Landesverwaltungsamt Berlin

Transkript

1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) IPV anwendende Stellen GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) PS IPV Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Fragen zum Inhalt per Hotline-Anfrage an die unten angegebene -Adresse Vermittlung (030) Intern Fax (030) Adresse [email protected] ( -adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum Rundschreiben LVwA IPV Nr. 20/2012 Änderungen/Hinweise zum Kalendermonat Juli Übersicht der Themenkomplexe 1 Allgemeines Transporttermin Juli Sonderrundschreiben Anwenderhandbuch 3 2 Stichprobenprüfung 3 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft Pfändung besondere Sachverhalte Guthaben in der Personalabrechnung Lohnarten im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) LA 6130 Rückz pfändbetr von Gläub Lohnart 6100 Guth Pfänd an Gläub Lohnart 6110 Guth Pfänd an MA pf.frei und Lohnart 6120 Guth Pfänd an MA pf.bar Berücksichtigung von KV-Beiträgen BS / VS Deaktivierung der Zulässigkeit von Subtypen Gültigkeitsbeginn der Datensätze in den Infotypen Behinderung (IT 0004) und Familie/Bezugsperson (IT 0021) Lohnarten für in der Entgeltordnung geregelte Zulagen Lohnart 1904 Garantiebetrag 17 TV-L Indirekte Bewertung der Lohnart 1906 Strukturausgleich 8 Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Zahlungen bitte bargeldlos Montag, Dienstag und Freitag an die Landeshauptkasse von 9-12 Uhr Berlin und nach Vereinbarung Intranet: Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer Bankleitzahl

2 3.8 Lohnart 3702 Fahrtkostenerstattung Manueller Krankengeldzuschuss Manueller KV-Zuschuss Zulässigkeit von Lohnarten Vorarbeitgeberdaten bei Versetzung (Durchschnitt 21 TV-L) Simulation der Personalabrechnung EEL: Fehlermeldungen für Meldungen ab Sonderzahlung nach TV-L Sonderzahlung nach TVA-L Anpassung d. individuellen Zwischen- und Endstufen Tarifvertrag TV-Prakt-L Tagesdurchschnitt Jahressonderzahlung Praktikanten im Mitarbeiterkreis 8H Rett.ass-brf.prakt Umbenennung der Abwesenheitsarten gemäß Anwendungs-TV Aliquotierung bei einer 7-Tage Arbeitszeitplanregel Gültigkeitsverlängerung der Abwesenheitsart zur Dienstbefreiungen bei extremer Wetterlage für behinderte Menschen Einblenden Pausenfelder im Infotyp Anwesenheiten (IT 2002) Erwerbsminderungsrente auf Zeit Aktuelle Rechengrößen in der Zusatzversorgung Bereichsmenü ZPER Report Lohnsteuerdaten anzeigen Betriebsnummern der Krankenkassen und maschinelles Zahlstellenverfahren Besoldungs- und Versorgungsanpassung zum Urlaubsabgeltung für Beschäftigte in Altersteilzeit (Tarif) 17 4 Abrechnungssachbearbeitung Pfändung besondere Sachverhalte Prüfung Zahlbetrag in der Personalabrechnung Personalstandstatistik Testlauf Besoldung 18 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung Registerkarte Änderungsgründe (IT 9507) 18 6 Anwendungssystembetreuung Hardcopy 18 7 Reisekosten Wegstreckenentschädigung

