AI Vergabemanager. Vergabemanagement-Software für Auftraggeber

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1 AI Vergabemanager Vergabemanagement-Software für Auftraggeber

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3 So stark wie Sie. AI Vergabemanager Der AI Vergabemanager ist eine Softwarelösung für Auftraggeber zur Abwicklung von Vergabe verfahren nach VOB, VOL und VOF. Die Software führt Sie als Anwender Schritt für Schritt durch die Vorbereitungs-, Veröffentlichungs- sowie Prüfungs- und Wertungsphase einer Vergabe. Gleichzeitig wird im Hintergrund der gesamte Prozess in der Ver gabeakte und im Vergabevermerk dokumentiert. Behalten Sie stets den Überblick: Anstehende Aufgaben, Termine, aktive Vergaben und eingehenden Nachrichten werden Ihnen zentral auf der Startseite angezeigt. Anlegen des Verfahrens Wahl der Verfahrensart Auswahl der Formulare Fristen/Termine Leistungsverzeichnis Veröffentlichung Kommunikation mit Bietern Angebotsabgabe Angebotsöffnung Niederschrift Eignungsprüfung Wertung Bieterinformation Abschluss/Archivierung Vorbereitungsphase Veröffentlichungsphase evergabe-plattform Prüfungs- und Wertungsphase Dokumentation des Vergabeverfahrens (Vergabeakte, Vergabevermerk) Unterstützung in allen Phasen einer Vergabe

4 Schritt für Schritt. Eine neue Vergabe anlegen Nach dem Anlegen einer neuen Vergabe sind einige vergaberelevante Informationen zu erfassen, wie die Vergabenummer, eine Kurzbeschreibung der Leistung und die Auswahl der Verfahrensvorlage. Hierbei bietet Ihnen das System verschiedene Standardvergabeverfahren und Vorlagen an, wie Verfahrensvorlagen für Liefer- und Dienstleis tungen, Bauleistungen, freiberufliche Tätigkeiten und für Sektorenauftraggeber. Die erforderlichen Dokumente sowie der Prozessablauf für die Vergabe werden vom System automatisch erzeugt und Ihnen nacheinander eingeblendet. i Zum AI Vergabemanager bieten wir Ihnen Seminare an. Damit wird Ihre tägliche Arbeit noch erfolgreicher. Die Seminare finden in Dresden, Leipzig, Halle (Saale), Magdeburg, Erfurt und Gera oder als Inhouse training bei Ihnen vor Ort statt. Zusätzlich können Sie unser Service- & Support-Center kostenfrei nutzen: (Montag Freitag Uhr), hilfe@sdv.de

5 Leistungsverzeichnis mit Wertungskriterien (VOL) Im nächsten Schritt ist das Aus füllen der Positionen im Leistungs verzeichnis vorgesehen. Des Weiteren ermöglicht das System, verschiedene Wertungskriterien festzulegen. Diese werden zu einem späteren Zeitpunkt ausgewertet und dazu verwendet, einen Vergabevorschlag zu unterbreiten. Zusätzlich ist es möglich, statt des hier verwendeten AI-Standards auch Leistungsverzeichnisse aus AVA-Programmen (GAEB) oder MS Excel zu importieren. Erfassung der Wertungskriterien (VOB) Import eines GAEB-Leistungsverzeichnisses (VOB)

6 Schritt für Schritt. Der AI Vergabemanager schlägt Ihnen die Art der Vergabe (bspw. Öffentliche Aus schreibung, Beschränkte Ausschreibung, Freihändige Vergabe) vor. Berücksichtigt werden der Auftragswert, geltende Wertgrenzen und Ausnahmefälle, die ein Abweichen von der öffentlichen Ausschreibung rechtfertigen. Erfassung von Ausnahmetatbeständen für die Verfahrenswahl Vorschlag für die Verfahrensart

