Excel 2010 Fortgeschrittene. Leseprobe. Claudio Violi Eshter Wyss. Wings Software Developments Tel

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1 Excel 2010 Fortgeschrittene Claudio Violi Eshter Wyss Leseprobe Wings Software Developments Tel Chaltenbodenstrasse 4 b info@wings.ch CH Schindellegi

2 Version Autoren 2011 A Claudio Violi, Esther Wyss Art. Nr SG SL gebunden lose, 4-fach gelocht Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright Wings Software Developments, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Software Developments urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Software Developments nicht erlaubt.

3 Excel 2010 Fortgeschrittene Inhalt Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Erläuterungen zum Lehrmittel Darstellung von Tasten/Tastenkombinationen und Befehlen Voraussetzungen 2 2 Generelles Menüband anpassen Mit Vorlagen arbeiten Eine Vorlage anwenden Neue Vorlage erstellen Bestehende Vorlage ändern Zeilen/Spalten aus- oder einblenden Tabellen aus- und einblenden Tabellenblätter in andere Mappen verschieben und kopieren 9 3 Start Inhalte einfügen Daten in Fremdprogramme übertragen Namen verwenden Namen in Formeln, als Sprungadressen und Konstante Namen festlegen Namen übernehmen Sprungadressen und schnelle Markierungen Formatvorlagen Formatvorlagen planen Formatvorlagen zusammenführen Formatvorlagen in Mustervorlagen Formatvorlagen anwenden Übung: Formatvorlagen erstellen, anpassen und anwenden Bedingte Formatierung Datenanalyse mit bedingter Formatierung Wochentage mit bedingter Formatierung hervorheben Übung: Bedingte Formatierungen erstellen und anpassen Benutzerdefinierte Zahlenformate Übung: Zahlenformate bestimmen 31 4 Einfügen Pivot-Tabellen Pivot-Tabelleninhalte gruppieren Pivot-Tabelleninhalt sortieren und filtern Pivot-Diagramme mit PivotChart Übung: Pivot-Tabellen und Pivot-Diagramme erstellen Diagramme Gute und schlechte Diagramme Diagrammtyp Diagrammformen ändern Datenreihen bearbeiten Sekundärachse erstellen 49

4 Inhalt Excel 2010 Fortgeschrittene Achsen, Skalierung Balkenabstand ändern Fehlerindikator Trendlinie Grafiken anstelle von Farbverläufen Übung: Diagramme erstellen und anpassen Hyperlinks einfügen 59 5 Seitenlayout Mit Designs arbeiten Tabellenblattoptionen Anordnen Übung: Objekte erstellen und anordnen 63 6 Formeln Externe Bezüge D-Tabellen Übung: Berechnungen mit 3D-Formeln Verschiedene Funktionen Runden() Übung: Ergebnisse Runden WENN() Rückgabewerte von WENN-Funktionen mathematisch verwerten UND() ODER() ISTFEHLER() SVERWEIS() WVERWEIS() Übung: SVERWEIS Zelleninhalte verketten oder trennen Zelleninhalte verändern -- GROSS(), GROSS2(), KLEIN() Bezugsarten, relative und absolute Bezüge Relativer Bezug Absoluter Bezug Gemischter Bezug Übung: Formeln Häufig verwendete Funktionen Arbeiten mit Datenbankfunktionen Übung: Datenbankfunktionen anwenden Formeln überprüfen Spur zum Nachfolger und Spur zum Vorgänger Zellen mit Formeln aufspüren, die Fehler verursachen Formeln in einem Tabellenblatt sichtbar machen Daten Import und Export Importfilter Import von Daten Exportieren Exportfilter Übung: Datenbestände importieren und exportieren 112

5 Excel 2010 Fortgeschrittene Inhalt Externe Daten abrufen Übung: Datenbestände von Fremdsystemen einbinden Text in Spalten Duplikate entfernen Verwenden von externen Datenbanken Microsoft Query starten SQL-Fähigkeiten von MS-Query Übung: Datenbestände von Fremdsystemen einbinden Szenario-Manager Sortieren und Filtern Sortieren AutoFilter Übung: Sortieren und Filtern Spezialfilter Übung: Datenbestände nach beliebigen Kriterien filtern Konsolidieren Was-wäre-wenn-Analyse Zielwertsuche Berechnen von mehreren Ergebnissen mit einer Datentabelle Übung: Nach Zielwerten suchen lassen Solver Übung: Szenarien mit dem Solver erstellen und abrufen Gültigkeitsregeln Datenüberprüfung Übung: Zellinhalte nach vordefinierten Parametern bestimmen Teilergebnisse der Datenbank Übung: Zwischenergebnisse erstellen und anpassen Überprüfen Kommentare Schützen von Tabellen Arbeitsmappen schützen Gemeinsamer Dateizugriff bestimmen Schutzfunktionen wieder aufheben Nachverfolgung Arbeitsmappen zusammenführen Ansicht Fenster teilen Fensterteilung aufheben Fenster fixieren Fensterfixierung aufheben Übung: Fenster teilen und fixieren Fenster aus- und einblenden Tabellen vergleichen (Nebeneinander anzeigen) Entwicklertools Arbeitsvorgänge aufzeichnen (Makros) Speicherort des VBA-Codes 178

