Facility Management. Session INservFM Kosten-/ Leistungsrechnung und Controlling II. 21. Februar 2017

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1 Facility Management Reorganisation schon wieder? Session INservFM Kosten-/ Leistungsrechnung und Controlling II 21. Februar 2017 Roland Lange ADAC Hausdienste und Betriebsorganisation

2 Megatrends Megatrends sind durch Ihre langfristige Wirkung und durch das breite Spektrum gekennzeichnet. 01 Arbeit und Unternehmen im Umbruch herausfordernde Bevölkerungsentwicklung 03 Energie- & Ressourcenlage, Klimawandel, Öko-Trends großer Gesundheitsfortschritt 05 fortschreitende Globalisierung 06 fortschreitende Individualisierung 07 Internetkultur und Digitalisierung 08 wachsende Mobilitäts- und Logistikbedürfnisse intelligente Produkte und Infrastrukturen

3 Was ist für das FM die Chance bei Industrie 4.0 kontinuierliche Verbesserungen, stetige Professionalisierung Vernetzung, Kombination, Verzahnung, Beschleunigung Komplexe Sachverhalten einfacher darstellen Synergien heben, Margen straffen Marktteilnehmer überholen, Start-ups ermöglichen stärker industrielle Standards aus Serienfertigung übernehmen 4. Industrielle Revolution: Moderne Informations- und Kommunikationstechnik wird verzahnt Was ist der nächste Schritt? 3. industrielle Revolution: Einsatz von Elektronik und IT 2. industrielle Revolution: Massenfertigung mit Hilfe von Fließbändern und elektrischer Energie 1. industrielle Revolution: Mechanisierung mit Wasser- und Dampfkraft 3

4 Ist die Arbeitswelt ein Möbelthema? Nein, ein FM-Thema 4

5 Daten im Facility Management Wir müssen sie nutzbar machen! verwaltungsorientierte Anwendungen KGM Gemeinsame Datenbank Gebäudeautomation ERP-Systeme Menschen, Mitarbeiter, Gebäudenutzer etc. müssen die Informationen verarbeiten können. Bedarf ablauforientierte, technische Anwendungen IGM, TGM Office-Systeme planungsorientierte Anwendungen CAFM-Systeme CAD-Systeme Aufklärung, Übersicht, Klarheit, Handlungsempfehlungen 5

6 Sind wir wirklich bereit für die Megatrends? Der richtige Weg? Praxis- oder Crashtest? 6

7 Sind wir wirklich bereit für die Megatrends? Der richtige Weg? Beispiel 1: Gebäude in der Errichtungsphase oder auch Bauprojekte Projektmanagement trifft HOAI Arbeitsmethoden von zwei Berufsgruppen Unterschiedliches Verständnis von Planung im Projektmanagement, HOAI, DIN 276 etc. Verständnis der Personen für das gesamte Thema stark unterschiedlich Reibungsverluste, Missverständnisse, Kostenerhöhungen, Fehleinschätzungen Chance: Im industriellen Verständnis gibt es eine schnellere und standardisierte Erstellung von Produkten, Dienstleistungen etc. Fazit: Wir brauchen ein Verständnis für Techniker, Architekten und Kaufleute Wir brauchen ein Verständnis für eine gleichablaufende Produktion für Gebäude es ist nicht alles in einer Immobilie individuell, einzigartig, etc. 7

8 Sind wir wirklich bereit für die Megatrends? Der richtige Weg? Beispiel 1: Gebäude in der Errichtungsphase oder auch Bauprojekte Das Bauprojekt und wie geht es weiter? Es gibt noch eine Zeit nach dem Bau Fokus meist nur für die Errichtungsphase große Aufmerksamkeit durch GF, Öffentlichkeit etc. ca. 7 % der Baukosten stellen Betriebskosten in der Nutzungsphase p.a. dar großer Kostenblock über den Zeitraum, geringerer Einfluss der Kosten als in der Bauphase Betriebsphase wird meist intuitiv begonnen. Abstimmung des Betriebspersonals und den Bauverantwortlichen findet kaum statt. Mitarbeiter aus der Bauphase bei Fertigstellung meist schon weg. Welcher Architekt hat das Gebäude gebaut? Vernetztes Arbeiten heißt gemeinsam bauen Jeder muss Gewerkekompetenz mit einbringen -> die Dinge von mehreren Perspektiven betrachten Kaufleute, Architekten und Techniker müssen immer ein gemeinsames Verständnis vom Ziel haben. Austausch der Daten muss einfacher funktionieren. Es muss einen Plan des Gebäudes geben. Durch die Technologie müssen wir die Gesamtheit der Informationen transparent machen. 8