7 Der integrierte Termin- und Fristenmanager mit automatischer Erinnerungsfunktion unterstützt Sie bei Ihrer Terminplanung und der Einhaltung gesetzlicher Fristen in allen Vergabe verfahren. Eine Anbindung von Dritt systemen wie MS Outlook oder Lotus-Notes ist möglich. Termin- und Fristenmanager Nach dem Vier-Augen-Prinzip werden vor der Veröffentlichung der Ausschreibung zwei Schlüssel vom System erzeugt. Diese benötigen Sie bei der späteren Öffnung elektronischer Angebote zur Entschlüsselung der Dokumente. Die Verschlüsselung der Angebote beugt Manipulationen vor und dient der sicheren Aufbewahrung eingehender Angebote bis zum Angebotsöffnungstermin. Die Ausschreibungen können Sie auf der Vergabeplattform evergabe.de veröffentlichen. Weiterhin stehen Schnittstellen zu Bekannt machungs plattformen wie SIMAP und bund.de zur Verfügung. Speichern von zwei Schlüsseln Ausschreibung veröffentlichen

8 Schritt für Schritt. Nach der Veröffentlichung Ihrer Ausschreibung auf der Vergabeplattform besteht für Auftragnehmer die Möglichkeit, mit der kostenlosen Bietersoftware Angebote zu erstellen und digital abzugeben. In der Übersichtsseite des AI Vergabemanagers werden die elektronisch eingegangenen Angebote im Benachrichtigungseingang angezeigt. Zusätzlich zu den elektronischen Angeboten lassen sich Papierangebote im AI Vergabemanager erfassen. Angebotseingang Zum Zeitpunkt der Angebotsöffnung werden die eingegangen Angebote mit den beiden Schlüsseln entschlüsselt. Damit gewährleistet das System, dass der komplette Prozess der Ausschreibung bis zur Angebotsöffnung rechtskonform und frei von Manipulationen abläuft. Die Niederschrift dient zum ordnungsgemäßen Protokollieren der Angebotsöffnung. Öffnung der Angebote

9 Der AI Vergabemanager unterstützt Sie bei der Prüfung und Wertung der eingegangenen Haupt- und Nebenangebote. Das System nimmt die rechnerische Prüfung bei AI-Leistungsverzeichnissen selbständig vor. Bei Leistungsverzeichnissen aus AVA-Programmen (GAEB) oder MS Excel wird das Ergebnis der rechnerischen Prüfung als Preisspiegel importiert. Die Angebots prüfung wird durch Abfragen dokumentiert. Anhand der individuell erstellten Wertungskriterien nehmen Sie eine umfassende Wertung vor. Prüfung der Angebote Der AI Vergabemanager ermittelt anhand der Wertungskriterien einen Vergabevorschlag. Die Zuschlagserteilung erfolgt durch den Mitarbeiter der Vergabestelle aufgrund des wirtschaftlichsten Angebotes. Damit ist die Vergabe abgeschlossen. Vergabevorschlag

10 Passgenau für Sie. AI Vergabemanager Standardlösungen Der AI Vergabemanager als Standardlösung enthält für alle Nutzer einheitliche Vergabeworkfl ows nach EU-, Bundes- und Landesrecht. Aktuell bieten wir folgende Varianten an: AI Vergabemanager Standard Sachsen (EU, Bund, SächsVergabeG) AI Vergabemanager Standard Sachsen-Anhalt (EU, Bund, LVG LSA) AI Vergabemanager Standard Thüringen (EU, Bund, ThürVgG) Den AI Vergabemanager erhalten Sie als Alles-inklusive-Paket zum monatlichen Mietpreis mit fl exiblen Laufzeiten. Investitionen in Hardund Software sind nicht erforderlich. Einrichtungskosten gibt es nicht. Deu Zert Deutsche Zertifizierung DIN ISO/IEC 27001:2008 A Deu Zert Deutsche Zertifizierung DIN ISO/IEC 27001:2008 I Der Systembetrieb und das Server Housing erfolgt im Rechenzentrum der Dresden-IT GmbH, dem bei DeuZert zertifi zierten IT-Dienstleister für kommunale Unternehmen.

