Rundschreiben Nr. 3/2005

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1 K O M M U N A L E R V E R S O R G U N G S V E R B A N D S A C H S E N A N H A L T KÖRPERSCHAFT DES ÖFFENTLICHEN RECHTS MIT SITZ IN MAGDEBURG An die Mitglieder der ZVK Sachsen-Anhalt Personalamt/Personalabteilung Magdeburg, 1. August 2005 Rundschreiben Nr. 3/2005 Inhalt: I. Tarifliche Änderungen ab II. Abmeldungen und Jahresmeldungen ab Juli 2005 III. Allgemeine Hinweise zur Erstellung von Meldungen IV. Versicherungspflicht in der Zusatzversorgung V. Mitteilungspflichten VI. Hochrechnungen bei Altersteilzeit VII. Handbuch zur Zusatzversorgung Sehr geehrte Damen und Herren, mit dem heutigen Rundschreiben möchten wir Sie insbesondere über die Änderungen im Tarifrecht und die daraus resultierenden Änderungen in der Zusatzversorgung informieren. I. Tarifliche Änderungen ab Im Rahmen der Tarifrunde 2005 haben die Tarifvertragsparteien eine Anhebung des Bemessungssatzes auf 94,0 % der im Tarifbereich West geltenden Bezüge zum vereinbart. Diese Anpassung hat auch Auswirkungen auf die Zusatzversorgung. Die Beteiligung der Arbeitnehmer am Zusatzbeitrag erhöht sich ab 1. Juli 2005 von 0,5 % auf 0,8 %; somit vermindert sich der Arbeitgeberanteil von 3,5 % auf 3,2 %. Die Entwicklung der Beitragssätze haben wir für Sie in der Anlage 1 zusammengestellt. Ab beträgt der Grenzbetrag für die Berechnung der zusätzlichen Umlage (Summe aus Endgrundvergütung und Ortszuschlag eines kinderlos verheirateten Angestellten der Vergütungsgruppe I BAT) 5.358,27 Euro. Eine zusätzliche Umlage ist 1

2 nur zu entrichten, wenn diese sowohl für Dezember 2001 als auch für Januar 2002 gezahlt wurde. Wechselt der Beschäftigte den Arbeitgeber, ist die zusätzliche Umlage ab Beginn des neuen Arbeitsverhältnisses nicht mehr zu zahlen. Die Umlage beträgt 9 % des den Grenzbetrag übersteigenden monatlichen zusatzversorgungspflichtigen Entgeltes. Die zusätzliche Umlage ist mit dem Buchungsschlüssel in einer gesonderten Zeile zu melden. Übersteigt das zusatzversorgungspflichtige Entgelt nur in einigen Monaten den Grenzbetrag, so ist die zusätzliche Umlage nur für diese Monate zu ermitteln. Eine Verrechnung mit den Monaten, in denen der Grenzbetrag nicht erreicht wird, ist nicht möglich, da es sich um eine monatliche Grenze handelt. Im Monat der Zahlung der Zuwendung kann der Grenzbetrag um die zusatzversorgungspflichtige Weihnachtszuwendung erhöht werden, wenn der Versicherte tatsächlich eine Zuwendung erhält. Der Grenzbetrag im Zuwendungsmonat des Jahres 2005 beträgt 8.658,96 Euro. Hierüber finden Sie eine Aufstellung in der Anlage 2. Die im TVöD vereinbarte Jahressonderzahlung wird ab dem Jahr 2006 nicht mehr in Urlaubsgeld und Zuwendung aufgeteilt, sondern als Einmalzahlung im Monat November gezahlt. Bei dieser Zuwendung handelt es sich in voller Höhe um zusatzversorgungspflichtiges Entgelt. Die Zuwendung ist bei der Jahresmeldung vollständig dem laufenden zusatzversorgungspflichtigen Entgelt hinzuzurechnen. II. Abmeldungen und Jahresmeldungen ab Juli 2005 Aufgrund der tariflichen Anpassung ändert sich der Anteil der Arbeitnehmerbeteiligung am Zusatzbeitrag im laufenden Jahr. Entgegen unserem Hinweis im RS 1/2005 müssen Abmeldungen, die einen Zeitraum nach dem betreffen, nicht mehr gesplittet werden. Wir hoffen, mit dieser Regelung eine Arbeitserleichterung für Sie geschaffen zu haben. Die Meldung ist für das gesamte Jahr bzw. den gesamten zu meldenden Zeitraum - wie im Beispiel auf Seite 3 dargestellt - zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass es aufgrund der Änderung der Arbeitnehmerbeteiligung im laufenden Jahr den Mitarbeitern der Zusatzversorgungskasse nicht mehr möglich, die von Ihnen gemeldeten Beträge zu kontrollieren. Wir bitten daher um besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Meldungen. Da der Arbeitnehmeranteil am Zusatzbeitrag nach 10a EStG förderfähig ist, müssen die Jahresmeldungen bis spätestens vorliegen. Bei verspäteter Meldung besteht keine Möglichkeit, die Bescheinigungen für die Steuererklärung zur Geltendmachung des Sonderausgabenabzugs Ihrer Arbeitnehmer termingerecht zu erstellen. Wir bitten deshalb um unbedingte Einhaltung des Termins, da ansonsten Ihre Arbeitnehmer bei der Festsetzung des Sonderausgabenabzugs benachteiligt werden. 2

