Toolbox: Instrumente zur Erfassung psychischer Belastungen

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1 Toolbox: Instrumente zur Erfassung psychischer Belastungen Version 1.3 Einführung 1 Warum sollten psychische Belastungen im Betrieb erfasst werden? Auf die Arbeitswelt und die Gesellschaft wirken heute viele verschiedene Einflussfaktoren (WEBER und HÖRMANN, 2008): Globalisierung, Wertewandel, Profitkultur, Instabilität, Mobilität und neue Informations- und Kommunikationstechnologien haben die Arbeitswelt und die Gesellschaft tiefgreifend verändert. Von den Menschen wird in einem immer komplexeren, leistungs- und gewinnorientierten Wirtschaftsleben hohe fachliche Qualität, Schnelligkeit, Effizienz, Selbstverantwortung und soziale Kompetenz gefordert. Freiheit und Druck nehmen gleichermaßen zu. Beschäftigte müssen sich immer öfter und schneller auf Neuerungen einstellen. Flexibilität, Lernbereitschaft, Wissen und Leistungsfähigkeit bestimmen nicht nur den Berufserfolg, sondern häufig auch das ganze Leben. Hinzu kommen angesichts des demographischen Wandels die Fragen zum Erhalt und zur Förderung der Beschäftigungsfähigkeit und Gesundheit. Durch die Segmentierung des Arbeitsmarktes von unbefristeter Vollbeschäftigung bis hin zu geringfügiger Beschäftigung entstehen neue, bisher nicht erforschte Belastungskonstellationen, deren Langzeitfolgen auf die Beschäftigungsfähigkeit und Gesundheit nicht absehbar sind und die die Erfassung und Bewertung psychischer Belastung z. B. im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung erforderlich machen. Einen Überblick über relevante Belastungssituationen geben der Stressreport Deutschland 2012 (Lohmann-Haislah, 2012) und der Bericht Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit 2014 Unfallverhütungsbericht Arbeit. (BAuA, 2016). Wichtige Anhaltspunkte für das Vorhandensein psychischer Belastung sind z. B.: Leistungsmängel, Nichteinhaltung von Terminen, Überstunden Beschwerden von MitarbeiterInnen über Zeitdruck, unvollständige, fehlende oder zu späte Informationen, fehlerhafte Technik, nutzerunfreundliche Software, fehlende Schulungen usw., Konflikte zwischen den MitarbeiterInnen bzw. zwischen den MitarbeiterInnen und Vorgesetzten bis hin zu Mobbing, Suchtfälle (Alkohol, Medikamente, Drogen), Zunahme von Fehlzeiten, Fluktuation, Frühverrentungen, Zunahme von Unfällen. 1

2 Bei der Erfassung psychischer Belastung im Betrieb werden häufig die Ressourcen bei der Arbeit nicht mit erfasst. Wenn ungünstige Belastungssituationen vorliegen, leisten Ressourcen einen Beitrag bei der Vermeidung von Beeinträchtigungen für die Sicherheit und Gesundheit. 2 Wer kann welches Instrument einsetzen? Der Einsatz der Verfahren im Betrieb ist ohne theoretisches und methodisches Grundwissen auf dem Gebiet Psychische Belastung nicht möglich. In der Toolbox werden die Nutzer nach dem Umfang ihrer Kenntnisse auf den Gebieten psychische Belastung und Erfassung psychischer Belastung in drei Gruppen eingeteilt: ungeschulte Nutzer (z. B. Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Mitglieder von Personalvertretungen, Betriebsärzte) geschulte Nutzer (z. B. Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Mitglieder von Personalvertretungen, Betriebsärzte) Experten (Arbeitspsychologen, Arbeitsmediziner, Arbeitswissenschaftler) Ungeschulte Nutzer sollten an einem Grundlagenseminar Psychische Belastung teilgenommen haben. Zusätzlich dazu haben geschulte Nutzer spezielle Verfahrensschulungen belegt. Die Art der Nutzergruppe entscheidet darüber, welche Verfahren eingesetzt werden dürfen: Ungeschulte Nutzer dürfen nur orientierende Verfahren der Verhältnisprävention einsetzen. Geschulte Nutzer können neben orientierenden auch Screeningverfahren der Verhältnisprävention einsetzen. Experten dürfen alle Verfahren der Verhältnis- und Verhaltensprävention einsetzen. 3 Wie kann das passende Instrument gefunden werden? Die Suche nach dem passenden Instrument ist in der Toolbox in verschiedenen Richtungen möglich: mit der Übersichtstabelle (Recherche in der Datenbank), mit den Kurzbeschreibungen, im Glossar nach Stichworten In der Übersichtstabelle sind die Verfahren nicht in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet. Wenn ein Verfahrenskürzel angeklickt wird, wird die Kurzbeschreibung des jeweiligen Verfahrens am Bildschirm angezeigt. In der Toolbox erfolgt eine Einordnung der Verfahren nach dem Gestaltungsbezug in der Verhältnis- oder Verhaltensprävention. Verfahren der Verhältnisprävention zielen auf die Veränderungen der Arbeitsbedingungen ab. Sie werden nach der Analysetiefe in orientierende Verfahren, Screeningverfahren und Expertenverfahren eingeteilt. Verfahren der Verhaltensprävention werden eingesetzt, um die individuellen Leistungsvoraussetzungen einer Person zu diagnostizieren und gegebenenfalls zu fördern. Wichtige Aspekte sind die individuelle Arbeitsorganisation und Stressbewältigung oder die kommunikativen und sozialen Kompetenzen einer Person. Das Glossar wendet sich an jene, die Kurzbeschreibungen für die verwendeten Begriffe und schnelle Hilfe für Probleme im Betrieb suchen. Die Stichworte sind hierzu mit den Verfahren verknüpft, die eine Untersuchung der genannten Probleme direkt oder indirekt erlauben. Wer ein Verfahren zur Erfassung psychischer Belastung sucht, sollte die Fragen und die Auswahlschritte (Abb. 1) beachten. Voraussetzung für die Verfahrensauswahl ist die eigene Qualifikation (s. Nutzergruppe). Bei der Entscheidung für ein Verfahren sind im Hinblick auf das zu lösende Problem und später umzusetzende Maßnahmen arbeits- und methodenbezogene Aspekte zu berücksichtigen. Eine Beratung durch Experten ist bei jedem Schritt möglich. 2

3 4 Wie kann die Auswahl dokumentiert werden? Die Auswahl eines Verfahrens setzt die Festlegung des Untersuchungsanliegens und der Aufgabenstellung voraus, die am besten in einer im Betrieb gegründeten Projektgruppe diskutiert werden sollte. Wichtige Mitglieder der betrieblichen Projektgruppe sind die Sicherheitsfachkraft, der Betriebsarzt und der Betriebsrat. In der Projektgruppe wird die Aufgabenstellung für die Erfassung psychischer Belastung präzisiert und das gemeinsame Vorgehen beraten. Für die Auswahl von Verfahren zur Erfassung psychischer Belastungen ist die Beantwortung mehrerer Fragen hilfreich: Welches Problem liegt vor? Welche Nutzergruppe (ungeschulte Nutzer, geschulte Nutzer, Experten) liegt vor? Welche Analysetiefe wird angestrebt? Bei welcher Tätigkeitsklasse sollen psychische Belastungen ermittelt werden? In welcher Branche (Metall, Papier, Büro und Verwaltung usw.) sollen psychische Belastungen ermittelt werden? Welche Methode(n) der Datengewinnung soll(en) verwendet werden? Abbildung 1 zeigt die Schritte, die bei der Auswahl eines Verfahrens berücksichtigt werden