Migration von Microsoft Office Excel zu OpenOffice.org Calc

Transkript

1 Migration von Microsoft Office Excel zu OpenOffice.org Calc Ingenieurbüro Mühl Lindenstr Erlensee muehl.de

2 Rechtliches Die Inhalte des vorliegenden Dokumentes werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Waren bzw. Markennamen werden ohne Zusicherung der freien Verfügbarkeit benutzt. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument darf, auch in Auszügen, nicht ohne schriftliche Genehmigung des Ingenieurbüro Mühl, Dipl. Ing. Werner Mühl, Lindenstr. 3, Erlen see, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Bei der Zusammenstellung von Bildern und Texten wurde mit größtmöglicher Sorgfalt ge arbeitet. Dennoch können Fehler nicht völlig ausgeschlossen werden. Der Autor über nimmt für fehlerhafte Angaben und deren Auswirkungen keinerlei Verantwortung. Die gewerbliche Nutzung dieses Dokuments ist nicht gestattet. 2

3 Über dieses Dokument Dieses Dokument dient als Referenz für Personen, die bereits mit Microsoft Office Excel mit der klassischen Ansicht (vor MS Office 2007) gearbeitet und Erfahrungen mit diesem Programm gesammelt haben und nun auf OpenOffice.org Calc umsteigen. Die Unterschiede beider Büroprogramme Menüs, Funktionen und Befehle werden im folgenden dargestellt und ausführlich erläutert. Weitere Informationen Historie 3. Apr Dokument erstellt Bilder: MS Excel 2003, OpenOffice.org 2. Calc unter Windows XP 18. Okt Dokument aktualisiert auf OpenOffice.org Aug Dokument aktualisiert auf OpenOffice.org Feb Dokument aktualisiert auf OpenOffice.org 3.2 3

4 Typografie In diesem Handbuch werden folgende Auszeichnungen benutzt: muehl.de/ Hyperlink, aktiver Verweis auf eine Internetseite in der PDF Version diese Dokuments Querverweis Verweist auf ein Kapitel in der PDF Datei diese Do kuments Menü Bearbeiten > Navigator Hinweis auf einen Menü Eintrag <F5> Taste F5 <Alt> + <Tab> Taste Alt und Taste Tab gleichzeitig drücken [Direktes Exportieren als PDF] Ein Symbol (Icon) in den Symbolleisten kursiver Text zur Hervorhebung von wichtigen Begriffen (1) Notizenseite Legende zu einem Eintrag in einer Microsoft Menü Abbildung (1) Handout Legende zu einem Eintrag in einer OpenOffice.org Menü Abbildung

5 Inhaltsverzeichnis 1 Die Anwendungsoberfläche Microsoft Excel...12 OpenOffice.org Calc Generelle Unterschiede zwischen MS Office und OpenOffice.org OpenOffice.org Büroprogramm...15 OpenOffice.org Applikationen...15 Betriebssysteme...15 OpenOffice.org Portable...15 Benutzeroberfläche...16 Seitliche Fenster...16 Navigator zum gezielten Bewegen innerhalb des Dokumentes...16 Formatvorlagen und Stile zum Formatieren der Objekte...17 Galerie zum Anzeigen und Auswählen von Cliparts...18 Suchen und Ersetzen...18 Dateiverwaltung...18 Standardspeicherort...19 Dokumentvorlagen...19 Versionskontrolle...20 PDF (Portable Document Format) Dateien erstellen...20 Das OpenOffice.org Standard Dateiformat ODF...20 Der Assistent...21 Der Extension Manager Unterschiede zwischen Microsoft Excel und OpenOffice.org Calc Begriffsdefinitionen...23 Einschränkungen...23 Menüs...23 Werkzeug und Symbolleisten...2 Standard Zahlenformat...2 Relative Adressierung...2 Benannte Bereiche...2 Formeln in natürlicher Sprache...2 Formularfelder Die Menü Leiste 27 Datei...27 Menü Datei in Excel...27 Menü Datei in Calc...28 Bearbeiten