9 Sind wir wirklich bereit für die Megatrends? Der richtige Weg? Beispiel 2: Sachbearbeiter wird zum Datenanalyst? Daten: Von Erhebung über CAFM bis BIM Daten erheben ist das eine, sie beherrschen und aktuell haben das andere Während der Planung und besonders bei Neubauten, ist eine Dokumentation sehr gut aber sie muss während der Betriebsphase stetig aktuell gehalten werden. sie muss für die Verarbeitung geeignet sein und die Menschen müssen für die Daten geeignet sein. um die Daten zu pflegen muss das Budget vorhanden sein. BIM ist ein sehr guter Ansatz für die Schaffung verwertbarer Daten. Leider ist der Kunde (Bauherr) oft noch nicht bereit dies (dauerhaft) zu bezahlen Chance für Alle! Der Einsatz von CAFM-Systemen und mit Hilfe von BIM könnten Projekte unkomplizierter, schneller und kontrollierbarer werden. Es wird einmal intensiv geplant und dann erfolgt die Umsetzung Planung und Ausführung wird nach dem industriellen Serienfertigungsverständnis durchgeführt. Abstimmung der Gewerke passiert unkomplizierter, alle an einem Tisch. 9

10 Sind wir wirklich bereit für die Megatrends? Der richtige Weg? Beispiel 3: Outsourcing der FM-Kompetenz Es ist für nicht-fm-unternehmen nicht das Kerngeschäft Aber es ist das Rückgrat Ihres Unternehmens und es kann noch viel mehr sein Der Trend bei Corporates geht zur Konzentration auf das Kerngeschäft. FM wird als eine Standardvergabe des Einkaufs betrachtet. Es geht nur um Unterstützungsprozesse. ACHTUNG: Auslagerung der Kompetenz, des Wissens und des Handlungsspielraums Make or Buy- Entscheidungen sind wichtig und auch richtig, die richtige Dosierung ist notwendig Chance für Alle! Die FM-Einheit benötigt ein Geschäftsmodell Eine FM-Einheit im Unternehmen besetzt Schlüsselfunktionen Betriebssicherheit = Wertschöpfung Eine FM-Einheit betreut Vermögen Erhaltung, Weiterentwicklung, Mehrung Verfügbare Mittel können in Immobilien und deren Betreuung investiert werden Kapitalanlage Innovative Konzepte und Ausführung dieser dienen als stetige Verbesserung der Leistungsfähigkeit Die FM-Einheit schafft Rendite in Eigen- und Fremdgenutzten Gebäuden Optimaler Einsatz der Produktionsfaktoren 10

11 Veränderung, Megatrends und der Rest der Welt muss das sein? Es gab schon so viel, wir müssen nicht bei jeder Änderung dabei sein Das sind Chancen, die wir brauchen! Veränderungen? Bitte nicht schon wieder Dinge zu verändern ist der beste Weg, wettbewerbsfähig zu sein Megetrends? Finden wir toll, aber passen zu uns nicht 80 % der Mitarbeiter sind von dem stetigen Wandel erschöpft, warum jetzt schon wieder? Keine Veränderung heißt Stillstand! Wir müssen Menschen für unsere Sache begeistern, Innovationen fördern und Pionier sein. Dann können wir besser sein. 11

