Steuerliche Behandlung von Bewirtungen/Geschenken/Betriebsveranstaltungen

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1 Steuerliche Behandlung von Bewirtungen/Geschenken/Betriebsveranstaltungen 1. Bewirtungen Allgemein: Anzugeben sind grundsätzlich alle an einer Bewirtung teilnehmenden Personen einschließlich Arbeitnehmer (AN) Weihnachtsfeiern, Betriebsveranstaltungen siehe Tz 3. Betriebsveranstaltungen. Die Bewirtungskosten sind nur zu 70 % als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die Vorsteuer ist voll abziehbar. Bewirtet der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer im Betrieb anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, so handelt es sich um eine steuerfreie Aufmerksamkeit, wenn der Wert der Mahlzeit 40 nicht übersteigt. Die 40 sind eine Freigrenze und kein Freibetrag. Diese Regelung gilt nicht für Arbeitsessen außerhalb des Betriebes und zwar auch dann nicht, wenn im Betrieb keine Möglichkeit zur Gewährung von Speisen besteht. Ausnahme: Bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz kann ausnahmsweise der Belohnungscharakter verneint werden, wenn die unentgeltliche Überlassung des Essens der Beschleunigung des Arbeitsablaufs dient und dies für den Arbeitgeber von erheblicher Wichtigkeit ist. Weitere Voraussetzung ist, daß das Essen einfach und nicht aufwendig ist. (vgl.bfh BStBl 1995 II 59) ggf. auch 3Nr.16EStG (stfr. Reisekostenersatz). Praxishinweise: Aufmerksamkeiten wie: Kaffee, Getränke, und Gebäck sind keine Bewirtungskosten i.s. 4 Abs. 5 EStG und auf sonstige Aufwendungen zu buchen. Messekosten: Aufwendungen, die nach ihrer Art keine Bewirtungsaufwendungen i.s. 4 Abs. 5 EStG darstellen sind auf ein gesondertes Konto zu buchen. Nachweis: Detaillierte Rechnung, grundsätzlich maschinell erstellter Beleg erforderlich (bei Bewirtung im Ausland gelten grundsätzlich die gleichen Bedingungen jedoch Ausnahmen möglich) Inhalt der Rechnung: - Name und Anschrift der Gaststätte - Tag der Bewirtung - Einzelangabe der Speisen und Getränke (Tagesgericht o. Menünummer) - Rechnungsbetrag - Name des Bewirtenden - Trinkgelder: bei Kreditkarte genügt Zahlungsbeleg ansonsten handschriftliche Bestätigung - grundsätzlich reichen Angaben wie Geschäftsfreund, Arbeitsessen usw. als Bewirtungsanlass nicht aus

2 - Allgemeine Rechnungsvorschriften gelten auch für Bewirtungsrechnungen!

3 Übersicht: Bewirtungsbeleg ab (Vorderseite) 1 Name und Anschrift des Restaurants mit Ort und Straße und Steuernummer 2 Tag der Bewirtung Maschinell ausgedruckt 3 Maschinell erstellte und registrierte Rechnung 4 Speisen und Getränke müssen einzeln ausgeführt werden und zwar mit der handelsüblichen Bezeichnung, dabei reicht Antipasto oder Menü 1 aus 5 Anschrift des Gastgebers: Bei Rechnungen über 100 muss eine auch umsatzsteuerlich vollständige Bezeichnung und Anschrift des Gastgebers, also u. U. der bewirtenden Firma vom Gastwirt eingetragen werden! 6 Trinkgeld kann vom Gastgeber handschriftlich notiert werden, bei höheren Beträgen vom Kellner quittieren lassen 7 Rechnungsbetrag und Umsatzsteuer Achten Sie bei Rechnungen über 150 auf den richtigen Ausweis der Umsatzsteuer

