Anleitung zur Erzeugung barrierefrei lesbarer Dokumente

Transkript

1 Anleitung zur Erzeugung barrierefrei lesbarer Dokumente

2 Inhaltsverzeichnis I Vorwort...III II Tipps und Hinweise zur Erstellung barrierefrei lesbarer MS Word und PDF-Dokumente Dokumenteigenschaften eintragen (Word) Dokumenteninformationen Dokumentensprache Formatierungshinweise (Word) Verwendung von Formatvorlagen Sonstige Formatierungshinweise Grafiken/Bilder mit Alternativtext versehen (Word) Kontrastreiche Texterstellung (Word) Verwendung von Inhaltsverzeichnissen (Word) Überprüfung der Barrierefreiheit (Word) Umwandeln in ein PDF-Dokument Prüfung der Barrierefreiheit innerhalb des erzeugten PDFs III Barrierefrei lesbares PDF aus gescannter Datei erstellen IV Erstellen/Einfügen einer digitalen Unterschrift Unterschrift in ein MS Word-Dokument einfügen Unterschrift in ein PDF-Dokument einfügen V Mehrere PDFs zusammenführen VI Kopf- und Fußzeile in ein PDF einfügen Seite II

3 I Vorwort Nachstehend werden Hilfestellungen beschrieben, wie Sie selbst einen Beitrag zur Barrierefreiheit von Dokumenten leisten können. Es werden Tipps und Hinweise zur Erstellung barrierefrei lesbarer Word- und PDF-Dokumente, zur Umwandlung von Scans in maschinell lesbare Dokumente sowie zum nachträglichen Bearbeiten bereits bestehender PDF-Dokumente gegeben. Alle beschriebenen Tipps und Hinweise beziehen sich auf folgende Versionen von Microsoft Word bzw. Adobe Acrobat: Microsoft Office 2010 (*.docx-dateien)* Adobe Acrobat XI Pro Für andere Versionen können sich Abweichungen ergeben. Wurden bestehende Dokumente/Dokumentvorlagen mit einer Vorgängerversion von MS Office erstellt und sind als *.doc/*.dot-datei abgespeichert, müssen diese zunächst wie folgt in eine *.docx/*.dotx-datei konvertiert werden: 1. Öffnen Sie das Word-Dokument, das noch keine *.docx/*.dotx-datei ist. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern unter. 4. Wählen Sie unter Dateityp: Word-Dokument aus, wählen Sie den gewünschten Speicherort und bestätigen Sie mit Speichern. * bei der Anwendung von Microsoft Office 2010 kommt es bei der Umwandlung eines Word- Dokumentes in ein PDF-Dokument zu einem Reihenfolgefehler von Text und Bildern. Dieser Fehler führt dazu, dass Bilder zwar optisch an der richtigen Stelle im PDF-Dokument angezeigt werden, aber bei Verwendung eines Vorleseprogramms am Beginn der Datei, d.h. vor dem eigentlichen Text, stehen/vorgelesen werden. Bilder können somit von Menschen, die auf ein Vorleseprogramm angewiesen sind, nicht oder nur sehr schwer der korrekten Textpassage zugeordnet werden. Daher soll auf Bilder möglichst verzichtet werden. Seite III

4 II Tipps und Hinweise zur Erstellung barrierefrei lesbarer MS Word und PDF-Dokumente 1 Dokumenteigenschaften eintragen (Word) Zunächst sollten die Dokumenteneigenschaften festgelegt werden, um das Dokument mit allgemeinen Informationen näher zu beschreiben und ein verständliches Auslesen zu gewährleisten. Die Dokumenteneigenschaften ermöglichen es Menschen, die auf ein Vorleseprogramm angewiesen sind, eine Datei zu finden und zuzuordnen, ohne die Datei selbst zu öffnen. Sie legen allgemeine Informationen wie z.b. einen Dokumententitel und einen Autor sowie die Dokumentensprache fest. Zur Einstellung dieser Informationen gehen Sie bei MS Word 2010 wie folgt vor: 1.1 Dokumenteninformationen 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. 2. Klicken Sie auf Informationen, um die Dokumenteigenschaften anzuzeigen. 3. Zum Hinzufügen oder Ändern von Informationen/Eigenschaften (Titel, Autor, etc.), zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Information/Eigenschaft, die Sie ändern möchten, und geben die gewünschten Informationen ein. 4. Klicken Sie erneut auf die Registerkarte Datei, um zu Ihrem Dokument zurückzukehren. Alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen werden automatisch gespeichert. 1.2 Dokumentensprache 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Optionen. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Sprache, um die Spracheinstellungen anzuzeigen. Hier können nun die Standardsprache festgelegt sowie Sprachen hinzugefügt oder gelöscht werden. Seite 1

