Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut in Justizverwaltungssachen

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1 Bstimmungn übr di Aufbwahn für das Schriftgut in Justizvrwaltungssachn Bstimmungn übr di Aufbwahn für das Schriftgut in Justizvrwaltungssachn JMBl S J Bstimmungn übr di Aufbwahn für das Schriftgut in Justizvrwaltungssachn (AufbwahrungsbstimmungnJV - AufbwBstJV) Bkanntmachung ds Bayrischn Staatsministriums dr Justiz und für Vrbrauchrschutz vom 21. Novmbr 2011 Az.: VI /11 I. Di Aufbwahrungsbstimmungn für Justizvrwaltungssachn wrdn wi folgt grglt: Abschnitt I Allgmin Grundsätz 1. Schriftgut im Sinn dr Aufbwahrungsbstimmungn für Justizvrwaltungssachn sind, unabhängig von ihrr Spichrform, insbsondr Aktn, Aktnrgistr, Namnvrzichniss, Kartin, Urkundn und Blattsammlungn sowi inzln Schriftstück, Büchr, Drucksachn, Kartn, Plän, Zichnungn, Lichtbildr, Bild-, Ton- und Datnträgr sowi sonstig Ggnständ, di Bstandtil odr Anlagn dr Aktn gwordn sind. 2. (1) Di Aufbwahrung dr Prsonalaktn dr Richtrinnn und Richtr, Bamtinnn und Bamtn, dr Untrlagn übr Bihilfn, Hilfürsorg, Hilvrfahrn, Untrstützungn, Erholungsurlaub, Erkrankungn, Umzugs- und Riskostn und dr Vrsorgungsaktn bstimmt sich nach dn jwilign landsspzifischn Rglungn. (2) Di Aufbwahrung dr Prsonalaktn dr Arbitnhmrinnn und Arbitnhmr (Bschäftigt) bstimmt sich nach dn hirfür gltndn bsondrn Bstimmungn. 3. Di Aufbwahrungsbstimmungn für Justizvrwaltungssachn findn grundsätzlich auch Anwndung, wnn Schriftgut zur Erstzung dr Urschrift als Widrgab auf inm Bildträgr odr auf andrn Datnträgrn aufbwahrt wird. Im Übrign sind di insowit gtroffnn bsondrn Bstimmungn zu bachtn. Gltn für Aktn und Aktntil untrschidlich Aufbwahn, so richtt sich di Daur dr Aufbwahrung ds Bild- odr Datnträgrs, dr an di Stll dr Urschriftn tritt, nach dr jwils

2 längstn Aufbwah. 4. Erschint in Aufbwah im Einzlfall aus bsondrn Gründn zu kurz, so kann di Bamtin bzw. dr Bamt, di bzw. dr di Wglgung vrfügt, in längr Aufbwah bstimmn. 5. Sowit in Abschnitt II Spalt 4 in Aufbwah nicht angordnt ist ( kin ), ist das Schriftgut unmittlbar nach sinr Wglgung nach dn dazu rlassnn bsondrn Vorschriftn auszusondrn. 6. (1) Di Aufbwah bginnt mit dm auf das Jahr dr Wglgung folgndn Jahr. (2) Als Jahr dr Wglgung gilt a) bi Prüfungsarbitn und sonstign Prüfungsuntrlagn das Jahr, in dm di Bkanntgab ds Prüfungsrgbnisss an dn Prüfling rfolgt ist, im Fall dr Widrholungsprüfung das Jahr, in dm das Ergbnis dr ltztn Prüfung bkannt ggbn wordn ist; b) bi Hintrlgungn das Jahr, in dm di Hintrlgung bndt wordn ist odr di Fristn dr Art. 24 und 25 BayHintG abglaufn sind; c) bi Büchrn übr Urkundnvrwahrungn (Abschnitt II 4) das Jahr, in dm all darin vrzichntn Fäll rldigt sind; d) für Aktn übr sonstig Anglgnhitn, in dnn in Anordnung dr Wglgung nicht rfolgt, das Jahr, in dm di ltzt Vrfügung zur Sach rgangn ist. (3) Bi automationsuntrstütztr Schriftgutvrwaltung kann abwichnd von Abs. 1 di Aufbwah auch von inm frührn Zitpunkt (z.b. vom Datum dr Wglgungsvrfügung) an brchnt wrdn. Di Entschidung hirübr trifft di Bhördnlitung. 7. Für di Ablifrung von Schriftgut an di Staatsarchiv gltn di dafür rlassnn bsondrn Vorschriftn. Abschnitt II Aufbwahn Amtsgricht Justizvrwaltungssachn Rgist zichn Anglgnhit Aufbwa Vor dr Vrnichtung hrauszunhmnd Bmrkungn Schriftstück Gnralaktn (Abschnitt B dr Anwisung zum Gnralaktnplan) a) ) übr Rchtsnormn (Gstz, Vrordnungn, Obsrvanzn, Privilgin usw.) b) übr sonstig Anglgnhitn mit