3 1 Allgemeines 1.1 Transporttermin Juli 2012 Systemanpassungen werden mit dem Releasewechsel in die produktiven Systeme Z01 und S01 transportiert. 1.2 Sonderrundschreiben Am heutigen Tag wird ein gesondertes Rundschreiben zum Releasewechsel Rundschreiben LVwA IPV Nr. 21/ veröffentlicht. 1.3 Anwenderhandbuch Mit Mail vom an die Anwendungssystembetreuung wurde folgende Information gegeben: am heutigen Tag wurde die 36. Änderung des Anwenderhandbuchs im Intranet veröffentlicht. Gleichzeitig hat sich die Aufbereitung des Anwenderhandbuches im Intranet geändert: Ab heute ist auf der Intranetseite des SSC ein gesonderter Button Anwenderhandbuch eingerichtet. Damit gelangt man direkt in die Übersicht der Kapitel. Nach Aufruf des Kapitels kann nun z.b. die einzelne Infotypbeschreibung direkt geöffnet werden. Die Aktualisierung erfolgt ab sofort monatlich. Die Information über die Aktualisierung wird jeweils als Anlage mit dem laufenden monatlichen Rundschreiben LVwA IPV veröffentlicht - hier Anlage 5. Aus der Anlage heraus kann jede Aktualisierung direkt geöffnet werden. Damit entfällt ab sofort die Bereitstellung der Austauschseiten als Druckdatei 2 Stichprobenprüfung Es wurde das alljährliche Update für die der Stichprobenprüfung zu Grunde liegende Software hr-easy audit eingespielt. Darüber hinaus gab es verschiedene zusätzliche Änderungsnotwendigkeiten. Hinweise dazu: Im Rahmen der Qualitätssicherung wurde festgestellt, dass die Systemeinstellungen zur Prüfung von Änderungen an Datensätzen zu den Infotypen Sollarbeitszeit (IT 0007) und Vermögensbildung (IT 0010) nicht korrekt waren. Diese Systemeinstellungen wurden mit einem gesonderten Transport ins Produktivsystem bereits am korrigiert

4 Sind Änderungen an Datensätzen des Infotyps Darlehen (IT 0045) erfolgt, wurden bisher unter Umständen Stichproben erzeugt, auf deren Prüfbelege keine Feldänderungen angedruckt wurden. Der Fehler wurde korrigiert. Der Infotyp Störfall D (IT 0124) wurde in Vorbereitung der künftigen Verwendung im IPV- Verfahren in die Regelprüfung (100%) aufgenommen. Die Feldänderungen des Infotyps Elektronischer Datenaustausch (IT 0700) werden nun vollständig auf dem Prüfbeleg angedruckt. Die Darstellung der geänderten Feldwerte auf dem Prüfbeleg wurde insofern benutzerfreundlicher gestaltet, dass nun mehr Zeichen für den Andruck der Feldbezeichnung zur Verfügung stehen und für die geänderten Feldwerte unter Umständen ein Zeilenumbruch erfolgt. Die entsprechend aktualisierte Version der Anlage zum Dokument Verfahrensbeschreibung und Handlungsleitfaden für den Probe-/Echtbetrieb zum Stichprobenverfahren im IPV-System (Umgang mit hr-easy audit) wurde auf dem Intranetseiten des LVwA - SSC veröffentlicht. 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft Pfändung/Abtretung 3.1 Pfändung besondere Sachverhalte Bei der maschinellen Pfändungsbearbeitung im IPV-System ( Dateneingaben in den Infotypen 0111 bis 0117) sind bei bestimmten Sachverhalten neben der Dateneingabe durch die Personalsachbearbeitung weitere Aktivitäten durch die Abrechnungssachbearbeitung erforderlich. Die folgenden Hinweise richten sich daher sowohl an die Personal- als auch an die Abrechnungssachbearbeitung. Über die Hinweise hinaus sind in der Abrechnungsstelle weitere organisatorische Festlegungen zu treffen, damit der Geschäftsprozess Maschinelle Pfändungsberechnung ordnungsgemäß verläuft Guthaben in der Personalabrechnung Guthaben entstehen in der Personalabrechnung infolge der Eingabe des Status Vorpfändung oder aktiv ohne Überweisung im Infotyp Pf.D Pfändung/Abtret (IT 0111), da der Pfändungsbetrag zwar maschinell berechnet und einbehalten, aber (noch) nicht an den Gläubiger überwiesen wird. Die Abrechnungssachbearbeitung ist zwingend zu informieren, da bei diesem Sachverhalt bis zur Klärung, ob der Betrag an den Gläubiger oder an den Beschäftigten/Versorgungsempfänger auszuzahlen ist, ggf. eine Umbuchung erforderlich wird