sollten. Eine betriebliche Dokumentation der Verfahrensauswahl ist empfehlenswert, wenn auch nach Wochen und Monaten die Auswahl nachvollzogen bzw. gegenüber anderen begründet werden soll. Außerdem sind bei gleichen oder ähnlichen Betriebssituationen überbetriebliche Diskussionen und Vergleiche möglich. Die Auswahldokumentation kann auch bei der Qualifizierung betrieblicher Nutzer zur Erfassung psychischer Belastungen genutzt werden, um die Kenntnisse in diesem Bereich zu vertiefen bzw. zu festigen. Das Formular für die Auswahldokumentation kann kostenfrei heruntergeladen werden. Es besteht außerdem die Möglichkeit, das Formular an die Verhältnisse vor Ort anzupassen. 3

4 1. Problem z. B. Fehlzeiten Festlegung des Untersuchungsanliegens Toolbox: Instrumente Nutzerqualifikation ungeschult geschult Experten Verfahren der Verhältnisprävention orientierende Verfahren Screeningverfahren Verfahren der Verhaltensprävention qualitatives Verfahren Expertenverfahren 2. Tätigkeitsklasse tätigkeitsspezifisch tätigkeitsübergreifend Branche Methode der Datengewinnung Beobachtung Befragung 3. Verfahrensauswahl Gütekriterien 4. Entscheidung Auswahldokumentation Teilnahme am Grundlagenseminar Teilnahme an Verfahrensschulung Hilfe von Experten 5. Einsatz vorbereiten Abb. 1 Auswahlschritte 4

5 Beispiel für eine Auswahldokumentation Das folgende Beispiel soll Sie bei der Auswahl eines Verfahrens zur Erfassung psychischer Belastung unterstützen. Zu beachten ist dabei, dass der gesamte Auswahlprozess dokumentiert wird. Je detaillierter Sie die Dokumentation ausfüllen, desto nachvollziehbarer wird Ihre Auswahl. 1. Problemlage: Materialausgabe Psychische Belastungen wahrscheinlich, da hoher Zeitdruck. Häufig müssen Teile erst bestellt werden. Lagerbestand unvollständig. Autoritärer Führungsstil Hohe Fehlzeiten Welche Nutzergruppe musste beachtet werden? Bitte kreuzen Sie an! Ungeschulter Nutzer* Geschulter Nutzer** Experte * Grundlagenseminar Psychische Belastung ** Grundlagenseminar Psychische Belastung und spezifische Verfahrensschulung Gibt es Schulungsbedarf? Ja Nein Welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes wurden hauptsächlich angestrebt? Verhältnisprävention Verhaltensprävention Welche Analysetiefe wird angestrebt (nur für Verhältnisprävention)? Bitte kreuzen Sie an! orientierendes Verfahren Screeningverfahren Expertenverfahren 2. In welcher Branche sollen psychische Belastungen erhoben werden? Metallbranche Bei welcher Tätigkeitsklasse sollen psychische Belastungen ermittelt werden? tätigkeitsspezifisch körperlich geistig interaktiv Bei der Tätigkeit im Lager besteht die Tätigkeitsspezifik darin, dass sowohl körperliche als auch interaktive Anteile enthalten sind. Außerdem werden mit dem Computer der Lagerbestand kontrolliert und die Neubestellungen realisiert. 5

6 universell tätigkeitsübergreifend Bildschirmarbeit Welche Methode(n) der Datengewinnung wollen Sie nutzen? 3. Schriftliche Befragung Verfahrensauswahl Orientieren Sie sich bei den tätigkeitsspezifischen und/oder tätigkeitsübergreifenden Verfahren, welche für Ihren Fall zutreffen! tätigkeitsspezifisch tätigkeitsübergreifend tätigkeitsspezifisch: für körperlichen Anteil: FEMA Sind statistische Gütekriterien erfüllt? ja nein (VERA/RHIA aber: Expertenverfahren) für interaktiven Anteil: FEWS 4.0 tätigkeitsübergreifend (Bildschirmarbeit): SYNBA 4. Entscheidung: Entscheiden Sie sich für das oder die Verfahren! FEMA; FEWS 4.0 SYNBA Sind Schulungen erforderlich? Ja, für Grundlagen Ja, für Verfahren Nein Begründen Sie Ihre Auswahl! Screeningverfahren, psychische Belastungen vertiefend analysieren, da orientierende Analyse bereits durchgeführt Schriftliche Befragung, Schulungen bereits erfolgt. 