11 Leistungsmerkmale Workflow Verfahrensvorlagen Verfahrensarten Formularsätze Leistungsverzeichnisse Termin- und Fristenmanagement Vergabeunterlagen Bekanntmachung Nachrichten Veröffentlichung Elektronische Angebotsöffnung Prüfung und Wertung Zuschlag Bieterinformation Elektronische Vergabeakte Berichtsmanager Firmenstammdaten Betrieb Technische Unterstützung Einheitliche Vergabeworkfl ows für alle Nutzer nach EU-, Bundes- und Landesrecht VOB VHB, VOL VHB, VOL-AI-Best-Practice, Zeitvertrag Angebotsverfahren, Zeitvertrag Auf-/Abgebotsverfahren, Straßenbau VOB, Straßenbau VOL, SektVO Bauleistung, SektVO Liefer-/Dienstleistung, Preisanfrage Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb, Freihändige Vergabe, Offenes Verfahren, Nichtoffenes Verfahren, landesspezifi sche Wertgrenzen für nichtöffentliche Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog sind integriert Vollständige Integration der Standardformulare: VHB, HVA B-StB, HVA L-StB, HVA F-StB, VOL-AI Best Practice, automatische Erzeugung der Druckansichten lt. Formularhandbücher, Stammdatenintegration, Formularfeldverknüpfung zur Aufwandsreduktion, Pfl ichtfelder, Plausibilitätsprüfungen VOB: Leistungsverzeichnisse nach GAEB-Standard Erstellung in AVA-Software, Import/ Export in den AI Vergabemanager mit Konformitätsprüfung VOL: Leistungsverzeichnisse als AI-LV Erstellen eines strukturierten LV mit Wertungsschema im AI Vergabemanager, Import/Export, Übernahme aus früheren Verfahren oder Vorlagenaustausch mit anderen Auftraggebern oder Leistungsverzeichnisse als Excel-Dokumente Termin- und Fristenmanager mit automatischer Erinnerungsfunktion unterstützt bei der Terminplanung und der Einhaltung gesetzlicher Fristen in allen Vergabeverfahren, Fristen aus dem Landesrecht sind integriert, Export von Terminen nach MS Outlook ist möglich Erzeugung elektronischer Vergabeunterlagen, Import von Dokumenten bspw. von Fachplanern, Änderungsmanagement und Versionierung von Vergabeunterlagen, Bereitstellung auf der Vergabeplattform evergabe.de zum Herunterladen und zur Bestellung in Papierform Erzeugung für Offene Verfahren, Öffentliche Ausschreibungen, Teilnahmewettbewerbe Elektronische Bieterkommunikation und Nachrichtenaustausch über die evergabeplattform sowie Bereitstellung von Nachrichten für Unternehmen, die die Vergabeunterlagen in Papierform bezogen haben/beziehen werden Erzeugung private und öffentliche Schlüssel für die Vergabestelle und die Bieter, Übertragung der Vergabe an evergabe.de, Bekanntmachung bei SIMAP Elektronische Angebote sind mit unterschiedlichen Signaturniveaus möglich (fortgeschrittene und qualifi zierte Signatur), 4-Augen-Prinzip für Angebotsöffnung, Erzeugung eines Protokolls zur Angebotseröffnung, Vergabestellen benötigen selbst keine Signaturen Wertung von Angeboten mit der Software in vier Prüfungsschritten, formale Angebotswertung, Eignungsprüfung, Prüfung der Angemessenheit der Preise, Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes, Dokumentation mit Hilfe von elektronischen Formularen Erzeugung eines Vergabevorschlags anhand der Wertungskriterien Ab- und Zusagemitteilungen, Zuschlag Dokumentation des gesamten Vergabeprozesses in einer elektronischen Vergabeakte, Erzeugung des Vergabevermerks, Ergänzung von Dokumentationsvermerken und von Revisionsständen ist laufend möglich, Export der gesamten Vergabedokumentation oder einzelner Dokumenten Automatisierte Erzeugung von Berichten zu Auswertungszwecken bspw. für den Vergabebericht Hinterlegung und Verwaltung von Firmenstammdaten und Adressen Systembetrieb und Server Housing im kommunalen Rechenzentrum (zertifi ziert) der Stadt Dresden bei der Dresden IT-GmbH kostenfreie Nutzung des Service- & Support-Centers (Mo Fr Uhr)