3 Beispiele zur Erstellung von Meldungen Beispiel 1 Jahresmeldung für Arbeitnehmer, 2005 durchgehend beschäftigt, monatliches Entgelt Januar bis Juni 2.000,00,ab Juli 2030,00, Zuwendung 1.500,00 im November. Berechnung des Zusatzbeitrages Januar bis Juni: ZV-pflichtiges Entgelt insgesamt: ,00 Zusatzbeitrag insgesamt : 480,00 Arbeitgeberanteil 3,5 %: ,00 Zusatzbeitrag Arbeitgeber: 420,00 Arbeitnehmeranteil 0,5 %: 1.500,00 Zusatzbeitrag Arbeitnehmer: 60,00 Berechnung des Zusatzbeitrages Juli bis Dezember: ZV-pflichtiges Entgelt insgesamt: 13680,00 Zusatzbeitrag insgesamt : 547,20 Arbeitgeberanteil 3,2 %: ,00 Zusatzbeitrag Arbeitgeber: 437,76 Arbeitnehmeranteil 0,8 %: 2.736,00 Zusatzbeitrag Arbeitnehmer: 109,44 Die Jahresmeldung muss folgendermaßen aussehen: Zeitraum Buchungsschlüssel Entgelt Umlage/Zusatzbeitrag ,00 385, ,00 857, ,00 169,44 Beispiel 2 Abmeldung für Arbeitnehmer zum , monatliches Entgelt Januar bis Juni 1500,00, Juli und August 1525,00. Die anteilige Zuwendung ist nicht zusatzversorgungspflichtig ( 62 Abs. 2 Buchst. d) ZVK-Satzung) Berechnung des Zusatzbeitrages Januar bis Juni: ZV-pflichtiges Entgelt insgesamt: 9.000,00 Zusatzbeitrag insgesamt : 360,00 Arbeitgeberanteil 3,5 %: 7.875,00 Zusatzbeitrag Arbeitgeber: 315,00 Arbeitnehmeranteil 0,5 %: 1.125,00 Zusatzbeitrag Arbeitnehmer: 45,00 Berechnung des Zusatzbeitrages Juli und August: ZV-pflichtiges Entgelt insgesamt: 3.050,00 Zusatzbeitrag insgesamt : 122,00 Arbeitgeberanteil 3,8 %: 2.440,00 Zusatzbeitrag Arbeitgeber: 97,60 Arbeitnehmeranteil 0,2 %: 610,00 Zusatzbeitrag Arbeitnehmer: 24,40 Die Abmeldung muss folgendermaßen aussehen: Zeitraum Buchungsschlüssel Entgelt Umlage/Zusatzbeitrag ,00 180, ,00 412, ,00 69,40 3

