Erstellen eines Zugangs für Pfarrvernetzung und Anmeldung am CITRIX-Portal

Transkript

1 Erstellen eines Zugangs für Pfarrvernetzung und Anmeldung am CITRIX-Portal Allgemeine Hinweise: Der Zugriff auf die Datenanwendungen der EDW ist nur mit Computern und in Diensträumen einer Pfarre der Erzdiözese Wien zulässig, außer es liegt eine begründete Ausnahme des Pfarrers vor. Der Zugriff auf die Pfarrvernetzung erfolgt über einen Internet-Browser. In der ED Wien werden vor allem der Internet Explorer und Firefox unterstützt. Der Zugriff übers Internet auf die Pfarrvernetzung der Erzdiözese Wien erfolgt über ein Citrix Portal und wird mittels SMS PASSCODE geschützt. Dafür benötigt der Internet Browser zusätzlich einen Citrix-Receiver. Durch die Verbindung SMS PASSCODE/Benutzer/Datenbankaufzeichnung sind alle Zugriffe eindeutig protokolliert, einem Benutzer zuordenbar und damit unbestreitbar. Ein Verlust des Mobiltelefons bzw. ein Ausscheiden des Mitarbeiters ist dem Matrikenreferat unverzüglich zu melden, damit die Telefonnummer für den SMS PASSCODE gesperrt werden kann. 1. Pfarrvernetzung Citrix Zugang Wenn Sie noch keinen Citrix-Zugang zur Pfarrvernetzung haben oder Wenn Sie beim Anmelden über den Citrix-Zugang Probleme haben, dann gehen Sie im Internet auf Pfarrvernetzung: Geben Sie bitte in Ihren Browser ein: Auf dieser Seite finden Sie alle Programme, die Sie für die Pfarrvernetzung benötigen. Dazu gibt es Installationsanleitungen und Hinweise, falls Probleme auftreten sollten.

2 Wir empfehlen die Anlage eines Favoriten bzw. eines Lesezeichens Pfarrvernetzung: o Favorit mit Internet Explorer: Klicken Sie auf den Stern Klicken Sie auf Zu Favoriten hinzufügen : Geben Sie bitte unter Name Pfarrvernetzung ein und klicken Sie auf Hinzufügen um den Favoriten anzulegen. o Lesezeichen mit Mozilla Firefox: Klicken Sie auf den Stern Drücken Sie noch einmal auf den Stern Geben Sie bitte unter Name Pfarrvernetzung ein und klicken Sie auf Fertig um das Lesezeichen anzulegen.

3 2. Anmeldung Pfarrvernetzung mit SMS PASSCODE Wenn Sie Ihren Favoriten bzw. Ihr Lesezeichen Pfarrvernetzung auswählen, öffnet sich das Anmeldefenster: Geben Sie Ihre Anmeldeinformationen ein: Benutzername: Ihr Benutzername z.b.: p9999doer Kennwort: Ihr Kennwort danach klicken Sie auf <Anmelden> Nach erfolgreicher Authentifizierung sendet SMS PASSCODE einen Passcode per Flash-SMS an die von Ihnen hinterlegte Handynummer. Ohne Eingriff durch den Anwender wird der Passcode direkt am Display des Handys angezeigt, nach Bestätigung (OK) wird die Meldung aus dem Speicher gelöscht. Es wurde ein zusätzlicher Schutz gegen unerlaubten Zugriff aktiviert: Wird im Anmeldefenster das Kennwort 10 x hintereinander nicht korrekt eingeben, wird der Zugang über SMS PASSCODE dauerhaft gesperrt. Diese Sperre kann nur von einem Administrator (Referat für Datenverarbeitung, ) aufgehoben werden. Falls das passiert, erhalten Sie auf Ihr Handy eine Benachrichtigung über die Sperre Danach klicken Sie auf <Senden> und die Anwendung gestartet. Der Cursor steht nun sofort im Eingabefeld. Sie haben 1 Minute Zeit den Passcode zeichengenau einzugeben. Erfolgt die Eingabe nicht innerhalb dieser Zeit, wird eine Flash-SMS an die optionale Handynummer gesendet. Sie haben wieder 1 Minute Zeit, den Passcode am Computer einzugeben. Auch hier wurde ein zusätzlicher Schutz gegen unerlaubten Zugriff aktiviert: Wird im Anmeldefenster der PASSCODE 5 x hintereinander nicht korrekt eingegeben, wird der Zugang über SMS PASSCODE für 5 Minuten gesperrt. Anschließend muss wieder mit der Anmeldung über Favoriten bzw. Lesezeichen begonnen werden. Auch in diesem Fall wird eine Benachrichtigung an Ihr Handy gesendet. Wenn Ihr Handy oder das Handynetz gerade nicht verfügbar sind, Sie aber die Anmeldung im System brauchen, kann in diesem Falle über das Matrikenreferat ein temporärer PASSCODE generiert werden. Bei Problemen mit dem Passcode: Abhängig von einigen Faktoren kann es vorkommen, dass der Passcode nicht innerhalb des Zeitfensters, der im System zum sicheren Einloggen vorgesehen ist (1 Minute), am Handy ankommt. Melden Sie sich bitte von der Citrix-Sitzung ab und warten Sie mindestens 5 (besser 10) Minuten. Wenn bis dahin kein Passcode kommt, melden Sie sich neu an. Wenn der Passcode wieder ungültig ist, dann gehört er eventuell zur ersten Anmeldung und ist zu spät gekommen. Bitte wiederholen Sie den Vorgang nochmals und wenn es wieder nicht funktioniert, dann rufen Sie bitte im Matrikenreferat an - wir suchen gemeinsam nach einer Lösung, damit Sie weiterarbeiten können.

