Informationen für Vereine

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1 Informationen für Vereine 1

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3 Was ist SEPA? SEPA steht für Single Euro Payments Area Verschmelzung des Inlands-Zahlungsverkehrs und des EU- Zahlungsverkehrs SEPA löst die nationalen Verfahren ab à SEPA betrifft alle! Betrifft Überweisungen, Lastschriften, Kartenzahlungen 3

4 Gültigkeitsbereich der SEPA 32 Staaten Alle 17 Euro-Staaten 10 EU-Mitglieder (ohne Euro-Bargeld) Norwegen, Island, Liechtenstein, Monaco* & Schweiz* * Teilnahme an SEPA aber keine Umsetzung der einheitlichen ZV- Richtlinie 4

5 SEPA-Zeitplan Januar 2008 Einführung SEPA-Überweisung November 2009 Einführung SEPA-Lastschrift November 2010 Alle Banken der -Zone müssen SEPA-Basis-Lastschriften akzeptieren 09. Juli 2012 Umdeutungsmöglichkeit für Einzugsermächtigungen 1. Februar 2014 Ablösung der nationalen Verfahren 5

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7 SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer, SCT) IBAN only im nationalen Zahlungsverkehr (ab national) 7

8 IBAN und BIC * Ihr Kontoauszug enthält schon seit geraumer Zeit diese Angaben Auf Ihrer VR-BankCard (der Scheckkarte ) stehen diese Angaben auf der Rückseite zwischen dem Magnetstreifen und dem Unterschriftsfeld

9 IBAN only für DE-an-DE-Zahlungen Im Privatkundenbereich wird eine generelle Nutzungsverpflichtung von IBAN und BIC als schwierig angesehen als Ausnahme ist geplant, dass Privatkunden bis Februar 2016 noch mit Kontonummer und Bankleitzahl agieren dürfen. Bei innerdeutschen Zahlungen kann ab Februar 2014 auf die Angabe des BIC verzichtet werden ( IBAN only ) - dies gilt für alle Kundengruppen. Für grenzüberschreitende Zahlungen ist bis voraussichtlich Februar 2016 die zusätzliche Angabe des BIC erforderlich. 9

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11 SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit) SEPA-Basis-Lastschrift statt Einzugsermächtigung SEPA-Firmen-Lastschrift statt Abbuchungsauftrag Jeder Zahlungsempfänger benötigt eine Gläubiger-ID Einreichung nur noch beleglos möglich 11

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13 SEPA-Basis-Lastschrift Zahlungspflichtiger (Mitglieder) 0. Mandatseinholung 1. Mandat 2. Vorabinformation Zahlungsempfänger (Verein) 5. Belastungsbuchung 3. transaktions- & mandatsbezogene Daten Bank des Zahlungspflichtigen Clearing & Verrechnung 4. Weiterleitung aller Daten Bank des Zahlungsempfängers 13

14 SEPA-Basis-Lastschrift Muster-Mandat (SDD CORE) Muster GmbH, Musterstr. 1, Bonn Gläubiger-ID DE99ZZZ Mandatsreferenz CB 2 SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, Die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext zweifache Weisung Name & Anschrift Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: DE BIC: Datum, Ort und Unterschrift 4. Daten des Zahlungspflichtigen 14

15 SEPA-Basis-Lastschrift Zahlungspflichtiger ist spätestens 14 Tage vor Fälligkeit über Betrag und Termin zu informieren ( Pre-Notification ) Vorgegebene Vorlagefristen (5 bzw. 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit) (Einreichungsfristen bei Ihrer Bank 6 bzw. 3 Bankarbeitstage) Rückgaben bis 8 Wochen durch Zahlungspflichtigen möglich bei autorisierten Mandaten Rückgaben bei nicht autorisiertem Mandat bis 13 Monate möglich, nach Durchlauf von Ausnahmeprozessen 15

16 Besteht Handlungsbedarf? Zieht Ihr Verein Beiträge bereits per Lastschrift (DTA-Verfahren) ein? NEIN è kein Handlungsbedarf, es sei denn, Sie möchten die fälligen Mitgliedsbeiträge zukünftig per Lastschrift einziehen JA è dann muss dieses Verfahren spätestens zum auf das SEPA- Verfahren umgestellt werden! Was muss berücksichtigt werden? Für den Einzug von SEPA-Lastschriften benötigen Sie eine Gläubiger-ID Vergabe einer Mandatsreferenz (z.b. Mitglieder-Nummer max. 35-stellig) 16

17 Gläubiger-Identifikationsnummer Jeder Einreicher von Lastschriften benötigt eine Gläubiger-ID Vergabe in Deutschland durch die Deutsche Bundesbank unter (unten über è SEPA è Antragsformular )

18 Die Gläubiger-ID liegt vor, was folgt nun? Grundsätzlich benötigt jeder Lastschrift-Einreicher (Verein) vom Bezogenen (Mitglied) ein SEPA-Lastschriftmandat Am ist die sog. Umdeutungslösung in Kraft getreten, die es Inhabern von Einzugsermächtigungen ermöglicht, diese mittels einfacher Mitteilung an den Bezogenen in ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat umzuwandeln Wichtig ist, dass man nur gültige Einzugsermächtigungen (EZE) in SEPA- Mandate umwandeln kann, daher bietet sich hier die Chance, den Datenbestand an EZE s zu überprüfen und zu aktualisieren (gültig ist eine EZE nur in Schriftform mit Unterschrift des Bezogenen) 18

