FACTS aus CAR Invest

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1 Altenheim Jahresgespräche in Berlin Ist Ihre Einrichtung zukunftsfest? Welche Wege führen aus den roten Zahlen? Hubert Braun Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , FACTS aus CAR Invest Nov Aug Jul Jun Mai 2010 Hamburg: Pflegen & Wohnen mit satten Verlusten 1,4 Mio. EUR PH Morierhof Lübeck: Betreiber ist insolvent Kommen die Pflegeheimbetreiber unter die Räder? Krankenhausgesellschaft Baden-Wü.: 71,9 % von 368 Pflegeeinrichtungen schreiben rote Zahlen Pfaffenhofen: Pflegeheim reißt Loch in den Haushalt Euro Defizit Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 2

2 Entwicklungen seit 2008 Preisdruck durch regionale Überkapazitäten negatives Preiskartell viele Einrichtungen verzichten auf notwendige Erhöhung der Pflegesätze Kostenschub durch Tariferhöhungen TVÖD Lohnrunde 2008 / ,8% TVÖD Lohnrunde 2010 / ,5% Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 3 Auszug aus der Fitness-Checkliste Selbsttest für Geschäftsführer in Alten- und Pflegeheimen Die Kosten- und Erlösstrukturen Ihrer Einrichtung werden stets überwacht und optimiert? Sie kennen die relevanten Kennzahlen ihrer Einrichtung? Sie machen regelmäßige Kostenchecks und verfügen über einen Mitbewerber-Vergleich? Sie wissen jederzeit und genau welche Bereiche bzw. Bereichsleitungen die Budgets im Griff haben? Die Einsparungspotenziale aus ihren gefühlten Schwachstellen sind Ihnen bekannt? Sie kalkulieren zeitnah Ihre Preise? Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 4

3 Ist Ihre Einrichtung zukunftsfest? Der Kosten- und Leistungs - Check Leistungs - Check Belegungs - Check Angebots - Check / Versorgungsnischen besetzen! Marktpositionierung / Mitbewerber Einnahmen - Pflegesätze Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 5 Kosten-Check Welche Daten müssen vorliegen? Beispiel Stellen und Ø - Gehälter Jan Feb März Apr Mai Juni Juli Ø-Stellen Ø-Gehalt Verwaltung / Leitung 7,33 7,44 7,08 7,08 7,31 7,18 7, Pflegekräfte 81,79 81,74 85,33 83,46 81,67 79,91 82, Küche 11,74 11,74 11,07 11,45 12,24 11,87 11, Hauswirtschaft 1,07 0,51 0,87 0,87 0,87 0,87 0, Technischer Dienst 2,33 2,31 2,31 2,31 2,31 2,31 2, Gesamt 104,27 103,75 106,67 105,18 104,40 102,14 104, Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 6

4 Kosten-Check Welche Daten müssen vorliegen? Beispiel Stellen und Ø - Gehälter Pflegebereich Jan Feb März Apr Mai Juni Juli Ø- Stellen Ø-Gehalt PDL/ Stellvertr. PDL 1,21 1,21 1,21 1,21 1,21 1,21 1, Gerontokräfte, Ergo. 6,69 6,69 6,69 5,87 5,70 5,70 6, Altenpfleger qualifiziert 42,03 41,83 44,81 43,76 42,61 40,99 42, Pflegehilfen 29,20 29,35 29,96 29,96 29,48 29,20 29, Schüler, Praktikanten 2,67 2,67 2,67 2,67 2,67 2,81 2, Gesamt 81,79 81,74 85,33 83,46 81,67 79,91 82, Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 7 Kosten- Check Welche Daten müssen vorliegen? Beispiel Essensstatistik BKT pro Tag Pflege Wohnanlage Mitarbeiteressen Externe Essen Gäste-essen Sonstiges AH Gesamt BKT Aufteilu ng Frühstück 181,62 0,87 0,00 0,00 0,07 0,00 0,00 182,56 3/14 Mittagessen 181,62 0,87 4,70 84,45 6,10 0,00 51,37 329,12 6/14 Zw.mahlzeit 181,62 181,62 1/14 Abendessen 181,62 0,87 0,00 0,00 0,01 0,00 0,00 182,50 4/14 Ø BKT pro Tag 181,6 0,8 2,0 36,2 2,6 0,0 22,0 245,29 14/14 Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 8

5 Schwachstellenanalyse Welche Bereiche werden analysiert? Verwaltung Pflegebereiche Essensversorgung Servicedienste, Hol- und Bringdienste Reinigung Wäschekosten Technischer Dienst Sonderbereiche Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 9 Schwachstellenanalyse Verwaltung Häufige Defizite Rezeptionszeiten Heimabrechnung und Buchhaltung Lohn- und Gehaltsabrechnung Maßnahmen Personal- und Kosteneinsparung durch Reorganisation Outsourcing Buchhaltung, Heimabrechnung, Gehaltsabrechnung Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 10

