EpiCan. Anleitung. Herausgeber: Epidemiologisches Krebsregister NRW ggmbh Münster

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1 EpiCan Anleitung Herausgeber: Epidemiologisches KrebsKarteikarte NRW ggmbh Robert-Koch-Str Münster Herausgeber: Epidemiologisches Krebsregister NRW ggmbh Robert-Koch-Str Münster

2 Das Programm EpiCan starten Die Applikation EpiCan ermöglicht allen Ärztinnen und Ärzten, der Onkologischen Qualitätssicherung, den Meldeämtern in NRW und dem Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik, die gesetzlich festgelegten Inhalte an das Epidemiologische KrebsKarteikarte NRW elektronisch zu übermitteln. Gestartet wird EpiCan durch einen Doppelklick auf das Symbol EpiCan auf dem Desktop Im ersten Schritt wird Java geladen und bei einer bestehenden Verbindung in das Sichere Netz der KVen die EpiCan aktualisiert. Dann werden die Grunddaten aus der Datenbank eingelesen. Wenn dieser Ladevorgang abgeschlossen ist, erscheint das Hauptfenster von EpiCan. Hauptfenster ohne Datensätze Haupttabelle Wurden bereits Daten erfasst, aber noch nicht an das EKR versandt, werden diese in der Tabelle mit der Meldestellen-ID, einer Referenz-Nr., dem Namen, Vornamen, Geburtsdatum sowie der ICD-10 Kodierung der Tumordiagnose aufgeführt. Die Check-Box in der Spalte kompl gibt an, ob der Fall vollständig dokumentiert und für den Versand bereit ist. In der letzten Spalte Anz. kann die Zahl der fehlgeschlagenen Übertragungsversuche des jeweiligen Datensatzes abgelesen werden. Oberhalb der Tabelle wird angegeben, wieviele Tumorfälle sich z. Zt. in der Tabelle befinden Einstellungen für EpiCan Bei der Installation von EpiCan werden bereits grundsätzliche Programmeinstellungen vorgenommen, diese müssen aber eventuell noch angepasst werden. Vornehmen können Sie diese Anpassungen im Menü Daten/Einstellungen des Hauptfensters. Anleitung EpiCan 2

3 Auf der Karteikarte Allgemein sind individuelle Informationen abgelegt. Einstellungen auf der Karteikarte Proxy sollten nur vom Systemadministrator vorgenommen werden. Alle Anpassungen nach der Installation sind nur einmalig erforderlich und bleiben dann für die weiteren Sitzungen erhalten. Das Feld Profil ist nur in wenigen Ausnahmefällen zu setzen. Standardmässig bleibt es auf dem Eintrag Profil1 stehen. In dem Feld Benutzername steht, vollständig in Kleinschrift, der Benutzername. Im Feld Datenpfad wird das Verzeichnis festgelegt, in das EpiCan die erfassten Daten speichern soll. Klicken Sie anschließend auf den Button Anlegen rechts von dem Feld. Im Feld Importverzeichnis tragen Sie das Verzeichnis ein, welches evtl. zu importierende Dateien enthält. Sie können das Importverzeichnis jederzeit ändern, wichtig ist aber, dass Sie sowohl bei der Ersteinrichtung wie auch bei jeder Änderung den Button Anlegen rechts von dem Feld anklicken. Ihre Auswahl unter Art der Meldestelle steuert, welche Masken zur Erfassung der Befunde angezeigt werden und welche Dateityp von Epican importiert werden kann. Als niedergelassene Praxis wählen Sie hier bitte Niedergelassene Praxis. Ist ihre Praxis eine Dermatologie, muß außerdem ein Haken bei Grunddaten Dermatologen gesetzt sein. Für Praxen aller anderen Fachgebiete darf z. Zt. bei Grunddaten keines der Optionsfelder angehakt sein. Schließen Sie die Konfiguration durch einen Klick auf den Button OK ab. Anleitung EpiCan 3

4 Bedienelemente im Hauptfenster Menüleiste Toolbar Tabellennavigation Mit Hilfe der Menüs in der Menüleiste können alle Fenster bezüglich ihrer Größe und ihres Erscheinungsbildes individuell eingestellt werden: Daten Look&Feel Hilfe EINSTELLUNGEN IMPORTIEREN VERSENDEN BEENDEN METAL CDE/MOTIF WINDOWS WINDOWS CLASSIC INFO HILFE Individuelle Programmanpassungen Einlesen Dateien anderer Programme Tumorfälle an das EKR NRW senden EpiCan beenden Anpassung der Oberfläche von EpiCan mittels vier vorgefertigter Schemata Informationen zur Version von EpiCan Online-Hilfe Die Tabellennavigation erlaubt die Navigation innerhalb der Datensätze (die Anzahl der Tabellenzeilen pro Seite können im Menü Daten/Einstellungen festgelegt werden): zur ersten eine Seite Eingabe der eine Seite zur letzten Tabellenseite zurück Seitennummer vor Seite Mit Hilfe der Toolbar können die Funktionen BEENDEN, IMPORTIEREN, VERSENDEN und HILFE mittels Button aufgerufen werden. Außerdem befinden sich hier Werkzeuge zum Filtern und Sortieren der Tumorfälle: Anleitung EpiCan 4