5 4. Klicken Sie erneut auf die Registerkarte Datei, um zu Ihrem Dokument zurückzukehren. Alternativ wird die Sprache in der unteren Leiste des Word-Dokuments angezeigt. Die Sprache kann durch einen Klick auf die aktuell angezeigte Sprache geändert werden. 2 Formatierungshinweise (Word) Um das Dokument barrierefrei lesbar zu gestalten, sollten weitere Formatierungshinweise berücksichtigt werden, die technische Mängel hinsichtlich Barrierefreiheit von vornherein minimieren. Ohne einem Einzelnen zu viel Arbeit zuzumuten, können mit Hilfe der folgenden Tipps und Hinweise Dokumente erzeugt werden, die für Menschen mit Sehbeeinträchtigung oder Blindheit leicht zugänglich sind. 2.1 Verwendung von Formatvorlagen Alle Texte sollten unter Verwendung von Formatvorlagen erstellt werden. Verwenden Sie, soweit möglich und vorhanden, Dokumentvorlagen der TU Dortmund (zu finden im ServicePortal unter Dokumentvorlagen im Service Portal). Das Verwenden von Seite 2

6 Formatvorlagen ist wichtig, da es ein einheitliches Schema erzeugt, so dass auch ein Vorleseprogramm erkennt, ob es sich beispielsweise um eine Überschrift oder Fließtext handelt. Sollten Sie keine eigenen Formatvorlagen in einer Dokumentvorlage gesichert haben, können Sie innerhalb des Word-Dokuments auf die Standardvorlagen zurückgreifen, diese entsprechend anpassen oder neue Formatvorlagen erzeugen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Start. 2. Klicken Sie auf den Pfeil rechts unterhalb des Menüpunktes Formatvorlagen ändern, um die vorhandenen Formatvorlagen anzuzeigen. 3. Wählen Sie eine passende Formatvorlage aus. Zum Ändern einer Formatvorlage zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die entsprechende Formatvorlage und klicken Sie auf den Pfeil zum Öffnen des Drop- Down-Menüs. Wählen Sie anschließend den Menüpunkt Ändern. Zum Hinzufügen einer neuen Formatvorlage klicken Sie auf das Symbol links unten im Fenster Formatvorlagen. Seite 3

7 In beiden Fällen wird nun ein Bearbeitungsfenster angezeigt. In diesem Fenster können Sie nun alle gewünschten Einstellungen vornehmen (Schriftart, Schriftgröße, Einzüge, Absätze usw.). Haben Sie für sich eine umfassende/vollständige Sammlung an Formatvorlagen erstellt, können Sie diese in einer Dokumentvorlage (.dotx-datei) abspeichern, damit die gewählten Einstellungen nicht verloren gehen können. Um alle erstellten Formatvorlagen wieder verwenden zu können, müssen Sie neue Word-Dokumente nun nur noch mit dieser Dokumentvorlage verknüpfen. Eine Dokumentvorlage erstellen Sie wie folgt: 1. Erstellen aller gewünschten Formatvorlagen wie oben beschrieben (idealerweise in einem leeren Dokument oder maximal in einem mit Beispieltexten). 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern unter. 4. Wählen Sie unter Dateityp: Word-Vorlage aus, wählen Sie den gewünschten Speicherort und bestätigen Sie mit Speichern. Um diese Dokumentvorlage in ein aktuelles Word-Dokument einzubetten gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie das Word-Dokument, das mit der Dokumentvorlage verknüpft werden soll. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Optionen. 4. Klicken Sie auf den Menüpunkt Add-Ins. 5. Wählen Sie Verwalten: Vorlagen aus und bestätigen Sie mit Gehe zu. Seite 4

8 6. Klicken Sie auf Anfügen, wählen Sie Ihre erstellte Dokumentvorlage aus und bestätigen Sie mit OK. 2.2 Sonstige Formatierungshinweise a) Bitte vermeiden Sie Leerzeilen (Abstände/Absätze durch Drücken der Enter-Taste). Bitte verwenden Sie Absätze/Abstände mit voreingestellten Abständen. Diese Einstellung dient der Vorlesefreundlichkeit, da ein Vorleseprogramm jede Leerzeile mit den Worten leer tatsächlich vorliest. Abstände stellen Sie im Idealfall schon in der entsprechenden Formatvorlage ein: Seite 5