12 Maßgeschneidert für Sie. AI Vergabemanager Projektlösungen Sie können den AI Vergabemanager als individuell angepasstes Vergabemanagementsystem erhalten, das Ihre internen Prozessabläufe und Verantwortlichkeiten vollständig abbildet. Anhand der Anforderungen setzen wir individuelle Anpassungen (Customizing) am Vergabemanagementsystem um. Unser kompetentes Softwareintegrations- und Beratungsteam unterstützt Sie bei der Analyse und der Erstellung des Anforderungskatalogs. Die Software wird zum Kauf oder zur Miete angeboten. Der Systembetrieb und das Server Housing können durch den Auftraggeber oder in einem zertifizierten Rechenzentrum eines SDV-Partners erfolgen. Zusätzlich mögliche Leistungsmerkmale gegenüber AI Vergabemanager Standard Anpassung der Software an die internen Prozesse durch Customizing Verfahrensvorlagen Beteiligung Formularsätze Termin- und Fristenmanagement Prüfung und Wertung Firmenstammdaten Betrieb Schnittstellen Workflow kann individuell von der Bedarfsanforderung, Leistungsverzeichnis, Freigabe, Angebotsöffnung, Prüfung, Wertung bis zum Zuschlag angepasst werden, Integration eigener Formulare, individuelle Ausprägung von Rollen, Rechten, Vertretungsregelungen, abgestufte schwellenwertbasierte Abzeichnungsregelungen, IT-Schnittstellen zu Dritt - systemen, durch Anpassungen (Customizing) entsteht ein individuelles Kundenmodell im AI Vergabemanager Aufbau und Ergänzung weiterer individueller Verfahrensvorlagen Beteiligung Dritter (z. B. Fachplaner, Rechnungsprüfungsamt) im Workflow Integration eigener Formulare / Änderung bestehender Formulare Hinterlegung eigener Fristen aus internen Verfahrensregelungen Beteiligung Dritter (z. B. Rechnungsprüfungsamt) im Workflow Zentrale Firmenstammdaten-Verwaltung mit AI Firmenmanager Systembetrieb und Server Housing in einem Rechenzentrum Ihrer Wahl Anbindung von Drittsystemen, AVA, DMS, Reporting, ERP, eprocurement, SIMAP

13 So geht es einfach. Elektronische Vergabe, evergabe Unter evergabe versteht man die elektronische Abwicklung aller Prozesse eines Vergabeverfahrens. Mit dem AI Vergabemanager und der Vergabeplattform evergabe.de sind Sie dafür gerüstet. Mit diesem Managementsystem erledigen Sie Ihre Vergaben elektronisch und rechtskonform. Die Kommunikation erfolgt über die Vergabeplattform sicher im Internet. Mit der Bietersoftware AI Bietercockpit werden die Angebote zusammengestellt, elektronisch signiert und verschlüsselt übertragen. Leistungsmerkmale Vergabeplattform und Bietersoftware Veröffentlichung von Bekanntmachungen Indexierung Weiterleitung Bereitstellung Vergabeunterlagen und Nachrichten Vergabeunterlagen-Service Einladungen Registrierungsaufforderung Elektronische Angebotsabgabe Bietersoftware Bewerberverzeichnis u. Referenzen Offene Verfahren, Öffentliche Ausschreibungen, beabsichtigte Beschränkte Ausschreibungen, erteilte Aufträge Manuelle Indexierung der Bekanntmachungstexte mit repräsentativen Schlagwörtern, dient der späteren Auffi ndbarkeit der Texte durch die Unternehmen und ist Voraussetzung für optimale Suchfunktionen Veröffentlichung der Bekanntmachung in Ausschreibungsblättern, Weiterleitung an SIMAP, bund.de via Schnittstellen sowie an andere Bekanntmachungsmedien Vergabeunterlagen für Auftragnehmer zum Herunterladen bereitstellen, Bestellung der Vergabeunterlagen in Papierform, Bereitstellung neuer Versionen der Vergabeunterlagen und Nachrichten Service für gedruckte Vergabeunterlagen inkl. Nachsendemanagement für neue Versionen der Vergabeunterlagen und Nachrichten an Auftragnehmer Bei Freihändigen Vergaben und Beschränkten Ausschreibungen Einladung von Auftragnehmern zum Projektraum der Vergabe, Bereitstellung der Vergabeunterlagen für den vom Auftraggeber festgelegten Bieterkreis Noch nicht auf der evergabeplattform registrierte Unternehmen auf die Plattform einladen Plattform mit Sicherheitskomponenten und egovernment-standards aus den Governikus- Modulen, Angebotsabgabe mit der fortgeschrittenen Signatur und mit Signaturkarten Auftragnehmer wird die Bietersoftware AI Bietercockpit zur Verfügung gestellt, die signierten und verschlüsselten Angebote werden auf der Plattform entgegengenommen und vom AI Vergabemanager abgeholt Unterstützung bei der Erstellung der Angebote, Auspreisen GAEB-LV mit integrierter oder externer Software, Auspreisen AI-LV, Zusammenstellung der Unterlagen, Import weiterer Unterlagen für Angebote, Prüfungen, Pfl ichtfelder, geführter Workfl ow für Signatur und Verschlüsselung, Abgabeprotokoll, Signatur und Verschlüsselung der Angebotsdokumente erfolgt offl ine Darstellung von Referenzen zur Suche nach geeigneten Unternehmen