5 Die Abrechnungssachbearbeitung erhält im Verlauf der monatlichen Personalabrechnung/Folgeaktivitäten die Druckausgabe Zusammenstellung aller Abrechnungssummen. In dieser Druckausgabe wird der Betrag in der Zeile vorläufig einzubehaltende Pfändungen aufgeführt und ist (gedanklich) mit einem negativem Vorzeichen zu versehen: In der Buchung ins Rechnungswesen wird der Betrag als Haben-Betrag ausgewiesen. Um diesen Betrag ist das Vorkonto nicht ausgeglichen Lohnarten im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) Die Lohnarten 6100 bis 6130 stehen zur Verfügung, um besondere Sachverhalte bei einer maschinellen Pfändungsverarbeitung abzubilden. Die Datenpflege dieser Lohnarten darf ausschließlich in Verbindung mit Datensätzen im Infotyp Pf. Ausgleich D (IT 0117) erfolgen. Der Infotyp Pf. Ausgleich D (IT 0117) hat je nach abzubildendem Sachverhalt einen anderen Namen und bedingt die Eingabe einer bestimmten Lohnart: Pf.D AG Rückzahlung (0117) LA 6130 Rückz pfändbetr von Gläub Pf.D AG Auszahlung (0117) LA 6100 Guth Pfänd an Gläub Pf.D AG Auszahlung (0117) LA 6110 Guth Pfänd an MA pf.frei Pf.D AG Auszahlung (0117) LA 6120 Guth Pfänd an MA pf.bar. Folglich muss es zu jedem Datensatz im Infotyp Pf. Ausgleich D (IT 0117) einen korrespondierenden Datensatz im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) geben. Werden die o. g. Lohnarten gepflegt, ist zwingend die Abrechnungssachbearbeitung zu informieren, da ggf. Umbuchungen bzw. Zahlungsanweisungen mit Profiskal vorzunehmen sind LA 6130 Rückz pfändbetr von Gläub Der vom Gläubiger überwiesene Betrag ist mit Profiskal zu vereinnahmen und ins IPV-System einzupflegen. Der mit dieser Lohnart in den Infotypen Pf. Ausgleich D (IT 0117) und Ergänzende Zahlung (IT 0015) erfasste Betrag, wird mit den Bezügen an den Beschäftigten/Versorgungsempfänger überwiesen. In den Abrechnungsunterlagen, die die Abrechnungssachbearbeitung im Verlauf der Personalabrechnung/Folgeaktivitäten erhält, fehlt dieser Betrag bei den Überweisungen in der Zusammenstellung aller Abrechnungssummen, ist aber in dem Überweisungsbetrag lt. DTA berücksichtigt. Damit das Vorkonto ausgeglichen wird, muss ggf. eine Umbuchung des Betrages aus der Finanzstelle, auf der der Betrag vereinnahmt wurde, erfolgen Lohnart 6100 Guth Pfänd an Gläub Ist das Guthaben an den Gläubiger auszuzahlen, sind der Infotyp Pf. Ausgleich D (IT 0117) und der Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) mit der Lohnart 6100 Guth Pfänd an Gläub anzulegen, damit die Pfändungsergebnisse im IPV-System korrekt sind. Das Guthaben wird allerdings nicht über die Personalabrechnung/Folgeaktivitäten an den Gläubiger überwiesen und ist daher - 5 -