6 Schwachstellenanalyse Pflegebereich Häufige Defizite Kein monatliches Controlling der Personalstellen Überbesetzungen; Häufig Mehrkosten von bis zu p.a. bei 100 Betten Zu hohe Personalkosten Maßnahmen Anpassung der Dienst- und Schichtzeiten Täglicher Check-up der Soll-Ist-Stellen Einführung eines monatlichen Controllings Evtl. Einführung eines Haustarifs oder Gründung einer Service- GmbH Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 11 Schwachstellenanalyse Pflegebereich Beipiel SOLL - IST Abgleich Pflege 2010 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ø Jahr Rüstige 11,4 12,1 12,4 11,6 10,8 14,0 12,04 6,1% Stufe 0 6,0 6,0 6,5 6,3 6,8 7,6 6,54 3,3% Stufe 1 68,6 68,9 63,4 57,7 61,5 64,4 64,08 32,4% Stufe 2 61,8 62,8 66,0 70,3 68,1 68,8 66,33 33,5% Stufe 3 49,3 48,8 48,6 50,1 47,5 48,0 48,72 24,6% Härtefälle 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,00 0,0% bei Abwesenheit 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,00 0,0% Summe Bewohner 197,1 198,6 197,0 196,0 194,7 202,9 197,71 100,0% Sollstellen 77,4 77,7 77,3 78,0 77,0 78,8 77,69 IST Stellen 81,8 81,7 85,3 83,5 81,7 79,9 82,32 Abweichung + 4,4+ 4,0+ 8,1+ 5,5+ 4,7+ 1,1 + 4,63 Fachkraftquote 64,5% 64,0% 68,2% 65,2% 64,3% 60,8% 64,5% Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 12

7 Pflegebereich IST- Stellen Ermittlung Richtiges Erfassen der IST Stellen für den laufenden Monat Fortlaufende Aktualisierung und Dokumentation Bewertung der ausgezahlten Überstunden Bewertung der Fremdarbeitkräfte Bewertung von Urlaubsabgeltungen Bewertung von GfB Kräften Richtige Zuordnung von Mitarbeitern (strikte Abgrenzung Hauswirtschaft und Pflege) Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 13 Häufige Defizite Schwachstellenanalyse Hauswirtschaft / Servicedienste Fehlende Schnittstellendefinitionen bei Wäschever- und -entsorgung Essensverteilung Spüldienste Viele Arbeitsschritte werden mehrfach erbracht Oft Mehrkosten von bis zu Euro bei 100 Plätzen Maßnahmen Klare Definition der Schnittstellen Optimierung der Arbeitsabläufe Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 14

8 Schwachstellenanalyse Hauswirtschaft / Servicedienste Beispiele aus der Praxis Wäscheverteilung Kosten Jahr pro Bew. / Jahr Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 15 Schwachstellenanalyse Hauswirtschaft / Servicedienste Beispiele aus der Praxis Essenstransport Küche-Station Kosten Jahr pro Bew. / Jahr Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 16

9 Schwachstellenanalyse Hauswirtschaft / Servicedienste Beispiele aus der Praxis Kosten Servicedienste pro Bew. p.a. Essen Wäsche Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 17 Schwachstellenanalyse Essensversorgung Häufige Defizite Zum Teil Mehrkosten von bei 100 Betten durch zu hohen Lebensmittelaufwand zu viel Küchenpersonal Konditionen Caterer Preise für externe Essen nicht kostendeckend Keine aussagefähige Essensstatistik Keine Budgetierung und Controlling Maßnahmen Personal- und Kosteneinsparungen durch Reorganisation Verbesserte Konditionen Wareneinkauf Neuverhandlung Dienstleistungsverträge Caterer Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 18

10 Schwachstellenanalyse Essensversorgung 20 Euro / Tag Beispiel aus der Praxis: 18 Euro / Tag Preis pro Beköstigungstag von 21 Pflegeheimen 17,87 18,44 16 Euro / Tag 15,09 15,21 14 Euro / Tag 14,13 13,71 13,23 12 Euro / Tag 10 Euro / Tag 8,75 9,24 9,30 9,60 10,79 10,51 10,54 10,31 12,54 12,08 11,80 11,87 11,35 11,47 8 Euro / Tag Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , Stellen 10 Stellen Schwachstellenanalyse Essensversorgung Beispiel aus der Praxis: Stellen Küche für 100 Vollportionen von 21 Heimen 9,59 10,86 9 Stellen 8 Stellen 8,06 7,93 8,26 7 Stellen 6,53 6,37 7,16 6,59 7,19 7,36 6 Stellen 5,44 5,51 5,08 5,40 5,60 5,81 5,86 6,14 6,10 5 Stellen 4,85 4 Stellen Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 20

