Human Resource Services aktuell

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1 Human Resource Services aktuell Ausgabe 3, Oktober 2015 Behördliche Lohnkontrolle - verschärft seit Was Sie über die neue, verschärfte behördliche Lohnkontrolle wissen sollten Die behördliche Lohnkontrolle samt Verwaltungsstrafverfahren besteht seit Die bisherigen Regelungen reichten nach Ansicht der Regierungspartner nicht aus, um einerseits ein vertretbares Mindestentgelt für die inländischen Arbeitnehmer zu sichern und um andererseits für inländische und ausländische Arbeitskräfte gleiche Lohn- und Arbeitsbedingungen zu schaffen um dadurch Wettbewerbsverzerrungen zu vermeiden. Bis 2011 stellte die behördliche Lohnkontrolle auf den Begriff Grundlohn ab, mit der Novellierung ab wurde nun auf Entgelt ausgeweitet. Dieser Newsletter soll Sie in das Thema einführen. Wir unterstützen Sie in der Folge gerne bei einer Risikoevaluierung sowie Erarbeitung und Umsetzung von Maßnahmen. Die Herausforderung für alle Unternehmen Die behördliche Lohnkontrolle gilt für alle in Österreich beschäftigten echten Dienstnehmer. Freie Dienstnehmer und Selbständige sind grundsätzlich nicht erfasst. Werden jedoch Scheinselbständige in persönlicher und wirtschaftlicher Abhängigkeit beschäftigt, fallen auch diese unter die behördliche Lohnkontrolle. Prüfbehörden sind die örtlich zuständigen Gebietskrankenkassen, die Finanzpolizei (KIAB) sowie die BUAK insbesondere für die Baubranche. Wird anlässlich einer GPLA oder einer sonstigen Prüfung der KIAB oder BUAK eine Unterentlohnung festgestellt, so drohen zukünftig nicht nur Nachzahlungen im Bereich der Sozialversicherung sondern auch empfindliche Strafen (diese beginnen bei EUR pro Dienstnehmer).

2 Darüber hinaus wird der Dienstnehmer schriftlich darüber informiert, dass betreffend seiner Person ein Strafbescheid ergangen ist und eine Unterentlohnung festgestellt wurde. Diese Meldung soll dem Dienstnehmer ermöglichen, gerichtliche Schritte zur Durchsetzung seiner Entgeltansprüche setzen zu können. Die behördliche Lohnkontrolle ist somit eine Thematik, mit der sich jedes Unternehmen auseinandersetzen muss. An dieser Stelle sei die Wichtigkeit eines funktionierenden Internen Kontrollsystems (IKS) besonders hervorgehoben. Ein wirksames Internes Kontrollsystem wirkt strafmindernd oder strafverhindernd. Ihr IKS sollte sicherstellen, dass Fehler insbesonders in folgenden Bereichen nicht auftreten können: Richtige Einstufung im richtigen Kollektivvertrag Anrechnung von Vordienstzeiten und Ausbildungszeiten (Holschuld des Dienstgebers), zeitgerechte Durchführung von Vorrückungen und Biennalsprüngen Beachtung aller Zulagen / Zuschläge laut Kollektivvertrag Korrekte Beachtung des Entgeltsausfallsprinzip Ausreichend dokumentierte Arbeitszeiterfassung und Bewertung der Arbeitszeiten Dienstvertragsklauseln (bitte überprüfen Sie insbesondere die Anrechnungsmöglichkeiten bei All-In- und Überstunden-Vereinbarungen sowie Provisionsvereinbarungen Jährliche Deckungsprüfungen bei All-In- und Überstundenvereinbarungen Die Messlatte: Das Mindestentgelt und die Anrechnungsbestimmungen Strafbares Lohndumping liegt vor, wenn der Arbeitnehmer nicht zumindest das nach Gesetz, Verordnung (Satzung, Mindestlohntarif) oder Kollektivvertrag zustehende Brutto-Entgelt erhält. Auf Dienstvertrag oder Betriebsvereinbarung beruhende Überzahlungen bei den nach Gesetz, Verordnung oder Kollektivvertrag gebührenden Entgeltbestandteilen sind auf Unterentlohnungen im jeweiligen Lohnzahlungszeitraum anrechenbar. Prüfzeitraum für Sonderzahlungen von ASVG-pflichtigen Dienstnehmern ist das Kalenderjahr. Auch das Kranken-, Urlaubs- und Feiertagsentgelt fällt unter die behördliche