Outsourcing: die Umsetzungs- Checkliste

Transkript

1 A) Wann ist Outsourcing sinnvoll? eine Entscheidungshilfe Einige Personalaufgaben eines Unternehmens erfordern einerseits Zeit und Know How, sind andererseits aber hinsichtlich der Anforderungen branchenunabhängig sehr ähnlich. Das trifft besonders auf die Gehaltsverrechnung zu. Sie ist zeitaufwendig, kosten- und kontroll-intensiv, erfordert ein spezielles Abrechnungswissen, das zum Großteil branchenunabhängig ist. Hier bietet sich Outsourcing aufgrund folgender Überlegungen an: Externe Dienstleister haben in der Regel ein großes fachliches Know-How und sie gestalten aufgrund ihrer Erfahrungen Abläufe effizient und risikominimierend. Erfahrungsgemäß reduziert daher optimales Outsourcing die Kosten um zumindest 20 Prozent. Neben den Personalkosten fallen Lizenz-, Fortbildungs-, Raum- und Bürokosten weg Outsourcing führt zur Kostentransparenz. Bisher versteckte Personalkosten werden sichtbar. Die Kosteneinsparung entlastet das Personalbudget. Konzerne profitieren von der durch das Outsourcen reduzierten Kopfzahl, dh der Head Account wird vermindert. Abrechnungs-, Personalausfalls- und Softwarefunktionalitätsrisiken werden an den Dienstleister ausgelagert. Das spezielle Fachwissen des Dienstleisters garantiert eine hohe Abrechnungsqualität. Außerdem findet ein KnowHow Transfer vom Dienstleister zum Unternehmen statt, beispielsweise durch Optimierung von Dienstverträgen, Reisekostenrichtlinien oder Vergütungsregelungen. Das Unternehmen reduziert Kosten und ist fit für die Fokussierung auf das Kerngeschäft. Es muss sich nicht mehr darum kümmern, ob die Abrechnungssoftware uptodate ist, wer im Krankheitsfalle die Abrechnung durchführt bzw wer welche Schulungen besuchen sollte. 1

2 B) die 4 Erfolgsschritte zum erfolgreichen Outsourcing unternehmensinterne Vorbereitung Dienstleister- Auswahlverfahren konkrete Umsetzung Evaluierung Erfolgsschritt : unternehmensinterne Vorbereitung Schriftliche Fixierung des Outsourcingzieles Festlegung des Ausmaßes der geplanten Auslagerung (welche Aufgaben sollen ausgelagert werden und welche werden auch künftig unverändert im Betrieb?) Welche internen Kosten verursachen die auszulagernden Aufgaben? Personalkosten (einschließlich Ausbildungskosten) Raum- und Energiekosten Telekommunikationskosten EDV-Lizenzgebühren Büromaterial und sonstige Büro(maschinen)kosten Zeit- und personelle Ressourcenplanung 2

3 Erfolgsschritt : Dienstleister die Auswahlkriterien Dienstleistungskompetenz Wie lange und auf welchem Outsourcing-Niveau ist der Dienstleister tätig? Wie hoch ist der Umsatzanteil der Outsourcing- Dienstleistungen am Gesamtumsatz? Tiefe und Breite des Leistungsspektrums Wie viele Mitarbeiter sind im Outsourcing-Geschäftsfeld tätig und welche Qualifikationen haben Sie? Outsourcing-Kundenstruktur (Größe, Art der outgesourcten Dienstleistungen, Branchen) Kundenempfehlungen einholen (insbesondere betreffend Zuverlässigkeit, Dienstleistungsorientiertheit und fachlicher Kompetenz) Zeigt der Dienstleister Verständnis für die kundenindividuellen Anforderungen? Ausmaß der Mitarbeiterfluktuation (insbesondere: Ausmaß der arbeitnehmerseitigen Dienstvertragsbeendigungen) Kommunikationsvermögen 3

