Analysiert und reagiert.

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1 Controlling & Analyse 3M TM KODIP Scorecard Analysiert und reagiert. Anwenderbericht Städtische Kliniken Frankfurt a. M.-Höchst

2 Anwenderbericht von Dr. med. Thomas Engelhardt Sichere Erlöse durch effizientes Faktura-Controlling. Bei den Städtischen Kliniken Frankfurt a. M.-Höchst trat eine typische Problemkette auf: steigende Rückfragen der Krankenkassen zu abgerechneten Fällen, ein deutlicher Anstieg der durch den MDK angeforderten Einzelfallprüfungen, viele offene Abrechnungsfälle und eine belastete Liquidität durch große Außenstände. Hier berichtet Dr. med. Thomas Engelhardt, wie die Kliniken ihre Probleme in den Griff bekamen. Problemfälle: unspezifische Kodes unbeglichene Rechnungen. Seit 2004 rechnen die Städtischen Kliniken in Frankfurt- Höchst nach G-DRGs ab. Die Freigabe eines Falles für die Abrechnung erfolgt dabei in einem zweistufigen Verfahren durch den Facharzt der Abteilung (1. Vidierstufe) mit anschließender Kontrolle durch den Oberarzt der Abteilung (2. Vidierstufe) und Freigabe zur Faktura an das Finanz- und Rechnungswesen. Doch die neue Abrechnung brachte dem Haus auch neue Probleme: Anfang 2005 verzeichnete man unversehens vermehrte Rückfragen der Krankenkassen zu den abgerechneten Fällen. Gleichzeitig stiegen die von wichtigen Krankenkassen angeforderten Einzelfallprüfungen durch den MDK deutlich an. Die Folge: eine hohe Zahl offener Abrechnungsfälle, die sich in erheblichen Außenständen niederschlug, die wiederum die Liquidität des Hauses zunehmend belasteten. Ein Teil der Rückfragen der Krankenkassen war bei kritischer Bewertung durchaus begründet. Denn trotz der seit Jahren im Haus eingesetzten Kodiersoftware 3M TM KODIP wurden teilweise unspezifische Kodes verwendet oder die Deutschen Kodierrichtlinien nicht ausreichend beachtet. Daher mussten im Haus gleich mehrere Problemfelder bearbeitet werden: Erstens musste die Dokumentationsqualität verbessert werden. Zweitens war es notwendig, die inhaltliche Prüfung der Fälle zu verbessern, um potenziell strittige Fälle bereits vor der Übermittlung an die Krankenkassen zu erkennen; denn nur so können korrekte und geprüfte 301-Datensätze an die Kostenträger übermittelt werden. Und drittens musste eine zeitnahe Fakturierung der entlassenen Fälle sichergestellt werden.

3 Städtische Kliniken Frankfurt a. M.-Höchst. Die Städtischen Kliniken Frankfurt-Höchst sind ein Krankenhaus der Maximalversorgung mit Betten, 17 Kliniken und fünf Instituten. Rund stationäre und ambulante Patienten werden hier jährlich behandelt. Sorge dafür tragen Mitarbeiter, darunter 290 Ärzte und Pflegebedienstete. In Ergänzung seines Krankenhaus-Informationssystems (Orbis von AGFA Healthcare) baut das Haus seit 2001 auf 3M KODIP und 3M KODIP DRG-Scout. Hinzu kamen im Jahr M KODIP DRG-Proof, 3M KODIP mit Semfinder und die 3M KODIP Scorecard. 3M TM KODIP Scorecard. Unter DRG-Bedingungen ist der Überblick des Krankenhauses über seine Kosten- und Leistungsstrukturen unabdingbar. 3M stellt hierfür mit der 3M KODIP Scorecard ein außerordentlich leistungsfähiges und flexibles Analysewerkzeug auf Basis der QlikView -Technologie zur Verfügung. Die 3M KODIP Scorecard bietet mit ihren Modulen unterschiedliche Perspektiven auf die Falldaten des Hauses und ermöglicht eine schnelle, flexible und differenzierte Analyse. Die Daten können global für das ganze Krankenhaus oder gruppiert nach Fachabteilungen und DRGs betrachtet werden oder sogar selektiert bis hin zum Einzelfall. In Zeitreihen kann die Entwicklung von Leistungsschwerpunkten, Kostenstrukturen und Deckungsbeiträgen nachvollzogen werden.