Lohnkontrolle (Prüfung der Beachtung des Ausfallsprinzips). Die behördliche Lohnkontrolle beurteilt jeden einzelnen Lohnzahlungszeitraum (Monat) auf Ihre Korrektheit, eine Jahresbetrachtung ist nur bei den Sonderzahlungen vorgesehen. Laut Aussage eines Ministeriumsvertreters war es politischer Wille, dass der Dienstnehmer in jedem einzelnen Monat und nicht verspätet das korrekte Mindestentgelt erhalten soll. In Diskussion mit dem Ministerium steht derzeit die Frage, ob ein am Jahresende gezahlter Bonus bei entsprechender Widmung auf alle Lohnzahlungszeiträume oder nur auf den Lohnzahlungszeitraum der Auszahlung angerechnet werden kann. Gewährte Sachbezüge können nur dann angerechnet werden, wenn der Kollektivvertrag dies vorsieht. Dies ist insbesondere bei ausländischen Dienstnehmern zu beachten, wenn diverse Kostenübernahmen (ua hinsichtlich Wohnung und PKW) vereinbart werden. Die Entgeltkontrolle hat unter Beachtung des sozialversicherungsrechtlichen Entgeltbegriffs zu erfolgen. Somit fallen sozialversicherungsfreie Entgeltbestandteile (z.b. Schmutzzulagen) nicht unter die behördliche Lohnkontrolle, auch Aufwandsersätze (Taggeld, Nächtigungsgeld, Kilometergeld) sind ausgenommen. Bei Unterentlohnungen, die durchgehend mehrere Lohnzahlungszeiträume umfassen, liegt eine einzige Verwaltungsübertretung vor. Die Entsendung nach Österreich sowie die Ausnahmen dazu Um in die behördliche Lohnkontrolle auch die ausländischen Dienstnehmer umfassender einzubeziehen, wurde für Zwecke der behördlichen Lohnkontrolle der Entsendebegriff ausgeweitet, sodass nun alle Arbeitnehmer, die ein ausländischer Arbeitgeber in Österreich einsetzt, betroffen sind. Die amtlichen Richtlinien zu den Lohnschutzrechtlichen Bestimmungen des AVRAG (LSDB Richtlinien 2015, Stand Mai 2015) definieren die Entsendung nun wie folgt: Ein ausländischer Arbeitgeber entsendet einen Arbeitnehmer nach Österreich, um hier Arbeitsleistungen zu erbringen. Die Weisungsbefugnis verbleibt unverändert beim Arbeitgeber. Arbeitsleistungen werden in Österreich in Namen und auf Rechnung des ausländischen Arbeitgebers und mit dessen Betriebsmittel erbracht. Der entsandte Arbeitnehmer ist nicht in den Betrieb des Auftraggebers eingegliedert. Der gewöhnliche Arbeitsort, der örtliche und zeitliche Schwerpunkt der Tätigkeit liegt außerhalb Österreichs; es besteht ein Rückkehrwille in den Entsendestaat. Ein grenzüberschreitender Dienstleistungsvertrag mit dem inländischen Auftraggeber ist nicht unbedingt notwendig, auch kurzfristige Dienstreisen sind grundsätzlich eine Entsendung im obigen Sinne (siehe jedoch Ausnahmen). 2

3 Ausnahmen: Eine Entsendung liegt nicht vor, wenn der Dienstnehmer mit folgenden kurzfristigen Arbeiten von geringem Umfang in Österreich beschäftigt wird: Geschäftliche Besprechungen ohne Erbringung von weiteren Dienstleistungen, Teilnahme an Seminaren (Kongressen) ohne weitere Erbringung von Dienstleistungen, Teilnahme an Messen und messeähnlichen Veranstaltungen (Aufund Abbau der Ausstellungeinrichtungen und An- und Ablieferung des Messegutes fallen nicht unter die Ausnahme). Sowie das: Montageprivileg (siehe nachfolgend eigener Punkt) Wesentliche Regelungen bei Vorliegen einer Entsendung nach Österreich: Dem entsandten Arbeitnehmer steht für seine Arbeitsleistung in Österreich ein vergleichbares österreichisches Mindestentgelt zu. Bei einer Entsendung aus Drittstaaten haftet der inländische Auftraggeber für die Entgeltansprüche des entsandten Arbeitnehmers. Meldungen sind zu erstatten (ZKO- 3 Meldung, Entsendebewilligung, Beschäftigungsbewilligung). Der ausländische Arbeitgeber hat das A1-Formular sowie Lohnunterlagen in deutscher Sprache in Österreich bereitzuhalten. Dem