SOFTWORLD SOFTWAREENTWICKLUNG ZEITERFASSUNGSSYSTEME EDV-SCHULUNGEN. Version 1.1. Import von zahlungsrelevanten Daten zur Erstellung von SEPA - Dateien

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1 SEPA-Cru n che r Version 1.1 Import von zahlungsrelevanten Daten zur Erstellung von SEPA - Dateien Dokumentation Softworld IT - Consulting

2 Inhaltsverzeichnis ALLGEMEINES... 4 WAS IST SEPA ÜBERHAUPT?... 4 WAS SIND DIE ZIELSETZUNGEN DES SEPA?... 4 WER SIND DIE BETEILIGTEN?... 5 SEPA-ÜBERWEISUNG... 5 SEPA-LASTSCHRIFT... 6 WELCHE KONKRETEN VORTEILE BIETET SEPA FÜR UNTERNEHMEN UND VERBRAUCHER?... 7 STARTOPTIONEN... 8 MENÜ... 9 IMPORTSPEZIFIKATIONEN TEXTDATEIEN EXCEL-TABELLEN ACCESS-TABELLEN/ABFRAGEN DATEN ZUR SEPA - VERARBEITUNG UMWANDLUNGSSPEZIFIKATIONEN FÜR DAS SEPA - FORMAT: DATENIMPORT DATENZUORDNUNG DATENEXPORT (SEPA DATEIERSTELLUNG) REGISTRIERUNG VERSIONSHISTORIE Erstellt von: Softworld IT-Consulting Dipl.- Ing. Holger Wirtz Niederkassel, 19. Dezember 2008

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4 Allgemeines Das Programm SEPA-Cruncher dient als Schnittstelle zwischen zahlungsrelevanten Daten in Fremdanwendungen und der eigentlichen Erstellung von SEPA Dateien. Ein Assistent unterstützt den Anwender bei diesem Vorgang. In drei Schritten führt das Programm den Benutzer vom Import über die Datenzuordnung bis hin zur SEPA- Dateierstellung. Was ist SEPA überhaupt? SEPA (Single Euro Payments Area) ist ein einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem alle Zahlungen wie inländische Zahlungen behandelt werden. Im SEPA wird nicht mehr wie derzeit zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden. Nutzer von Zahlungsverkehrsdienstleistungen können im SEPA bargeldlose Euro-Zahlungen von einem einzigen Konto vornehmen und hierbei einheitliche Zahlungsinstrumente (SEPA-Überweisung, SEPA-Lastschrift und SEPA-Kartenzahlungen) ebenso einfach, effizient und sicher einsetzen, wie die heutigen Zahlungsverkehrsinstrumente auf nationaler Ebene. SEPA betrifft seit dem 1. Januar 2008 jedes Kreditinstitut, jedes Wirtschaftsunternehmen und jeden Verbraucher, und zwar schwerpunktmäßig in den 15 Euroländern. Andere europäische Länder, die nicht dem Euroraum angehören, haben die Möglichkeit, die Regelwerke, Verfahren und Standards ebenfalls anzuwenden und damit teilzunehmen. Arbeitstäglich werden im Euroraum 210 Millionen unbare Zahlungstransaktionen getätigt. Davon entfallen über 90 % auf Überweisung, Lastschrift und Kartenzahlung. Was sind die Zielsetzungen des SEPA? Mit der Einführung des Euro als gemeinsame Währung im Jahr 1999 und der Euro- Banknoten und -Münzen im Jahr 2002 wurden bereits wichtige Grundlagen für einen einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum gelegt. Die Einwohner des Euroraums können seitdem Barzahlungen im gesamten Euro-Währungsgebiet ebenso einfach durchführen, wie zuvor mit der nationalen Währung im eigenen Land. Die Einführung des Euro führte jedoch noch nicht zur Verwirklichung eines Binnenmarktes im unbaren Zahlungsverkehr. Die Zahlungsverkehrsmärkte in Europa sind immer noch stark fragmentiert. So verfügt jedes Land über eigene technische Standards, z.b. in Bezug auf die Kontonummernsystematik oder das Datenformat für den Zahlungsaustausch. Des Weiteren sind die einzelnen Zahlungsverfahren in jedem Land unterschiedlich ausgestattet. So bestehen z.b. deutliche Unterschiede zwischen einem deutschen und einem französischen Lastschriftverfahren. Folglich wird der unbare Zahlungsverkehr heute noch nahezu allein über nationale Dienstleister und Clearinghäuser abgewickelt. Seite 4 von 20