4 powered by Kodierqualität verbessert: 3M KODIP mit Semfinder und 3M KODIP DRG-Proof. Erster Schritt, um die Situation besser in den Griff zu bekommen, war die Einführung der semantischen Kodierung mit dem wissensbasierten System Semfinder Anfang Das nämlich führt den Arzt gezielt zum korrekten Kode und stellt eine vollständige, regelkonforme Primärkodierung sicher. Mit Semfinder hat sich daher nicht nur die Kodierqualität verbessert, mit dem System sparen die kodierenden Ärzte auch noch Zeit. Darüber hinaus wurde mit 3M KODIP DRG-Proof ein Tool zur Prüfung von Qualität und Plausibilität der Dokumentation und Kodierung eingeführt. Diese Anwendung verfügt über ein qualifiziertes und hausindividuell anpassbares Regelwerk, das die Einhaltung der Kodierrichtlinien sowie der Regeln von ICD und OPS prüft und dem Anwender gezielte Hinweise zur Korrektur seiner Daten bietet. 3M KODIP DRG-Proof ließ sich ausgezeichnet in den Dokumentations- und Freigabe-Workflow integrieren und bot den Klinikärzten in Frankfurt-Höchst sofort eine wirkungsvolle Unterstützung. Unterstützt von der weiter verbesserten DRG-Beratung wurde schnell eine Stabilisierung im Bereich Leistungserfassung und Kodierung erreicht. Die Akzeptanz bei den Ärzten und Oberärzten auf den Stationen war groß. Denn sie waren es, die bei der routinemäßigen Kodierung und inhaltlichen Prüfung der Fälle nun deutlich entlastet wurden. Damit aber nicht genug. Die Controlling-Verantwortlichen des Hauses haben auch gleich die nächste Stufe erklommen: das Sicherstellen einer zeitnahen Fakturierung und den Aufbau eines wirksamen internen und externen Mahnwesens. Der bisherige Workflow der Datenfreigabe sollte ergänzt, ein Prüflauf aller freigegebenen und zur Fakturierung anstehenden Datensätze eingeführt werden. Dokumentationsqualität mit 3M KODIP DRG-Proof im Zeitverlauf, Visualisierung der 3M KODIP Scorecard. Ambulantes Potenzial nach 115b im täglichen Fallfilter der fakturierbaren Fälle