6 Inhalt Excel 2010 Fortgeschrittene Einer Schaltfläche in der Schnellstartleiste ein Makro zuweisen Übung: Makros zur Automatisierung aufzeichnen, anwenden und anpassen Add-Ins Änderungen am Menüband Add-Ins installieren Add-Ins verwalten 183 Erläuterungen zum Übungsanhang 185 A - 1 Formatvorlagen erstellen, anpassen und anwenden 186 A - 2 Bedingte Formatierung 188 A - 3 Zahlenformate 190 A - 4 Pivot-Tabellen 192 A - 5 Diagramme 196 A - 6 Objekte erstellen und anordnen 200 A - 7 3D-Tabellen 201 A - 8 Runden() 203 A - 9 SVERWEIS() 205 A - 10 DB-Funktionen 207 A - 11 Import/Export 209 A - 12 Externe Datenquellen 211 A - 13 Sortieren und Filtern 214 A - 14 Spezialfilter 216 A - 15 Zielwertsuche 217 A - 16 Solver 219 A - 17 Gültigkeit 220 A - 18 Teilergebnisse 221 A - 19 Fenster teilen und fixieren 222 A - 20 Makros 223

7 Excel 2010 Fortgeschrittene 1 1 Einführung 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es vom Anfang bis zum Ende fortlaufend durcharbeiten. Sie können es dank dem Index am Dokumentende auch als Nachschlagewerk benützen. Fortgeschrittene Anwender/innen können auch bestimmte Übungen aufschlagen und bei Problemen fehlende Lernziele gemäss den Kapitelverweisen nachschlagen. Symbole im Lehrmittel Repetition Begriffe Tipps, Hinweise Vertiefende Informationen Repetitionsfragen dienen zur Festigung von wichtigen Begriffen und zur Lernzielkontrolle. Sie können damit Ihren Wissensstand testen und allfällige Lücken füllen. Wichtige Begriffe und Erläuterungen, die in der Computerpraxis und in Zusammenhang mit der Anwendung auftauchen. Versuchen Sie, sich diese einzuprägen. Beachten Sie die Tipps. Die erlangten Erkenntnisse verhelfen Ihnen zu einem effizienten Arbeitsstil. Hintergrundinformationen, die Ihnen zu erweiterten Kenntnissen in der Anwendung verhelfen. Nach der Behandlung neuer Lernziele erscheint ein Verweis auf geeignete Übungen, die sich in einem Anhang befinden. So können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse direkt praktisch umsetzen. Verweise zu den Voraussetzungen erleichtern Ihnen das Nachschlagen nach Bedarf. Fallweise finden Sie Übungen mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad zum gleichen Thema vor. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch. Sie lernen damit, das erworbene Wissen auf neue Situationen zu übertragen. 1.2 Darstellung von Tasten/Tastenkombinationen und Befehlen Spezielle Tasten Tastenkombinationen Befehle Kontextmenü-Befehle <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Return> <Ctrl>+C, <Alt>+<F9> Start, Absatz, Schattierung Tabulator, Umschalten, Steuerung, Eingabe Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich C gedrückt. Befehlsfolge: Register, Gruppe, Befehl

8 Excel 2010 Fortgeschrittene 3 2 Generelles 2.1 Menüband anpassen Excel stellt in der Grundinstallation nicht sämtliche Möglichkeiten des Menübandes zur Verfügung. Falls Sie sich mit Formularfeldern oder VBA-Codes beschäftigen möchten, ist es unerlässlich, das Menüband um den Registereintrag Entwicklertools zu erweitern, damit die benötigten Funktionen zur Verfügung stehen. Vorgänge Register Entwicklertools einblenden 1. Klicken Sie auf das Register Datei. 2. Wählen Sie Optionen, Menüband anpassen. 3. Auf der rechten Seite erscheinen zwei Auswahllisten. Gehen Sie in die rechte Liste und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Entwicklertools. 4. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit der Schaltfläche OK. 5. Im Menüband wird die Registerkarte Entwicklertools eingeblendet. 2.2 Mit Vorlagen arbeiten Eventuell ist Ihnen der Umgang mit Word-Dokumentvorlagen bereits vertraut. Die gleiche Funktionalität finden Sie in Excel unter dem Begriff Vorlage. Wie in Word unterscheidet Excel zwischen Vorlagen, die mit und ohne Makro-Code hinterlegt sind.