5 Mit SEPA werden diese traditionellen Strukturen aufgebrochen. Künftig wird es in Europa einheitliche Verfahren und Standards geben, so dass jeder Kunde Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen in einheitlicher Weise überall in Europa einsetzen kann. Durch die Harmonisierung können die Bankkunden ihren gesamten Euro-Zahlungsverkehr über eine beliebige Bank im Euroraum abwickeln. Die Abschottung der bisherigennationalen Märkte wird zu Gunsten eines europaweiten Zahlungsverkehrsmarktes aufgehoben und europaweiter Wettbewerb geschaffen. SEPA betrifft also nicht nur den grenzüberschreitenden Euro-Zahlungsverkehr, sondern soll zu einer vollständigen- Integration der nationalen Zahlungsverkehrsmärkte führen. Damit wird der Umbau der europäischen Zahlungsverkehrslandschaft auch nationale Strukturen berühren. Wer sind die Beteiligten? Im Jahr 2002 erklärte das europäische Kreditgewerbe in einem "Weißbuch" seine Absicht, einen einheitlichen Zahlungsverkehrsraum in Europa zu schaffen. Zur Steuerung dieser Aktivitäten wurde ebenfalls im Jahr 2002 der Europäische Zahlungsverkehrsrat (European Payments Council; EPC) gegründet. Der EPC hat zurzeit 69 Mitglieder aus 30 europäischen Ländern. Neben den europäischen Bankenverbänden sind vor allem nationale Bankenverbände sowie große Kreditinstitute vertreten. Der Großteil der SEPA- Arbeiten erfolgt in fünf speziellen Arbeitsgruppen. Auf nationaler Ebene begleitet das deutsche Kreditgewerbe im Rahmen des Zentralen Kreditausschusses (ZKA) unter Mitwirkung der Bundesbank diese Arbeiten. Zu diesem Zweck wurde die EPC-Gremienstruktur national "gespiegelt". Der ZKA setzt sich aus den fünf Spitzenverbänden des deutschen Kreditgewerbes zusammen. Derzeit erarbeitet der ZKA in Zusammenarbeit mit Bundesbank und Kreditgewerbe die deutsche Implementierungsplanung für SEPA. SEPA-Überweisung Bereits heute existiert in Deutschland mit der "EU-Standardüberweisung" ein vergleichbar standardisiertes Verfahren zur Abwicklung von Euro-Überweisungen bis in andere EU- und EWR-Staaten. Die entsprechenden Standards wurden vom EPC weiterentwickelt und werden in Zukunft auf alle SEPA-Überweisungen anzuwenden sein. So werden Überweisender und Begünstigter sowie deren Kreditinstitute durch IBAN und BIC identifiziert. Nach Umsetzung der PSD (siehe unten) können die Kunden nach einer maximalen Abwicklungszeit von drei Bankgeschäftstagen (ab 2012 nach einem Bankgeschäftstag) über den Überweisungsbetrag verfügen. Dies ist unabhängig davon, in welchem Land des SEPA-Raums der Empfänger sein Konto unterhält. Kürzere Abwicklungszeiten sind jedoch möglich und in einzelnen Ländern heute schon Realität. Seite 5 von 20