9 Wenn Sie in Einzelfällen von der in der Formatvorlage hinterlegten Abstandsgröße abweichen müssen/wollen, können Sie den Absatz/Abstand auch manuell anpassen, ohne die Formatvorlage zu ändern. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Gehen Sie auf die Registerkarte Start. 2. Klicken Sie auf den Pfeil rechts unterhalb des Menüpunktes Absatz, um die vorhandenen Absatzeinstellungen anzuzeigen. 3. Nehmen Sie die gewünschten Absatzeinstellungen vor (Vor der Zeile, Nach der Zeile). b) Bitte vermeiden Sie manuelle oder automatische Worttrennungen, da diese beim Umwandeln in ein PDF zumeist nicht erkannt werden. Dies können sie wie folgt einstellen: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout. 2. Klicken Sie auf Silbentrennung. 3. Wählen Sie keine aus. c) Damit ein Vorleseprogramm eine Überschrift als solche erkennen kann, müssen Überschriften entsprechend ausgezeichnet werden und in unterschiedlichen Ebenen untergliedert werden (z.b. 1. Beilspielüberschrift Ebene 1, 1.1. Beispielüberschrift Ebene 2 und so weiter). Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Markieren Sie den Text, der als Überschrift ausgezeichnet werden soll. 2. Klicken Sie auf den Pfeil rechts unterhalb des Menüpunktes Formatvorlagen ändern, um die vorhandenen Formatvorlagen anzuzeigen. 3. Wählen Sie eine entsprechende Überschrift-Formatvorlage aus z.b. Überschrift 1. Alternativ gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie den Text, der als Überschrift ausgezeichnet werden soll. 2. Wählen Sie die Tastenkombination Alt und 1 für eine Überschrift der Ebene 1, Alt und 2 für eine Überschrift der Ebene 2 und so weiter. d) Bitte verwenden Sie zum Erzeugen von Tabellen das Tabellentool von MS Word: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen. 2. Klicken Sie auf Tabelle. Seite 6

10 3. Wählen Sie mit Hilfe der angegebenen Quadrate die gewünschte Tabellengröße aus. Sollten die angegebenen Quadrate für die gewünschte Tabellengröße nicht ausreichen, klicken Sie auf Tabelle einfügen und geben Sie die gewünschte Tabellengröße ein. 4. Zeichnen Sie die Kopfzeile der Tabelle als Überschrift aus. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Markieren Sie alle Zellen der Kopfzeile. 2. Klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt Tabelleneigenschaften aus. 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Zeile. 4. Setzen Sie das Häkchen bei Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen. 5. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK. Anschließend muss zur Beschreibung der Tabelle im Menüpunkt Tabelleneigenschaften unter der Registerkarte Alternativtext ein Tabellentitel und eine aussagefähige Beschreibung angegeben werden. e) Bitte vermeiden Sie zum Einrücken eines Textes die Leertaste. Bitte verwenden Sie stattdessen die Tabulatortaste. Alternativ können Sie einen Einzug für einen Text festlegen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie den Text, der eingerückt werden soll. 2. Wählen Sie die Registerkarte Start. Seite 7

11 3. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Anzeige Absatz, um die Einstellungen zu Absätzen und Einzügen anzuzeigen. Ebenfalls können Sie an dieser Stelle nachträglich oder für Einzelfälle Absätze festlegen, die nicht bereits in Formatvorlagen hinterlegt sind. 4. Wählen Sie die gewünschte Einzugseinstellung aus und bestätigen Sie mit OK. f) Bitte vermeiden Sie es, Seitenumbrüche durch mehrmaliges drücken der Enter- Taste zu erzeugen. Bitte verwenden Sie die Tastenkombination Strg+Enter um einen Seitenumbruch zu erzeugen. Alternativ können Sie wie folgt vorgehen: 1. Klicken Sie im Dokument an die Stelle, an der ein Seitenumbruch erzeugt werden soll. 2. Wählen Sie die Registerkarte Seitenlayout. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Umbrüche. 4. Klicken Sie auf den Menüpunkt Seite. g) Bitte fügen Sie Hyperlinks zu Webseiten oder ähnliches als aktive Verknüpfungen mit aussagefähigem Alternativtext ein. Bitte gehen Sie hierzu wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Dokument an die Stelle, an der ein Hyperlink eingefügt werden soll. 2. Wählen Sie die Registerkarte Einfügen. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Hyperlink. 4. Geben Sie bei Adresse (unten) den gewünschten Hyperlink ein. 5. Geben Sie bei Anzuzeigender Text eine aussagekräftige Beschreibung des Links ein. Seite 8

