ÖV-Symposium Die e s in den EU-Richtlinien. Martin Kroeger krz Minden-Ravensberg/Lippe 30. August Wir integrieren Innovationen

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1 ÖV-Symposium 2016 Die e s in den EU-Richtlinien Martin Kroeger krz Minden-Ravensberg/Lippe 30. August 2016 Wir integrieren Innovationen

2 ÖV-Symposium 2016 Die e s in den EU-Richtlinien, wie egovernment, evergabe, erechnung und epayment, bedeuten auf den ersten Blick eine Fremdbestimmung aus Brüssel - wieder einmal! Auf den zweiten Blick bietet sie eine große Chance, die eingefahrenen Prozesse zu überdenken und neue Wege zu beschreiten. Wir integrieren Innovationen

3 Agenda Das krz stellsich kurz vor Alles Fremdbestimmt? egovernment evergabe epayment erechnung Fazit krz Minden-Ravensberg/Lippe 3

4 Der kommunale Service-Provider 1971 Gründung 1972 Betriebsaufnahme Kommunaler Zweckverband (seit 1977) IT-Dienstleister für Kommunalverwaltungen und kommunale Einrichtungen Ca IT-Arbeitsplätze im Verbandsgebiet Umsatz 2015: 38 Mio. über 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter krz Minden-Ravensberg/Lippe 4

5 Die Kunden und Anwender 3 Kreise, 34 Städte und Gemeinden ca Einwohner im Zweckverband Eigenbetriebe, Werke Gemeinnützige Vereine und Gesellschaften Kooperationen OWL-, landes- und bundesweit ca. 600 Kommunale Anwender in vierzehn Bundesländern Direkt oder indirekt werden über 11 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut krz Minden-Ravensberg/Lippe 8

6 Produkte und Services Innere Verwaltung Sitzungsdienst, Inter- und Intranet, Personalservice, Zeitwirtschaft, Finanzmanagement und Rechnungswesen, Bauhofsoftware, Rechtsservices, Vergabeplattform, Sicherheit und Ordnung Einwohnerwesen, Verwarn- und Bußgelder, Gewerbewesen, Fahrerlaubnis, Kfz-Zulassung, Personenstandswesen, Ausländerwesen, Wahlen, Bürgerserviceportal, Schule, Kultur und Soziale Hilfen Schüler Online, SchILDzentral, Bibliothekswesen, Sozialwesen, krz Minden-Ravensberg/Lippe 9

7 Produkte und Services Kinder-, Jugendhilfe- und Familienhilfe Elternbeiträge, Jugendamtsaufgaben, Kindergärten, Räumliche Planung und Entwicklung, Geoinformationen Erschließungs- und Ausbaubeiträge, Geobasisdaten, Geoinformationsdienste, Bauen und Wohnen Baugenehmigung, Bauausschreibungen, Wohnraumförderung, Ver- und Entsorgung, Verkehrsflächen und -anlagen Kanalkataster, Straßenkataster, div. norgis Fachschalen, krz Minden-Ravensberg/Lippe 10

8 Produkte und Services Natur- und Landschaftspflege Wasser- und Landschaftsbau, Friedhöfe, IT-Services Kommunikationsnetze, -Services, IP-Telefonie, Videokonferenzsysteme, Druck- und Versand, Archiv und Dokumentenmanagement, Anwendungs-Hosting, Webservices, Datenbankservices, Sichere Speicherlösung (private cloud), Workflows, Allgemeine Services Beschaffung und Vergaben, Schulungen und Veranstaltungen, Kundenmanagement, Datenschutz und IT-Sicherheit, krz Minden-Ravensberg/Lippe 11

9 ÖV-Symposium 2016 Alles fremdbestimmt? Wir integrieren Innovationen

10 Fremdbestimmung aus Brüssel Verschiedene EU-Richtlinien verpflichten die Mitgliedsstatten zum Handeln: evergabe -> aus 2004 (Richtlinie 2004/18/EG) epayment egovernment erechnung -> aus 2014 (Richtlinie 2014/55/EU) Ziele: -> Binnenmarktstärkung, Abbau von Marktbeschränkungen, Normung, Gleichbehandlung, Interoperabilität -> Ziele in der Sache selbst sind willkommen, stehen aber nicht im Vordergrund krz Minden-Ravensberg/Lippe 13

11 Was heißt das für die Kommunen? Die EU-Richtlinien und deren Umsetzung in nationales Recht sind verpflichtend umzusetzen: auch mit Terminsetzungen und Übergangsregelungen Nach Umsetzung in nationales Recht: Was? Wann? Wie? Im Ergebnis schafft dieses Unsicherheit und verursacht ein zögerliches Verhalten krz Minden-Ravensberg/Lippe 14