3 Ausnahm dr untr c) bzichntn Biaktn c) Biaktn übr Vorgäng von untrgordntr odr vorübrghndr Bdutung, Prssäußrungn und drglichn 2 - Sammlaktn und Blattsammlungn (Abschnitt C dr Anwisung zum Gnralaktnplan) übr a) Aktn dr Prüfungsstlln nach 9 Abs. 1, 2 ZRHO, dr Prüfungsbhördn nach 7 Abs. 1 Buchst. b, 23 und 30 Abs. 1 RiVASt in Vrbindung mit dn Zuständigkitsrglungn dr Ländr b) Eingabn, Bschwrdn und ähnlich Anglgnhitn von vorübrghndr Bdutung c) Vorgäng übr Bwrbr, di nicht in Prsonalaktn inmündn d) di von dn Aufsichtsbhördn vorgnommnn Prüfungsvrhandlungn ) Anträg auf Ausstllung inr Apostill und Anträg auf Bglaubigungn zum Zwck dr Lgalisation f) Fortbildungsvorgäng g) sonstig Vrwaltungsanglgnhitn 3 - Nachwisungn übr di Vrtilung dr Vordruck zu Hypothkn-, Grundschuldund Rntnschuldbrifn sowi zu Schiffsbrifn und Schiffszrtifikatn 4 - Büchr übr Urkundnvrwahrungn mit Ausnahm dr Vrwahrungsbüchr übr Vrfügungn von Tods wgn sowi di dazughörign Blg 5 - Di an di Amtsgricht abglifrtn Dinstrgistr und Aktn dr Grichtsvollzihr 3 Jahr - 2 Jahr - 2 Jahr - 50 Jahr - 2 Jahr - Mit Ausnahm dr Vorgäng, di wgn ihrr bsondrn Bdutung ( 8 Abs. 5 GnAktVfg) zu dn Gnralaktn ( 1 b) zu bringn sind. Wrdn Rgistr gführt, so sind dis 30 Jahr aufzubwahrn. Di Rgistr sind 50 Jahr aufzubwahrn. 6 HL Hintrlgungsaktn 7 - Schriftgut übr di Erhbung von statistischn Datn in Zivilsachn und in

4 Familinsachn sowi in Straf- und Bußgldvrfahrn a) Jahrstablln nach dm Kalndrjahr 5 Jahr b) sonstig Tablln und Durchschriftn dr Monatsrhbungn 2 Jahr Landgricht Justizvrwaltungssachn Rgist zichn Anglgnhit Aufbwa Vor dr Vrnichtung hrauszunhmnd Bmrkungn Schriftstück Gnralaktn (Abschnitt B dr Anwisung zum Gnralaktnplan) a) übr Rchtsnormn (Gstz, Vrordnungn, Obsrvanzn, Privilgin usw.) b) übr sonstig Anglgnhitn mit Ausnahm dr untr c) bzichntn Biaktn c) Biaktn übr Vorgäng von untrgordntr odr vorübrghndr Bdutung, Prssäußrungn und drglichn 12 - Sammlaktn und Blattsammlungn (Abschnitt C dr Anwisungn zum Gnralaktnplan) übr a) Aktn dr Prüfungsstlln nach 9 Abs. 1, 2 ZRHO, dr Prüfungsbhördn nach 7 Abs. 1 Buchst. b, 23 und 30 Abs. 1 RiVASt in Vrbindung mit dn Zuständigkitsrglungn dr Ländr b) Eingabn, Bschwrdn und ähnlich Anglgnhitn von vorübrghndr Bdutung 3 Jahr - Mit Ausnahm dr Vorgäng, di wgn ihrr bsondrn Bdutung ( 8 Abs. 5 GnAktVfg.) zu dn Gnralaktn ( 11 b) zu bringn sind. Wrdn Rgistr gführt, so sind dis 30 Jahr aufzubwahrn.