6 auch nicht im DTA enthalten. Die Überweisung an den Gläubiger muss mit Profiskal erfolgen. In der Zusammenstellung aller Abrechnungssummen wird der Betrag in der Zeile vorläufig einzubehaltende Pfändungen (mit positivem Vorzeichen) aufgeführt (Buchung ins Rechnungswesen: Soll-Betrag) und gleicht damit den erhöhten Betrag in der Zeile Überweisungen aus Lohnart 6110 Guth Pfänd an MA pf.frei und Lohnart 6120 Guth Pfänd an MA pf.bar Ist das Guthaben an den Beschäftigten auszuzahlen, sind der Infotyp Pf. Ausgleich D (IT 0117) und der Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) mit der Lohnart 6110 Guth Pfänd an MA pf.frei oder Lohnart 6120 Guth Pfänd an MA pf.bar anzulegen. Das Guthaben wird über die Personalabrechnung/ Folgeaktivitäten an den Beschäftigten ausgezahlt ( ist im DTA enthalten). In der Zusammenstellung aller Abrechnungssummen wird der Betrag in der Zeile vorläufig einzubehaltende Pfändungen (mit positivem Vorzeichen) aufgeführt (Buchung ins Rechnungswesen: Soll-Betrag). Das Vorkonto ist nicht ausgeglichen, da der Betrag in einer der vorherigen Personalabrechnungen ermittelt und einbehalten wurde: Eine Umbuchung ist erforderlich. 3.2 Berücksichtigung von KV-Beiträgen BS / VS In der maschinellen Pfändungsberechnung werden nur die KV-Beiträge berücksichtigt, die im Infotyp Wiederkehrende Be/Abzüge (IT 0014) mit der Lohnart 6140 KV-Beitrag man pfandfr gepflegt sind. Der im Infotyp SV-Zusatzvers. D (IT 0079) ggf. vorhandene Eintrag in der Spalte Basistarif SV wird in der Steuerberechnung ( Vorsorgepauschale) berücksichtigt und beeinflusst damit nur indirekt die maschinelle Pfändungsberechnung. Infotypen 3.3 Deaktivierung der Zulässigkeit von Subtypen Mit Mail vom an die Anwendungssystembetreuung wurde folgende Information gegeben: nach dem Releasewechsel sind für die Infotypen Aufenthaltsstatus (IT 0048) und Anschriften (IT 0006) einige in der Wertehilfe vorhandene Subtypen nicht mehr zu verwenden, da sie nicht für Deutschland zulässig sind. Folgende Subtypen werden aus der jeweiligen Wertehilfe entfernt und können dann nicht mehr angelegt werden: Infotyp Infotyp-Text Subtyp Subtyp-Text 0006 Anschriften FRRT Adresse domicile pour ticket restaurant 0048 Aufenthaltsstatus A Saisonaufenthalt - 6 -

7 Infotyp Infotyp-Text Subtyp Subtyp-Text B Jahresaufenthalt C Niederlassungsbewilligung CHL1 GE: Kurzauf. nicht. kont. (4 Monate) CHL2 GE:Kurzauf. n. kont. (120 Tage in 12 M.) CHL3 GE: Kurzaufenthalter kontingentiert F Vorläufig Aufgenommene G Grenzgaenger GBA2 GBA8 L Kurzaufenthalter (max. 18 Monate) N Asylbewerber Bei bereits angelegten Subtypen besteht bis zum Termin des Releasewechsels die Möglichkeit, diese Datensätze zu löschen bzw. abzugrenzen. Es ist jedoch unschädlich, vorhandene bereits abgegrenzte Datensätze unverändert stehen zu lassen; sie können weiterhin angesehen und ausgewertet (mittels Adhoc-Query bzw. Freie Suche) aber weder verändert noch gelöscht werden. Im Datensatz wird allerdings nur das Schlüsselkennzeichen ohne Bezeichnung ausgegeben. Mit der Funktion Ändern oder Kopieren kann ein solcher Datensatz aufgerufen und unter einen anderen Subtypen gespeichert werden 3.4 Gültigkeitsbeginn der Datensätze in den Infotypen Behinderung (IT 0004) und Familie/Bezugsperson (IT 0021) Aufgrund von Systemeinstellungen im Kalendermonat Februar 2012 war es nicht mehr möglich, den Gültigkeitsbeginn eines Datensatzes der o. g. Infotypen vor das Eintrittsdatum zu setzen. Diese Systemeinstellung wurde korrigiert. Entgeltordnung 3.5 Lohnarten für in der Entgeltordnung geregelte Zulagen Für Tariflich Beschäftigte wurden für die in der Entgeltordnung geregelten Zulagen Lohnarten eingerichtet. In den Anlagen 1 und 2 zu diesem Rundschreiben werden die Ausprägungen der Lohnarten beschrieben. Die Entgeltgruppenzulagen gem. Teil II der Entgeltordnung sowie die Besitzstandszulagen gem. 9 bzw. 17 Abs. 5 S.2 TVÜ-L sind seit dem Inkrafttreten der neuen Entgeltordnung bei der Ermittlung einer persönlichen Zulage gem. 14 TV-L Abs. 3 Satz 1 zu berücksichtigen. Die Systemeinstellungen zum Anlegen des Infotyps Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) wurden entsprechend angepasst