6 Ab 28. Januar 2008 sollen alle Banken im Euro-Währungsgebiet in der Lage sein, SEPA- Überweisungen zu empfangen. Mit einem flächendeckenden Angebot zum Versand der SEPA-Überweisung ist bis zum Ende des Jahres 2008 zu rechnen. SEPA-Lastschrift Auf Grund der unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen und verschiedenen nationalen Lastschriftverfahren hatte sich der EPC frühzeitig gegen eine Harmonisierung der bestehenden nationalen Lastschriftverfahren und für die Entwicklung eines völlig neuen SEPA-Lastschriftverfahrens (SEPA Direct Debit Scheme; SDD) entschieden. Aus deutscher Sicht wird das SDD einige vom deutschen Einzugsermächtigungslastschriftverfahren bekannte Elemente enthalten. So erteilt der Zahlungspflichtige - wie heute in Deutschland - dem Gläubiger ein sogenanntes Mandat. Außerdem wird ihm ein Widerspruchsrecht eingeräumt. Allerdings werden sich auch einige Neuerungen ergeben, wie z.b. fest definierte Vorlauffristen für die Vorlage der Lastschrift bei der Zahlstelle (so müssen bei erstmaligem Einzug die Lastschriften 5 Tage, bei weiteren Einzügen 2 Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen). Darüber hinaus erarbeitet der EPC derzeit eine Variante des Lastschriftverfahrens, welches die Bedürfnisse von Geschäftskunden stärker berücksichtigen soll. Hinweis: Im Gegensatz zur SEPA-Überweisung und SEPA-Kartenzahlung ist für das SEPA- Lastschriftverfahren ein einheitlicher europäischer Rechtsrahmen zwingend erforderlich. Die entsprechende EU-Richtlinie wurde im April 2007 verabschiedet. Nun müssen die 31 Teilnehmerländer diese bis zum in nationales Recht umsetzen. Nur dann kann eine rechtssichere Abwicklung der Zahlungen gewährleistet werden. Der Zeitpunkt der Umsetzung ist momentan noch offen. Die Implementierung der SEPA-Lastschrift im SEPA-Cruncher wird deshalb zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Seite 6 von 20

7 Welche konkreten Vorteile bietet SEPA für Unternehmen und Verbraucher? Verbraucher und Unternehmen können zukünftig ihren gesamten Euro- Zahlungsverkehr über ein Konto bei einer beliebigen Bank im europäischen Ausland abwickeln. Damit könnten beispielsweise deutsche Kunden noch leichter am inner-italienischen Zahlungsverkehr teilnehmen. Verbraucher und Unternehmen können sich über ein qualitativ besseres Leistungsangebot freuen, da Banken auf der Grundlage der SEPA-Regelwerke über die darin definierten Basisleistungen hinaus zusätzliche, kundengruppengerechte Serviceangebote entwickeln können. Künftig kann außerdem bei Käufen im Ausland das Lastschriftverfahren genutzt werden. Verbraucher können außerdem ihre Debitkarte europaweit verwenden, und zwar nicht mehr wie bisher fast ausschließlich für Barabhebungen, sondern beispielsweise auch für Einkäufe oder in Restaurants. Für Unternehmen bietet SEPA Kostensenkungspotentiale durch die Möglichkeit zur internen Konzentration der Zahlungsverkehrsabwicklung, zur Straffung ihrer Bankverbindungen und Vereinfachung des Liquiditätsmanagements. Darüber hinaus nehmen die Auswahlmöglichkeiten an Zahlungsverkehrsdienstleistern zu. Die neuen Verfahren bieten insbesondere kleineren und mittelständischen Unternehmen die Chance zur Erschließung neuer Beschaffungs- und Absatzmärkte im europäischen Ausland. Zudem sollte SEPA als eine Chance für eine weitere Modernisierung der Zahlungsverkehrsabwicklung begriffen werden, wenn z.b. Zahlungsvorgänge und internes Rechnungswesen noch besser verzahnt werden. Quelle: Deutsche Bundesbank Seite 7 von 20