inländischen Auftraggeber drohen Geldstrafen bei Behinderung der Kontrolltätigkeiten. Die Arbeitskräfteüberlassung nach Österreich Stellt ein Dienstgeber mit Sitz außerhalb Österreichs einen Dienstnehmer zur Arbeitsleistung an einen inländischen Beschäftigerbetrieb zur Verfügung, so spricht man von Arbeitskräfteüberlassung. Die Regelungen dazu finden Sie im Arbeitskräfteüberlassungsgesetz (AÜG); diese sind weitgehend ident mit jenen zur Entsendung und sind sowohl auf konzerninterne als auch konzernfremde grenzüberschreitende Überlassungen anzuwenden. Die LSDB Richtlinien 2015 (Stand Mai 2015) definieren die Arbeitskräfteüberlassung in Anlehnung an 4 Absatz 2 AÜG wie folgt: Vertraglich geschuldete Arbeitsleistung wird einem Dritten gegenüber erbracht Beschäftiger setzt Arbeitnehmer für betriebseigene Aufgaben ein Eingliederung und Fachaufsicht im Beschäftigerbetrieb Weisungsbefugnis des Beschäftigers Keine Herstellung eines von den Produkten oder Dienstleistungen des Beschäftigers unterscheidbaren und dem Überlasser zurechenbaren Werkes und Arbeit wird überwiegend mit Werkzeug und Material des inländischen Beschäftigers erbracht. Wesentliche Regelungen bei Vorliegen einer Arbeitskräfteüberlassung nach Österreich: Die überlassenen Dienstnehmer haben Anspruch auf jenes Mindestentgelt, welches auf Grundlage von Gesetz, Kollektivvertrag, Satzung oder Mindestlohntarif für den Beschäftigerbetrieb zu leisten ist ( 10 AÜG). Unterliegt der Beschäftiger keinem Kollektivvertrag ist für Angestellte der Kollektivvertrag für Angestellte des Gewerbes und ür Arbeiter der Kollektivvertrag für das Gewerbe der Arbeitskräfteüberlassung anzuwenden. ZKO-4 Meldung bei Überlassung aus der EU / EWR / Schweiz bzw. Antrag auf Bewilligung bei Überlassung aus Drittländern. Der Beschäftiger hat das A1- Formular sowie Lohnunterlagen in deutscher Sprache bereitzuhalten. Dem inländischen Beschäftiger drohen Geldstrafen, wenn die Bestimmungen des AÜG bzw. des AVRAG nicht eingehalten werden, Lohnunterlagen nicht bereitgehalten, Prüfhandlungen erschwert und Unterlagen nicht übermittelt werden. Montageprivileg Wird ein Dienstnehmer nach Österreich entsendet und steht diese Entsendung in Zusammenhang mit der Lieferung von Anlagen und wird der Dienstnehmer mit Montagearbeiten, Arbeiten izm der Inbetriebnahme der Anlagen, damit verbundene Schulungen oder Reparaturen dieser Anlagen (keine Servicearbeiten) betraut und können diese Arbeiten von inländischen Arbeitnehmern nicht erbracht werden, gelten die kollektivvertraglichen Mindestentgeltbestimmungen nicht, sofern diese Arbeiten insgesamt maximal drei Monate dauern. Falls diese Arbeiten maximal acht Kalendertage dauern, gelten auch die aliquoten (höheren) österreichischen Urlaubsansprüche nicht. Die kollektivvertraglichen Arbeitszeitregelungen sind jedenfalls bei Montageentsendungen im EU / EWR Raum verbindlich. Wichtig: Bis waren auch Maschinen von dieser Ausnahme erfasst; die derzeitige Regelung schränkt auf Anlagen ein. Jedwede Bauleistungen, auch Abriss, Wartung und Instandhaltung unterliegen ab dem ersten Tag der Beschäftigung der behördlichen Lohnkontrolle hier gibt es keine Ausnahmen. Meldepflichten in Österreich Die grenzüberschreitende Überlassung und Entsendung von Dienstnehmern ist bei der Zentralen Koordinationsstelle des BMF für die Kontrolle illegaler Beschäftigung ( ZKO ) zu melden. Die ZKO-Meldungen sind ausschließlich automationsunterstützt über die 3