19 SEPA-Basis-Lastschrift Umdeutungslösung Zielsetzung: Nutzung der vorhandenen, schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigung als SEPA-Basis-Lastschriftmandat Anstelle der Einholung eines separaten Mandats hat ein Verein die Möglichkeit, Vereinsmitglieder schriftlich über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu informieren unter Nennung von Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Umstellungstermin Umdeutung in da SEPA-Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich 19

20 Wie nutzt man die Möglichkeit der Umdeutung sinnvoll und richtig? Voraussetzung für die Umdeutung einer Einzugsermächtigung in ein SEPA- Mandat ist das Vorliegen einer gültigen Einzugsermächtigung (EZE) Alle Mitglieder, von denen eine gültige EZE vorliegt, werden in geeigneter Form (Anschreiben, Mitteilung in Vereinszeitschrift, Newsletter per ) informiert, dass ab einem bestimmten Termin der Einzug von Lastschriften auf das SEPA-Verfahren umgestellt wird von der Umdeutungslösung Gebrauch gemacht wird die Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins wie folgt lautet die Mandatsreferenz wie folgt lautet (z.b. Mitglieds-Nummer) Das Anschreiben für die Umdeutung kann - wenn Mitgliedsbeiträge in regelmäßigen Abständen in gleicher Höhe eingezogen werden sollen - gleichzeitig als erste Vorabinformation genutzt werden 20

21 Vorabankündigung (Pre-Notification) Verpflichtende Information des Einreichers an Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift Der Zahlungspflichtige kann so für ausreichende Kontodeckung sorgen Frist 14 Kalendertage vor Fälligkeit, wenn nichts anderes vereinbart Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Information im Antrag auf Mitgliedschaft aus (Betragsänderungen sind als neue Vorabankündigung formulieren) Inhalt der Vorankündigung: Belastungsbetrag Belastungstermin Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenznummer Keine Formvorgabe, möglich sind z.b. Brief, Aufnahmeantrag , Fax, Mitglieder-Zeitschrift, Schaukasten Einladung zur Jahreshauptversammlung. 21

22 Muster eines SEPA-Lastschriftmandats integriert in ein Beitrittsformular eines Vereins 22

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24 SEPA-Firmen-Lastschrift Nur zwischen Nicht-Verbrauchern möglich Zahlungspflichtiger muss seiner Bank vor erstem Einzug eine Kopie des Mandats vorlegen Beleglose Einreichung bei Bank spätestens 2 Tage vor Fälligkeit Bank des Zahlungspflichtigen ist zur Prüfung des Mandats verpflichtet Kein Widerspruch durch den Zahlungspflichtigen möglich Rückgaben durch die Bank müssen innerhalb von 2 Tagen erfolgen Keine Umdeutung von Abbuchungsaufträgen möglich! 24

25 Einreichungsfristen für SEPA-Lastschriften bzgl. der Vorlage bei der Bank des Zahlungspflichtigen SEPA-Basis-Lastschrift Erst-Lastschrift und Einmal-Lastschrift Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Einreichung bei der Bank: 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit Folge-Lastschrift Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Einreichung bei der Bank: 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit SEPA-Firmen-Lastschrift Erst- Lastschrift / Einmal- Lastschrift sowie Folge-Lastschrift Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Einreichung bei der Bank: 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit 25

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27 Praktischer Umgang mit Mandaten Sie erstellen einen Mandatsvordruck mit Ihren Angaben und lassen das Vereinsmitglied unterschreiben Das Original ist für Sie, Ihr Mitglied behält eine Kopie des Mandats für seine Unterlagen Aufbewahrungspflicht mind. 14 Monate nach letztem Einzug Das Mandat wird dann von Ihnen erfasst (Mandatsverwaltung) Ein Mandat verfällt 36 Monate nach letztem Lastschrifteinzug (Achtung bei etwaiger Beitragsbefreiung) 27

28 Gläubiger-ID und Mandate liegen vor, jetzt kann s los gehen aber nur, wenn Sie technisch in der Lage sind, SEPA-Lastschriften elektronisch zu erzeugen und an die Volksbank zu übermitteln Die Einreichung von Lastschrift-Vordrucken, Disketten oder USB ist nicht möglich!!! Prüfen Sie, ob Ihr Vereinsverwaltungsprogramm / Software SEPA Fähig ist è denn nur mit einer geeigneten Banksoftware auf dem neuesten Stand, sind Sie SEPA-Fähig è hierzu bieten wir Ihnen unsere VR-NetWorld-Software an 28

29 Was ist zu tun? SEPA-Verantwortliche(n) im Verein bestimmen (z.b. Kassierer) IBAN (& BIC für grenzüberschreitende Transaktionen) auf Briefbögen, Rechnungen etc. drucken IBAN (& BIC bei im Ausland ansässigen Mitgliedern) von Vereinsmitgliedern einholen Beantragung der Gläubiger-ID Prüfen und Anpassen der technischen Voraussetzungen (z.b. ZV-Software) Vereinbarungen mit Bank aktualisieren (z.b.lastschriftinkassovereinbarung) 29

30 Was ist zu tun? Festlegung einer Mandatsreferenz (z.b. Mitgliedsnummer) Vorhandensein der Einzugsermächtigungen auf Vollständigkeit prüfen Über Umdeutung informieren und künftig SEPA-Mandate einholen Mandatsverwaltung organisieren Organisation, dass die Lastschriftdaten rechtzeitig an die Bank geliefert werden Sicherstellung der Archivierung der Mandate 30

31 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 31