5 3M KODIP Scorecard: identifiziert Probleme, bevor daraus Kosten entstehen. Zum Dreh- und Angelpunkt hierfür wurde das neuartige Analyse-Tool 3M KODIP Scorecard. So werden die zur Fakturierung anstehenden Datensätze nun nicht mehr nur im 21-Format gruppiert und mit DRG-Proof geprüft. Sondern sie werden ebenso wie die Ergebnistabellen aus 3M KODIP DRG-Proof in die 3M KODIP Scorecard importiert und dort analysiert. Kurzum: Die 3M KODIP Scorecard dient zur Visualisierung der Dokumentationsqualität, bevor die Daten das Haus in Richtung Krankenkassen verlassen. Die als fehlerhaft oder kritisch bewerteten Fälle werden gar nicht erst fakturiert, sondern intern geprüft, bereinigt und mit den verantwortlichen Ärzten besprochen. Der tägliche Zeitaufwand für die Datenaufbereitung und -analyse beträgt mit der 3M KODIP Scorecard für sämtliche Fälle zirka 60 Minuten wenig im Vergleich zu Aufwand und Nerven, die jede einzelne Problemfallbehandlung auf Rückfrage der Kassen oder in Abstimmung mit dem MDK kostet. Die Fachabteilungen erhalten vom Medizincontrolling nun gezielte Informationen, welche Datensätze fehlerhaft sind, sowie konkrete Vorschläge zur Korrektur. Die Mitarbeiter des Medizincontrollings bieten zugleich ihre Unterstützung zur Nachbearbeitung dieser Fälle direkt vor Ort in den Abteilungen an. Nach Überarbeitung erfolgt dann die erneute Freigabe durch den verantwortlichen Oberarzt und eine in der Regel problemlose Fakturierung und Vergütung. Das Fazit: erheblich weniger Rückfragen, deutlich mehr Liquidität. Entscheidender Pluspunkt: Die 3M KODIP Scorecard konnte dank professioneller Unterstützung durch 3M sehr schnell auf die speziellen Anforderungen der Städtischen Kliniken Frankfurt-Höchst angepasst werden. Sie hat sich hier als außerordentlich flexibles und leicht zu bedienendes Tool erwiesen, das umgehend seine Wirkung entfaltet. Denn die zusätzliche DV-gestützte inhaltliche Prüfung aller Fälle hat zur Folge, dass nur noch primär saubere und plausible Datensätze und Rechnungen das Haus verlassen. Fehlerhafte Falldaten werden sofort erkannt und zeitnah korrigiert, potenziell strittige Fälle intern abgestimmt und das alles mit hohem Lerneffekt für die dokumentierenden Mitarbeiter. Entsprechend erfreulich war das Resultat: Bereits nach wenigen Wochen hatte sich der Umgang mit den Kostenträgern deutlich verbessert. Die Anzahl der Rückfragen ist um zirka die Hälfte zurückgegangen. Wichtiger noch: Die Liquiditätsaußenstände konnten innerhalb kürzester Zeit erheblich reduziert werden. Noch setzen die Städtischen Kliniken die 3M KODIP Scorecard schwerpunktmäßig als operatives Steuerungsinstrument und hier speziell für das Faktura-Controlling ein. Damit ist das Potenzial der Software jedoch nur zu einem geringen Teil ausgeschöpft. In Zukunft soll die 3M KODIP Scorecard deshalb auch für das strategische Controlling genutzt werden. Denn sie ermöglicht eine differenzierte Betrachtung aller Leistungsdaten des Hauses, etwa eine abteilungsspezifische Verweildaueranalyse. In Frankfurt-Höchst wird die 3M KODIP Scorecard so künftig zu einer wertvollen und unbestechlichen Informationsquelle für die strategische Entwicklung des Hauses. 3M KODIP Scorecard verbessert die Kodierung, optimiert den Workflow und sorgt mit korrekten Datensätzen für eine zügige Fakturierung. Autor: Dr. med. Thomas Engelhardt Facharzt für Chirurgie, Medizin-Informatik Städtische Kliniken Frankfurt a. M.-Höchst Gotenstr. 6 8, Frankfurt am Main engelhardt@em.uni-frankfurt.de

6 3M Health Information Systems: Kodieren & Gruppieren 3M KODIP 3M KODIP DRG-Scout 3M KODIP DRG-Proof 3M KODIP +Semfinder 3M KODIP +OntoDrug 3M Java Grouper 3M Suite Controlling & Analyse 3M Management Report 3M Quality Report 3M Benchmarking 3M KODIP Scorecard 3M KODIP Indigo 3M DRG-Forecast 3M E1-2-3 Korrekt Qualitätsmanagement 3M QS-MED professional 3M QS-MED professional Add-ons 3M QS-Filter 3M QS-Indikator 3M QM-Portal 3M QS-Bericht 3M Health Information Systems bietet das ganze Spektrum intelligenter Klinik-Software für DRGs und Qualitätsmanagement aus einer Hand. Damit ist auch Ihr Krankenhaus bestens aufgestellt. 3M MEDICA Zweigniederlassung der 3M Deutschland GmbH Standort Neuss Hammfelddamm Neuss Telefon / Telefax / Standort Berlin Sophie-Charlotten-Straße Berlin Telefon 030 / Telefax 030 / drg-info@mmm.com