4 elektronischen Formulare des BMF zu erstatten. Bei Nichtmeldung bzw. verspäteter Meldung sowie Nichtaufbewahrung der ZKO-Meldungen sind Geldstrafen vorgesehen. Die Pflichtangaben in den ZKO- Meldungen wurden mit wesentlich erweitert zur Erleichterung der Prüfungstätigkeit der Behörden sind nun insbesondere auch die vertretungsbefugte Person des ausländischen Arbeitgebers, die UID Nummer, die Normalarbeitszeit des Dienstnehmers, die Art der Tätigkeit unter Berücksichtigung des anwendbaren Kollektivvertrags, das Entgelt, anzugeben. Die Formulare finden Sie unter folgendem Link. Ihr Ansprechpartner bei PwC zu allen Fragen in Zusammenhang mit ZKO-Meldungen ist Frau Ulrike Pribyl ( ). In den beiden Tabellen rechts finden Sie pro Sachverhalt eine Übersicht über die notwendigen Meldungen. Bitte beachten Sie auch etwaige Melde- und Bewilligungspflichten nach ausländischem Recht (Entsendeland), diese sind in der Tabelle naturgemäß nicht enthalten. Lohnunterlagen, A1, ZKO-3 und ZKO-4 Entsendung Der ausländische Arbeitgeber hat die Lohnunterlagen betreffend eines entsendeten Dienstnehmers am inländischen Arbeitsort in deutscher Sprache für den Gesamtzeitraum der Entsendung bereitzuhalten. Zu den Lohnunterlagen zählen Arbeitsvertrag, Dienstzettel, Lohnzettel, Banküberweisungsbeleg, Arbeitszeitaufzeichnungen und Nachweise betreffend die Einstufung. Entsendung Nach Österreich (Inbound) In das Ausland (Outbound) Überlassung Nach Österreich (Inbound) Entsendung aus bzw. in EU / EWR / Schweiz ZKO-3 Meldung ( 7b AVRAG; durch Arbeitgeber; spätestens 1 Woche vor Arbeitsaufnahme) 1 Keine Meldeverpflichtung nach österreichischem Recht Überlassung aus bzw. in EU / EWR / Schweiz ZKO-4 Meldung ( 17 AÜG; durch Überlasser; spätestens 1 Woche vor Arbeitsaufnahme) 2 Entsendung aus bzw. in Drittstaat Entsendebewilligung / Beschäftigungsbewilligung für Drittstaatsangehörige und kroatische Staatsbürger beim AMS ( 18 AuslBG; durch inländischen Auftraggeber; div Fristen laut Gesetz) Keine Meldeverpflichtung nach österreichischem Recht 1 bei der Entsendung von Drittstaatsangehörigen und kroatischen Staatsbürgern bedarf es zusätzlich einer EU-Entsendebestätigung. In das Ausland (Outbound) Keine Meldeverpflichtung nach österreichischem Recht Überlassung aus bzw. in Drittstaat Per legem: Bewilligung der Gewerbebehörde ( 16 AÜG; durch inländischen Beschäftiger; im Vorhinein) Praxis: Von den Behörden nur in seltenen Ausnahmefällen genehmigt Bewilligung der Gewerbebehörde ( 16 AÜG; durch inländischen Überlasser; im Vorhinein) 2 die Überlassung von Drittstaatsangehörigen und kroatischen Staatsbürgern ist grundsätzlich nicht möglich. Für ausländische Arbeitgeber entsteht dadurch ein enormer bürokratischer Aufwand. Werden z.b. im Rahmen eines Projektes mehrere Dienstnehmer in das Inland entsendet, so müssen die Lohnunterlagen für alle Dienstnehmer bis zum Abschluss des gesamten Projektes bereitgehalten werden. Darüber hinaus hat der ausländische Arbeitgeber das A1 Formular für nicht in Österreich sozialversicherte Dienstnehmer sowie die ZKO-3 Meldung am inländischen Arbeitsort bereitzuhalten. 4

5 Überlassung Der ausländische Überlasser hat dem inländischen Beschäftiger die Lohnunterlagen (Details siehe unter Punkt Entsendung) betreffend des überlassenen Dienstnehmers in deutscher Sprache bereitzustellen. Der Beschäftiger hat diese am inländischen Arbeitsort bereitzuhalten und wird auch dann strafbar, wenn der ausländische Überlasser die Unterlagen nicht an den Beschäftiger übermittelt. Darüber hinaus hat der inländische Beschäftiger das A1 Formular für nicht in Österreich sozialversicherte Dienstnehmer sowie die ZKO-4 Meldung am inländischen Arbeitsort bereitzuhalten. Umfangreiche Maßnahmen zur Durchsetzung der politischen Zielsetzung Nachzahlung des Entgelts Bei Unterschreiten des monatlichen Mindestentgelts sind ab Geldstrafen für den in- und ausländischen Arbeitgeber sowie den inländischen Beschäftiger weitgehend pro Dienstnehmer