12 6. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. 3 Grafiken/Bilder mit Alternativtext versehen (Word) Da Grafiken innerhalb eines Textes von Menschen mit Sehbeeinträchtigung oder Blindheit nicht wahrgenommen werden können, ist es wichtig, diese mit einer aussagekräftigen Bildbeschriftung/Beschreibung zu versehen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie das zu beschreibende Bild aus. 2. Klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt Grafik formatieren. 3. Wählen Sie den Menüpunkt Alternativtext aus. 4. Fügen Sie eine aussagekräftige Bildbeschreibung ein und bestätigen Sie mit Schließen. Seite 9

13 Darüber hinaus ist die Position des Bildes im Text zur Vorlesbarkeit von großer Bedeutung. Bilder sollten stets im Format Mit Text in Zeile eingefügt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wählen Sie das zu beschreibende Bild aus. 2. Klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt Größe und Position. 3. Wählen Sie die Registerkarte Textumbruch aus. 4. Wählen Sie die Einstellung Mit Text in Zeile und bestätigen Sie mit OK. 4 Kontrastreiche Texterstellung (Word) Für sehbeeinträchtigte Menschen, die Texte visuell wahrnehmen gegebenenfalls mit Hilfsmitteln, sind kontrastreiche Texte von sehr großer Bedeutung. Bevorzugt werden daher schwarz-weiß-kontraste. Vermieden werden sollen rot-grün, rot-orange, blaugrün, etc. Kombinationen im Text. Das heißt, farbliche Hervorhebungen des Textes sollen möglichst vermieden werden. Falls Sie Textstellen hervorheben wollen, verwenden Sie Fettdruck. Auch auf die Verwendung von Kursivdruck und Unterstreichungen sollte verzichtet werden, weil dadurch wesentliche Charaktereigenschaften eines Buchstabens verdeckt werden können. Darüber hinaus sollten Texte stets linksbündig ausgerichtet sein. 5 Verwendung von Inhaltsverzeichnissen (Word) Inhaltsverzeichnisse dienen wie Überschriften zur Strukturierung, Orientierung und Navigation durch ein Dokument. Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, bietet es sich bei umfangreichen, gegliederten Texten an, Inhaltsverzeichnisse zu erstellen. Mit MS Word können Inhaltsverzeichnisse automatisch erzeugt werden, welche nach Konvertierung in ein PDF-Dokument eine aktive listenähnliche Navigation ermöglichen. Grundlage dafür ist, dass Sie Ihr Dokument unter Verwendung von Formatvorlagen, insbesondere von nummerierten Überschriften, erzeugt haben. Zur Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Dokument an die Stelle, an der ein Inhaltsverzeichnis erzeugt werden soll. 2. Wählen Sie die Registerkarte Verweise. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Inhaltsverzeichnis. Seite 10

14 4. Klicken Sie auf den Menüpunkt Inhaltsverzeichnis einfügen. 5. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und bestätigen Sie mit OK. 6 Überprüfung der Barrierefreiheit (Word) Bevor Sie aus einem Word-Dokument ein PDF erzeugen, sollte das Dokument auf elektronische Mängel hinsichtlich der Barrierefreiheit überprüft werden. Zur Überprüfung gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie die Registerkarte Datei. 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Informationen. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Auf Probleme überprüfen. 4. Klicken Sie auf den Menüpunkt Barrierefreiheit überprüfen. Seite 11

15 Eventuelle Mängel werden nun rechts im Dokument in der Regel mit einer Begründung und einem Verbesserungsvorschlag angezeigt, so dass die meisten Probleme schnell behoben werden können. 7 Umwandeln in ein PDF-Dokument Das unter Beachtung dieser Tipps und Hinweise erstellte und als *.docx-datei gespeicherte Word-Dokument kann nun als barrierefreies PDF gespeichert werden, indem Sie wie folgt ein PDF erzeugen: 1. Wählen Sie die Registerkarte Datei. 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Als Adobe PDF speichern. 3. Wählen Sie den Menüpunkt Optionen, setzen Sie bei allen Einstellungen das Häkchen außer bei Kommentare konvertieren, und bestätigen Sie mit OK. Seite 12