5 Die Meldestelle aktualisieren Nach einer Neuinstallation, aber auch nach einer Änderung der Meldestelle oder der Meldestellenbezeichnung müssen die Meldestellen aktualisiert werden. Klicken Sie dazu in der Haupttabelle auf den Button Importieren Es wird die Dialogbox Import angezeigt. In dieser Dialogbox bitte einmal auf den Button mit den drei Pünktchen rechts vom Feld Meldestelle klicken. Es erfolgt eine Abfrage von Benutzername und Passwort: Nach erfolgreicher Authentifizierung erscheint die Meldung, dass die Meldestellen aktualisiert wurden. Danach sollten in der Liste der Meldestellen alle, dem Benutzernamen zugeordnete Meldestellen eingetragen sein. Eine Änderung der Meldestellenzuordnung kann nur das EKR vornehmen Anleitung EpiCan 5

6 Tumorfall manuell hinzufügen Sie können der Tabelle manuell Tumorfälle hinzufügen. Klicken Sie dazu auf den Button Hinzufügen. Es öffnet sich die Dialogbox Bearbeitung von Meldungen. Die Dialogbox enthält neun Karteikarten. Welche Karteikarten im Einzelnen freigegeben sind, ist abhängig von der eingestellten Meldestellenart. Um einen Fall vollständig zu erfassen, empfiehlt es sich, die freigegebenen Karteikarten der Reihe nach zu bearbeiten. Fettgedruckte Felder sind Pflichfelder, eine Eingabe ist zwingend. Fehlt in einem Pflichtfeld der Eintrag, kann der Fall zwar gespeichert werden, er wird in dem Hauptfenster aber als nicht komplett markiert. Fehlt in einem Pflichtfeld eine Eingabe oder die Eingabe ist fehlerhaft, erscheint sowohl der Karteikartenreiter wie auch die Feldbezeichnung in roter Schrift. Ihnen als Melder können mehrere Meldestellen zugeordnet sein (z. B. in einem Krankenhaus ist dies häufiger der Fall). In diesem Fall muss die für den Patienten zutreffende Meldestelle eingestellt werden. Klicken Sie dazu in der Karteikarte Person auf den Pfeil des Dropdown- Feldes Meldestelle und wählen Sie die zutreffende Meldestelle aus. In den weiteren Feldern geben Sie die Patientendaten ein. Im Feld Referenznummer tippen Sie Ihre interne Aufnahmenummer ein. Achten Sie bei der Anschrift auf das separate Feld für die Hausnummer. Tippen Sie die Postleitzahl ein, trägt das Programm selbsttätig den zugehörigen Ort ein. Sie können den Ort aber auch aus einer Liste übernehmen. Klicken Sie dazu rechts auf den Button mit den drei Pünktchen. Es öffnet sich dann eine Dialogbox Ortsauswahl. Sie müssen Ihre Patientin/Patienten über die Meldung an das EKR informieren. Für diese Information können Sie sich von unserer Webseite ( ein Informationsblatt laden. Dieses erklärt unter anderem den Aspekt einer möglichen späteren Kontaktaufnahme im Rahmen von Forschungsvorhaben. Sollte der Patient/die Patienten eine derartige Kontaktaufnahme nicht erlauben, markieren Sie bitte nein bei Kontaktaufnahme erlaubt. Anleitung EpiCan 6

7 Tumorfall speichern Enthält eines der Eingabefelder einen Eintrag, werden am unteren Formularrand die Button zum Speichern freigegeben: Speichert den Tumorfall, bleibt dann in dem Formular Speichert den Tumorfall, öffnet dann ein neues leeres Formular Speichert den Tumorfall, wechselt dann zum Hauptfenster Schliesst den Tumorfall, ohne zu speichern. Anschließend Wechsel in das Hauptfenster Ein noch nicht vollständig bearbeiteter Tumorfall kann abgespeichert werden, beim Speichern erfolgt der Hinweis, dass die Meldung unvollständig ist. Gleichzeitig werden Felder mit fehlenden oder fehlerhaften Eingaben rot markiert. Wird der Hinweis mit einem Klick auf Ja quittiert, wird der Tumorfall in das Hauptfenster übernommen. Tumorfall bearbeiten Soll ein Tumorfall bearbeitet werden, wird dieser in der Tabelle des Hauptfensters markiert und dann der Button Bearbeiten angeklickt. Alternativ können Sie auch den Tumorfall in der Tabelle doppelt anklicken. In beiden Varianten öffnet sich wieder die Dialogbox Bearbeitung von Meldungen. Tumorfall löschen. Innerhalb der Tabelle können einzelne oder auch mehrere Tumorfälle markiert und durch Anklicken des Button Löschen entfernt werden. Bei jedem Löschvorgang erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob die ausgewählten Tumorfälle tatsächlich gelöscht werden sollen. Erst wenn diese Sicherheitsabfrage mit Ja quittiert wird, werden die Tumorfälle entfernt. Anleitung EpiCan 7