vorgesehen, der Strafrahmen beträgt bis Euro, im Wiederholungsfall ist dieser auch höher. Betrifft das Lohndumping mehr als 3 Dienstnehmer verdoppelt sich der Strafrahmen. Es sind nicht nur Strafen für das Lohndumping selbst vorgesehen, sondern auch für das Nicht- Bereithalten von Lohnunterlagen, die Nicht-Übermittlung der ZKO- Meldungen und Behinderungen der Behörden. Wird die Unterzahlung vor Tatendeckung durch die Behörde nachgezahlt, wirkt dies strafbefreiend. Wurde z.b nach Intervention der Arbeiterkammer nachgezahlt, gilt dies als vor Tatentdeckung". Wird die Unterzahlung nach Tatendeckung durch die Behörde nachgezahlt, so kann von einer Anzeige bzw. einer Strafe abgesehen werden, wenn entweder nur leichte Fahrlässigkeit vorliegt oder die Entgeltdifferenz maximal 10 % beträgt. Untersagung der Dienstleistung Einem rechtskräftig bestraften ausländischen Arbeitgeber oder Überlasser kann die Ausübung seiner Tätigkeit in Österreich für die Dauer von 1-5 Jahren bescheidmäßig untersagt werden. Diese Bescheide, ebenso wie alle anderen Strafbescheide im Zusammenhang mit der behördlichen Lohnkontrolle, werden in einer Verwaltungsstrafevidenz geführt. Vorläufige Sicherheit/Zahlungsstopp/ Sicherheitsleistung Liegt der begründete Verdacht einer Verwaltungsübertretung vor, kann dem ausländischen Arbeitgeber bzw. Überlasser die Leistung einer vorläufigen Sicherheit aufgetragen werden. Alternativ kann auch gegen den inländischen Auftraggeber oder Beschäftiger ein Zahlungsstopp oder die Zahlung einer Sicherheitsleistung verhängt werden. 5

6 Ihre Ansprechpartnerinnen Claudia Grabner Human Resource Services [email protected] Redaktion Sie haben Fragen, Hinweise und Anmerkungen zum Newsletter? Unser Ansprechpartner aus der Redaktion ist gerne für Sie da! Wir freuen uns auf Ihr Feedback. Claudia Grabner [email protected] PwC Wien Standort HRS/Payroll Guglgasse 7-9 / 6. Stock 1030 Wien Medieninhaber und Herausgeber: PwC Österreich GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Erdbergstraße 200, 1030 Wien Für den Inhalt verantwortlich: Claudia Grabner [email protected] Für Änderungen der Zustellung verantwortlich: Nermina Mehic, [email protected], Tel.: Wenn Sie Human Resource Services aktuell bestellen möchten, senden Sie bitte ein leeres mit der Betreffzeile HRS aktuell Bestellung an: [email protected] Wenn Sie Human Resource Services aktuell abbestellen möchten, senden Sie bitte ein leeres mit der Betreffzeile HRS aktuell Abbestellung an: [email protected] Der Inhalt dieses Newsletters wurde sorgfältig ausgearbeitet. Er enthält jedoch lediglich allgemeine Informationen und spiegelt die persönliche Meinung des Autors wider, daher kann er eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. PwC übernimmt keine Haftung und Gewährleistung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der enthaltenden Informationen und weist darauf hin, dass der Newsletter nicht als Entscheidungsgrundlage für konkrete Sachverhalte geeignet ist. PwC lehnt daher den Ersatz von Schäden welcher Art auch immer, die aus der Verwendung dieser Informationen resultieren, ab. Die Beiträge sind als Hinweis für unsere Mandanten bestimmt. Für die Lösung einschlägiger Probleme greifen Sie bitte auf die angegebenen Quellen oder die Unterstützung unseres Büros zurück. Teile dieser Veröffentlichungsinformation dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Herausgeber nachgedruckt und vervielfältigt werden. Meinungsbeiträge geben die Auffassung der einzelnen Autoren wieder. PwC bezeichnet das PwC-Netzwerk und/oder eine oder mehrere seiner Mitgliedsfirmen. Jedes Mitglied dieses Netzwerks ist ein selbständiges Rechtssubjekt. Weitere Informationen finden Sie unter