Anwender-Dokumentation Inventurabwicklung Inkl. Hinweis auf Referenznummern-Behandlung und Tipps für BM / MB / BZ

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1 Anwender-Dokumentation Inkl. Hinweis auf Referenznummern-Behandlung und Tipps für BM / MB / BZ Nur ohne Teilemanagement

2 Allgemein Zum Basisprogramm der FORMEL 1 - Anwendung gehören unter anderem die Programmpunkte 5.11 bis 5.19 die Sie bei der Durchführung der Inventur Ihres Lagers weitestgehend unterstützen. Für einen reibungslosen Ablauf der Inventur, beachten Sie nachfolgende Hinweise!!! Bedenken Sie, dass die zur Verfügung stehende Software lediglich eine Hilfe bei der Inventur ist. Eine gut organisierte Planung und Durchführung der Inventur innerhalb des Betriebes ist erste Voraussetzung. Hinweis bei Mehrfirmenlösung: Während der Inventur in einer Firma darf in den anderen Firmen in FORMEL 1 gearbeitet werden. Hinweis bei Mehrfiliallösung: Während der Inventur in einer Firma darf in anderen Filialen dieser Firma in FORMEL 1 gearbeitet werden, wenn: - die Inventur-Filiale ein eigenes Lager hat und - während der Inventur keine filial- und lagerübergreifende Materialbewegungen (z.b. Lagerumbuchung) stattfinden. TIPP! Klären Sie rechtzeitig über Ihren Steuerberater / Finanzamt, welche Unterlagen Sie einreichen müssen. Hinweise zur Entstehung von Bestandsdifferenzen Beachten Sie auch das Dokument "Vermeidung von Bestandsdifferenzen" im gleichen Kapitel (Ablaufbeschreibungen) CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2012 Seite 1/ 8

3 Vorbereitende Maßnahmen Im Vorfeld Schließen Sie möglichst viele Aufträge ab - Teile, die "das Haus bereits verlassen haben", sollten auch abgerechnet und an die Finanzbuchhaltung übergeben sein (siehe auch unten Teile in offenen Aufträgen). Hersteller BMW / MINI: Bei Übernahme eines Verschrottungsvorschlags aus in 5.5 Verschrottung wird die Übersicht der übernommenen Teile wie im Verschrottungsvorschlag sortiert. 1. Sortierkriterium: Produktklasse 2. Sortierkriterium: Teilenummer Dadurch ist manuelle Bearbeitung wesentlich vereinfacht. Nach Auswahl der zu verschrottenden Teile wird bei der Abarbeitung der Auswahl der kumulierte Gesamtwert aller bis dahin zur Verschrottung ausgewählten Teile angezeigt. Vor Erstellung eines Verschrottungsvorschlages in erfolgt eine Abfrage, ob ein bereits vorhandener Verschrottungsvorschlag gelöscht werden soll. Bereinigen Sie ggf. Ihren Dispo-Stamm von Karteileichen. Hierzu steht als Hilfsprogramm der Punkt Teile o. Bestand mit bestimmten Alter zur Verfügung, bei dem Sie eingrenzen können, dass Teile mit einem bestimmten Alter, ohne Bestand und ohne Bewegung automatisch gelöscht werden (es werden die Dispo- Stämme gelöscht, dadurch kein Andruck in der Zählliste). Vor der Inventur Teile in offenen Aufträgen, gelten als "verbaut", und dürfen nicht mitgezählt werden, d.h. alle Teile, die Aufträgen zugeordnet sind, müssen auch tatsächlich dem Lager entnommen und zugebucht sein. Alternativ können noch nicht entnommene Teile von den Aufträgen gelöscht werden. Teile in offenen Aufträgen werden bei der späteren >5.14<-Inventurbewertung NICHT mitgerechnet und auch nicht in die Inventurwerte des Dispo-Stammes übernommen. Sie werden jedoch bei der Inventurübernahme dem Bestand hinzugerechnet. HINWEIS: Es dürfen keine vordatierten Aufträge existieren (s. unten)! Über den Programmpunkt Bestand / verfügbar im Dispo-Stamm ist ein Abgleich der Felder "Bestand und "verfügbarer Bestand anhand der Teile in offenen Aufträgen durchführen. Unmittelbar vor Beginn der Inventurzählung müssen mit den Tagesabschlüssen 19.1 Tagesabschluss Faktura und 19.2 Tagesabschluss Kasse alle abgeschlossenen Aufträge verarbeitet werden inkl. Übernahme der erzeugten Buchungen in die Finanzbuchhaltung. Rückstände in offenen Aufträgen, die durch bereits erfolgte Warenzugänge automatisch aufgelöst wurden, müssen abgearbeitet werden (siehe Teile in offenen Aufträgen) Warenzugänge, die zugebucht wurden, müssen auch eingelagert sein und umgekehrt (eingelagerte Teile müssen zugebucht sein) Ggf. Abstimmung mit Finanzbuchhaltung, welche Rechnungen zu buchen sind CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2012 Seite 2/ 8