8 Tumorfälle sortieren Die einfachste Methode zur Sortierung ist der Klick auf den Tabellenkopf einer Spalte. Beispielswiese sortiert ein Klick auf den Tabellenkopf der Spalte Vorname den Tabelleninhalt absteigend nach den Vornamen. Gekennzeichnet wird dieses durch die Anzeige Ein weiterer Klick sortiert aufsteigend. Durch einen dritten Klick wird die Sortierung wieder aufgehoben. Alternativ können auch die in dem Dropdown-Feld Sortierung hinterlegten Sortierreihenfolgen verwendet werden. Klicken Sie dazu auf das schwarze Dreieck des Dropdown-Feldes. Es öffnet sich eine Liste mit vorgegebenen Sortierreihenfolgen. Die gewünschte Sortierung wird durch Anklicken ausgewählt. Anschließend auf den Button Sortieren klicken. Die Tumorfälle werden dann in die angegebene Reihenfolge sortiert. Tumorfälle filtern EpiCan bietet die Möglichkeit, die Tumorfälle nach individuellen Vorgaben zu filtern. Aktiviert wird die Filterung durch Anklicken des Button Filtern. Es öffnet sich die Dialogbox Filterung. In diese Dialogbox können Sie Namen oder Begriffe eingeben, nach denen EpiCan die Tumorfälle filtern soll. Haben Sie beispielsweise für Name Perpendekel eingetragen, zeigt EpiCan anschließend im Hauptfenster nur noch Tumorfälle mit dem Nachnamen Perpendekel an. Es werden nur die Datensätze gezeigt, die dem eingegebenen Kriterium entsprechen Wenn die Tumorfälle einer Tabelle gefiltert werden, bedeutet dies, dass die Anzahl der angezeigten Tumorfälle beschränkt wird. Beim Filtern werden aber keine Tumorfälle gelöscht. Mit den Platzhaltern * und? lässt sich die Filterung auf Begriffe erweitern, die nicht genau bekannt sind. Platzhalter sind Zeichen, die als Stellvertreter für einzelne Buchstaben oder Buchstabengruppen eingesetzt werden: * ersetzt eine Buchstabengruppe? ersetzt einen einzelnen Buchstaben M??er P* findet alle Tumorfälle mit Nachnamen Meier, Mayer, Meyer oder Maier findet alle Tumorfälle, deren Nachnamen mit P beginnen Anleitung EpiCan 8

9 Der Versand von Daten an das Krebsregister Versendet werden können nur Datensätze, die in der Haupttabelle als komplett gekennzeichnet sind. Ausserdem muss zum Versand der Meldungen eine Verbindung zum Sicheren Netz der KVen (KV-SafeNet) hergestellt sein. Sie starten den Datenversand durch einen Klick auf den Button Versenden. Alternativ können Sie auch das Menü Daten/ Versenden aufrufen. Falls Sie sich noch nicht authentifiziert haben, öffnet sich anschließend die Dialogbox Benutzerinformationen. Im Allgemeinen ist Ihr Benutzername bereits vorgegeben. Ihr Kennwort müssen Sie noch eintragen. Nachdem Sie Ihre Eingabe mit OK bestätigt haben, startet der Versand. Zum Abschluss der Übertragung erhalten Sie eine Versandstatistik mit der Zahl der erfolgreich versendeten Meldungen. Nach Quittieren mit dem Button OK ist das Versenden der Meldungen abgeschlossen und Sie kehren zum Hauptfenster zurück. Erfolgreich versandte Datensätze werden in dem Hauptfenster nicht mehr angezeigt. Anleitung EpiCan 9

10 Möchten Sie kontrollieren, welche Daten bereits versendet wurden, rufen Sie bitte das Menü Daten/versandte Meldungen auf (das Fenster versandte Meldungen versteckt sich gerne hinter dem Hauptfenster, in diesem Fall muss das Hauptfenster beiseite geschoben werden). Sie sehen dann alle Datensätze, die bis dato an das Krebsregister verschickt wurden. Anleitung EpiCan 10

11 Weitere Informationen finden Sie im Internet unter Bei Problemen oder Rückfragen nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf: 0251 / info@krebsregister.nrw.de Das Epidemiologische KrebsKarteikarte NRW wird finanziert durch das Land Nordrhein- Westfalen. Die Aufbauphase des Epidemiologischen KrebsKarteikartes NRW wird außerdem gefördert von der Deutschen Krebshilfe e.v. Finanziert durch: Gefördert durch: Anleitung EpiCan 11