12 Wie sieht die Lebenswirklichkeit der Menschen aus? Es wird: elektronisch konsumiert und bestellt elektronisch gezahlt mit elektronischem Kommunikation und elektronischer Rechnung immer und überall zu jeder Tages- und Nachtzeit flexibel, einfach, schnell und unkompliziert krz Minden-Ravensberg/Lippe 15

13 Verwaltungswirklichkeit heute Dienstleistungen im Rathaus mit Öffnungszeiten und Bearbeitungszeiten papiergebundenen Abläufen Im Ansehen vieler Bürger: unflexibel, schwierig, langsam und kompliziert krz Minden-Ravensberg/Lippe 16

14 ÖV-Symposium 2016 egovernment Wir integrieren Innovationen

15 Was braucht egovernment? Portale und Shops für öffentlich-rechtliche Dienstleistungen Einheitliche Authentifizierungsmöglichkeiten Elektronische Kommunikationsmöglichkeiten Möglichst unmittelbarer Abruf der Dienstleistungen Weitestgehend voll elektronische Prozesse Elektronische Bezahlmöglichkeiten Kein Papier Keine händischen Unterschriften krz Minden-Ravensberg/Lippe 18

16 egovernment Gesetzt NRW Quelle: Land NRW krz Minden-Ravensberg/Lippe 19

17 Wie geht es weiter? Der Grundstein ist mit dem egovernmentgesetz gelegt. Elektronischer Zugang, Portal, Fomularserver, Webshop, epayment usw. zulegen. Chance nutzen für: In 1. Stufe: Dienstleistungsangebote zu denen nicht unmittelbar Personal verfügbar sein muss Reduzierung Tresengeschäft Bessere Ausnutzung der personellen Kapazitäten Aufwandsreduzierung für erste Angebote, die unmittelbar abgerufen werden können Unmittelbarer Zahlungseingang krz Minden-Ravensberg/Lippe 21

18 2. Stufe In der 2. Stufe erfolgt die unmittelbare Integration der Fachverfahren und der Authentifizierung. Ausweitung der unmittelbar abrufbaren Dienstleistungsangebote. Chance nutzen für weitere: Reduzierung Tresengeschäft Bessere Ausnutzung der personellen Kapazitäten Unmittelbarer Zahlungseingang Einfache Tätigkeiten passieren automatisiert Einsatz der MitarbeiterInnen für wertschöpfende Tätigkeiten Akzeptanzsteigerung bei den BürgerInnen krz Minden-Ravensberg/Lippe 22

19 Praxisbeispiel Bürgerserviceportal Im Portal stehen schon heute bis zu 60 Services zur Verfügung krz Minden-Ravensberg/Lippe 23

20 Praxisbeispiel Webshop Fügt sich nahtlos ins Design der Stadt ein krz Minden-Ravensberg/Lippe 24

21 ÖV-Symposium 2016 evergabe Wir integrieren Innovationen

22 Verankerung evergabe? Quelle: Bundesgesetzblatt In 2014er Richtlinie sind 138 Erwägungsgründe aufgeführt krz Minden-Ravensberg/Lippe 26

23 evergabe: Funktionen und Vorteile (1) Fristverkürzung: Bei der Durchführung von elektronischen Vergaben sind nach dem Vergaberecht Fristverkürzungen möglich. Automatische Weiterleitung: Ein System für alle Bekanntmachungsorgane. Die Bekanntmachungsinformationen können automatisch an gewählte Bekanntmachungsorgane weitergeleitet werden. (z.b. Amtsblatt S, bund.de, Submissionsanzeiger, subreport usw.) Arbeitseinsparungen: Es wird der Aufwand für die Erstellung, Kontrolle und den Versand der Verdingungsunterlagen reduziert. Nur noch ein System für die Bekanntmachung der Vergabevorhaben krz Minden-Ravensberg/Lippe 28

24 evergabe: Funktionen und Vorteile (2) Gleichberechtigte Bieterkommunikation: Durch die automatische Verteilung von Bieterinformationen ist die Gleichberechtigung gewährleistet. Rechtssicherheit: Durch die Nutzung der elektronischen Vergabe wird die Manipulation von Angeboten ausgeschlossen. Kosteneinsparungen: Durch die Erreichung einer breiteren Anzahl an Bietern können bessere Angebote erzielt werden krz Minden-Ravensberg/Lippe 29