4 III. Allgemeine Hinweise zur Erstellung von Meldungen Das neue Formular zur Erstellung von Meldungen ist auf unserer Homepage unter hinterlegt. Dieses Formular ist um das Feld Berufsbezeichnung erweitert worden. Auch wenn Sie noch alte Formulare benutzen, bitten wir zur Vermeidung zusätzlicher Rückfragen bei jeder Anmeldung um die formlose Angabe der Berufsbezeichnung auf dem Anmeldeformular. Des Weiteren sind in letzter Zeit vermehrt Meldungen eingegangen, in denen die Berichtigung einer Abmeldung nicht als solche gekennzeichnet wurde. Bitte beachten Sie, dass bei diesen Meldungen das Feld Abmeldung und zusätzlich das Feld Berichtigung angekreuzt werden muss. Außerdem möchten wir noch einmal darauf hinweisen, dass Saisonarbeitnehmer, die für jede Saison einen neuen Arbeitsvertrag erhalten, zu Beginn der Saison anzumelden und zum Ende der Saison abzumelden sind. Erfolgt eine Wiedereinstellung im nächsten Jahr, muss auch eine neue Anmeldung vorgenommen werden. Für die Fehlzeit zwischen den einzelnen Arbeitsverhältnissen darf keine Meldung mit dem Buchungsschlüssel erfolgen! IV. Versicherungspflicht in der Zusatzversorgung Nach 13 Abs. 3 Buchst. a unserer Satzung sind Arbeitgeber, die eine Mitgliedschaft in der Zusatzversorgungskasse gemäß 11 oder 12 Abs. 5 der ZVK-Satzung erworben haben verpflichtet, sämtliche der Versicherungspflicht unterliegenden Beschäftigten anzumelden und zu versichern. Diese Verpflichtung ist auch tarifvertraglich geregelt. Die Anwendung des Versorgungstarifrechts oder eines Tarifrechts wesentlich gleichen Inhalts (in Bezug auf die Leistungen) ist eine Voraussetzung für den Erwerb der Mitgliedschaft. Der Anspruch auf Leistungen aus der Zusatzversorgung besteht auch für Arbeitnehmer, deren Arbeitsvertrag nicht auf der Grundlage eines Tarifvertrages gestaltet ist (z. B. Arbeitsverträge nach BGB). Der Anspruch ergibt sich aus dem Grundsatz der Gleichbehandlung. Somit müsste im Arbeitsvertrag eine Regelung über die Versicherungspflicht in der Zusatzversorgung erfolgen. Auch wenn diese Regelung nicht getroffen wird, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine Versicherung in der Zusatzversorgung. Sollte die Anmeldung eines Arbeitnehmers, der der Versicherungspflicht unterliegt nicht erfolgen, so wäre der Arbeitgeber bei Eintritt eines Versicherungsfalles (Rentenbeginn) zum Schadenersatz gegenüber dem Arbeitnehmer verpflichtet. Die Rentenzahlung muss dann durch den Arbeitgeber erfolgen. Eine rückwirkende Anmeldung eines Arbeitnehmers ist nur in Ausnahmefällen möglich, solange kein Versicherungsfall eingetreten ist. Bei Bezug einer Erwerbsminderungsrente kann noch eine Anmeldung erfolgen, da zu Beginn der Altersrente Ansprüche aus der Zusatzversorgung entstehen können. 4

5 Ausnahmen von der Versicherungspflicht bestehen ausschließlich für die in 19 unserer Satzung genannten Beschäftigten. Dazu zählen u. a. Altersrentner und kurzfristig Beschäftigte. Auch Geschäftsführer und Chefärzte unterliegen nicht der Versicherungspflicht. Für diesen Personenkreis ist es aber möglich, die Zusatzversorgung arbeitsvertraglich zu vereinbaren. Diese Vereinbarung bedarf der Zustimmung der Zusatzversorgungskasse. V. Mitteilungspflichten der Arbeitgeber Die Mitteilungspflichten sind insbesondere im 13 der ZVK-Satzung geregelt. Zu diesen Pflichten gehören sowohl die Auskünfte an die Zusatzversorgungskasse, als auch die Informationspflichten des Mitgliedes gegenüber seinen Arbeitnehmern. In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass neu eingestellte Arbeitnehmer über die Grundzüge der Altersversorgung im Rahmen ihrer Versicherung bei der Zusatzversorgungskasse zu informieren sind. Auch die Möglichkeiten zum Abschluss einer freiwilligen Versicherung sind zu erläutern. Hierzu können sie als Arbeitgeber den neu angemeldeten Arbeitnehmern die von uns zusammengestellte Informationsmappe überreichen. Ihre Arbeitnehmer haben auch jederzeit die Möglichkeit, sich mit Ihren Fragen zur Zusatzversorgung bzw. zur freiwilligen Versicherung direkt an uns wenden. Als Ansprechpartner stehen Ihnen Frau Keune und Frau Bendlin gern zur Verfügung. Nach wie vor führen wir auch kostenlose Informationsveranstaltungen für interessierte Mitarbeiter unserer Mitglieder durch. Für Terminvereinbarungen wenden Sie sich bitte an die vorgenannten Mitarbeiterinnen. VI. Hochrechnungen bei Altersteilzeit Viele Arbeitgeber raten Ihren Beschäftigten vor Abschluss einer Vereinbarung über Altersteilzeit noch immer, sich mit der Zusatzversorgungskasse in Verbindung zu setzen, um eine Berechnung der zu erwartenden Betriebsrente mit und ohne Vereinbarung der Altersteilzeit erstellen zu lassen. Wie bereits im RS 1/2005 mitgeteilt, werden diese Hochrechnungen nicht mehr durchgeführt. Sollten dennoch Fragen zu den Auswirkungen der Altersteilzeit auf die Zusatzversorgung allgemeiner Art bestehen, stehen Ihnen die Mitarbeiter der ZVK jederzeit gern zur Klärung zur Verfügung. 5