5 c) Vorgäng übr Bwrbr, di nicht in Prsonalaktn inmündn d) di von dn Aufsichtsbhördn vorgnommnn Prüfungsvrhandlungn ) Anträg auf Ausstllung inr Apostill und Anträg auf Bglaubigungn zum Zwck dr Lgalisation f) Fortbildungsvorgäng g) sonstig Vrwaltungsanglgnhitn 2 Jahr - 2 Jahr - Di Rgistr sind 50 Jahr aufzubwahrn Sammlaktn übr Ehlichrklärungn 100 Jahr Schriftgut übr di Erhbung von statistischn Datn in Zivilsachn sowi in Straf- und Bußgldvrfahrn a) Jahrstablln nach dm Kalndrjahr b) sonstig Tablln und Durchschriftn dr Monatsrhbungn 2 Jahr - Obrlandsgricht Justizvrwaltungssachn Rgist zichn Anglgnhit Aufbwa Vor dr Vrnichtung hrauszunhmnd Bmrkungn Schriftstück Gnralaktn (Abschnitt B dr Anwisung zum Gnralaktnplan) a) übr Rchtsnormn (Gstz, Vrordnungn, Obsrvanzn, Privilgin usw.) b) übr sonstig Anglgnhitn mit Ausnahm dr untr c) bzichntn Biaktn

6 c) Biaktn übr Vorgäng von untrgordntr odr vorübrghndr Bdutung, Brichtssammlungn, Prssäußrungn und drglichn 22 - Sammlaktn und Blattsammlungn (Abschnitt C dr Anwisungn zum Gnralaktnplan) übr a) Aktn dr Prüfungsstlln nach 9 Abs. 1, 2 ZRHO, dr Prüfungsbhördn nach 7 Abs. 1 Buchst. b, 23 und 30 Abs. 1 RiVASt in Vrbindung mit dn Zuständigkitsrglungn dr Ländr b) Eingabn, Bschwrdn und ähnlich Anglgnhitn von vorübrghndr Bdutung c) Listn dr Empfängr von Gldauflagn in Ermittlungs-, Straf- und Gnadnsachn und List dr Empfängr von Gldbußn nbst dn dazughörign Untrlagn d) Vorgäng übr Bwrbr, di nicht in Prsonalaktn inmündn ) di von dn Aufsichtsbhördn vorgnommnn Prüfungsvrhandlungn f) Fortbildungsvorgäng g) sonstig Vrwaltungsanglgnhitn 3 Jahr - 2 Jahr - Mit Ausnahm dr Vorgäng, di wgn ihrr bsondrn Bdutung ( 8 Abs. 5 GnAktVfg.) zu dn Gnralaktn ( 21 b) zu bringn sind. Wrdn Rgistr gführt, so sind dis 30 Jahr aufzubwahrn Sammlaktn übr Ehlichrklärungn 100 Jahr Sammlaktn übr di Anrknnung ausländischr Entschidungn in Ehsachn - a) Aktn übr Vrfahrn 2 Jahr - b) Anträg und Entschidungn 25 Sammlaktn übr di Bfriung von dr Bibringung ds Ehfähigkitszugnisss für Ausländr 80 Jahr - 2 Jahr Nachwisungn übr di Vrtilung dr 100 -

7 Vordruck zu Hypothkn-, Grundschuldund Rntnschuldbrifn sowi zu Schiffsbrifn und Schiffszrtifikatn Jahr 27 - Aktn übr a) di Prüfung von Rchtskandidatn aa) schriftlich Prüfungsarbitn 5 Jahr 50 Jahr - - Anlaghft mit schriftlichn Prüfungsarbitn könnn nach bb) sonstig Prüfungsuntrlag 5 Jahrn vrnichtt wrdn. b) di Prüfung von Bamtn inschlißlich dr Anlaghft mit schriftlichn Prüfungsarbitn c) di Prüfung von Auszubildndn inschlißlich dr Anlaghft mit schriftlichn Prüfungsarbitn 28 - Aktn übr di Eintragung von Vrsorgungsanwärtrn in in Bwrbrvrzichnis 29 - Schriftgut übr di Erhbung von statistischn Datn in Zivilsachn und Familinsachn sowi in Straf- und Bußgldvrfahrn a) Jahrstablln nach dm Kalndrjahr 5 Jahr b) sonstig Tablln und Durchschriftn dr Monatsrhbungn 2 Jahr Staatsanwaltschaft Justizvrwaltungssachn Rgist zichn Anglgnhit Aufbwa Vor dr Vrnichtung hrauszunhmnd Bmrkungn Schriftstück Gnralaktn (Abschnitt B dr Anwisung zum Gnralaktnplan) a) übr Rchtsnormn (Gstz, Vrordnungn usw.) b) übr sonstig Anglgnhitn mit Ausnahm dr untr c) bzichntn Biaktn

