ViewPoint Buchungsanleitung

Transkript

2 1. Starten von Viewpoint Im FocalPoint Fenster starten Sie ViewPoint aus der Menüzeile, Programmpunkt Companions: Hiermit öffnen Sie das folgende Fenster: Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 2

3 2. Eingabe der Kundeninformationen Zum Anlegen einer neuen Buchung können Sie in der Icon-Zeile mit der rechten Maustaste Customer anklicken oder aus der Maske das Name Feld auswählen. In beiden Fällen öffnet sich folgendes Fenster: Name Hier sehen Sie die bereits ausgefüllte Seite mit Kundennamen, in der auch die Zusatzinformationen (Geburtsdatum Infant) bereits eingetragen sind. Mileage Membership kann erst nach einer OK Bestätigung der Namensfelder in einem zweiten Schritt erfolgen. In dem gleichen Fenster können Sie direkt die Telefonnummern des eigenen Büros und des Kunden eintragen: Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 3

4 Phone Voreingestellt ist hier die Telefonnummer Ihres Reisebüros. Weiterhin können hier Telefonkontakte Ihrer Kunden aufgenommen werden. Hier kann auch die Adresse des Kunden eingetragen werden. Mit dieser Adresse kann auch die Buchung per an den Kunden übermittelt werden. Alle Eingaben werden mit der ADD Taste der Liste zugefügt. Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 4

5 Addresses Soweit dies gewünscht ist, kann hier auch die Adresse des Kunden (kann zum Versand eines Reiseplanes benutzt werden) eingetragen werden, der erste Namen der Buchung erscheint hier auch bereits in der Anschrift eingetragen: Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 5

6 Ticketing Hier können Sie wählen zwischen den beiden Optionen: TAU Arrange Ticketing Date T Passenger Already Ticketed mit der Option TAU können Sie eine Wiedervorlage der Buchung auf der Queue 10 zu dem angegebenen Datum veranlassen. T besagt, daß diese Buchung nicht auf einer Wiedervorlage Queue auftaucht. Das Feld Form of Payment wird vom Ticketausteller ausgefüllt. Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 6

7 3. Flugverfügbarkeiten Nachdem nun die kundenrelevanten Informationen in der Buchung angelegt sind, können die gewünschte Verfügbarkeiten, hier sind alle Teilstrecken gleichzeitig darstell- und buchbar, aufgerufen werden: Verfügbarkeiten können Sie über den Button Air oder mit der rechten Maustaste aus dem Punkt ITINERARY starten. Hier wählen sie jeweils die Unterpunkte AVAILABILITY und GENERAL. Die Eingabemaske, die Sie erhalten, sieht folgendermassen aus: Basic Wichtig ist alle im oberen Bereich eingegebenen Informationen mit Hilfe des Add-Buttons dem so genannten Itinerary Planner zuzufügen, da nur die in diesem Itinerary Planner enthaltenen Verbindungen gesucht werden. Other Hier verbergen sich Möglichkeiten nur Direkt oder Umsteigeverbindungen innerhalb einer Fluggesellschaft etc. auszuwählen. Weiterhin können hier Umsteigeorte vorgewählt oder ausgeschlossen werden. Search Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 7

8 Sind alle zur Reise gehörenden Teilstrecken im Itinerary Planner eingefügt, können Sie mit dem Search Button die Verfügbarkeit darstellen. Sollten Sie den 3-Letter Code des gewünschten Zielortes nicht kennen, können Sie über die Pfeiltasten neben den Feldern Departure City und Destination eine alphabetisch geordnete Liste von Flughäfen darstellen. Hier ist es hilfreich zumindest den ersten oder die beiden ersten Buchstaben des gewünschten Ortes einzugeben, da das System andernfalls bei A beginnt und die Suche recht umfangreich werden kann: Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 8