8 Außerdem wurden folgende Lohnarten umbenannt: Lohnart Lohnartenbezeichnung bisher Lohnartenbezeichnung künftig 1473 Pflegezulage Pflegezulage VorarbZul. 8% TV LGr-TdL VorarbZul. 1 Anl. F TV-L 1971 VorarbZul. 12% TV LGr-TdL VorarbZul. 2 Anl. F TV-L 4172 VorarbZ. 8% TVLGrTdL std. VorarbZ. 1 Anl F TV-L std 4173 VorarbZ.12% TVLGrTdL std. VorarbZ. 2 Anl F TV-L std 3.6 Lohnart 1904 Garantiebetrag 17 TV-L Mit 1 Abs. 8 ÄndTV Nr. 4 TV-L ist eine Besitzstandszulage nach 9 bzw. 17 Abs. 5 S.2 TVÜ-L oder eine Entgeltgruppenzulage bei der Ermittlung des Garantiebetrages zu berücksichtigen. Eine maschinelle Lösung von SAP wird es nach derzeitigem Stand nicht geben. Daher ist in diesen Fällen die indirekte Bewertung der Lohnart 1904 Garantiebetrag 17 TV-L bei einer Höhergruppierung im Infotyp Basisbezüge (IT 0008) oder der vorübergehenden Übertragung einer höherwertigen Tätigkeit nach 14 TV-L, einer Führung auf Probe nach 31 TV-L oder einer Führung auf Zeit nach 32 TV-L im Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) zu prüfen und ggf. der Betrag manuell vorzugeben. Die Beschreibung im IPV-Anwenderhandbuch, Kap. I, wird mit der nächsten Veröffentlichung angepasst. Lohnarten 3.7 Indirekte Bewertung der Lohnart 1906 Strukturausgleich Die indirekte Bewertung der Lohnart 1906 Strukturausgleich im Infotyp Basisbezüge (IT 0008) ist bei tariflich Beschäftigten fehlerhaft, wenn eine unbezahlte Fehlzeit oder Elternzeit im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) vorliegt (s. Mail vom ). Die Systemeinstellungen wurden korrigiert

9 Hinweis Für die betroffenen Personalfälle ist mit Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) ein individueller Rückrechnungsanstoß auf das relevante Rückrechnungsdatum zu setzen. 3.8 Lohnart 3702 Fahrtkostenerstattung Aufgrund einer Hotlinemeldung wurde festgestellt, dass die fachliche Grundlage für die Lohnart 3702 Fahrtkostenerstattung entfallen ist. Die Zulässigkeit der Pflege der Lohnart wurde für den Infotyp Wiederkehrende Be-/Abzüge (IT 0014) zum abgegrenzt (s. Anlage 3 zu diesem Rundschreiben). Für die Fahrtkostenerstattung nach 11 TVA-L ist die Lohnart 3703 FahrtkoErst 11TVA-L stfr im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) zu nutzen. 3.9 Manueller Krankengeldzuschuss Aufgrund einer Hotlinemeldung wurde festgestellt, dass für die manuelle Vorgabe eines Zuschusses zum Kranken- bzw. Übergangsgeld nach 22 TV-L bzw. 13 TVÜ-L die Lohnart 3198 man. KrankenGZ 22 TV-L im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) vorzugeben ist (s. Anlage 4 zu diesem Rundschreiben). Die Lohnart ist ab dem auch für die tariflich Beschäftigten zulässig und wurde entsprechend umbenannt. Die Beschreibung im IPV-Anwenderhandbuch Kapitel VII Schwerpunktthema S16 Hinweise zum Thema Krankengeldzuschuss wird zum nächsten Termin aktualisiert Manueller KV-Zuschuss Die Bezeichnung der Lohnart für die manuelle Vorgabe eines Zuschusses zur Krankenversicherung wurde wie folgt angepasst: 3080 KV-Zusch.man. 257 SGB V (s. Anlage 3 zu diesem Rundschreiben) Zulässigkeit von Lohnarten Folgende Lohnarten sind ab dem für die Mitarbeitergruppe L Tarifl. Besch. TV-L zulässig: 2220 KKA 7,54BBesG stfrei BT (das T wurde in der Lohnartenbezeichnung angefügt) 3723 VBL-Brutto Entwickl.hilfe (s. Anlage 3 zu diesem Rundschreiben)

