Excel 2013 Leicht gemacht. Leseprobe. Esther Wyss Sandra Roos. Wings Software Developments Tel

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1 Excel 2013 Leicht gemacht Esther Wyss Sandra Roos Leseprobe Wings Software Developments Tel Chaltenbodenstrasse 4 b info@wings.ch CH Schindellegi

2 Version Autorinnen 2014 A Esther Wyss, Sandra Roos Art. Nr SG SL FG gebunden lose, 4-fach gelocht Farbdruck, gebunden Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright Wings Software Developments, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Software Developments urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Software Developments nicht erlaubt.

3 Excel leicht gemacht mit Excel 2013 Inhalt Inhaltsverzeichnis 1 2 Einführung 1 Erläuterungen zum Lehrmittel 1 Grundlagen der Tabellenkalkulation 2 Die Bedeutung der Tabellenkalkulation 2 Schwerpunkte der Tabellenkalkulation 2 Die Philosophie von Excel Backstage-Ansicht 4 Erste Schritte mit Excel 5 Excel starten und beenden 5 Das Excel-Fenster 6 Menüband, Register und Befehle 6 Eine Arbeitsmappe öffnen und schliessen 8 Eine neue Arbeitsmappe erstellen 9 Speichern 11 Excel-Hilfe 13 Übung: Excel-Desktop 15 Übung: Excel-Grundlagen 15 Arbeitsmappen 16 Aufbau der Arbeitsmappen 16 Register, Blätter 16 Übung: Arbeitsmappen 18 Tastatur und Maus 19 Tastatur-Layout 19 Mehrfachbelegung von Tasten 19 Tastenkombinationen 20 Maus-Manipulationen 20 Übung: Tastatur und Maus 21 Repetitionsfragen 21 Start Tabellen erstellen, gestalten 23 Daten eingeben, ändern 23 Rückgängig machen, Wiederherstellen 24 Navigieren in der Tabelle bewegen 25 Zellen markieren 25 Übung: Navigieren, Daten eingeben 27 Kopieren und verschieben 28 Mauszeiger und Methoden 28 Verschieben und Kopieren über die Zwischenablage 29 Übung: Kopieren/Verschieben 30 Zellen formatieren 31 Zeichen formatieren 31 Ausrichtung 34 Formatieren von Zahlen 36 Formatvorlagen 39 Formate übertragen 40 Übung: Zellen formatieren 41 Übung: Formate übertragen 42 Zellen, Zeilen und Spalten 43 Repetitionsfragen 45

4 Inhalt Excel leicht gemacht mit Excel Drucken 47 Formeln und Funktionen 49 Rechnen mit Excel 49 Rechnen mit Konstanten 49 Rechnen mit Bezügen 49 AutoSumme 50 Formeln einfügen 51 Zellbezüge in Formeln erfassen 51 Ausfüllen 52 Übung: Formeln eingeben, Bereiche ausfüllen 53 Übung: Mausmanipulationen und Reihen 54 Absolute und relative Bezüge 55 Relative Bezüge 55 Absolute Bezüge 56 Gemischte Bezüge 56 Übung: Stundenabrechnung 58 Übung: Umsätze Montana Trekking 59 Funktionen verwenden 60 Funktion einfügen 60 Häufig verwendete Funktionen 63 Übung: Umsatzauswertung 63 Übung: Bereichsauswertung 64 Rechnen mit Datum und Zeit 65 Mit Datum rechnen 65 Mit Zeit rechnen 65 Datums- und Zeitwerte 66 Übung: Alter 68 Übung: Stundenabrechnung 69 Anzeigeprobleme und Fehler 70 Rechnen im Büroalltag 70 Anteil 70 Zinsberechnung 72 Rabatt und Mehrwertsteuer 72 Übung: Anteile 74 Übung: Rechnung 75 Repetitionsfragen 76 Datentabellen 77 Aufbau einer Datentabelle 77 Sortieren und Filtern 77 Übung: Adressliste 79 Übung: Liste auswerten 79 Übung: Rangliste 80 Seitenlayout 81 Seite einrichten 81 Übung: Tabellenblatt einrichten 84 Ansicht 85 Arbeitsmappen-Ansicht 85 Übung: Ansichten 86

5 Excel leicht gemacht mit Excel 2013 Inhalt 7 Diagramme 87 Ein Diagramm erstellen 87 Diagrammelemente 89 Diagrammentwurf 90 Umgang mit Diagrammen 92 Diagrammlayout 93 Beschriftungen 93 Achsen 94 Säulen- und Balkendiagramm 95 Anwendungen 95 Übung: Umsatzverlauf 96 Kreisdiagramm 97 Anwendungen 97 Übung: Energieverbrauch 98 Liniendiagramm 99 Anwendungen 99 Übung: Lebenserwartung 100