4 Nach der Anmeldung wir dieser Bildschirm angezeigt: Wenn Sie auf Apps klicken öffnet sich das Fenster mit allen verfügbaren Applikationen und PDFs. Nach Beendigung der Arbeit kann man sich auf diesem Bildschirm durch klicken auf den Namen rechts oben von Citrix wieder abmelden. 3. Pfarrvernetzung - Hauptverzeichnis Je nach Berechtigung sehen Sie eine Auswahl oder alle im Screenshot angezeigten Icons. "DKD-Icon" zum Aufruf der Diözesanen Katholiken Datei DKD RS2-Icons zum Aufruf der RS2-Buchhaltung Schulungsplaner das Anmeldeprogramm für die Umschulung auf die OEKD "PDF-Icons" mit wichtigen Informationen für die Pfarren Mit diesen Icons werden im geschützten Bereich für die Pfarren wichtige Informationen zur Verfügung gestellt, die für die allgemeine Öffentlichkeit nicht bestimmt sind: Die folgenden Dokumente können auch auf dem Mitarbeiterportal der ED Wien abgerufen und am PC gespeichert werden. Service DKD-Pfarrvernetzung DKD-Kurse Termin- und Anmeldeformular für aktuelle DKD-Schulungsangebote DKD-Meldung an Matrikenreferat Anmeldeformular DKD-Pfarrvernetzung Benutzerhandbuch Dieses Dokument DKD-Pfarr-Version Auflistung aller Software-Neuerungen in der DKD Die folgenden Dokumente können auch auf dem Mitarbeiterportal der ED Wien abgerufen und am PC gespeichert werden. Service Matrikenreferat Schematismus Pfarrverzeichnis ED-Wien Verzeichnis aller Dienststellen, Institutionen, Pfarren der Erzdiözese Wien - monatliche Aktualisierung Alle Pfarren der Erzdiözese Wien mit Kontaktdaten. Monatliche Aktualisierung Pfarrverzeichnis Österreich Alle österreichischen Pfarren mit Kontaktdaten (Telefon, Fax Mail) (soweit sie uns von den anderen Diözesen zur Verfügung gestellt werden) Pfarren, die von einem DKD-Bearbeiter 1 oder 2 betreut werden, werden als "DKD-Pfarre" ausgewiesen - quartalsweise Aktualisierung Straßenverzeichnis Alle Ortschaften der Erzdiözese Wien mit mehr als einer Pfarre im Ortsgebiet. Pfarr-Info Übersichtsblatt der Quartalsaussendung des Matrikenreferates an die Pfarren.

