Global agierender Automobilzulieferer

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Regina Amsel
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1 Global agierender Automobilzulieferer Auswahlverfahren eines geeigneten ITO/BPO Anbieters Case Study 0 (Seitenzahl: Arial, Schriftgröße 9, zentriert)

Die Aufgabenstellung Hauptziel ist die Reduzierung der F&A Kosten um mindestens 30% Durch immer stärker werdenden Wettbewerb und die sich verändernde Marktumgebung ist das hier betrachtete

2 Die Aufgabenstellung Hauptziel ist die Reduzierung der F&A Kosten um mindestens 30% Durch immer stärker werdenden Wettbewerb und die sich verändernde Marktumgebung ist das hier betrachtete Unternehmen gezwungen gewesen dem erhöhten Kostendruck Rechnung zu tragen. Hauptziel dieses Engagements ist die Reduzierung der F&A Kosten unternehmensweit um wenigstens 30%. Neben der Kostenreduktion ist es ebenso wichtig, eine Standardisierung und Stabilisierung der Prozesse und eine Verbesserung der Qualität zu erreichen. Bislang sind die F&A Prozesse des Unternehmens mehr oder weniger effektiv in den ca. 20 verschiedenen Landesgesellschaften organisiert gewesen. Die Effizienz ist grundsätzlich sehr gering; zudem werden die meisten der F&A Tätigkeiten in Hochlohnländern wie Deutschland, Frankreich, Spanien und der USA durchgeführt. Da das Unternehmen wenig Erfahrung mit einem Accounting SSC hat, wurde eine BPO Lösung angestrebt Wegen des dringenden Bedarfs, Kosten einzusparen, ist zunächst die Errichtung eines captive Nearshore Shared Service Centers in Erwägung gezogen worden. Da das Unternehmen jedoch wenig Erfahrung im Aufbau und Betrieb eines Accounting SSC hat, wurde eine Business Process Outsourcing (BPO) Lösung angestrebt. Bei der Wahl eines geeigneten BPO Anbieters wurde vor allem Wert auf die ständig stärker werdende Automatisierung gelegt, um auch in Zukunft flexibel den Anforderungen gewachsen zu sein. Die Dressler & Partner Management Consultants haben das Unternehmen in diesem Prozess unterstützt. Dazu gehörte unter anderem die Ausschreibungserstellung, die Auswahl eines geeigneten BPO Anbieters und die vertragliche Ausgestaltung der künftigen Zusammenarbeit sowie das Begleiten der Migration. Global agierendes Unternehmen der Automobilindustrie Einer der größten deutschen Automobilzulieferer 4 Mrd. Umsatz Niederlassungen in mehr als 20 Ländern Mitarbeiter 250 Mitarbeiter im Finance & Accounting 1

Die Vorgehensweise Die Management Consultants haben eine Vorgehensweise zur Auswahl eines geeigneten ITO/BPO Anbieters entwickelt Die folgende Grafik zeigt die von der Dressler & Partner Management

3 Die Vorgehensweise Die Management Consultants haben eine Vorgehensweise zur Auswahl eines geeigneten ITO/BPO Anbieters entwickelt Die folgende Grafik zeigt die von der Dressler & Partner Management Consultants entwickelte Vorgehensweise zum Auswahlverfahren eines geeigneten ITO/ BPO Anbieters. Diese Schritte sind exemplarisch und wurden erfolgreich bei der Umsetzung des Projektes angewendet. Assessment der bestehenden globalen ITO/ BPO Anbieter mit Fokus Deutschland Verdichtung der Provider Longlist anhand vorgegebener Kriterien Gestaltung des RFP und Moderation des Kommunikationsprozesses mit den Anbietern Unterstützung bei Auswahl, Verhandlung und Vertragsgestaltung Entwicklung eines Migrationskonzeptes Abbildung 1: Auswahlverfahren Das Auswahlmodell Ein wesentlicher Beitrag zum Erfolg einer BPO Anbieterauswahl ist das Festlegen von Gewichtungsfaktoren Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Projektes ist das von Dressler & Partner Management Consultants entwickelte Auswahlmodell. Dieses Modell beinhaltet vier Kategorien mit mehr als 30 verschiedenen Einzelkriterien. Ein wesentlicher Beitrag zum Erfolg einer BPO Anbieterauswahl ist das Festlegen von Gewichtungsfaktoren, die für die Kriterien durch den Klienten gemäß der Präferenzen des Unternehmens gewählt werden. Nachdem den Unterkriterien detaillierte Gewichtungsfaktoren zugeordnet werden, können die Ergebnisse grafisch dargestellt werden. Dies ermöglicht eine zusammenfassende Betrachtung unter Berücksichtigung der jeweiligen Stärken und Schwächen der BPO Anbieter. 2