11 Ermittlung der Vollportionen BKT Aufteilung Darstellung nach 14tel Aufteilung Mahlzeiten Frühstück Mittag Zw.Mahlzeiten Abend Gesamtsumme BKT Aufteilung 3/14 6/14 1/14 4/14 14/14 in % 21,4% 42,9% 7,1% 28,6% 100,0% Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 21 Ermittlung der Vollportionen Externe Essen Gäste-essen Sonstiges AH Gesamt BKT Aufteilu ng BKT pro Tag Pflege Wohnanlage Frühstück 96,43 1,61 98,04 3/14 Mittagessen 96,43 35,68 0,20 94,26 2,45 2,74 231,77 6/14 Zw.mahlzeit 96,43 96,43 1/14 Abendessen 96,43 1,28 97,71 4/14 Ø BKT pro Tag 96,43 16,00 0,09 40,40 1,05 1,18 0,00 155,1 14/14 Mitarbeiteressen Mitarbeiteressen Externe Essen Gäste-essen Sonstiges AH Gesamt BKT Aufteilu ng Essen pro Jahr Pflege Wohnanlage Frühstück /14 Mittagessen /14 Zw.mahlzeit /14 Abendessen /14 Ø BKT pro Jahr /14 Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 22

12 Schwachstellenanalyse Wäschekosten Häufige Defizite Bei eigenem Personal: fehlende Zuordnung der Mitarbeiter für Wäsche, Reinigung und Hauswirtschat Sachkostenanteile bei eigener Wäscherei werden nicht erfasst Oftmals zu hohe Kosten von bis zu p.a. bei 100 Betten Sehr hohe Kosten für Wäscheverteilung im Haus Sehr häufig keine Trennung nach Wäschearten und Bereichen Wäschearten Stationswäsche Berufskleidung Bewohnerwäsche Bereiche Wohnbereiche Allgemeine Pflege Beschützende Pflege Wachkoma Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 23 Benchmarkwerte Wäsche Kosten pro Bewohner im Jahr Niedrig Mittel Hoch 850 Euro Euro Euro Die Benchmarkwerte setzen sich wie folgt zusammen: Bewohnerwäsche 620 Euro pro Bewohner und Jahr Flachwäsche 220 Euro pro Bewohner und Jahr Berufskleidung 210 Euro pro Bewohner und Jahr Ø Benchmark Wäsche Euro pro Bewohner und Jahr Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 24

13 Benchmarkvergleich Wäsche IST Kosten von 21 Pflegeheimen (ohne Sachkosten bei eigener Wäscherei) Wäschekosten pro Bewohner/Jahr (nur Personalkosten bei eigener Wäscherei) Wäschekosten pro Bewohner/Jahr: Gelb = eigene Wäscherei Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 25 Benchmarkvergleich Wäsche IST Kosten von 21 Pflegeheimen (mit Sachkosten bei eigener Wäscherei) Wäschekosten mit Sachkostenanteil von 30% bei eigener Wäscherei Wäschekosten/Bewohner und Jahr: Gelb=Eigene Wäscherei Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 26

14 Schwachstellenanalyse Wäschekosten Maßnahmen Ursache für Mehrkosten analysieren Reduzierung des Verbrauchs und / oder Reduzierung der Preise Monatliche Auswertungen je Bewohner / Bereich evtl. durch Wäscherei Wäschebelieferung durch Wäscherei direkt auf Station Einführung einer Wäscheliste als Empfehlung für Angehörige Welche und wie viele Wäschestücke sind mitzubringen? Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 27 Schwachstellenanalyse Reinigungskosten Häufige Defizite Bei eigener Reinigung: fehlende Zuordnung der Mitarbeiter zu den diversen Leistungsbereichen Häufig zu hohe Kosten von bis zu p.a. bei 100 Betten Maßnahmen Überprüfung und Überarbeitung der Leistungsverzeichnisse Die Konditionen mit der Reinigungsfirma überprüfen Prinzip Zugehfrau einführen Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 28

15 Schwachstellenanalyse Reinigungskosten Beispiele aus der Praxis Reinigung: Kosten Jahr pro Bew. / Jahr Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 29 Der Weg zur Schwarzen Null Beispiel 1: Pflegeheim 215 Plätze Einsparpotenziale Abbau der Überbesetzung im Pflegebereich (3,65 Stellen) Abbau Personalstellen Verwaltung Essensversorgung (gesamt) Reinigungskosten (p.a.) Wäschekosten (p.a.) Technischer Dienst (p.a.) Summe Einsparpotenziale Pflegesatzerhöhungen Summe Verbesserungspotenziale Zeitschiene < 3 Monate < 12 Monate < 6 Monate < 6 Monate < 6 Monate < 6 Monate Euro p.a Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 30

16 Der Weg zur Schwarzen Null Beispiel 2 : Pflegeheim 200 Plätze Einsparpotenziale Abbau der Überbesetzung im Pflegebereich Zeitschiene < 3 Monate Euro p.a Abbau Personalstellen Verwaltung Essensversorgung (gesamt) Reinigungskosten (p.a.) Wäschekosten (p.a.) Technischer Dienst (p.a.) Summe Einsparpotenziale < 12 Monate < 6 Monate < 6 Monate < 6 Monate < 6 Monate Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 31 Der Weg zur Schwarzen Null Beispiel 2 : Pflegeheim 200 Plätze ! Betriebsergebnisse e Plan Schwan & Partner GmbH, Oberhaching bei München, , 32