25 Praxisbeispiel Vergabemarktplatz Westfalen (1) Ist Teil des Plattformverbundes Nordrhein Westfalen krz Minden-Ravensberg/Lippe 30

26 Praxisbeispiel Vergabemarktplatz Westfalen als Teil des Plattformverbundes (1) Vergabezentrale Zentrale Plattform für Bekanntmachungen aller öffentlichen Auftraggeber in NRW Zentrale Unternehmensverwaltung Vergabemarktplätze Look & feel der Region Kommunikation und Transaktion im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge zentrale Unternehmensdatenbank für alle Vergabestellen zugreifbar SSO-Mechanismus (Single-Sign-On) mit Unternehmen Zugang zu sämtlichen Vergabemarktplätzen in ganz NRW Vergabemarktplatz für Landesbehörde BLB NRW Regionaler Vergabemarktplatz z.b. Westfalen krz Minden-Ravensberg/Lippe 31

27 Praxisbeispiel Vergabemarktplatz Westfalen als Teil des Plattformverbundes (2) Aktuell sind drei regionale Vergabemarktplätze im Betrieb durch kommunale Rechenzentren und an den Plattformverbund angebunden. Vergabemarktplatz Rheinland Vergabemarktplatz Metropoleruhr Vergabemarktplatz Westfalen Über 100 nutzende Kommunen (mit über 500 Nutzern). über registrierte Unternehmen -> potentielle Bieter über durchgeführte Projekte/Vergaben Sonderfälle VMP Stadt Köln und Wirtschaftsregion Aachen krz Minden-Ravensberg/Lippe 32

28 ÖV-Symposium 2016 epayment Wir integrieren Innovationen

29 Verankerung epayment? epayment kommt meist im Rucksack mit, im Kontext der evergabe oder im Kontext des egovernment egovg NRW: krz Minden-Ravensberg/Lippe 34

30 Was gehört alles zum epayment? Ausschließlich bargeldloses Bezahlen? Viel mehr: Vorgelagert Portale, Verfahren, Prozesse usw. die eine Zahlungsverpflichtung auslösen Differenzierung zwischen Tresen- und Web-Geschäft Prüfungen und Plausibilitäten Nachgelagerte Verfahren, Prozesse usw. Anbindung Haushalts- und Kassenwesen Auslösung Dienstleistungserfüllung Abrechnung Zahlungsdienstleister epayment ist Teil eines größeren Ganzen krz Minden-Ravensberg/Lippe 35

31 Praxisbeispiel epaybl epaybl Fachverfahren-1 Paypage epaybl Kern ProFiskal CiP Webservice INFOMA Fachverfahren-n SAP Unternehmen, Verein etc. Web-Shop Excelimport Portal Back- office Plugin SaxMBS HKR Verw.Dienstst. Gebührenkasse krz Minden-Ravensberg/Lippe 36

32 Vorteile epayment Geschlossene Prozesse, die die Bezahlung mit einschließt Keine Zahlungsausfälle durch Bonitätsprüfung und Zahlungsgarantien -> kann vertraglich mit den Zahlungsprovidern abgesichert werden elektronische Verarbeitung erhöht die Verwaltungseffizienz -> geringere Prozesslaufzeiten und Prozesskosten Personelle Ressourcen werden geschont Dienstleistung kommt schneller bei den Bürgerinnen und Bürgern an krz Minden-Ravensberg/Lippe 37

33 ÖV-Symposium 2016 erechnung Wir integrieren Innovationen

34 Verankerung erechnung (1) 44 Erwägungsgründe Automatische und elektronische Verarbeitung Öffentliche Auftraggeber Oberschwellenwerte Datenmodelle - Syntaxen 13 Kernelemente Übergangsfristen usw krz Minden-Ravensberg/Lippe 39

35 Verankerung erechnung (2) Bestimmung der Inhalte einer in steuerechtlicher Hinsicht korrekten Rechnung krz Minden-Ravensberg/Lippe 40

36 Fristen Zeitplanung der Umsetzung (Auffassung BMI) Quelle: IT-Planungsrat krz Minden-Ravensberg/Lippe 41

37 Rolle der Richtlinie in der täglichen Praxis Normen/Datenmodelle/Syntaxen/Interoperabilität -> krz favorisiert ZUGFeRD im Weiteren einvoicing-dienstleister vorhanden Automatische und elektronische Verarbeitung -> durch Workflowsystem und DMS darzustellen, integriert oder eigenständig Öffentl. Auftraggeber/ subzentrale öffentl. Auftraggeber/ zentrale Beschaffungsstelle -> nur andere Fristen Oberschwellenwerte -> Schwellwerte werden nur in wenigen Fällen erreicht 13 Kernelemente einer elektronischen Rechnung -> Syntaxen müssen dieses abdecken krz Minden-Ravensberg/Lippe 42