8 Startoptionen Aufgrund einer Vielzahl von Anwenderwünschen nach noch höherer Automatisierung bei immer Wiederkehrenden SEPA-Erstellungen wurde nunmehr der Batch-Betrieb eingeführt. Mit nur einem Doppelklick kann jetzt eine SEPA-Datei erstellt werden. Vorausgesetzt allerdings, man hat alle notwendigen Einstellungen bereits vorab im SEPA-Cruncher hinterlegt. Legt man nun auf dem Desktop eine geeignete Verknüpfung zum SEPA-Cruncher an und wählt als Startoption (/cmd) den Befehl Batch, so läuft die SEPA-Erstellung ohne Rückfragen im Hintergrund ab, d.h. völlig ohne Benutzereingriff. SepaCruncher SepaCruncher SepaCruncher Beispiel für den Aufruf (Ziel): "C:\Programme\Microsoft Office\Office10\MSACCESS.EXE" "C:\SEPA\SEPACruncher.mdb" /cmd "Batch" Eine Access- (ggf. Runtime) Installation ist auch im Batch-Betrieb zwingend erforderlich. Seite 8 von 20

9 Menü Beendet das Programm SWIFT/BIC SWIFT/BIC-Pflege (Deutschland; Stand: 12/2007) Pflegemaske für die letzten Buchungen, die durch die Plausibilitätskontrolle gelaufen sind Pflegemaske für die hinterlegten Vorlagen Programmregistrierung (Eingabe User- und Registerkey erforderlich; Freischaltung der Demo-Version) Programminfo (Version, Kontaktdaten) Seite 9 von 20

10 Importspezifikationen Es werden für den Datenimport die Formate Text (ASCII) Microsoft Excel Microsoft Access unterstützt. Textdateien Textdateien müssen mit einer Überschriftenzeile oder direkt mit Datenzeilen beginnen. Als mögliche Trennzeichen zwischen den Datenfeldern (Spalten) werden Semikolon und Tabulatoren unterstützt. Es werden keine Feldbegrenzungszeichen unterstützt. Excel-Tabellen Als Importformat wird weiterhin Microsoft Excel unterstützt. Hierbei ist zu beachten, dass nur die aktive Tabelle in der Arbeitsmappe importiert wird. Die aktive Tabelle ist immer die Tabelle, die beim letzten Speichern aktiv war. Abbildung 1: Excel-Tabelle Access-Tabellen/Abfragen Als drittes Format können Access-Tabellen bzw. Abfragen für den Datenimport berücksichtigt werden. Nach Auswahl einer Access-Datenbank kann eine Tabelle bzw. Abfrage zum Import ausgewählt werden. Seite 10 von 20

11 Daten zur SEPA - Verarbeitung Folgende Daten muss die Importdatei bereitstellen: Absender (in der Regel der Datenersteller)* - Name (max. 70 Stellen)* - IBAN (int. Kontonummer, max. 34 Zeichen, ohne Leerzeichen)* - BIC (int. Bankleitzahl, max. 11-stellig, ohne Leerzeichen)* Zahlungsempfänger - Name (max. 70 Stellen) - IBAN (int. Kontonummer, max. 34 Zeichen, ohne Leerzeichen) - BIC (int. Bankleitzahl, max. 11-stellig, ohne Leerzeichen) Betrag (größer Null, max. zwei Nachkommastellen) Optional: Verwendungszwecke 1-4 (max. 35 Zeichen pro Verwendungszweck)** * Diese Daten können auch aus den Stammdaten (Importvorgaben) des SEPA-Cruncher genutzt werden. ** Für die Verwendungszwecke 1 und 2 können im Programm Standardwerte hinterlegt werden und brauchen somit nicht in der Importdatei vorhanden sein. Für Namen und Verwendungszwecke sind nur folgende Zeichen zulässig (Kodierung gemäß UTF-8): a...z, A Z 0 9 :?, - ( + ) / Leerzeichen Umwandlungsspezifikationen für das SEPA - Format: Die Felder Name (Absender, Zahlungsempfänger) können max. 70 Zeichen aufnehmen und die optionalen Felder für die Verwendungszwecke 1-4 erlauben maximal 35 Zeichen pro Feld. Sind mehr Zeichen vorhanden, so werden diese bei der SEPA - Erstellung nicht berücksichtigt (abgeschnitten). Das Feld Betrag muss positiv und größer als Null sein. Unterstützt werden ganzzahlige Werte und Dezimalzahlen mit max. 2 Nachkommastellen. Bis auf die Verwendungszwecke, die nicht unbedingt für die SEPA - Erstellung notwendig sind, müssen alle anderen Daten (gemäß der Spezifikation) über die Importdatei bereitgestellt werden. Eine erfolgreiche Generierung einer SEPA Datei hängt sehr stark von der Datengrundlage (Importdatei) ab. Seite 11 von 20