14 Und Sie? Profitieren Sie mit dem AI Vergabemanager Mit dem AI Vergabemanager lassen sich Einsparungen durch die Verkürzung der Prozessdauer und durch Standardisierung erzielen. Auftraggeber bei Behörden und anderen Stellen, die bereits auf evergabe umgestellt haben, berichten von Ein sparungen zwischen 5 und 20 %. Die Erfahrung zeigt außerdem, dass die Investitionskosten rasch wieder hereingeholt werden können. * Gleichzeitig können Sie die Vorgaben der neuen Vergaberichtlinie 2014/24/EU umsetzen. Auftrag geber müssen ab 18. April 2016 einen unentgeltlichen elektronischen Zugang zu den Vergabe unterlagen via Internet anbieten (Art. 53) und ab 18. Oktober 2018 ist die elektronische Angebots abgabe das Regelverfahren (Art. 22). Es ergeben sich somit neue Anforderungen an den Beschaffungsprozess, die mit der Einführung des AI Vergabemanagers rasch gelöst werden können. Referenzen (Auswahl) Staatsbetrieb Sächsisches Immobilienund Baumanagement (SIB), Landesamt für Straßenbau und Verkehr Landeshauptstadt Dresden Landkreise Börde, Mansfeld-Südharz, Stendal Stadt Dessau-Roßlau Thüringer Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Technologie Kommunale Wasserwerke Leipzig GmbH Technische Universität Dresden Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg Kreiskrankenhaus Weißwasser ggmbh Leibniz-Institut für Pfl anzenbiochemie (IPB) * Quelle: EU Kommission, Mitteilung der Kommission an das europäische Parlament Eine Strategie für die e-vergabe vom

15 Carsten Prokop (li.), Geschäftsführer: Die Basis für den Erfolg der Software sind das engagierte Entwicklerteam und unsere qualifizierten Mitarbeiter, die für unsere Kunden stets ein offenes Ohr haben. Steffen Kaden (re.), Geschäftsführer: evergabe lässt sich heute sehr einfach umsetzen. Ob als Standardlösung oder individuell ausgeprägt mit dem AI Ver gabemanager in jedem Fall professionell. Softwarelösung mit Anspruch. Softwarehersteller und Zertifizierung Der AI Vergabemanager ist ein Produkt der Administration Intelligence AG (AI AG) aus Würzburg. Das Unternehmen verfügt über Niederlassungen in Berlin, Essen und Wien. Die AI AG beschäftigt mehr als 50 kreative und innovative Mitarbeiter, die die evergabe in Deutschland aktiv nach vorn bringen und mitgestalten. Die SDV Vergabe GmbH ist Authorized Partner für Vertrieb, Prozessberatung und Implementierung des AI Vergabemanagers. Von den Unternehmensstandorten Dresden und Halle (Saale) betreut das Unternehmen mit 35 Mitarbeitern Kunden im Ver gabeund Beschaffungsumfeld. Die SDV Vergabe GmbH betreibt die Ver gabeplattform evergabe.de. Zu unseren Dienstleistungen gehören außerdem Ausschreibungsblätter (Print, epaper), ein zeit gemäßer Vergabeunterlagen-Service und Seminare.

16 AI Vergabemanager Vergabemanagement-Software für Auftraggeber SDV Vergabe GmbH Tharandter Straße Dresden Niederlassung Halle (Saale) Universitätsring Halle (Saale) Telefon vergabe@sdv.de