4 Abbildung 2: Das Auswahlmodell Abbildung 3: Grafische Darstellung der Ergebnisse 3

Das Resultat Dem Unternehmen ist es gelungen, einen global agierenden BPO Anbieter auszuwählen Auch qualitativ sind erhebliche Vorteile umgesetzt worden.

5 Das Resultat Dem Unternehmen ist es gelungen, einen global agierenden BPO Anbieter auszuwählen Auch qualitativ sind erhebliche Vorteile umgesetzt worden. Das Unternehmen verfügt heute über effiziente ITgestützte Accountingprozesse Mit der Unterstützung von Dressler & Partner Management Consultants ist es dem Unternehmen gelungen, einen global agierenden BPO Anbieter zu identifizieren und auszuwählen, der den Anforderungen des Unternehmens zu 100% entspricht. Die entsprechenden Accounting-Prozesse werden künftig in einer Multi-Standortlösung aus Service Centern des Anbieters in Osteuropa bzw. Lateinamerika realisiert. Insgesamt sind 75 FTE zum Outsourcing-Anbieter verlagert werden, wodurch einen Kostenreduktion von insgesamt 45% bei einer Amortisationszeit von 22 Monaten erreicht werden konnte. Auch qualitativ sind erhebliche Vorteile umgesetzt worden: Durch die höhere Professionalisierung der Prozesse konnten Backlogs in der Buchhaltung abgebaut, Skontoerträge optimiert und insgesamt eine stark verbesserte Zusammenarbeit mit den wichtigen Zulieferern des Unternehmens erreicht werden. In einem schrittweisen Prozess sind die betroffenen Gesellschaften in die neue BPO Lösung integriert worden, wobei im Schnitt eine 4 monatige Migrationsphase eingehalten werden konnte. Das Unternehmen verfügt heute über einheitliche, professionalisierte und effiziente IT-gestützte Accountingprozesse im Konzern. Einen weiteren wichtigen Beitrag lieferte Dressler & Partner bei der vertraglichen Gestaltung. Ein flexibles und faires Vertragswerk versetzt das Unternehmen heute in die Lage, von eigenen Optimierungsbemühungen durch Preisadjustierungen zu profitieren. Maßgeblich für den schnellen und eindrucksvollen Erfolg war die präzise Spezifizierung der BPO Lösung und die Erstellung eines aussagekräftigen Request for Proposal (RFP). Folgende Aussage eines führenden globalen BPO Anbieters bestätigt diese Einschätzung: This RFP was one of the best we have seen in years. It not only highlighted the seriousness of the Case Company to outsource its accounting operations it also simplified the process of drafting a to-thepoint response very much. Excellent work. 4

Dressler & Partner wurde von Prof. Dr. Sören Dressler gegründet und bietet seinen Klienten ein Full-Service Angebot zur Optimierung der betrieblichen Support- Funktionen.

6 Dressler & Partner wurde von Prof. Dr. Sören Dressler gegründet und bietet seinen Klienten ein Full-Service Angebot zur Optimierung der betrieblichen Support- Funktionen. Unser Ziel ist es, Effizienz und Effektivität im Back Office kontinuierlich zu verbessern. Die drei Business Units Management Consultants, Global Research Institute und Academy bilden ein umfassendes Dienstleistungsportfolio für die Bereiche Unternehmensberatung, Markt- & Standortforschung sowie Weiterbildung. Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Website: Dressler & Partner Management Consultants. All rights reserved. 5

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