12 Datenimport Im ersten Schritt des Assistenten werden die Importinformationen erfasst. Nach Auswahl eines Importtyps (Text, MS - Excel 5-8/2000/XP) kann festgelegt werden, ob die erste Zeile eine Überschrift enthält oder bereits mit Zahlungsdaten beginnt. Bei MS Access - Importen ist diese Option nicht verfügbar. Hier werden die Feldnamen (Spalten) direkt der Tabelle bzw. Abfrage entnommen. Nach Auswahl einer Datei kann über die Schaltfläche Import... der Datenimport eingeleitet werden. Wurde zuvor als Importtyp Microsoft Access ausgewählt, muss bevor der Import gestartet wird eine Tabelle bzw. Abfrage aus der Importdatenbank ausgewählt werden. Abbildung 2: Importmaske Abbildung 3: Import Access-Tabelle Seite 12 von 20

13 Bei dem Importtyp Text wird erst beim eigentlichen Import das Trennzeichen ermittelt und angezeigt. Eine manuelle Eingabe ist hier nicht möglich. Als Trennzeichen werden nur Semikolon und Tabulatoren unterstützt. Nach dem erfolgreichen Import können die Daten anhand der Schaltfläche Zeige importierte Daten... eingesehen werden. Die Tabelle kann nachbearbeitet werden. Eine Pflege der Daten ist möglich. Eine Datenüberprüfung gemäß SEPA - Spezifikation erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt. Die Schaltfläche weiter... verzweigt in den zweiten Schritt des Assistenten. Hier werden die Felder (Spalten) der importierten Datei den SEPA - Feldern zugeordnet. Seite 13 von 20

14 Datenzuordnung Bei der Feldauswahl steht für jedes SEPA - Feld eine Auswahlliste mit den Spaltennamen der Importdatei bereit. Die in rot gekennzeichneten SEPA Felder müssen einem Feld aus der Importliste zugeordnet werden. Abbildung 4: Datenzuordnung Das Überführen der importierten Daten in das SEPA Format, inklusive Prüfung gemäß SEPA - Spezifikation, erfolgt über die Schaltfläche Generiere Datenquelle.... Nach erfolgreicher Überführung kann das Ergebnis anhand der Schaltfläche Zeige SEPA - Datenquelle... eingesehen (aber nicht bearbeitet) werden. Bei aktivierter Option Überprüfung IBAN werden bei der Datengenerierung die importierten IBAN s auf Gültigkeit überprüft (Prüfziffernabgleich). Ist die Option Überprüfung SWIFT/BIC aktiviert, werden die importierten SWIFT/BIC mit dem vorhanden Bestand im SEPA- eigenen SWIFT/BIC - Pool (nur Deutschland) abgeglichen. Seite 14 von 20