4 Dienstleistungspalette (welche Teilbereiche werden wie häufig vom Dienstleister durchgeführt)? reine Bezugsabrechnung Reisekostenadministration Arbeitszeitenverwaltung Personalsuche (Dienst)Vertragswesen andere Kooperiert der externe Dienstleister mit anderen Dienstleistern, um seine Dienstleistungsangebotspalette zu optimieren? EDV Konfiguration aktuelle Release-Stände Welches Abrechnungsprogramm wird verwendet; Kompatibilität mit marktgängigen Abrechnungsbzw Buchhaltungssystemen? Welche Datensicherheiten sind eingerichtet? Welche Netzwerksicherungen und Risikovermeidungsstrategien existieren? 4

5 Kosten- und Vertragsregelungen transparente Honorargestaltung konstanter Monatspauschalbetrag und/oder Beratungsleistungen mit zusätzlicher und leistungsabhängiger Berechnung Hotline-Service: kostenpflichtig? vertraglich klare Regelungen betreffend Zielsetzung und Umfang der zu erbringenden Dienstleistung Gibt es allgemeine Auftragsbedingungen? Festlegung der Dienstleistungsqualität (Service-level-Agreement) Vertragslaufzeit und Regelungen betreffend Kündigungsfristen Vertragsauflösung bei krassen Vertragsverletzungen (beispielhafte Aufzählung) Verantwortlichkeiten und Berichtswesen festlegen Regelungen betreffend Archivierung der Daten 5

6 Haftungs-, Schadenersatz- und Gerichtsstandregelungen (hier sind Anbieter mit gesetzlichen Haftpflichtversicherungen im Vorteil) Regelungen über Notfallspläne Erfolgsschritt + : Umsetzung und Evaluierung Festlegung des konkreten Umsetzungsplanes Festlegung einer permanenten Projektabstimmung während der Umsetzung Vereinbarung regelmässiger Evaluierung-Meetings Mit dem richtigen OUTSOURCING- PARTNER kommen Sie zum Erfolgserlebnis 6

7 Outsocurcing in Etappen C) Ergänzungen/Alternativen zum Outsourcing Situationsbedingt kann es sinnvoll sein, die HR-Agenden in Etappen auszulagern. Zunächst wird die reine Gehalteabrechnung an den Dienstleister übertragen. Einige Zeit später werden weitere Personalaufgaben (zb Personalsuche) oder administrative Tätigkeiten (Reisekostenadministration, Abwesenheitsverwaltung etc) outgesourct. Kosteneinsparungspotentiale identifizieren Payroll Check nach der So- Wie-So -Methode ( Mag. Ernst Patka) Ein professioneller Dienstleistungspartner erkennt Situationen im Unternehmen, aufgrund derer das Outsourcen keine optimale Lösung ist. Um trotzdem Kosteneinsparungspotentiale zu lukrieren, bieten wir einen besonderen Payroll-Check nach der So-Wie-So -Methode ( Mag. Ernst Patka). SO soll die interne Gehalteverrechnung organisiert sein (Sie erhalten hiebei Praktiker-Tipps zur funktionsfähigen Gehalteverrechnung in schwierigen Situationen) WIE kann kontrolliert werden, dass die Abrechnung fehlerfrei erfolgt (durch Einsatz von Praktiker-n führen wir effizient diese Aufgabe durch) SO soll die konkrete interne Kontrolle organisiert sein (Sie erhalten Kontroll-n & Praktikertipps zum 4-Augen-Kontroll-Prinzip) Wir durchleuchten die Abläufe im Personalbereich, beurteilen kritisch die Ablauforganisation, erkennen allfällige fachliche Defizite beim Abrechnungspersonal und überprüfen die fachliche Richtigkeit der Gehalteabrechnung. Im Regelfall bringen die aus diesem Check gewonnen Verbesserungsvorschläge und Abrechnungshinweise ein Mehrfaches an Nutzen im Vergleich zu den Investitionen. 7