4 Während der Inventur >> KEINE MATERIALBEWEGUNG << zwischen Inventurzählung und Inventurübernahme, d.h. Am Tag der Inventurerfassung keine neuen Aufträge über 3.1 ACHTUNG: Schnittstellen, die automatisch Aufträge anlegen, sind zu stoppen. (z.b. / BMW-PaSS) Wird am Tag der Inventurerfassung ein Auftrag eröffnet, muss das Auftragsdatum manuell zurückgesetzt (oder das Inventurerfassungsdatum manuell vorgesetzt) werden. Grundsätzlich gilt: das Auftragsdatum muss kleiner als das Inventurerfassungsdatum sein, sonst kommt es zu Differenzen bei der Bestands- Übernahme der Teile in der Inventurübernahme. Während der gesamten Inventur keine Kassenverkäufe keine Warenausgänge buchen keine Warenzugänge verbuchen keinen Tagesabschluss durchführen. Inventurablauf anhand der Formel 1 - Programmpunkte 1. Inventurzählliste drucken 5.11 Die Zählliste kann entweder sortiert nach Teilenummern oder Lagerorten ausgedruckt werden. Es ist zu empfehlen, die Liste ohne die aktuellen Bestandzahlen zu drucken. In der entsprechenden Abfrage wird deshalb ein N vorgeschlagen. Hinweis "Referenzhersteller" (z.b. bei Markentrennung BMW / Mini / Zweirad) Alle Teile werden nur bei dem "Referenz-Hersteller" (Feld 14 im Teilestamm) angedruckt. Ein Teil, das z. B. im Teilestamm MB mit Referenz-Lager BM angelegt wurde, wird nur auf der Zählliste BM gedruckt. Bei Auswahl mehrerer Hersteller wird die Zählliste Hersteller-unabhängig fortlaufend nach Teilenummer gedruckt. Wird eine Zählliste pro Hersteller gewünscht, sind diese pro Hersteller separat zu drucken. 2. Inventurerfassung 5.12 Anhand der ausgefüllten Zähllisten erfolgt die Erfassung der gezählten Mengen. Die Teile können entweder einzeln oder auch sequenziell sowohl über den gesamten Teilestamm als auch innerhalb eines Lagerortes - erfasst werden, bei der sequenziellen Erfassung - auch innerhalb eines Lagerortes - kann an einer bestimmten Teilenummer aufgesetzt werden. Bei gleichzeitiger Erfassung an mehreren Arbeitsplätzen sollte sichergestellt werden, dass den Erfassern bestimmte Nummernbereiche zugewiesen werden, um Überschneidungen zu vermeiden. Ein Abbruch der Erfassung mit <F4> führt zum Rücksprung in das Auswahlmenü der Erfassungsmethode, so dass bequem zwischen verschiedenen Methoden gewechselt werden kann. Änderungen des Lagerortes während der Erfassung werden direkt in den Dispo-Stamm geschrieben. Bei Auswahl mehrer Hersteller können die Teile Hersteller-unabhängig fortlaufend erfasst werden CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2012 Seite 3/ 8