10 Reports 3.12 Vorarbeitgeberdaten bei Versetzung (Durchschnitt 21 TV-L) Die Druckausgabe Vorarbeitgeberdaten wurde um die Auswertung der folgenden Lohnarten aus den Abrechnungsergebnissen der letzten drei Kalendermonaten vor der Versetzung für die manuelle Berechnung des Tagesdurchschnitts nach 21 TV-L in der aufnehmenden Verwaltung ergänzt: /221 Zeitzuschläge (BAT, AVR) /233 Hochgerechn. Zeitzuschl. Die jeweiligen Schwerpunktthemen im Anwenderhandbuch, Kap. VII, werden mit der nächsten Veröffentlichung entsprechend aktualisiert. s. auch Ausführungen dazu in Tz Simulation der Personalabrechnung In der Personalabrechnung wird jetzt geprüft, ob der Zahlbetrag (Lohnart /560) im aktuellen Abrechnungsmonat den Betrag von übersteigt. Ggf. wird dann folgender Hinweis ausgegeben: Achtung Bei der Simulation der Personalabrechnung wird der Hinweis nur ausgegeben, wenn die Simulation mit Protokoll gestartet wurde. s. auch Ausführungen dazu in Tz EEL: Fehlermeldungen für Meldungen ab Mit Mail vom an die Anwendungssystembetreuung wurde folgende Information gegeben: in den Eingangsmeldungen zum EEL-Verfahren erhalten Sie für Meldungen ab die Fehlerrückmeldung "Bei Abgabegrund 41 ist nur N zulässig". Die Anforderungen an den EEL-Datensatz und Datenbausteine wurden zum geändert. Die SAP hat hierzu eine Korrektur ausgeliefert, die am ausgeliefert wurde. Sofern in den EEL-Eingangsmeldungen noch nicht geschehen, ist die Meldung zu markieren und die Ablehnung durchzuführen. Nach der Auslieferung der Korrekturen wird dann automatisch die korrigierte Meldung versendet werden