9 Hier werden Ihnen alle Teilstrecken in einer einzigen Anzeige dargestellt, gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit alle Teilstrecken mit einer einzigen Eingabe zu reservieren. Die Verfügbarkeitsdarstellung sieht folgendermaßen aus: Die Verfügbarkeit ist genau wie die FocalPoint-Verfügbarkeit nach Abflugszeiten geordnet. In der Reihenfolge der Darstellung werden Non-Stop-, Direkt-, Online- und Interline-Umsteigeverbindungen gezeigt. Die einzelnen Segmente enthalten Informationen zu Fluggesellschaft, Flugnummer, Abflugs- und Ankunftszeiten, Anzahl der Stops, Fluggerät, Link Möglichkeiten und Garantiestatus, Klassenverfügbarkeit (hier kann die Darstellung alphanumerisch oder numerisch sein). Zum Darstellen weiterer Verbindungen klicken Sie bitte den Button MORE. Da in ViewPoint gleichzeitig Verbindungen für den Hin- und den Rückflug gezeigt werden können, können Sie auch mehrere Teilstrecken gleichzeitig verkaufen. Sell Haben Sie eine passende Verbindung gefunden, können Sie diese durch einen Mausklick markieren, möchten Sie mehrer Teilstrecken auswählen, drücken Sie zuerst die STRG Taste und klicken dann das jeweils gewünschte Segment. Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 9

10 Nun klicken Sie den SELL Button und vervollständigen die nachfolgende Maske mit Informationen zu Anzahl der Plätze und gewünschter Buchungsklasse: Sie können jedes Segment einzeln auswählen und so unterschiedliche Buchungsklassen für einzelne Teilstrecken wählen oder alle Segmente gleichzeitig markieren und eine Buchungsklasse für alle Teilstrecken wählen. Als Anforderungscode sollten Sie immer den Code NN Requested benutzen, es sei denn, der gewünschte Flug ist ausgebucht und Sie möchten eine Warteliste anfordern. Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 10

11 Bitte überprüfen Sie danach in der sogenannten Air Sell Results-Maske nochmals die vorgenommenen Reservierungen. Hier wird Ihnen nochmals in detaillierter Version das Ergebnis Ihrer Aktionen dargestellt: Sell Results Wie Sie hier erkennen können, wurde für die zweite Teilstrecke eine Warteliste, Status LL, gebucht. Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 11

12 Die nun bestehende Buchung können Sie sich mit dem ITINERARY Button darstellen lassen: Hier werden Ihnen nochmals alle Informationen dargestellt, die Sie im Verlauf des Buchungsaufbaus eingegeben haben. Bitte überprüfen Sie auch hier nochmals, ob die vorliegende Buchung den Wünschen Ihres Kunden entspricht. Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 12

13 4. Buchungsabschluß Die Buchung können Sie nun abschließen, indem Sie den Finish Button anklicken, den Punkt SAVE BOOKING FILE auswählen und im Feld Received Ihr Agentenkürzel eingeben: Klicken Sie anschließend auf den SAVE-Button. Solange ein Häkchen bei Re-retrieve this Booking File after it has been saved gesetzt ist, wird Ihnen nach Buchungsabschluss die Buchung nochmals dargestellt. In diesem Fall brauchen Sie, um einen neuen Vorgang anlegen zu können, zuerst eine leere Seite. Diese können Sie durch ein Ignorieren der nur dargestellten Buchung aufrufen. Über den Button Finish wählen Sie Ignore und bekommen zuerst einen Warnhinweis: Hier werden Sie nochmals erinnert, daß beim Ignorieren einer Buchung mögliche Änderungen, die nach dem letzten Abschließen der Buchung vorgenommen wurden, verlorengehen. Nachdem Sie hier mit YES bestätigt haben, erhalten sie die leere Seite. Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 13

14 5. Wiederaufrufen einer bestehenden Buchung Eine bestehende Buchung können Sie entweder mit dem Kundennamen oder der GALILEO-Buchungsnummer (Record Locator) jederzeit, maximal jedoch bis 48 Stunden nach Abflug des letzten Flugsegments, wieder darstellen. Wählen Sie den Button CUSTOMER, und hier den Unterpunkt RETRIEVE THE BOOKING FILE: Hier tragen Sie einen der Passagiernamen ein, und erhalten dann die gewünschte Buchung. Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 14