5 Müssen mehrere Verfahren im Betrieb eingesetzt werden? Für die Erfassung psychischer Belastungen im Betrieb muss ein Verfahren entsprechend der Zielstellung im eigenen Betrieb ausgewählt werden. Auf der orientierenden Stufe ist der Einsatz eines Verfahrens meist ausreichend. Es gibt aber auch betriebliche Erfordernisse, in denen z. B. Stress, das Führungsverhalten und das Betriebsklima untersucht werden sollen. In solchen Fällen müssen in der Regel verschiedene Verfahren 6

7 miteinander kombiniert werden. Das heißt, es kommen in einer anonymen schriftlichen Mitarbeiterbefragung mehrere Verfahren zum Einsatz, weil die Zielstellung der Analyse mit dem Einsatz eines Verfahrens nicht erreicht werden kann. Neben der inhaltlich zu begründenden Verfahrenskombination gibt es weitere Kombinationsmöglichkeiten: So sollte z. B. darauf geachtet werden, dass nicht nur eine Sichtweise erfasst wird. Günstig ist es, wenn neben der Fremdsicht, beispielsweise vom Vorgesetzten, der Sicherheitsfachkraft, dem Betriebsarzt, auch die Beschäftigten in die Analyse einbezogen werden und die sogenannte Selbstsicht erfasst wird. Die Gegenüberstellung beider Sichtweisen kann in gemeinsamen Workshops diskutiert werden, was zur Abklärung der Belastungssituation beiträgt und die Akzeptanz möglicher Maßnahmen erhöht (BAuA, 2014). Die eingesetzten Verfahren können sich hinsichtlich der Methode der Datengewinnung unterscheiden. Auch hier ist ein größerer Erkenntnisgewinn zu erwarten. Beim schrittweisen Vorgehen von der orientierenden Analyse bis zur Experten-(Fein-) Analyse muss die Nutzergruppenproblematik beachtet werden (s. Handbuch). 6 Wie sollte im Betrieb vorgegangen werden? Die Erfassung psychischer Belastungen im Betrieb stellt bereits eine Intervention dar (Gruber et al., 2016). Damit diese Intervention erfolgreich verläuft, sollte die Erfassung psychischer Belastungen im Betrieb mindestens in vier Schritten erfolgen: 1. Planung und Vorbereitung 2. Durchführung der Erhebung und Auswertung 3. Rückmeldung und Diskussion der Ergebnisse 4. Erarbeitung und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen. Wenn es bereits Sicherheits-, Gesundheits- oder Qualitätszirkel gibt, sollte auf der vorhandenen Struktur aufgebaut werden. In der Planungs- und Vorbereitungsphase sollten folgende Punkte geklärt werden: Absprache und Einbeziehung des Managements Entwicklung einer Lenkungs- oder Projektgruppe Auswahl der Erhebungsinstrumente. In KMU-Betrieben sollten Gruppendiskussionen für die Veränderungsprozesse genutzt werden. Um einen guten Ablauf der Erhebung psychischer Belastungen im Betrieb zu gewährleisten, sind für die Durchführung und Auswertung folgende Aufgaben zu lösen: Eingrenzung bzw. Festlegung des Erhebungsbereiches Vertrauen schaffen Teilnahme erleichtern (z. B. richtiger Zeitpunkt, Organisation des Rücklaufs) Auswertung organisieren. Die Rückmeldung und Diskussion der Ergebnisse sollte gemeinsam mit der Belegschaft, z. B. in einer Belegschaftsversammlung, erfolgen. Die Rückmeldung sollte auch bei dem Meeting mit dem Management alleiniges Thema sein. Neben Defiziten