6 Menü Bearbeiten in Excel...30 Menü Bearbeiten in Calc...30 Ansicht...32 Menü Ansicht in Excel...32 Menü Ansicht in Calc...32 Einfügen...3 Menü Einfügen in Excel...3 Menü Einfügen in Calc...35 Format...37 Menü Format in Excel...37 Menü Format in Calc...37 Extras...39 Menü Extras in Excel...39 Menü Extras in Calc...0 Daten...2 Menü Daten in Excel...2 Menü Daten in Calc...3 Fenster... Menü Fenster in Excel... Menü Fenster in Calc... Hilfe...5 Menü Hilfe in Excel...5 Menü Hilfe in Calc...5 Datenbearbeitung 7 Daten eingeben...7 Automatisches Ausfüllen...7 Ziehpunkteingabe...7 Interpretation des Zellinhalts...8 Daten ändern...8 Daten löschen...8 Daten sortieren...8 Daten filtern...8 PivotTable und PivotChart Bericht / Datenpilot...9 Formatierung und Dokumentvorlagen 51 Das Formatvorlagen Fenster...51 Zellvorlagen...52 Seitenvorlagen...52 Dokumentvorlagen verwalten...52 Funktionen 55 Optionale Parameter in Funktionen...55

7 Datumswerte in Finanzfunktionen...55 Excel Analysis ToolPak / Calc Analysis AddIn...55 Ergebnisunterschiede...56 Funktions Assistent zur interaktiven Formelerstellung...56 Nicht implementierte und nicht importierte Funktionen Diagramme 59 9 Drucken Makros Fremdformate bearbeiten Dokumente öffnen...65 Dokumente speichern...66 Massenkonvertierung...67 Standard Speicherformat ändern...67 Dokumente exportieren OpenOffice.org anpassen Werkzeugleisten...69 Menüs...70 Menüinhalt...70 Menüschriftart...70 Schnelltasten (shortcut keys)...71 Sicherheit...71 Einstellungen als Vorlage speichern

8 Abbildungsverzeichnis Abb. 1 1: Anwendungsfenster Excel...12 Abb. 1 2: Anwendungsfenster Calc...13 Abb. 2 1: Navigator...17 Abb. 2 2: Formatvorlagen...17 Abb. 2 3: Galerie in OpenOffice.org...18 Abb. 2 : Dokumentvorlage...19 Abb. 2 5: Dokumentvorlagen verwalten...19 Abb. 2 6: Auswahlmenü für einen Assistenten...21 Abb. 1: Menü Datei in Excel...27 Abb. 2: Menü Datei in Calc...27 Abb. 3: Menü Datei > Senden an in Excel...28 Abb. : Datei > Senden Menü in Calc...29 Abb. 5: Menü Bearbeiten in Excel...30 Abb. 6: Menü Bearbeiten in Calc...30 Abb. 7: Menü Bearbeiten > Inhalte löschen in Calc...31 Abb. 8: Ansicht Menü in Excel...32 Abb. 9: Ansicht Menü in Calc...32 Abb. 10: Datenquellen...33 Abb. 11: Menü Einfügen in Excel...3 Abb. 12: Menü Einfügen in Calc...3 Abb. 13: Menü Einfügen > Grafik in Excel...35 Abb. 1: Menü Format in Excel...37 Abb. 15: Menü Format in Calc...37 Abb. 16: Menü Extras in Calc...39 Abb. 17: Menü Extras in Excel...39 Abb. 18: Menü Extras > Detektiv in Calc...0 Abb. 19: Extension Manager in Calc...1 Abb. 20: XML Filter Einstellungen in Calc...2 Abb. 21: Menü Daten in Excel...2 Abb. 22: Menü Daten in Calc...2 Abb. 23: Menü Fenster in Excel... Abb. 2: Menü Fenster in Calc... Abb. 25: Menü Hilfe in Excel...5 Abb. 26: Menü Hilfe in Calc...5 Abb. 5 1: Zelleninhalte löschen in Calc...8 Abb. 6 1: Formatvorlagen in Calc...51 Abb. 6 2: Menü Dokumentvorlage in Calc...52 Abb. 6 3: Dialog Dokumentvorlage verwalten in Calc...53 Abb. 7 1: Funktions Assistent in Calc...56 Abb. 8 1: Diagramm Assistent in Calc...59 Abb. 8 2: Diagramm Beispiel in Calc