15 Falls mehrere Buchungen für diesen Namen vorliegen, erscheint zunächst eine Auswahlliste: Anhand des jeweiligen Abflugdatums können Sie nun einen Vorgang auswählen. Das X in der Spalte Cancelled besagt, daß diese Buchung zwischenzeitlich storniert wurde. Durch Doppelklick auf die gewünschte Buchung öffnet sich diese. Aufrufen über Buchungsnummer (Record Locator) Durch Anklicken des entsprechenden Feldes öffnet sich ein Kästchen in das die Buchungsnummer eingetragen werden kann. Hier können nur Galileo Record Locator verwendet werden. Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 15

16 6. Stornieren und Umbuchen Umbuchen Eine bestehende Buchung kann nach Buchungsabschluß jederzeit umgebucht oder storniert werden. Für Umbuchungen wählen Sie bitte das betreffende Segment aus, klicken es mit der linken Maustaste an, dann öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Auswahlmenü und wählen Cancel/Rebook via General Availability. Von hier aus öffnet sich wieder das Ihnen bereits bekannte Fenster, in dem Ihr ausgewählter Flug bereits eingetragen ist: Hier können Sie nun Datum und/oder Streckenführung neu wählen, das Segment mit Hilfe des ADD Buttons wieder dem Itinerary Planner zufügen und anschließend mit dem Search Button eine Verfügbarkeit darstellen: Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 16

17 Hier können Sie nun zum Verkaufen des neuen Segments den Button Cancel Rebook wählen, der Ihnen in einer Transaktion das alte Segment storniert und das neue verkauft: Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 17

18 In dieser Maske können Sie erkennen, daß das umzubuchende Segment bereits angeklickt ist, und auch die Anzahl der benötigten Plätze bereits eingetragen ist. Nun brauchen Sie nur noch den Button Rebook zu klicken und die Umbuchung ist erledigt. Stornieren Ein bestehendes Segment oder eine ganze Buchung können Sie stornieren, indem Sie das gewünschte, die gewünschten Segmente mit der linken Maustaste anklicken, dann mit der rechten Maustaste das Auswahlmenü öffnen und nun auswählen zwischen Cancel Segment(s) storniert ein oder mehrere ausgewählte Segmente und Cancel Itinerary storniert die ganze Buchung. Nach dem Stornieren müssen Sie die Buchung über den Finish-Button wieder abschließen, um die Änderungen abzuspeichern. Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 18

19 7. Optionale Buchungsfelder Unter Optionalen Buchungsfeldern verstehen wir verschiedene Sonderwünsche Ihrer Kunden, sowie Informationen an die in einer Buchung vorliegenden Fluggesellschaften: OSI (Other Service Information) Hierunter verstehen wir Informationen, die eine Fluggesellschaft zur Kenntnis nimmt, die aber keine Aktivitäten der Fluggesellschaft erfordert: z.b. Die Mitteilung, daß ein Baby (Infant), oder ein Kind mit reist. Informationen zum Hinbringer und Abholer bei allein reisenden Kindern, oder den Hinweis, daß der Reisende nur eine bestimmte Sprache spricht. SSR (Special Service Request) Hier handelt es sich um Anforderungen wie spezielles Essen, Rollstuhl oder mit reisende Tiere, sowie Übergepäck, Sportausrüstung usw. OSI und SSR Informationen werden über den Button Customer, Create/Edit Special Services angesteuert: Das Fenster hat 2 Reiter, der erste zeigt die Anforderungsseite für SSR, der zweite die OSI Maske. Hier können Sie nun Passagier- und/oder Segment bezogen die oben aufgeführten verschiedenen Services anfordern. Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 19

20 Bitte beachten Sie hierbei, daß für Miscellaneous SSR Codes ein Zusatztext eingetragen werden muß, der die Leistung detailliert beschreibt; hier als Beispiel ein Hund als Frachtgepäck: Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 20