6 Excel leicht gemacht mit Excel Formeln und Funktionen 4.1 Rechnen mit Excel Excel ist ein Kalkulationsprogramm. Der Umgang mit Excel bedingt gute Grundkenntnisse in Mathematik und Algebra. Der Umfang an Funktionen, die zur Verfügung stehen, ist enorm. Standardanwender/innen verwenden davon aber nur einen kleinen Satz von etwa 10 bis 15 Funktionen. Beim Rechnen unterscheiden Sie zwischen reinen Formeln, die Sie für die jeweiligen Berechnungen (problemspezifisch) selbst erstellen, und den Funktionen, die Excel zur Verfügung stellt Rechnen mit Konstanten Excel Taschenrechner FormelinA1 Bearbeitungszeile Resultat, Anzeige = 12.5 Eingabe Resultat AnzeigeimDisplay FormelinA1 Bearbeitungszeile Resultat, Anzeige x 50 = 1.75 Eingabe Resultat AnzeigeimDisplay Rechnen mit Bezügen Rechenvorgänge sind meistens problemspezifisch, und das Muster ist fest vorgegeben. Die Werte, mit denen gerechnet wird, sind jedoch oftmals variabel (Beispiele: Steuerformular, Rechnungsformular, Budget, Krankenkassenmodell, Produktkostenrechnung). Deshalb ist das Rechnen mit Variablen (in Excel Bezüge) viel effizienter und universell anwendbar. Bezüge sind Zelladressen. In den Zellen stehen austauschbare Werte (Variablen). Excel Lohnberechnung mitbezügen Algebra G = 5'635 B = 1'650 A = 1'020 Variable Variable Nettolohn=G+BA Lohnberechnung mitvariablen

7 50 Excel leicht gemacht mit Excel 2013 > Bezüge Zellbezüge A1; C12; Z256; ZA1024 Bereichsbezüge A1:A9 D7:F15 Schreibweise Spalte Zeile C12 Zeile Spalte Für Berechnungen mit einzelnen Zellen Für Berechnungen in Funktionen wie SUMME, MITTELWERT, ANZAHL > Operatoren Operatoren bestimmen, wie mit den Operanden gerechnet wird. Operator Zeichen Operation Beispiel Resultat + Plus Addition = Minus Subtraktion = * Mal Multiplikation =2.5*4 10 / Durch Division =12/3 4 ^ Hoch Potenz =10^2 100 > Grösser Logisch =5>3 WAHR < Kleiner Logisch =4<5 WAHR =4<3.99 FALSCH = Gleich Logisch =A=B FALSCH =5=5 WAHR >= Grösser gleich Logisch =3>=3 WAHR =3>=3.1 FALSCH <= Kleiner gleich Logisch =3<=2.9 FALSCH =2.9<=2.91 WAHR AutoSumme Praktisch in jeder Tabelle wird irgendwo summiert, also fortgesetzt addiert. Markieren Sie einen zusammenhängenden Bereich und klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf das Symbol AutoSumme. Unter dem markierten Bereich wird die Funktion SUMME eingetragen, welche die Summe des Bereichs bildet. Mehr über Funktionen erfahren Sie im Kapitel «Funktionen verwenden».

8 Excel leicht gemacht mit Excel Formeln einfügen Formeln dienen zur Berechnung und zum Auswerten von Zellen- oder Bereichsinhalten. Sie bestehen aus Bezügen und Operatoren, können aber auch Funktionen enthalten. Eine Formel beginnt immer mit «=» (Gleich). Die notwendigen Bezüge sollten Sie nicht eingeben, sondern mit Mausklick auswählen. Die Fehlerquote sinkt dabei und Sie brauchen sich über die Schreibweise der Bezüge keine Gedanken zu machen Zellbezüge in Formeln erfassen Vorgänge Formel eingeben A1 und B1 sollen in C1 addiert werden. Abbrechen Eingabe Bearbeitungszeile 1 = eingeben 1 2 auf A1 klicken eingeben 3 4 auf B1 klicken und mit <Return> abschliessen 4 Bereichsbezüge bestimmen Bei verschiedenen Funktionen wie SUMME, ANZAHL oder MITTELWERT müssen Sie einen Bereichsbezug auswählen. 1. Klicken Sie z. B. auf das Symbol. 2. Fahren Sie mit gedrückter linker Maustaste über den Bereich und bestätigen Sie die Auswahl mit <Return>. 3. Die Summe wird berechnet.