16 4. Geben Sie den gewünschten Speicherort an und bestätigen Sie mit Speichern. 8 Prüfung der Barrierefreiheit innerhalb des erzeugten PDFs Auch innerhalb des erstellten PDFs sollten nun die Dokumenteneigenschaften und die Sprache nochmals überprüft bzw. korrekt eingestellt werden. Gehen Sie dazu im geöffneten PDF-Dokument wie folgt vor: 1. Gehen Sie auf die Registerkarte Datei. 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Eigenschaften. 3. Gehen Sie auf die Registerkarte Beschreibung. 4. Geben Sie die notwendigen Informationen ein (Titel, Autor, etc.). Seite 13

17 5. Gehen Sie auf die Registerkarte Erweitert. 6. Legen Sie unter Sprache die gewünschte Sprache fest und bestätigen Sie mit OK. Abschließend sollte noch eine Prüfung der Barrierefreiheit innerhalb des PDFs durchgeführt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf Werkzeuge. 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Aktionsassistent. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Barrierefrei machen. 4. Klicken Sie auf Anfang. 5. Bearbeiten Sie die einzeln aufgehenden Fenster entsprechend und starten Sie anschließend die Prüfung. Seite 14

18 III Barrierefrei lesbares PDF aus gescannter Datei erstellen Häufig werden Informationsschreiben, Begleitschreiben etc. als Scan (zumeist PDF- Dokumente) bereitgestellt, weil das Original handschriftlich unterzeichnet ist und die unterzeichnete Version versendet werden soll. Diese gescannten Dokumente sind nicht barrierefrei lesbar. Demnach sollte versucht werden, auf die Versendung eingescannter Dateien zu verzichten und stattdessen aus dem Scan ein maschinell lesbares Dokument zu erzeugen und dann dieses zu versenden. Um aus gescannten Dokumenten barrierefrei lesbare Dokumente zu erzeugen, gehen Sie in drei Schritten vor: erstens muss eine Texterkennung in dem Scan durchgeführt, zweitens muss das PDF in ein Word-Dokument konvertiert und drittens muss dieses Word-Dokument unter Anwendung der o.g. Hinweise formatiert und anschließend wie beschrieben als PDF gespeichert werden. Zur Durchführung einer Texterkennung in dem Scan gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie das gescannte PDF-Dokument, das in ein maschinell lesbares Dokument umgewandelt werden soll. 2. Klicken Sie auf Werkzeuge. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Texterkennung. 4. Klicken Sie auf den Menüpunkt In dieser Datei. 5. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen unter Bearbeiten vor und bestätigen Sie mit OK. Schließen Sie das PDF-Dokument frühestens nach dem nächsten Schritt. Um das PDF in ein Word-Dokument zu konvertieren gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern als. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Microsoft Word. 4. Klicken Sie auf den Menüpunkt Word-Dokument. 5. Wählen Sie den gewünschten Speicherort aus und bestätigen Sie mit Speichern. Nun kann der Text im Word-Dokument unter Anwendung der o.g. Hinweise nachbearbeitet werden. Sollten in der gescannten Datei Grafiken enthalten sein gleiches gilt für Unterschriften, müssen diese zunächst im konvertierten Word-Dokument gelöscht, anschließend erneut separat eingescannt und dann wie oben beschrieben (siehe Kapitel I.3) als Grafik in das konvertierte Word-Dokument eingefügt werden. Seite 15

19 IV Erstellen/Einfügen einer digitalen Unterschrift 1 Unterschrift in ein MS Word-Dokument einfügen Bei Schreiben/Briefen, die mit MS Word erzeugt wurden und die keine handschriftliche Unterschrift benötigen, um rechtswirksam zu werden (z.b. Schreiben zu reinen Informationszwecken), kann in MS Word eine digitale Unterschrift eingefügt werden. Hierzu benötigen Sie eine Bilddatei der einzufügenden Unterschrift. Dieses Bild können Sie dann an der gewünschten Position platzieren (mit der Maus auf die gewünschte Stelle klicken -> Reiter Einfügen -> Menüpunkt Grafik -> Grafik auswählen und mit Einfügen bestätigen). Die Bilddatei einer Unterschrift erhalten Sie, wenn Sie die Unterschrift mit Hilfe eines Tablet-PCs oder einem anderen Schreibprogramm digital erfassen (bevorzugte Vorgehensweisen) oder ein Foto der Unterschrift machen. 2 Unterschrift in ein PDF-Dokument einfügen Für Schreiben/Briefe, die als PDF-Dokumente vorliegen und die nicht händisch zu unterzeichnen sind, um rechtswirksam zu werden (z.b. Schreiben zu reinen Informationszwecken), kann mit Adobe Acrobat Professional eine digitale Unterschrift erstellt und eingefügt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf Ausfüllen und Unterschreiben. 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Werkzeuge zum Ausfüllen und Unterschreiben. 3. Klicken Sie auf den Pfeil rechts im Feld Unterschrift platzieren. 4. Klicken Sie auf Gespeicherte Unterschrift ändern. 5. Wählen Sie die gewünschte Art der Unterschriftserfassung und bestätigen Sie mit Zustimmen. Seite 16