15 Über die Schaltfläche Datenpflege werden die Buchungen zur Verfügung gestellt, die als letztes durch die Plausibilitätskontrolle (Schaltfläche Generieren Datenquelle ) gelaufen sind. Eine Nachbearbeitung/Erfassung ist dort möglich Abbildung 5: Datenpflege 1 Vorlagenauswahl (Buchung als Vorlage speichern / Buchung aus Vorlage erstellen) 2 Hinweise bei fehlerhaften Buchungen 3 Auftrag an (Sparkasse/Bank des Auftraggebers) 4 Daten Empfänger / Verwendungszwecke / Auftraggeber 5 Auswahl Buchung (direkt aus Liste oder über Suchen-Schaltfläche) 6 Listeninhalt (sortiert nach Name) (wahlweise Empfängername/Auftragebername und alle Buchungen oder nur Buchungen mit Fehlern) 7 Buchungsnavigation (Anfang, zurück, vor, Ende, Neu, Speichern, Löschen) Seite 15 von 20

16 Eingaben wie neue Buchungen bzw. das Ändern von bestehenden Daten unterliegen einer direkten Plausibilitätskontrolle. Werden Pflichtfelder nicht ausgefüllt oder mit nicht konformen Daten belegt, wird die Buchung als fehlerhaft gekennzeichnet. Ein fehlerhafter Buchungsstamm verhindert eine SEPA-Erstellung. Der dritte und letzte Schritt des Assistenten ist die eigentliche SEPA - Dateierstellung. Hierhin gelangt man über die Schaltfläche weiter... oder bei eingeblendetem Pflegeformular über SEPA-Datei erstellen. Seite 16 von 20

17 Datenexport (SEPA Dateierstellung) *** Diese Funktion wird nur bei einer gültigen Registrierung unterstützt. *** Vor der SEPA - Dateierstellung sollte der Speicherpfad kontrolliert und gegebenenfalls angepasst werden. Aus Gründen der Datensicherung kann weiterhin ein Sicherungspfad angegeben werden. Wird dieser nicht angegeben, kann keine Datensicherung für die erstellte SEPA - Datei vorgenommen werden. Abbildung 6: Datenexport SEPA-Erstellung Seite 17 von 20

18 Die Namenskonvention der SEPA - Datei und der Sicherungen (falls Pfad angegeben) sieht folgendermaßen aus: SEPA-Datei Pfad Name Endung Gesamt (Beispiel) A:\ SEPACCM.xml A:\SEPACCM.xml Sicherungskopie SEPA-Datei Pfad Name Zeitstempel Endung Gesamt (Beispiel) C:\ SEPACCM TTMMJJhhmmss.bak C:\SEPACCM bak (Anmerkung: T: Tag, M: Monat, J: Jahr, h: Stunde, m: Minute, s: Sekunde) Zur Protokollierung dieses Vorgangs stehen die Berichte Begleitzettel und Ausgabeprotokoll zur Verfügung. Soll nach Erstellung der SEPA - Datei ein Begleitzettel bzw. Ausgabeprotokoll gedruckt werden, so muss das Feld Ausdruck Begleitzettel bzw. Ausdruck Ausgabeprotokoll vor der Dateierstellung angekreuzt sein. Ein nachträgliches Ausdrucken kann über die Schaltfläche erreicht werden. Abbildung 7: Druckoptionen Seite 18 von 20

19 Registrierung Die Software setzt eine bestehende MS-Access 2000 oder höher Installation voraus. Für eine Bearbeitungsgebühr kann eine Laufzeitversion von Access 2003 mitgeliefert werden (falls kein MS-Access 2000 oder höher installiert ist). Bitte teilen Sie uns die gewünschte Access-Version mit. Registrierungsdaten und gegebenenfalls eine Laufzeitversion von Access werden Ihnen per bzw. Post zugesandt. Abbildung 8: Registrierungsvorgang Seite 19 von 20

20 Versionshistorie Version 1.0 Erste Version des SEPA-Crunchers (XML-Datei-Format CCM (Standard ZKA). Version 1.1 Integration einer Syntaxprüfung für Namen und Verwendungszwecke gemäß UTF-8 Kodierung. Seite 20 von 20