12 Beeinflussbarkeit der Kosten Reorganisation beginnt mit dem Geschäftsmodell der FM-Einheit Wertschöpfung des FM im Gebäudelebenszyklus - Was ist unsere Rolle? - für welche Liegenschaften? - für welche Kunden & Nutzer? Habe ich die richtige Mannschaft und Lieferanten hierzu? Beeinflussbarkeit von Kostensituationen mit Auswirkung auf die Lebenszykluskosten Übergabe Immobilie Kernkompetenz der Facility Management - Einheit Sanierungsoption 2 0 Planungs- & Erstellungsphase Einfluss Betriebs- und Nutzungsphase 12

13 Reorganisation beginnt mit dem Geschäftsmodell der FM-Einheit Was ist unser Kerngeschäft? Rolle verstehen Kunden verstehen Nutzer kennen Überblick haben Aufgaben kennen Protfolio kennen Mitarbeiter aus- und weiterbilden Kompetenz im Auftreten und Verhandeln Arbeitswelt Gebäudemanagement Archtektur & Bau Kunden begeistern Nutzer zufrieden stellen Make or Buy Mix richtig dosieren Redite erwirtschaften Vertrauen erhalten Innovativ wirken KVP vorantreiben Erfolgreich sein Mehrwert bieten Wir sind verantwortlich für eine Menge X an Vermögen, machen eine Menge Y an Umsatz und sind demütiger Dienstleister oder Hausmeister? 13

14 Fragestellungen, die uns bewegen. Was war als erstes da? Das Gebäude oder der Mensch? Wie flexibel muss ein Gebäude sein? Ist das überhaupt möglich? Gibt es eine Gebäudeergonomie? 14

15 Das grundsätzliche Verständnis: Techniker trifft Kaufmann Architekt & Ingenieur Management des FM Kaufmann & Unternehmer Facility Management technisches Gebäudemanagement infrastrukturelles Gebäudemanagement kfm. Gebäudemanagement Flächenmanagement Architektur Innenarchitektur Bautechnik Arbeitswelten 15

16 Mögliche Bestandteile einer Reorganisation Das Facility Management ist Partner der anderen Unternehmenseinheiten und nicht der Hausmeister. Ein einheitliches Selbstverständnis, dass jeder Mitarbeiter verkörpert: Corporate Behavior Verhalten bei der Leistungserbringung und zum Kunden Corporate Communikation Kommunikation zu Kunden und Nutzern Corporate Culture Objekt- & Verhaltensebenen der FM-Organisation und mit Lieferanten Corporate Design Die FM-Einheit muss einen klares Erscheinungsbild haben Ein innovatives Geschäftsmodell schaffen: neue Ansätze in allen Disziplinen fahren KVP s vorantreiben Innovationen bringen Megatrends beachten, nicht hinterherlaufen leicht verständlich für den Kunden Das Handwerkszeug beherrschen: fachlich sehr gut aufgestellt Lieferantenbeziehungen fair und attraktiv stets auf dem Laufendem sein 16

17 Ist es schon zu spät? Nein, aber die Chancen müssen genutzt werden. die Digitalisierung kann ein sinnvolles Handwerkszeug der Leistungserbringung sein. Verändern sich nicht nur die Technik, sondern auch Ihr Verhalten und Verständnis. Begreifen Sie Ihre neue Rolle. ACHTUNG! laufen Sie dem Ganzen nicht hinterher. nicht jede Technik passt zur FM-Einheit. Ersticken Sie nicht im Datenmüll. 17

18 Fazit Megatrends müssen betrachtet werden. Die stetige Ableitung und Überprüfung auf die eigene FM- Einheit ist wichtig. Innovationen müssen getrieben werden. Ein einheitliches Verständnis von bereits etablierten unterschiedlichen Verfahrensweisen muss intelligent kombiniert werden. Das Thema FM muss nicht nur Fachleute begeistern sondern auch Kunden. Dabei können Kunden nicht immer Fachleute sein, sondern nur mündige Verbraucher. Reorganisation einer FM-Einheit heißt eine maßgeschneiderte Lösung für die Zukunft schaffen. Menschen, Unternehmen und Prozesse unterliegen einem stetige Wandel Gehen Sie mit der Zeit, sonst gehen Sie mit der Zeit 18