20 6. Ziehen Sie die Unterschrift an die gewünschte Position und bestätigen Sie mit einem Klick auf die linke Maustaste. Seite 17

21 V Mehrere PDFs zusammenführen Häufig muss aus mehreren einzelnen barrierefrei lesbaren PDF-Dateien ein barrierefrei lesbares Gesamt-PDF-Dokument erstellt werden, d.h. mehrere einzelne Dateien müssen zusammengeführt werden. Damit die Barrierefreiheit bestehen bleibt, können mehrere Dateien mit Adobe Acrobat Professional verknüpft werden, ohne diese erneut mit Word zu bearbeiten oder sie manuell zusammenzufügen und zu kopieren/scannen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie eines der zusammenzuführenden PDF-Dokumente. 2. Klicken Sie auf das Symbol für Seite aus anderer Datei einfügen oder drücken Sie die Tastenkombination Umschalt+Strg+I. 3. Wählen Sie eine Datei aus, die mit der geöffneten Datei zusammengeführt werden soll und bestätigen Sie mit Öffnen. 4. Wählen Sie die Position aus, an der die ausgewählte Datei eingefügt werden soll und bestätigen Sie mit OK. 5. Wiederholen Sie die Schritte 2.,3. und 4. solange, bis alle zusammenzuführenden Dateien in einem Dokument vorhanden sind. Speichern Sie das Gesamt-Dokument (Reiter Datei -> Menüpunkt Speichern unter -> gewünschten Speicherort auswählen und mit Speichern bestätigen). Um ein lesbares Inhaltsverzeichnis für so zusammengefügte Dokumente nutzen zu können, muss zuvor mit Word ein gemeinsames Inhaltsverzeichnis erstellt und anschließend mit der gewünschten Datei verknüpft werden. Seite 18

22 VI Kopf- und Fußzeile in ein PDF einfügen Häufig muss nachträglich in ein bestehendes barrierefrei lesbares PDF-Dokument eine Kopfund/oder Fußzeile eingefügt werden. Dies ist in Adobe Acrobat Professional problemlos machbar, ohne die originalen Word-Dokumente vorliegen zu haben, diese bearbeiten zu müssen oder eine Kopf- und Fußzeile manuell einzufügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Öffnen Sie das PDF-Dokument, in dem eine Kopf- und/oder Fußzeile eingefügt werden soll. 2. Klicken Sie auf Werkzeuge. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Seiten. 4. Klicken Sie auf den Menüpunkt Kopf- und Fußzeile in der Rubrik Seitenentwurf bearbeiten. 5. Klicken Sie auf Kopf- und Fußzeile hinzufügen. 6. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor (Schriftart, Schriftgröße, Kopfzeilentext, Fußzeilentext, etc.). Durch Klicken der Buttons Seite einfügen und Datum einfügen, wird automatisch die gewünschte Information an der gewählten Stelle eingefügt. Alle vorgenommenen Einstellungen können in der Vorschau begutachtet werden. 7. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Es besteht die Möglichkeit die gleiche Kopf- bzw. Fußzeile auf mehrere Dateien anzuwenden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Einstellungsfeld Kopf- und Fußzeile hinzufügen (siehe Punkt 6.) Auf mehrere anwenden. 2. Klicken Sie auf Datei hinzufügen. 3. Wählen Sie die gewünschten Dateien aus und bestätigen Sie mit OK. 4. Wählen Sie die gewünschten Ausgabeoptionen und bestätigen Sie erneut mit OK. Seite 19

23 Um eine Kopf- und/oder Fußzeile in einem PDF-Dokument zu bearbeiten bzw. zu ändern gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf Werkzeuge. 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Seiten. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Kopf- und Fußzeile in der Rubrik Seitenentwurf bearbeiten. 4. Klicken Sie auf Aktualisieren. 5. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und bestätigen Sie mit OK. Seite 20