9 Die Menü Leiste Die Menü Leiste In diesem Kapitel werden Ihnen die Unterschiede zwischen Microsoft Excel und OpenOffice.org Calc aufgezeigt. Zu jedem Eintrag in der Menü Leiste werden Bildschirm fotos gezeigt..1 Datei Abb. 1: Menü Datei in Excel Abb. 2: Menü Datei in Calc.1.1 Menü Datei in Excel Diese Einträge bzw. Funktionen finden Sie in OpenOffice.org Calc in einem anderen Menü: 27

10 Die Menü Leiste (1) Als Webseite speichern... Menü Datei > Speichern unter...: im sich öffnenden Fenster in der Auswahlliste für den Dateityp, dann HTML auswählen (2) Aufgabenbereich speichern... keine entsprechende Funktion vorhanden (3) Dateisuche... keine entsprechende Funktion vorhanden () Berechtigung keine entsprechende Funktion vorhanden (5) Webseitenvorschau Menü Datei > Vorschau im Webbrowser (6) Seite einrichten Menü Format > Seite (7) Druckbereich Menü Format > Druckbereiche (8) Senden an... Menü Datei > Senden Abb. 3: Menü Datei > Senden an in Excel (9) Liste mit zuletzt geöffneten Dateien Menü Datei > Zuletzt benutzte Dokumente.1.2 Menü Datei in Calc In dem Menü Datei sind alle Befehle abgelegt, die sich auf die Behandlung von Dateien beziehen: z.b. öffnen, speichern, verwalten, etc. Einträge und deren Funktionen, die nicht im Excel Menü zu finden sind: (1) Zuletzt benutzte Dokumente zeigt in einem Untermenü eine Liste der zu letzt aufgerufenen Dokumente und erleichtert das Auffinden dieser Dateien. (2) Assistenten Unterstützt Sie bei der Gestaltung geschäftli cher und privater Briefe, Faxe, Präsentatio nen, etc. Siehe Kapitel Generelle Unterschiede zwi schen MS Office und OpenOffice.org, Unter kapitel Der Assistent 28 (3) Alles speichern speichert alle geöffneten Dokumente () Neu Laden Das aktuelle Dokument wird durch die zuletzt gespeicherte Version ersetzt.

11 Die Menü Leiste (5) Versionen... siehe Kapitel Generelle Unterschiede zwi schen MS Office und OpenOffice.org, Unter kapitel Dateiverwaltung (6) Exportieren... Bietet die Möglichkeit, das aktuelle Doku ment in anderen Formaten zu speichern (7) Exportieren als PDF... Sie können hier einfach und komfortabel aus dem aktuellen Dokument eine PDF Datei er zeugen. Es öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie die Eigenschaften festlegen. (8) Senden bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Tabellendo kument in verschiedenen Dateiformaten als Anhang per zu versenden: als ODF Tabellendokument als Microsoft Excel Datei als PDF Datei Abb. : Datei > Senden Menü in Calc (9) Digitale Signaturen... Mit einem gültigen Zertifikat können Sie das Dokument digital signieren. (10) Dokumentvorlage Zur Verwaltung und Bearbeitung Ihrer Doku mentvorlagen. Siehe hierzu auch Kapitel For matierung und Dokumentvorlagen (11) Vorschau im Webbrowser Das Dokument wird im Standard Webbrow ser angezeigt (12) Druckereinstellung... Auswahl des Standard Druckers sowie des sen Eigenschaften. 29

12 Die Menü Leiste.2 Bearbeiten Abb. 5: Menü Bearbeiten in Excel Abb. 6: Menü Bearbeiten in Calc.2.1 Menü Bearbeiten in Excel (1) Office Zwischenablage... keine entsprechende Funktion vorhanden (2) Als Hyperlink einfügen Menü Einfügen > Hyperlink (3) Löschen Menü Bearbeiten > Inhalte Löschen... () Blatt löschen Menü Bearbeiten > Tabelle (5) Blatt verschieben/kopieren... Menü Bearbeiten > Tabelle > Verschieben/kopieren... (6) Gehe zu... Menü Bearbeiten > Navigator.2.2 Menü Bearbeiten in Calc In diesem Menü sind alle Befehle zum Bearbeiten Ihres Tabellendokuments enthalten. 30