9 4 Excel 2010 Fortgeschrittene Bei der Speicherung von Excel-Arbeitsmappen werden die folgenden Erweiterungen verwendet: Erweiterung *.xlsx *.xlsm *.xltx *.xltm Dateiart Excel-Arbeitsmappe Excel-Arbeitsmappe mit Makro-Funktionalität Excel-Vorlage Excel-Vorlage mit Makro-Funktionalität Eine Vorlage anwenden Vorgänge Vorlage anwenden 1. Klicken Sie im Menüband, Register Datei, auf Neu. 2. In der Dialogbox Verfügbare Vorlagen wählen Sie die gewünschte Vorlage. 3. Durch Bestätigen mit der Schaltfläche Erstellen wird eine neue Arbeitsmappe erstellt. Der Vorteil der Anwendung von Vorlagen ist, dass eine bestehende Vorlage nicht ohne weiteres überschrieben wird Neue Vorlage erstellen Vorgänge Vorlage erstellen 3. Gestalten Sie die Excel-Arbeitsmappe nach Ihren Wünschen. 4. Zum Speichern wählen Sie im Register Datei, Speichern unter.

10 Excel 2010 Fortgeschrittene Formatvorlagen Sie kennen die sechs Möglichkeiten, mit denen Sie eine Zelle formatieren können (Zahlenformat, Ausrichtung, Schriftart, Rahmen, Muster und Zellschutz). Für die Tabellengestaltung benötigen Sie Formatvorlagen. Diese erleichtern die Formatierung und gewährleisten eine einheitliche Darstellung. Mit Formatvorlagen können Sie mehrere Zellformate zusammenfassen und damit auf einfache Weise Zellinhalte, die ähnlich oder gleich aussehen sollen, formatieren. Falls Sie nun die Darstellung des Zellinhaltes generell verändern möchten, so müssen Sie lediglich die dazugehörende Formatvorlage anpassen, und sämtliche Zellinhalte mit Vorlagendefinition (die nicht manuell angepasst wurden) werden entsprechend Ihren Angaben geändert Formatvorlagen planen Machen Sie sich Gedanken darüber, wie in etwa die verschiedenen Bereiche einer Tabelle in Zukunft aussehen sollen. Als mögliche Bereiche bieten sich an: Spalten- und Zeilenköpfe, Datenbereich, Titel usw. Erstellen Sie nach Ihren Vorstellungen eine Art Mustertabelle. Aufgrund dieser Mustertabelle erstellen Sie nun die verschiedenen Formatvorlagen. Vorgänge Formatvorlage erstellen 1. Markieren Sie eine Zelle, die über alle Formateigenschaften verfügt, die Sie in einer Formatvorlage zusammenfassen wollen. 2. Öffnen Sie im Register Start, Formatvorlagen die Zellenformatvorlagen und wählen Sie Neue Zellenformatvorlage. Namen festlegen 1 Sofern Sie nicht eine bestehende Formatvorlage verändern wollen, geben Sie einen Namen für die Formatvorlage ein. Excel aktualisiert danach die Formate im unteren Bereich mit den Formatierungen der markierten Zelle. 2 Mit den sechs Kontrollfeldern steuern Sie, welche Formatierungen durch diese Vorlage beeinflusst werden. 1 2

11 20 Excel 2010 Fortgeschrittene Formatvorlagen anpassen Um eine bestehende Formatvorlage anzupassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bezeichnung der Formatvorlage Übernehmen Ändern Duplizieren Zellen löschen Katalog zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen Klicken Sie auf Übernehmen, um die gewählte Formatvorlage auf den markierten Zellbereich zu übertragen. Wollen Sie Änderungen an den gegenwärtigen Einstellungen vornehmen, so klicken Sie auf den Menüpunkt Ändern. Durch Anklicken von Duplizieren wird die gewählte Formatvorlage kopiert. Es erscheint die Dialogbox zur Bestimmung der Formatvorlagen-Eigenschaften. Nicht mehr benötigte Formatvorlagen können in der Liste ausgewählt und danach mittels Menüpunkt Zellen löschen gelöscht werden. Durch diesen Befehl wird die Formatvorlagen- Funktion in die Symbolleiste für den Schnellzugriff integriert. Bei Nichtgebrauch kann das Symbol mit der rechten Maustaste und dem Befehl Aus Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen wieder entfernt werden. Wiederholen Sie diese Vorgänge, bis alle wichtigen Formatierungen als Formatvorlagen festgelegt sind. Es ist auch möglich, eine neue Formatvorlage zu erstellen, ohne dass Sie vorgängig eine Zelle markieren. Sie müssen dazu im Register Format, Formatvorlage wählen. Geben Sie nun einen Namen für die neue Formatvorlage ein. Mit der Schaltfläche Ändern müssen Sie nun jedes einzelne Format definieren. Anschliessend klicken Sie auf Hinzufügen.