38 Rolle der Richtlinie in der täglichen Praxis Schlussfolgerungen: Die erechnung kommt!!! In welchem Umfang und mit welchem Nutzen bestimmt jede Kommune und Behörde für sich selbst krz Minden-Ravensberg/Lippe 43

39 Was gehört alles zur erechnung? Elektronische Rechnung als pdf? Viel mehr: Strukturierte Daten Elektronischer Eingangskanal Elektronischer Postlauf Elektronische Verarbeitung Freigabeprozess Buchhaltungsprozess Elektronische Aufbewahrung krz Minden-Ravensberg/Lippe 44

40 Was ist eine erechnung? Bilddatei der Rechnung? / Worddatei? PDF-Datei? ? eine reine PDF-Datei per ist keine erechnung! ZUGFeRD ist ein Rechnungsaustauschformat für erechnungen Basic Comfort Extended Bilddatei + strukturierte Daten! Signatur ist seit 2011 keine Pflicht mehr krz Minden-Ravensberg/Lippe 45

41 Vorteile und Potential (1) Gesetzlicher Rahmen ist gegeben Technologie und IT -> Formate stehen zur Nutzung bereit -> Systeme können diese automatisiert verarbeiten und aufbewahren beschleunigt die Prozesse -> reduzierte durchschnittliche Durchlaufzeit von 9 auf 2 Tage senkt die Prozesskosten für Bearbeitung und Recherche erheblich ->Zeitaufwand um 25 Prozent auf 13 Minuten pro Rechnung gesunken* * Untersuchung der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW 2012 (redaktionelle Anmerkung: andere Untersuchungen gehen von weitaus höheren Einsparpotenzialen aus!) krz Minden-Ravensberg/Lippe 47

42 Vorteile und Potential (2) standardisierte Abläufe in gleichbleibender Qualität dauerhafte elektronische Archivierung -> ersetzt das Papierarchiv -> schont die Umwelt Elektron. Prozesse - Unabhängigkeit von räumlichen Zuordnungen -> Wo arbeite ich? - Möglichkeiten: Homeoffice -> Interkommunale Zusammenarbeit Wie präsentiere ich mich als Behörde -> Attraktivität als Arbeitgeber - Demografischer Faktor krz Minden-Ravensberg/Lippe 48

43 Praxisbeispiel Elektronischer Rechnungsfreigabeworkflow!!! Strukturierte Daten sind untrennbar verbunden krz Minden-Ravensberg/Lippe 49

44 ÖV-Symposium 2016 Fazit Wir integrieren Innovationen

45 Fazit (1) Regelungen aus Brüssel sind da Minimalumsetzung verursacht Aufwand ohne wirklichen Nutzen Konsequente Umsetzung schafft Arbeitsersparnisse und spart personelle Ressourcen Optimierung der Prozesse in der Verwaltung frühzeitig beginnen lohnt sich Erfahrungen sammeln -> Technologien, Prozesse, Formate schrittweises Vorgehen schafft Sicherheit krz Minden-Ravensberg/Lippe 51

46 Fazit (2) medienbruchfreie Abläufe über die Verwaltungsgrenzen hinweg schafft Prozesskostenersparnisse bei allen Beteiligten Durchlaufzeiten können reduziert werden Formatdiskussion darf nicht bremsen -> kann man ein Format kann man perspektivisch alle -> Wirtschaftlichkeit ist zu beachten Technologie und eigenes Know-how versus Herstellerumsetzung Technologie und eigenes Know-how schafft Unabhängigkeit und Flexibilität krz Minden-Ravensberg/Lippe 52

47 ÖV-Symposium 2016 Die e s in den EU-Richtlinien, wie egovernment, evergabe, erechnung und epayment, bedeuten auf den ersten Blick eine Fremdbestimmung aus Brüssel - wieder einmal! Auf den zweiten Blick bietet sie eine große Chance, die eingefahrenen Prozesse zu überdenken und neue Wege zu beschreiten. Wir integrieren Innovationen

48 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Martin Kroeger Abteilungsleiter Finanzservice Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe Am Lindenhaus Lemgo Tel: 05261/ Besuchen Sie das krz auch auf und krz Minden-Ravensberg/Lippe Wir integrieren Innovationen

49 Kunden Rundum Zufrieden krz Minden-Ravensberg/Lippe 55