6 VII. Handbuch zur Zusatzversorgung Mit dem letzen Rundschreiben erhielten Sie die aktuelle Version unseres Handbuchs für Personalsachbearbeiter übersandt. Dieses Handbuch soll Ihnen die tägliche Arbeit in allen Fragen der Zusatzversorgung erleichtern. Die dem Handbuch beiliegende CD-ROM kann bei Bedarf an mehreren Arbeitsplätzen installiert werden. Der bei der Installation erscheinende Hinweis, dass die CD-ROM kostenlos 30 Tage genutzt oder frei geschaltet werden kann, ist zu ignorieren. Die Nutzung und Freischaltung ist, auch bei Installation an mehreren Arbeitsplätzen, auf Dauer kostenlos. Leider haben sich im Handbuch Fehler eingeschlichen. Wir bitten Sie, diese zu korrigieren: auf Seite 139 ist als Versicherungsmerkmal nicht 23 zu melden, sondern 24 bei den dazu gehörenden Zusatzbeiträgen ist anstelle der 20 die 26 zu melden auf Seite 215 ist im Beispiel 12 das Datum durch das Datum zu ersetzen auf Seite 216 ist im Beispiel 13 das Datum durch das Datum zu ersetzen Dieses Handbuch ist nicht im Buchhandel erhältlich. Sollten Sie weitere Bücher benötigen, können Sie diese zum Preis von 10,45 schriftlich oder per Fax direkt in Ihrer Zusatzversorgungskasse bestellen. Mit freundlichen Grüßen Dr. Bärecke Geschäftsführer Anlagen 6

7 Anlage 1 Entwicklung der Aufteilung des Zusatzbeitrages Umlage (Schuldner= Arbeitgeber) 1, 5 v. H. 1,5 v. H. 1,5 v. H. Arbeitnehmeranteil am 0,8 v. H. 1,1 v. H. 2,0 v. H. Zusatzbeitrag Arbeitgeberanteil am 3,2 v. H. 2,9 v. H 2,0 v. H. Zusatzbeitrag Zusatzbeitrag gesamt (Schuldner= Arbeitgeber) 4,0 v. H. 4,0 v. H. 4,0 v. H. 7

8 Anlage 2 Auflistung der Grenzwerte 1. BAT-I- Grenzen JAHR MONATLICHE GRENZE OST IM ZUWENDUNGS- MONAT MONATLICHE GRENZE WEST IM ZUWENDUNGS- MONAT , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,53 2. Grenzwerte für das zusatzversorgungspflichtige Entgelt JAHR MONATLICH OST IM ZUWENDUNGSMONAT MONATLICH WEST IM ZUWENDUNGSMONAT , , , , , , , , , , , , , , , ,00 8

9 Bei Fragen zur Zusatzversorgung geben Ihnen die nachfolgend aufgeführten Mitarbeiter für die entsprechenden Aufgabenbereiche gern Auskunft: Versicherungsverhältnisse der Arbeitnehmer: - in Versicherungs- und Rentenangelegenheiten für Endziffer der unter Telefon-Nr.: Name: der Versicherungsnummer 0391/ Frau Liesenhoff, SGL / Frau Hoffmann, SB / Frau Fabian, SB / Frau Mertin, SB / Herr Uhlitsch, SB / Frau Kohl, SB / Frau Lampe, SGL / Frau Bendlin, SB / Herr Gebhardt, SB / Frau Reinecke, SB / Frau Stegitz, SB 7 - zum Abrechnungsverfahren / Meldewesen 0391/ Frau Breßler, SB 0391/ Frau Schübel, SB 0391/ Frau Lorenz, SB 0391/ Frau Mäder, SB - zur freiwilligen Versicherung 0391/ Frau Keune, SB 0391/ Herr Gebhardt, SB 0391/ Frau Reinecke, SB 0391/ Frau Kohl, SB 0391/ Frau Stegitz, SB 0391/ Frau Hoffmann, SB 0391/ Frau Lorenz, SB Mitgliedschaftsverhältnisse der Arbeitgeber: 0391/ Frau Flögel, Abt.-Ltrn. d.floegel@kvsa.komsanet.de 9