4 Übersicht: Bewirtungsbeleg ab (Rückseite) 1 Name und Ort des Restaurants sowie Tag der Bewirtung handschriftlich vom Gastgeber bestätigt 2 Teilnehmer der Bewirtung müssen namentlich bezeichnet werden. Die Angabe der Anschriften ist nicht erforderlich, anhand Name, Vorname, Firma und Ort muss jedoch eine Identifizierung möglich sein 3 Name des Gastgebers muss mit aufgeführt werden, ebenso mitspeisende Arbeitnehmer oder Arbeitskollegen 4 Anlass der Bewirtung zum Nachweis, dass Bewirtung betrieblich/beruflich veranlasst war, daher Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung eingetragen. Nicht ausreichend: Arbeitsessen, Kundenpflege, Infogespräch. 5 Belegabzeichnung durch Gastgeber durch handschriftlichen Eintrag des Ortes des Gastgebers sowie Datum, Unterschrift des Gastgebers ist notwendig. 6 Zeitnahe Belegerstellung. Laut BFH muss der Beleg zeitnah, d. h. kurze Zeit nach der Bewirtung, erstellt werden. Vorsicht: Zu späte Belegerstellung und nachträgliche Ergänzungen führen dazu, dass die Kosten nicht abzugsfähig werden!

5 2. Geschenke Allgemeines: Unentgeltliche Zuwendung an Dritten (Geschäftsfreunde und Arbeitnehmer) Sachzuwendung ohne zeitlichen oder sonstigen Zusammenhang mit einer Gegenleistung, z. B. Eintrittskarten, Blumen, Weihnachtsgeschenke, die nicht in Geld bestehen Abzugsfähig nur 35 pro Empfänger im Kj. (Achtung: Freigrenze, bei Überschreiten des Betrags wird der volle Betrag nicht abzugsfähig) 35 sind Nettobetrag, wenn die VoSt abzugsfähig ist, ansonsten Bruttobetrag. Die Kosten der Kennzeichnung als Werbeträger sind in die Grenze mit einzubeziehen. Praxishinweis: Grenze von 35 beachten Ab Pauschalierungsmöglichkeit über Lohnsteueranmeldung durch den Schenker. Falls keine Pauschalierung (Ausübung einheitliches Wahlrecht) muss der Beschenkte den Wert der Sachzuwendung in seiner privaten Steuererklärung versteuern! s. Übersicht Fibu Geschenke 37b EStG Aufzeichnung des Empfängers Gelegenheitsgeschenke an AN (höchstens 35 Freigrenze!) steuerfrei (buchen auf frw. soz. Aufwendungen) Blumen usw. für Büro je nach Umfang auf # 6608 Dekoration, # 6850 Betriebsbedarf oder # 6300 Sonstige betriebliche Aufwendungen buchen Besteht eine konkrete Gegenleistung sind die Ausgaben voll als Betriebsausgaben abzugsfähig, dabei ist allerdings der Empfänger gem. 160 AO zu benennen. Ausnahme: Schmiergeldzahlungen und Provisionen ins Ausland, aber strafrechtliche Würdigung beachten! 3. Betriebsveranstaltungen Allgemeines: Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, z. B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern etc. Die Teilnahme muss allen AN offenstehen Freigrenze von 110 pro AN u. Veranstaltung bei max. 2 Veranstaltungen, dritte Veranstaltung steuerpflichtig ( Arbeitgeber hat jedoch ein Wahlrecht) mehrtägiger Betriebsausflug ist immer steuerpflichtig (auf Antrag Pauschalierung der stpfl. Zuwendungen mit 25%) Die Teilnahme von Angehörigen wird dem AN zugerechnet Annehmlichkeiten an Arbeitnehmer unterliegen nicht der Lohnsteuerpflicht bis 40 Praxishinweise: Wahlrecht des AG bei mehr als 2 Veranstaltungen, welche stpfl. zu behandeln sind, bei Überschreitung Freigrenze ist Gesamtbetrag stpfl. Sachgeschenke an AN sind bis 40 brutto steuerfrei, Einbeziehung in die Prüfung der 110 Grenze. Sachgeschenke an AN über 40 brutto, keine Einbeziehung in der Prüfung der 110. Pauschalisierung der LSt. mit 25 % möglich (nur bei Ausnahmetatbestände), dadurch SV-frei, hier Regelung in R 72 Abs. 6 Satz 3 LStR 2006

6 Achtung: Zusätzlich zu den vorgenannten Voraussetzungen sind diese Betriebsausgaben jeweils einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen und auf gesonderten Konten zu verbuchen. Außerdem ist die Aufzeichnung zeitnah vorzunehmen. Bei Belegsammlungen sind periodisch Eintragungen im Grundbuch (Journal, Erfassung in Primanota) vorzunehmen.