11 Sonderzahlung 3.15 Sonderzahlung nach TV-L Bei der maschinellen Berechnung der Sonderzahlung nach 20 TV-L sind die Erschwerniszuschläge und die Zulage nach 18 Abs. 2 TVÜ-L als laufendes Entgelt des jeweiligen Bemessungsmonats der Sonderzahlung zu berücksichtigen, da diese Entgeltbestandteile nach 24 Abs. 1 S.2 TV-L nicht zeitversetzt gezahlt werden. Die Systemeinstellungen wurden ab korrigiert Sonderzahlung nach TVA-L Auszubildende in Teilzeit erhalten eine Jahressonderzahlung nach 16 TVA-L BBiG/Pflege in Höhe des teilzeitgekürzten Ausbildungsentgelt für den Kalendermonat November des jeweiligen Kalenderjahres. Die Systemeinstellungen wurden angepasst. Tarifrecht 3.17 Anpassung d. individuellen Zwischen- und Endstufen Mit Mail vom an die Anwendungssystembetreuung wurde folgende Information gegeben: die Tariferhöhung ab wird nach jetziger Planung am umgesetzt. Damit die Anpassungen ohne Zeitverzögerungen möglich sind, werden die IPV-Anwender/innen mit folgenden Kennungen am Freitag, d ab 12:00 Uhr gesperrt: P-Kennungen (Personalservice) L- und G-Kennungen (Zeitwirtschaft) Z-Kennungen (Abrechnung) WS-Kennungen (Stellenwirtschaft) Die Sperre wird erst nach Durchführung aller Aktivitäten aufgehoben. Folgende Aktivitäten werden durchgeführt: Die direkt bewertete Lohnart 1907 dyn. Vergl.Entg. 5 TVÜ-L wird in den Tarifarten 02 TV-L Lehrkräfte, 03 TV-L, 04 TV-L KR, 08 TV-L PauschkraftF sowie 09 TV-L PolizeikraftF vom SSC maschinell angepasst. Im Infotyp Basisbezüge (IT 0008), Subtyp 0 Basisvertrag wird für folgende Personengruppen eine neuer Datensatz ab erzeugt: Mitarbeitergruppe L ohne Mitarbeiterkreis 4A TV-L Besch. ITDZ, Mitarbeitergruppe E für die Mitarbeiterkreise 75 TVA-L BBiG und 76 TVA-L Pflege, Mitarbeitergruppe F für die Mitarbeiterkreise 8E Sozialarb-brf.prakt, 8F Erzieher-brf.prakt. und 8H Rett.ass-brf.prakt. Folgende Hinweise sind zu beachten:

12 Folgedatensätze mit einem Beginndatum ab dem werden maschinell nicht angepasst. Änderungen der Lohnart 1907 sind manuell vorzunehmen. Sofern zum o. g. Stichtag eine Zulage über den Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) gepflegt wurde, ist manuell ein neuer Datensatz zum anzulegen. Altersteilzeitfälle, die sich am Stichtag in der Freizeitphase befinden, sind von der Anpassung der Vergleichsentgelte ausgeschlossen. (Pflegehinweise zur Spiegelbildrechtsprechung Altersteilzeit s. Anwenderhandbuch, Kapitel VII, S ). Der Report wird pro Buchungskreis einmalig am ausgeführt. Personalfälle, die an diesem Tag nicht berücksichtigt werden, sind manuell anzupassen. Alle indirekt bewerteten Lohnarten wurden vom SSC durch entsprechende Tabelleneinträge angepasst. Lohnarten, die nicht indirekt bewertet sind bzw. deren indirekte Bewertung manuell überschrieben wurde, sind manuell anzupassen 3.18 Tarifvertrag TV-Prakt-L Für die Praktikanten in der Tarifart 10 TV-L Praktikanten wurden folgende Systemeinstellungen rückwirkend zum vorgenommen Tagesdurchschnitt Die maschinelle Berechnung des Tagesdurchschnitts der nicht in Monatsbeträgen festgelegten Entgeltbestandteile wurde deaktiviert. Die manuelle Vorgabe der Anzahl 1 Monate zu der Lohnart 3910 Vorg.Durchsch. 21TV-L im Infotyp Wiederkehrende Be-/Abzüge (IT 0014) entfällt Jahressonderzahlung Die Berechnung der Jahressonderzahlung erfolgt maschinell für den Monat November des jeweiligen Jahres zu der Lohnart 9055 Sonderzahlung. Für die ggf. erforderliche manuelle Übersteuerung der maschinellen Zahlbarmachung der Sonderzahlung ist der Infotyp Sonderregelungen (IT 0265) mit dem Subtyp 03 Sonderzahlung für den Zeitraum des Kalendermonats der Zahlbarmachung der Jahressonderzahlung und/oder die Lohnart 8024 Sonderzahlung im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) zu verwenden. Ein vorgegebener abweichender Bemessungsmonat kann nur im laufenden Kalenderjahr liegen und muss kleiner/gleich dem Auszahlungsmonat sein Praktikanten im Mitarbeiterkreis 8H Rett.ass-brf.prakt. Für die Praktikanten in dem Mitarbeiterkreis 8H Rett.ass-brf.prakt. gilt nach 7 TV-Prakt-L in Verbindung mit 6 Abs. 1 Buchst. b) Teilziffer aa) TV-L eine tarifliche wöchentliche Arbeitszeit von 38,5 Stunden. Die entsprechende Systemeinstellung wurde rückwirkend zum korrigiert. Ggf. sind die Stammdaten in den Infotypen Sollarbeitszeit (IT 0007) und Basisbezüge (IT 0008) zu korrigieren