5 Teile mit NULL-Bestand: "Leere Fächer" (= Teile, für die ein Dispo-Stamm existiert) sollten auch mit Zählmenge "0" erfasst werden, da die Positionen nur so in der 5.14 Inventurbewertung aufgeführt werden und auch nur dadurch in der 5.15 Inventurübernahme die entsprechenden Felder gefüllt und der Bestand auf Null gesetzt werden (s. unten). Andernfalls gelten die Positionen als "nicht erfasste Position". Erfassungs-Varianten: K = Kumulierte Erfassung ( Mengen werden ggf. addiert ) Die eingegebene Zählmenge wird zu einer evtl. bereits erfassten Menge addiert. Dies ist grundsätzlich sinnvoll, wenn mit Lagerorten gearbeitet wird, da ein Teil mehrere Lagerorte haben kann (Hauptlagerort, Schnellgreifzone, Vitrine etc.). WICHTIG: Bei Fehleingaben bzw. Nachzählungen muss die Differenz zur bereits erfassten Menge eingegeben werden (ggf. mit negativem Vorzeichen)! Beispiel: 1. Zählung = 5 Eingabe 5 2. Zählung = 6 Eingabe +1 (negatives oder positives Vorzeichen) Menge an 2. Lagerort = 1 Eingabe +1 N = Neu Erfassung (Mengen werden ggf. überschrieben ) Die Eingabe einer Zählmenge überschreibt die evtl. bereits erfasste Menge. Bei Eingabe eines Teils, das an verschiedenen Lagerorten vorkommt, müssen die bereits erfasste Mengen zuvor manuell addiert werden. WICHTIG: Bei Fehleingaben bzw. Nachzählungen muss immer die neue Gesamt- Zählmenge eingegeben werden. Beispiel: 1. Zählung = 5 Eingabe 5 2. Zählung = 6 Eingabe 6 Menge an 2. Lagerort = 1 Eingabe 7 3. Inventurabstimmlisten 5.13 (Aktuelle Inventurliste) Nach Erfassung aller gezählten Bestände gibt die Inventurabstimmliste Aufschluss über den gezählten Bestand und den Soll-Bestand (verfügbarer Bestand im Dispo- Stamm). Die Inventurabstimmlisten können analog zu dem Menüpunkten 5.11 und 5.12 auch für einzelne Lagerorte getrennt und sortiert ausgegeben werden. Sollte eine Nachzählung erforderlich sein, drucken Sie für die entsprechenden Teile nochmals die Zählliste und nehmen bei veränderten Ergebnissen die Korrektur wie unter 2. beschrieben vor. Diesen Vorgang wiederholen Sie, bis Sie mit den Zählergebnissen zufrieden sind. Bei Auswahl mehrer Hersteller werden die Teile Hersteller-unabhängig fortlaufend angedruckt 4. Inventurbewertung 5.14 Nach Abschluss der Zählungen und Erfassung des Endergebnisses führen Sie anhand dieses Programmpunktes die Bewertung Ihrer Zählergebnisse durch. Hierbei wird der Lagerwert anhand des gezählten Bestands und des aktuellen durchschnittlichen Einkaufspreises errechnet. Werden mehrere Hersteller ausgewählt, erfolgen nach jedem Hersteller eine Endsumme und ein Seitenvorschub. Teile in offenen Aufträgen werden dabei NICHT berücksichtigt CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2012 Seite 4/ 8

6 5. Inventurübernahme 5.15 Voraussetzung bei Anwahl dieses Programmpunktes ist, dass alle Arbeiten zum Zählen, Erfassen und Bewerten Ihres Teilestammes durchgeführt wurden. Das Inventurergebnis wird in den Dispo-Stamm übertragen. Bei Inventurübernahme müssen alle an der Inventur beteiligten Hersteller ausgewählt werden! Dieses Programm kann nur einmal gestartet werden, eine Inventurauswertung mit 5.14 ist danach nicht mehr möglich! Service-Prozesse beenden Bei FORMEL 1 evolution sind für diesen Arbeitsschritt alle laufenden Service-Prozesse zu beenden - Siehe Direkt-Hilfe (<F1>), Kapitel Tagesabschluss / Aufgabenplaner / Symbolleiste Bei FORMEL 1 evolution mit aktiven Teilemanagement ist eine völlig abweichende Inventurlogik vorhanden inkl. Beschreibung in der <F1>-Direkt- Hilfe Folgende Felder werden durch die Inventurübernahme gesetzt: Feld Inhalt verfg. Bestand Zählergebnis (also auch ggf. Null) Bestand: Zählergebnis + Teile in offenen Aufträgen (werden automatisch ermittelt) Inventurbestand Zählergebnis (ohne Mengen aus offenen Aufträgen) Inventurwert Zählergebnis * aktueller durchschnittl. EK ( od. Ergebnis unter 6. ) Inventur-Datum Das Datum der Inventur-Übernahme Nach der Übernahme ist die Inventur beendet, d.h. in allen Bereichen von FORMEL 1, die während der Inventur gesperrt waren, kann wieder gearbeitet werden. Die zuvor gestoppten Schnittstellen (RENAULTp@rts / BMW PaSS / Service- Prozesse FORMEL 1 evolution) müssen wieder gestartet werden! 6. Inventur- /Lagerbewertung zum Jahresende Der tatsächliche Lagerwert zum Jahresende ist nach dem letzten Tagesabschluss des alten, und vor dem ersten TAB des neuen Jahres mit den Listen aus 5.18 Lagerbewertung, oder 5.19 Lagerbestandsliste zu drucken. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die dort möglichen Abschläge in dieser Form gemäß Grundsatzurteil des BFH nicht erlaubt sind und empfehlen dringend, dort hinterlegte Abschläge auf Null zu setzen. Zum Jahreswechsel ist auch das Programm 5.16 Speichern Jahresendbestand zu starten siehe jeweilige Beschreibungen im FORMEL 1-Handbuch CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2012 Seite 5/ 8