und Mängeln sollen auch Ressourcen, d. h. positive Aspekte, präsentiert werden. Für die Erarbeitung und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen sollen die Ergebnisse bewertet werden und eine Auswahl der wichtigsten Punkte erfolgen. Für die ausgewählten Punkte müssen Veränderungsideen entwickelt werden, mit denen sich auch das Management auseinandersetzen muss. Für die Umsetzung von Maßnahmen müssen Verantwortliche benannt werden. Es empfiehlt sich, eine Prüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen vorzusehen und durchzuführen, um den Erfolg der Veränderungen langfristig zu sichern. 7

8 Wichtig ist auch eine Erfassung des Tagesablaufes, bei der die Aktivitäten des Beschäftigten bzw. die wichtigsten Ereignisse erfasst werden (Anzahl der Telefonanrufe, Störungen, Unterbrechungen usw.). Die Analyse des Tagesablaufes kann je Untersuchungsanliegen stichprobenartig oder ganztägig durchgeführt werden. In die Dokumentenanalyse werden der Fehlzeiten- und Unfallreport, Neueinstellungen, Entlassungen, freiwillige Kündigungen, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, Betriebsanweisungen einbezogen. Im Rahmen der Dokumentenanalyse können auch Interviews mit den Vorgesetzten, dem Betriebsarzt, Betriebs- und Personalvertretungen, der Sicherheitsfachkraft durchgeführt werden. Für das Erkennen psychischer Belastungen in der Arbeitswelt haben die gewerblichen Berufsgenossenschaften (DGUV, Juli 2004) einen Leitfaden für Aufsichtspersonen entwickelt. Neben rechtlichen und konzeptionellen Grundlagen wird das Vorgehen im Betrieb beschrieben. Es werden mögliche Argumentationshilfen gegen Vorbehalte der Betriebe, für mögliche wirtschaftliche Vorteile und Leitfragen für das vertiefende Gespräch mit Unternehmern zur Verfügung gestellt. Durch eine ganze Reihe von Fallbeispielen aus verschiedenen Branchen (N=17) können wichtige Anhaltspunkte für die Prävention psychischer Belastungen vor Ort gefunden werden. Die Länder haben für die Arbeitsschutzverwaltungen und alle, die sich für das Thema interessieren, in der LV 28 Konzept zur Ermittlung psychischer Fehlbelastungen am Arbeitsplatz und zu Möglichkeiten der Prävention (LASI, 2002) und in der LV 31 Handlungsanleitung für die Arbeitsschutzverwaltungen der Länder zur Ermittlung psychischer Fehlbelastungen am Arbeitsplatz und zu Möglichkeiten der Prävention (LASI, 2003) Grundlagen und Handlungsschritte für die Erfassung psychischer Belastung im Betrieb bereitgestellt. BERGER et al. (2014) haben zusätzlich für KMU das Instrument Arbeiten: Entspannt gemeinsam besser so geht s mit Ideen-Treffen entwickelt. Es enthält fünf unterschiedliche Elemente: 1. eine Selbsteinschätzung für den Unternehmer 2. eine Übersicht mit Erfolgsfaktoren 3. ein Ablaufschema 4. Kommunikationsregeln für die Treffen und 5. ein Aufgabenblatt Die Selbsteinschätzung umfasst 12 Fragen, z. B. 1. Meine Mitarbeiter können in ihrem Arbeitsbereich die Arbeit selbständig planen und einteilen. (Berger et al., 2014) Die Auswertung bzw. Bewertung erfolgt nach dem Ampelfarbenprinzip. So ist schnell ersichtlich, ob Handlungsbedarf besteht. Bei der Gestaltung der Handlungshilfe für Unternehmer von KMU wurde auf eine praxisnahe, d. h. nutzerfreundliche Handhabung geachtet (Berger et al., 2014). Stand: August 2016 Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) Friedrich-Henkel-Weg Dortmund Tel.: info-zentrum@baua.bund.de 8