verzeichnis wie die Planungsdatei abgespeichert und erhalten auch den gleichen Namen mit dem Zusatz 'Übericht', 'Monat' oder 'Woche'. Der Export dauert eine Weile. Er ist beendet, wenn der Setup-Dialog schließt und die Ansicht auf die Planungsseite zurückkehrt Sonstiges Aus- und einblenden der Fensterelemente Ebenfalls über den Setup-Dialog können alle Fensterelemente mit dem Button 'Rahmen ausschalten' ausund eingeblendet werden. Der Dialog bleibt dabei offen und muss daher mit dem x rechts oben geschlossen werden. Seite 9