7 Hinweis zu Referenznummern Wichtig z.b. für Hersteller NISSAN Beim Druck der Inventurzählliste kann gesteuert werden, ob die Referenzhinweise mit angedruckt werden sollen oder nicht Ref.-Hinweis drucken : J Referenzhinweise per Parameter Referenz-Nummer (genereller Andruck) Teilenummer Bezeichnung Lagerort Ref.-Teilenummer Zäh B15 OELFILTER 11B A B N00 OELFILTER 11C N N10 OELFILTER 11C NI N U00 OELFILTER 11C NI B J400 OELFILTER 11C NI J400XX J400XX OELFILTER 11C J F600 WICHTIG: Die Lagerbestände werden generell unter der Nummer geführt, bei der keine Ref.-Teilenummer angedruckt wird Lagerführung unter dieser Nummer Hinweis auf andere Nummern, die im gleichen Fach liegen können (Referenzhinweis) Hinweis auf die bestandsführende Nummer N00 OELFILTER 11C N N10 OELFILTER 11C NI N00 Durch den Andruck aller Nummern aus der Referenzkette lässt sich jedes im Lagerfach liegende Teil auf der Zählliste wiederfinden (mit Hinweis auf das bestandsführende Teil)! CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2012 Seite 6/ 8

8 Wie zu zählen? Erläuterung am obigen Beispiel: Gemeinsame Zählung Der Gesamt-Bestand der beiden Teilenummern wird unter einer Nummer erfasst (im Beispiel N00) - Bei der Erfassung darf bei der ersetzen Nummer keine Eingabe erfolgen! (Unabhängig ob Erfassungsart K = Kumulierte Erfassung oder N = Neu Erfassung) Dadurch bleibt die bereits erfasste Menge unverändert. Beispiel: Maske bei Erscheinen der ersetzten Nummer N00 OELFILTER 11C N10 OELFILTER 11C NI N00... Teil schon erfasst!!! Erfassungsmenge: 10 F3=Lagerort Beispiel: Maske nach Bestätigen ohne Eingabe N00 OELFILTER 11C N10 OELFILTER 11C NI N00 10 Getrennte Zählung Die Bestände der verschiedenen Teilenummern werden separat in die Zählliste eingetragen. Hierbei muss unbedingt mit der Art 'K' = Kumulierte Erfassung gearbeitet werden! Beispiel: beide Nummern sind mit je 5 Stück an Lager Nach Erfassung der ersten Nummer steht der Bestand auf 5, nach kumulierter Erfassung der nächsten 5 entsteht so ein Gesamtbestand von 10. (Bei Erfassungsart N würde nur der jeweils letzte Eintrag gelten, d.h. Menge 5 der zweiten Teilmenge) Beispiel: Maske bei Erscheinen der ersetzten Nummer N00 OELFILTER 11C N10 OELFILTER 11C NI N00... Teil schon erfasst!!! Erfassungsmenge: 5 F3=Lagerort Beispiel: Maske nach Eingabe der zweiten Teilmenge: N00 OELFILTER 11C N10 OELFILTER 11C NI N00 10 Inventurabstimmliste In der 5-13 Inventurabstimmliste wird eine eventuelle Differenz komplett unter der bestandsführenden Nummer angezeigt CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2012 Seite 7/ 8

9 Tipps BM / BZ / MB Inventurzählliste drucken Alle Teile werden nur bei dem "Referenz-Hersteller" angedruckt. Beispiel: Teil unter "MB" angelegt mit Referenz-Hersteller "BM" = Druck nur auf der BM- Zählliste Bei Auswahl "Alle Hersteller" werden die Zähllisten nacheinander für die gewählten Hersteller gedruckt (keine Vermischung mit Sortierung beider Hersteller nach Teilenummer!!) Inventurerfassung Bei der Erfassung "fortlaufend nach Teile-Nummer" erfolgt ebenfalls keine Vermischung der Hersteller, sondern jeder Hersteller separat. Wird bei "Einzelerfassung" eine Teilenummer eines anderen Referenzherstellers eingegeben, wird diese auch bei diesem Hersteller gespeichert (pro Hersteller separate Datei) D.h., dass bei einer Übernahme (5.15. Inventurübernahme) dann auch nur die tatsächlich gewählten Hersteller übernommen werden (Empfehlung hier: "A"=Alle) Beispiel: Teil unter MB angelegt mit Referenz-Hersteller "BM" danach unter "MB" manuelle Einzelerfassung vorgenommen (wurde das Teil bereits vorher unter BM erfasst, wird diese Menge angezeigt mit Hinweis "Teil schon erfasst") Wird dann der Hersteller "MB" verbucht, ist dieses Teil nicht dabei, sondern erst, nachdem BM verbucht wurde CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2012 Seite 8/ 8