21 Durch Anklicken des zweiten Reiters öffnet sich das Fenster zum Eingeben einer OSI Information. Hier können Sie im Feld Vendor Code ein YY eintragen, dann wird die Information an alle in der Buchung enthaltenen Leistungsträger (Fluggesellschaften) übermittelt. Soll dies nicht so sein, spezifizieren Sie bitte mit dem entsprechenden Kürzel die gewünschte Fluggesellschaft. Der Text kann im freien Format eingetragen werden, bei internationalen Reisen sollte Englisch benutzt werden, da dies von allen Beteiligten verstanden werden kann. Hier als Beispiel die Hinbringer (EOD Escort On Departure) und Abholer (EOA Escort On Arrival) eines alleinreisenden Kindes: Nachdem Sie alle relevanten Einträge vorgenommen haben, klicken Sie hier bitte OK. Bitte beachten Sie, daß für alle angeforderten SSR eine Anfrage an die betreffende Fluggesellschaft geschickt wird, die dann bestätigt oder abgelehnt werden kann. Eine Antwort erhalten Sie in Ihre Queue. Erst nach Eingang einer positiven Antwort kann die Leistung dem Kunden bestätigt werden. Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 21

22 8. Queues Unter einer Queue verstehen wir einen täglichen Posteingang. Informationen können hier jederzeit (24 Stunden täglich) auflaufen. Damit Sie Ihre eingehenden Nachrichten termingerecht bearbeiten können, ist es sehr wichtig, Ihre Queues mindestens einmal täglich aufzurufen. Insgesamt sind 99 Queues vorhanden, wobei die Queue 1-25 fest vom System belegt sind. Die Queues stehen zu Ihrer freien Verfügung. Hier eine Liste der vorbelegten Queues und deren Verwendung: UTC LMT Kunde nicht erreichbar (Unable To Contact) Kunde ruft zurück (Left Message to Call) URG (0) Allgemeine Queue, dringende Bearbeitung (Abflüge innerhalb 24 Stunden) GEN (1) Allgemeine Queue (Historische Buchungen) 2 Sitzplatzbestätigungen 3 Synchronisierungshinweise 4-6 Zur Zeit nicht belegt 7 RQ Weiterbearbeitung (Buchungen mit PN Status nach 48 Stunden) 8 TOD Weiterbearbeitung 9 TAW Queue 10 TAU Queue (Ticketing Feld) 11 Tarife 12 Wiedervorlage einer Buchung (RB-Feld) 13 Zur Zeit nicht belegt 14 Automatische Ablehnung der Ticketausstellung (Zurückweisungen von Buchungen der Queue 10 nach Queue Ticketing) 15 Hinweise zu Gruppenbuchungen 16 Leistungsträgermitteilungen (Vendor Remarks) 17 Buchungen mit KL Status; außer Gruppenbuchungen 18 Buchungen mit KK Status (Abflug innerhalb 14 Tagen) 19 Buchungen mit KK Status (Abflug ausserhalb 14 Tagen) 20 Buchungen mit UU oder US Status 21 Buchungen mit UC; UN oder NO Status 22 Zeitenänderungen (TK oder TL) 23 Stornomitteilungen der Fluggesellschaft (HX Status) 24 Service Hinweise von Mietwagenfirmen bzw. Hotelketten 25 Service Hinweise von Mietwagenfirmen bzw. Hotelketten Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 22

23 Auf einer Queue ankommende Nachrichten müssen von Ihnen bearbeitet werden. Dadurch wird gleichzeitig bestätigt, daß Sie die Nachrichten zur Kenntnis genommen haben. Sämtliche Funktionen zur Queue Bearbeitung können Sie über den Button Queues aus der Menüleiste starten: Zuerst können Sie eine Queue Übersicht aufrufen, um zu sehen, wie viele Informationen zu welchen Themen vorliegen. Mit dem Menüpunkt Queue Count erscheint folgendes Fenster: Hier haben Sie nun die Möglichkeit alle Queues zu überprüfen, indem Sie jetzt OK anklicken, oder Sie wählen eine spezielle Nummer aus und tragen diese hier ein. Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 23

24 Das Ergebnis beim Abfragen aller Queues sieht folgendermaßen aus: Hier sehen Sie nun daß hier in der Queue 10 (Wiedervorlage zum Ticketbestellen) 9 Buchungen auf Bearbeitung warten, in der Queue 21 (Unable to confirm) 1 Buchung. Die Buchungen der Queue 10 können Sie sich nun im Detail darstellen, indem Sie die entsprechene Zeile anklicken und dann den Button Sign in to Queue anklicken: Es erscheint nun die erste Buchung in Ihrem Itinerary Display mit dem Vermerk Record in Queue (Buchung in Queue) Juli 03 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. 24