Tuning für das Rechnungswesen oder wie man den Gewinn optimiert und steuert

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1 Tuning für das Rechnungswesen oder wie man den Gewinn optimiert und steuert Thomas Werner, München, den

2 Meine Person Studium der Volkswirtschaftslehre 1996 Droste, Boesebeck Droste, Lovells LLP 2002 White&Case LLP 2010 Unternehmensberater 2

3 Agenda Ziele Maßnahmen Instrumente Möglichkeiten 3

4 Ziele Eine nachhaltige Stabilisierung bzw. Steigerung des Gewinnes Lebensqualität (work-live-balance) Einflussfaktoren Einnahmen Ausgaben Investitionen Partner-Ernennungen 4

5 Agenda Ziele Maßnahmen Instrumente Möglichkeiten 5

6 Verbesserung der Einnahmen 1. Konsequenter und zeitnaher Forderungseinzug Ziel: keine Forderungen älter als 3 Monate 2. Konsequente und zeitnahe Abrechnung der unfertigen Leistungen Ziel: monatliche Abrechnung 3. Erfassung der Zeiten Basis, um wirtschaftlichen Erfolg der einzelnen Mandate zu messen Zeitnahe Erfassung um zeitnahe und vollständige Abrechnung zu ermöglichen Vollzeiterfassung um nicht-abrechenbare Tätigkeiten zu optimieren 6

7 Strukturelle Maßnahmen Hebelwirkung erzielen - angestellte Anwälte einstellen Auslastung optimieren - Mehr Mandate oder Entlassungen Partner-Ernennungen Eine gute Wahl fördert das Wachstum der Sozietät Quersubventionen belasten eine Sozietät und die Gründe müssen für die übrigen Partner akzeptabel sein 7

8 Kontrolle der Ausgabe Einstellung von Anwälten, juristischen Mitarbeitern und Sekretärinnen in Abhängigkeit der Auslastung (=> Messung der Auslastung durch Zeiterfassung) Gruppensekretariate, um Auslastung sowie Urlaubs- und Krankheitsvertretung zu optimieren. Sachkosten: Konzentration auf wenige Lieferanten, Verhandlung von Rahmenverträgen, Nutzung von Gruppenverträgen (z.b. im Mobilfunk) Keine Ausgaben für Statussymbole 8

9 Investitionsplanung Raumplanung & -Ausstattung: Vor Anmietung von neuen Räume sorgfältige Erstellung einer mehrjährigen Prognoserechnung um Raumbedarf so fundiert wie möglich abschätzen zu können Wahl der Lage und Ausstattung der Räumlichkeiten entsprechend Marktpositionierung EDV, Kopierer & Telefonanlagen Objektive Bestimmung des Status Quo Entwicklung eines mehrjährigen Investitionsplanes für Hard- und Software 9

10 Agenda Ziele Maßnahmen Instrumente Möglichkeiten 10

11 Controlling Generell vergleicht ein Steuerungssystem IST- mit SOLL-Werten. Die Ziele der Sozietät sollten in langfristigen Strategie- bzw. kurzfristigen Business-Plänen und Budgets festgehalten werden. Das Steuerungssystem fokussiert auf folgende Bereiche : Abrechnung - enge Kontrolle der Offenen Posten & unfertigen Leistungen Performance - der Anwälte, der Praxisgruppen, der Standorte, der Regionen Budget - Einnahmen, Ausgaben, Personalsituation 11

12 Kennzahlen I UBT - Umsatz pro Berufsträger (Produktivität) UEP - Umsatz pro Equity Partner Peer- Group: z.b. Juve PpEP - Profit per Equity Partner 12

13 Kennzahlen II Leverage - Verhältnis Angestellte / Partnern Durchschnittliche Auslastung Realisierung - Ist-Honorar / Soll-Honorar 13

14 Kennzahlen III Durchschnittliche Tage bis zur Abrechnung (WIP-days) Durchschnittliche Tage bis zur Zahlung (Debtor-days ) 14

15 Das Reporting einer großen Sozietät Reports Blick Verteilerkreis Frequenz Unfertige Leistungen Individueller Partner Alle Partner monatlich Offene Posten Individueller Partner Alle Partner monatlich Abrechnung Relevanter Geschäftsbereich Alle Partner des Bereiches wöchentlich Performance-Reports Firma Management monatlich Performance-Reports Relevanter Geschäftsbereich Alle Partner des Bereiches monatlich GuV* Firma Management monatlich * nach Umsatzkostenverfahren, um Kostenstellenanalyse zuzulassen. 15

16 Agenda Ziele Maßnahmen Instrumente Möglichkeiten 16

17 Größenunterschiede Lokale Kanzleien 1-10 Anwälte, einzelne Sekretärinnen Nationale Sozietäten Anwälte, Sekretariat, EDV, Buchhaltung, Marketing, Personalwesen International Law Firms Anwälte... 17

18 Möglichkeiten einer kleineren Kanzlei Das Rechnungswesen einfach und effizient gestalten Sorgfältige Definition der Sachkonten, insbesondere: Auslagen und deren Erstattung gruppieren Ertragskonten: alle Erlösarten gesondert abbilden (z.b. Beratung, Notariat, Zwangsvollstreckung etc.) Aufwandskonten nach Themen (Kostenstellen = Umsatzkostenverfahren) Kapitalkonten Bestandskonten im Auge behalten, z.b. Durchlaufende Posten, sonstige Forderungen und Verbindlichkeiten Monatliche Kontrolle der Abrechnung und Offenen Posten Klare Absprache der Prozeduren für den Jahresabschluss 18

19 Möglichkeiten einer kleineren Kanzlei Einfache & transparente Gewinnverteilung Lockstep - sehr homogene Partnerschaft, mit großem Teamgeist Merrit-based - Partner mit unterschiedlicher Leistungskraft Sonderregelungen - wie spezielle Töpfe, Vorabgewinne etc. - so transparent wie möglich gestalten und auf das nötigste beschränken Pensionsregelungen - wenn überhaupt - langfristig finanzierbar halten Outsourcing - ein guter Steuerberater oder externer Buchhaltungsservice kann hervorragende Dienste leiten Steuern - Wahl der Einnahmen-Überschuss-Rechnung 19

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: Mobil ; Mail twerner.hh@googl .com