8 c) Biaktn übr Vorgäng von untrgordntr odr vorübrghndr Bdutung, Brichtssammlungn, Prssäußrungn und drglichn 32 - Sammlaktn und Blattsammlungn (Abschnitt C dr Anwisungn zum Gnralaktnplan) übr a) Aktn dr Prüfungsbhördn nach 8 Abs. 1 Buchst. c, 78 Abs. 1, 148 Abs. 3 RiVASt in Vrbindung mit dn Zuständigkitsrglungn dr Ländr b) Eingabn, Bschwrdn und ähnlich Anglgnhitn von vorübrghndr Bdutung 3 Jahr - Mit Ausnahm dr Vorgäng, di wgn ihrr bsondrn Bdutung ( 8 Abs. 5 GnAktVfg.) zu dn Gnralaktn ( 31 b) zu bringn sind. c) di von dn Aufsichtsbhördn vorgnommnn Prüfungsvrhandlungn d) Fortbildungsvorgäng ) sonstig Vrwaltungsanglgnhitn f) Brichtshft sind wi di dazughörig Sachakt aufzubwahrn 33 - Schriftgut übr di Erhbung von statistischn Datn in Ermittlungsvrfahrn und Vrfahrn nach dm Ordnungswidrigkitngstz bi dn Staatsanwaltschaftn a) Jahrstablln nach dm Kalndrjahr b) sonstig Tablln und Durchschriftn dr Monatsrhbungn 2 Jahr - Gnralstaatsanwaltschaft Justizvrwaltungssachn Rgist zichn Anglgnhit Aufbwa Vor dr Vrnichtung hrauszunhmnd Bmrkungn Schriftstück

9 Gnralaktn (Abschnitt B dr Anwisung zum Gnralaktnplan) a) übr Rchtsnormn (Gstz, Vrordnungn usw.) b) übr sonstig Anglgnhitn mit Ausnahm dr untr c) bzichntn Biaktn c) Biaktn übr Vorgäng von untrgordntr odr vorübrghndr Bdutung, Brichtssammlungn, Prssäußrungn und drglichn 42 - Sammlaktn und Blattsammlungn (Abschnitt C dr Anwisungn zum Gnralaktnplan) übr a) Aktn dr Prüfungsbhördn nach 7 Abs. 1 Buchst. b, 23 und 30 Abs. 1 RiVASt in Vrbindung mit dn Zuständigkitsrglungn dr Ländr b) Eingabn, Bschwrdn und ähnlich Anglgnhitn von vorübrghndr Bdutung c) di von dn Aufsichtsbhördn vorgnommnn Prüfungsvrhandlungn d) Fortbildungsvorgäng ) sonstig Vrwaltungsanglgnhitn 3 Jahr - Mit Ausnahm dr Vorgäng, di wgn ihrr bsondrn Bdutung ( 8 Abs. 5 GnAktVfg.) zu dn Gnralaktn ( 41 b) zu bringn sind f) Bricht dr Staatsanwaltschaftn 43 - Aktn übr Unfallfürsorg für Gfangn 44 - Aktn übr a) di Prüfung von Bamtn inschl. dr Anlaghft mit schriftlichn Prüfungsarbitn b) di Prüfung von Amtsanwältn inschl. dr Anlaghft mit schriftlichn Prüfungsarbitn 45 - Schriftgut übr di Erhbung von statistischn Datn in Ermittlungsvrfahrn und Vrfahrn nach dm Ordnungswidrigkitngstz bi dn zu a) und b): Anlaghft mit schriftl. Prüfungsarbitn könnn nach 5 Jahrn vrnichtt wrdn.

10 Staatsanwaltschaftn a) Jahrstablln nach dm Kalndrjahr b) sonstig Tablln und Durchschriftn dr Monatsrhbungn 46 StrEs Aktn übr Ansprüch auf Entschädigung nach dm StrEG 2 Jahr - Justizvollzugsbhördn Justizvrwaltungssachn Rgist zichn Anglgnhit Aufbwa Vor dr Vrnichtung hrauszunhmnd Bmrkungn Schriftstück a) Gnralaktn (Abschnitt B dr Anwisung zum Gnralaktnplan) mit Ausnahm dr untr b) bzichntn Biaktn b) Biaktn übr Vorgäng von untrgordntr odr vorübrghndr Bdutung 52 - Sammlaktn und Blattsammlungn (Abschnitt C dr Anwisung zum Gnralaktnplan) übr a) Eingabn, Bschwrdn und ähnlich Anglgnhitn von vorübrghndr Bdutung 5 Jahr - b) sonstig Vrwaltungsanglgnhitn 53 - Aktn übr das Auswahlvrfahrn bi dr Einstllung von Bamtn und übr di Prüfung von Bamtn inschlißlich dr Anlaghft mit schriftlichn Prüfungsarbitn Anlaghft mit schriftlichn Prüfungsarbit n könnn nach 5 Jahrn vrnichtt wrdn.

11 54 - Aktn übr Unfallfürsorg für Gfangn und Arrstantn II. 1. Dis Bkanntmachung tritt am 1. Januar 2012 in Kraft. 2. Mit Ablauf ds 31. Dzmbr 2011 tritt di Bkanntmachung vom 16. August 2004 (JMBl S. 201), zultzt gändrt durch Bkanntmachung vom 9. Januar 2007 (JMBl S. 22), außr Kraft.