9 52 Excel leicht gemacht mit Excel Ausfüllen Diese Option wird sehr häufig verwendet. Der Charakter einer Formel oder einer Reihe wird über einen ganzen Bereich kopiert. Tabellenbereiche werden auf diese Weise sehr effizient ausgefüllt. Sie können dazu die Gruppe Bearbeiten, Füllbereich verwenden, am einfachsten geht es aber mit Ziehen der Maus. Vorgänge Formeln ausfüllen Ziehen Sie mit der Maus am Eckfeld einer Zelle nach unten oder nach rechts. Die Formel wird in den Bereich kopiert. Diagonales Ziehen ist nicht möglich. Eckfeld Datenreihen ausfüllen Datenreihen (Datum, Wochentag) sind in den Excel-Optionen, Erweitert, Benutzerdefinierte Listen bearbeiten definiert. Dort können Sie auch eigene Reihen erstellen. Geben Sie einfach Werte ein und trennen Sie diese mit <Return>. 1. Geben Sie den ersten Wert ein, z. B. «Montag». 2. Ziehen Sie am Eckfeld über den Ausfüll-Bereich. Zahlenreihen ausfüllen 3. Geben Sie die ersten zwei Werte einer Zahlenreihe ein und markieren Sie beide Zellen. 4. Ziehen Sie am Eckfeld über den auszufüllenden Bereich.

10 Excel leicht gemacht mit Excel Übung: Formeln eingeben, Bereiche ausfüllen > Wir üben zunächst grundlegende Formeleingaben und wenden das Formelausfüllen in einer Abrechnung an. Schwierigkeitsgrad: mittel > Öffnen Sie die Arbeitsmappe Grundlagen.xlsx und wechseln Sie zum Register Editieren. > Geben Sie im Bereich B15:B17 Formeln ein, wie in A15:A17 angegeben. Sind die Resultate plausibel? > Öffnen Sie das Register Abrechnung. > Geben Sie die Anzahl verkaufter Artikel ein. > Berechnen Sie in D2 den Nettopreis so: Nettopreis = Preis*0.9 und füllen Sie die Formel nach unten aus. > Berechnen Sie in E2 den Betrag so: Betrag = Anzahl*Nettopreis und füllen Sie die Formel nach unten aus. > In E8 (Total) summieren Sie die Spalte E. Gehen Sie so vor: 1. Klicken Sie auf das Symbol AutoSumme. 2. Der Bereich E2:E7 wird umrandet, falls nicht, überstreichen Sie ihn mit der Maus. 3. Beenden Sie den Vorgang mit <Return>. > Formatieren Sie die Tabelle gemäss Muster. > Ändern Sie: Anzahl Wein 22, Preis Cola Wie gross ist der Totalbetrag? (1'021.05) > Speichern Sie die Arbeitsmappe in Ihren Übungsordner. Notizen

11 54 Excel leicht gemacht mit Excel Übung: Mausmanipulationen und Reihen > Sie repetieren einige Begriffe zum Kopieren/Verschieben und füllen Bereiche mit Datenreihen aus. Schwierigkeitsgrad: mittel > Öffnen Sie die Arbeitsmappe Grundlagen.xlsx und wechseln Sie zum Register Mausmanipulationen. > Arbeiten Sie die fünf Begriffe durch: 1. Markieren 2. Verschieben ÜbungsAuszug 3. Kopieren 4. Formel ausfüllen 5. Datenreihe ausfüllen. > In der Spalte H kreieren Sie eine beliebige eigene Reihe. Öffnen Sie dazu die Excel-Optionen unter Häufig verwendet, Benutzerdefinierte Listen > Speichern Sie die Arbeitsmappe in Ihren Übungsordner. Notizen

12 Excel leicht gemacht mit Excel Absolute und relative Bezüge Beim Ausfüllen mit Formeln oder beim Formelkopieren müssen Sie unterscheiden zwischen relativen, absoluten und gemischten Bezügen. Relative Bezüge passen sich beim Kopieren an, absolute bleiben fest. Dieses Verhalten macht das effiziente Formelausfüllen erst möglich. Bezüge, die Sie mit Mausklick eintragen wie A7, C12 usw., sind relativ, sie passen sich der Kopieroder Ausfüllrichtung an. Durch das Einfügen des Dollarzeichens $ können Sie die Spalte oder die Zeile oder beide fixieren, sodass sich der Bezug beim Kopieren nicht ändert. Das nennt sich absoluter Bezug. Beispiele verschiedener Bezüge = A25 = $A$7 = $A25 = C$1 Relativer Bezug SpalteundZeile passensichan Absoluter Bezug SpalteundZeile fixiert Gemischter Bezug Spaltefixiert Zeilepasstsichan Gemischter Bezug Spaltepasstsichan Zeilefixiert Relative Bezüge Beispiele Umsätze berechnen aus Stückpreis und Stückzahl. Beim Ausfüllen nach unten müssen sich die Zeilennummern anpassen. Relative Bezüge passen sich an. Umsatz = Preis*Stück Formeln in D: =B2*C2 =B3*C3 =B4*C4 =B5*C5 RelativeBezüge diezeilennummern passensichan Tageslohn berechnen aus Stunden (h) und Stundensatz. Beim Ausfüllen nach rechts müssen sich die Spalten anpassen. Relative Bezüge passen sich an. hsatz Lohn = h*50 Formeln in Zeile 9: =B8*50 =C8*50 =D8*50 =E8*50 =F8*50 RelativeBezüge diespaltenpassensichan Konstante