5 Die folgenden Dokumente können auch auf dem Mitarbeiterportal der ED Wien abgerufen und am PC gespeichert werden. Service Matrikenwegweiser Matrikenwegweiser Matrikenformulare Wegweiser zur Führung der Pfarrmatriken Alle Matrikenformulare mit Eingabemöglichkeit Beim Aufruf eines Formulars im Matrikenwegweiser, wird zwar die Datei Matrikenformulare geöffnet, jedoch wird nicht auf das entsprechende Formular gesprungen. Nach dem Schließen des Matrikenformulars wird nicht an die Aufrufposition im Matrikenwegweiser zurückgesprungen, sondern die PDF-Datei geschlossen. Wenn Sie diese Funktionalität benötigen, müssen Sie die beiden Dateien in einem Verzeichnis auf dem PC speichern. Auszugsweise können Seiten auch "gedruckt" werden. Diese werden wie alle anderen Dokumente in der DKD als mit PDF-Anhang an die adresse des Benutzers geschickt. Wollen Sie das ganze Dokument offline am PC zur Verfügung haben und auch die und Web- Seiten Links verwenden, ist es von Vorteil die Dokumente auf den PC herunter zu laden. Entweder kann die entsprechende Datei geöffnet und dann mit "Speichern unter" auf den PC gespeichert werden oder die Datei kann auch von der Mediendatenbank heruntergeladen werden. Matrikenwegweiser-Online Info Matrikenwegweiser-Version Information zur Bedienung des Matrikenwegweisers Korrekturen im Matrikenwegweiser zum Nachlesen 4. Änderung Ihres persönlichen Kennwortes im Citrix-Portal Zur Erinnerung: Das persönliche Kennwort zum Einstieg in die Pfarrvernetzung muss mindestens alle 62 Tage erneuert werden. Ändern Sie das Kennwort nicht in dieser Zeit, wird der Zugang automatisch gesperrt und muss vom Support wieder frei geschaltet werden. Um diesen Aufwand zu minimieren, empfehlen wir eine monatliche Änderung. Kennwörter dürfen nicht notiert werden. Jeder Benutzer ist für die Geheimhaltung seines Kennwortes verantwortlich. Bitte beachten Sie unsere Empfehlung, das Kennwort monatlich zu ändern! Vor Ablauf Ihres Kennwortes (14 Tage) erscheint folgende Warnung Gleichzeitig bekommen Sie eine automatische Mail mit Countdown, am letzten Tag gibt es eine Verständigung, die auf den Ablauf aufmerksam macht. Ab jetzt haben Sie keinen Zugang. Per Antwort auf das Mail werden Sie vom Matrikenreferat bzw. der Buchhaltung wieder zurückgesetzt und verständigt. Wenn Sie Ihr Kennwort nicht rechtzeitig geändert haben oder es inzwischen abgelaufen ist (Urlaub, Krankenstand), kommt die Fehlermeldung 401: In diesem Fall müssen Sie im Matrikenreferat (Klappe 3419) bzw. Buchhaltung (Klappe 3417) anrufen, damit nach Rücksprache mit Ihnen ein neues Wunschpasswort vergeben werden kann. Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben, kann das Matrikenreferat bzw. die Buchhaltung ebenfalls ein neues Kennwort vergeben.

6 4.1. Komplexitätsanforderungen des Kennwortes: Folgende Kriterien sind bei der Gestaltung des Kennwortes zu beachten, damit es vom System als sicher eingestuft und zugelassen wird: Ein sicheres Kennwort muss Elemente aus 3 von 4 Zeichengruppen aufweisen: o Zeichengruppe-1: alle Großbuchstaben A-Z o Zeichengruppe-2: alle Kleinbuchstaben a-z o Zeichengruppe-3: alle Ziffern von 0-9 o Zeichengruppe-4: Sonderzeichen (z.b.:!, $, #, %), keine Umlaute und ß Ein sicheres Kennwort ist mindestens 8 Stellen lang. Ein sicheres Kennwort wird regelmäßig gewechselt: o Nach einer Kennwortänderung frühestens wieder nach 24 Stunden möglich. o Spätestens 62 Tage nach einer Kennwortänderung; das System weist in den letzten 14 Tagen der Gültigkeit auf den Ablauf des Kennwortes hin. Ein sicheres Kennwort darf sich nicht wiederholen. Ein sicheres Kennwort enthält weder den Benutzernamen noch Teile des vollständigen Namens. Ein sicheres Kennwort ist dann sicher, wenn es nicht weitergegeben wird Persönliches Kennwort ändern: - Kennwort ändern unter Windows: Die DKD ganz normal (mit dem aktuellen Kennwort) aufrufen: die Tasten [Strg] + [F1] drücken Die RS2 ganz normal (mit dem aktuellen Kennwort) aufrufen: die Tasten [Strg] + [F1] drücken o - Kennwort ändern: "Kennwort ändern " anklicken

7 Altes Kennwort (= das jetzt aktuelle) eingeben Neues Kennwort (siehe dazu auch 4.1) Neues Kennwort nochmals bestätigen entweder [Enter] oder auf den Pfeil neben "Kennwort bestätigen" klicken Das Kennwort wurde geändert - OK - Kennwort ändern unter Apple Mac und Linux: Bevor Sie Ihre Citrix-Anwendung aufrufen, erhalten Sie einen Bildschirm, wie oben angezeigt. Rechts außen klicken Sie bitte auf Ihren Namen und dann auf Kennwort ändern. Nun Weiter Altes Kennwort (= das jetzt aktuelle) eingeben Neues Kennwort (siehe dazu auch 4.1) Neues Kennwort nochmals bestätigen entweder [Enter] oder auf den Pfeil neben "Kennwort bestätigen" klicken