12 Excel 2010 Fortgeschrittene Formatvorlagen zusammenführen Formatvorlagen sind ein Bestandteil der Arbeitsmappe. Das hat zur Folge, dass die in einer Arbeitsmappe definierten Formatvorlagen nur innerhalb dieser Mappe zur Verfügung stehen. In anderen Mappen können die selben Formatvorlagen erst verwendet werden, wenn man diese zusammenführt. Vorgänge Formatvorlagen zusammenführen 1. Öffnen Sie die Mappe (Quellmappe), in der sich die bereits definierten Formatvorlagen befinden, sowie die Mappe (Zielmappe), in welche diese Vorlagen hineinkopiert werden sollen. 2. Aktivieren Sie die Mappe (Zielmappe), in die Sie die Formatvorlagen einfügen wollen. 3. Wählen Sie im Menüband Formatvorlagen, Zellenformatvorlagen und anschliessend Formatvorlagen zusammenführen Markieren Sie die Quellmappe und klicken Sie auf OK. 4. Da sämtliche Formatvorlagen aus der Quellmappe nun in die Zielmappe kopiert werden, müssen Sie festlegen, ob auch diejenigen mit den gleichen Namen zusammengeführt werden sollen. Es handelt sich hierbei meistens nur um die Standard- Formatvorlagen, die sowieso in allen Mappen gleich sind. Diese nun doppelt vorhandenen Formatvorlagen werden zusätzlich zum Formatvorlagennamen mit dem Namen der Mappe versehen, aus der Sie stammen. 5. Wenn Sie die Abfrage mit Ja bestätigen, werden vorhandene Formatvorlagen überschrieben.

13 22 Excel 2010 Fortgeschrittene 3.5 Formatvorlagen in Mustervorlagen Um das manuelle Zusammenführen von Formatvorlagen vermeiden zu können, empfiehlt es sich, die gewünschten Formatvorlagen in eine Mustervorlage zu integrieren. Das Erstellen einer Mustervorlage wird in den Kursunterlagen Excel Einführung ausführlich beschrieben Formatvorlagen anwenden Markieren Sie nun sämtliche Bereiche in Ihrer Tabelle, die über dieselben Formateigenschaften verfügen sollen. Anschliessend weisen Sie Ihre Formatvorlagen zu. Das Zuweisen selber erledigen Sie mit Hilfe des Befehls Formatvorlage. Sie wählen in der Liste die gewünschte Vorlage aus und übertragen diese mit OK in den selektierten Bereich. Noch einfacher geht das Zuweisen mit einem Listenfeld, das Sie in Ihrer Symbolleiste Format einbauen können. Nehmen Sie an einer Formatvorlage Änderungen vor, so werden sämtliche Zellen, denen Sie diese Formatvorlage zugewiesen haben, automatisch aktualisiert. 3.6 Übung: Formatvorlagen erstellen, anpassen und anwenden > Lernziele: Automatisieren der Formate von Tabelleninhalten sowie erleichtertes Verändern von bestehenden Formatdefinitionen Erstellen Sie Vorlagen mit verschiedenen Formatierungsmerkmalen und wenden Sie diese in Tabellen an. Übungen finden Sie im Übungsanhang unter A - 1 ab Seite 186. Notizen

14 186 Übungen A - 1 Excel 2010 Fortgeschrittene A - 1 Formatvorlagen erstellen, anpassen und anwenden Voraussetzungen WENN() Mit Vorlagen arbeiten WENN() Übung 1: Rechnungsformular > Formatieren und automatisieren von Abläufen durch vorbereitete Mappen. Schwierigkeitsgrad: mittel > Erstellen Sie eine neue Mappe. > Löschen Sie die überflüssigen Tabellen in der Mappe. > Gestalten Sie die Tabelle gemäss unten dargestelltem Muster. > Erstellen Sie eine Formel zur Berechnung des Totalpreises in der Zelle F17. Die Berechnung soll nur dann stattfinden, wenn in der Zelle A17 ein Eintrag ist. > Kopieren Sie die Formel mit der AutoAusfüll-Funktion bis zur Zeile 42. Beachten Sie, dass die Formate nicht mit übernommen werden!

15 Excel 2010 Fortgeschrittene Übungen A > In der Zelle F46 Berechnen Sie das Gesamttotal. > In der Zelle F44 weisen Sie die Mehrwertsteuer aus (Berechnung --> Endpreis/(100+MwSt*100)*100) > Speichern Sie die Datei als Excel-Vorlage ohne Makrofunktionalität unter der Bezeichnung Rechnung.xltx. Notizen