13 Ist keine Korrektur der Stammdaten erforderlich, ist dennoch für die betroffenen Personalfälle ein Rückrechnungsanstoß mit der Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) zum zu setzen. Zeitwirtschaft 3.19 Umbenennung der Abwesenheitsarten gemäß Anwendungs-TV Auf der IPV-Anwenderrunde am wurde beschlossen, dass die weiterhin für Freistellungen aus dem Arbeitszeitkontos gemäß Anwendungs-TV zu verwendenden Abwesenheitsarten umbenannt werden sollen. Den IPV anwendenden Stellen war dabei bewusst, dass für die Umbenennung keine zeitliche Abgrenzung möglich ist. Die durchgeführte Umbenennung wirkt auch in die Vergangenheit. Abw.-art bisherige Bezeichnung künftige Bezeichnung 9812 wie 9802 o Bezügeverrechn AnwTV Tag o.entgverr wie 9804 o Bezügeverrechn AnwTV 1/2Tag o.entgverr wie 9806 o Bezügeverrechn AnwTV stdw. o.entgverr wie 9822 o Bezügeverrechn AnwTV Tag o.azk/entgver 9834 wie 9824 o Bezügeverrechn AnwTV 1/2Tg o.azk/entgver 9836 wie 9826 o Bezügeverrechn AnwTV stdw. o.azk/entgver 3.20 Aliquotierung bei einer 7-Tage Arbeitszeitplanregel Mit einer Hotlinemeldung wurde mitgeteilt, dass die Berechnung der Vorarbeiterzulage in Kalendermonaten mit einer unbezahlten Fehlzeit oder Krankengeldzuschuss fehlerhaft ist. Der Fehler tritt nur bei tariflich Beschäftigten mit einer der folgenden Lohnarten im Infotyp Basisbezüge (IT 0008) auf, denen eine 7-Tage Arbeitszeitplanregel (z.b. 3900F710) im Infotyp Sollarbeitszeit (IT 0007) zugeordnet ist: 1948 VorarbZul. 9% BTV Nr VorarbZul. 12% BTV Nr Pers. Zul. 10 TVÜ-L Arb Ursache hierfür ist, das die im Infotyp Vertretungen (IT 2003) vorgegebenen FREI-Tage bei der Bildung der Aliquotierungsfaktoren für die stundenweise Berechnung nach bisherigem Tarifrecht nicht berücksichtigt wurden. Die Systemeinstellungen wurden rückwirkend zum korrigiert. Für die betroffenen Personalfälle ist ein Rückrechnungsanstoß mit der Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) zum zu setzen

14 3.21 Gültigkeitsverlängerung der Abwesenheitsart zur Dienstbefreiungen bei extremer Wetterlage für behinderte Menschen Mit Rundschreiben I Nr. 102/2011 hat die Senatsverwaltung für Inneres und Sport darauf hingewiesen, dass die zum außer Kraft getretene Verwaltungsvorschrift über die gleichberechtigte Teilhabe der behinderten oder von Behinderung bedrohten Menschen in der Berliner Verwaltung (VV Integration beh. Menschen) vom derzeit überarbeitet wird. Bis zum Neuerlass wird empfohlen, diese Vorschrift zunächst weiter anzuwenden. Die mit Auslaufen dieser Verwaltungsvorschrift abgegrenzte Gültigkeit der Abwesenheit 0915 DB wg. extremer Wetterlage wird daher über den verlängert Einblenden Pausenfelder im Infotyp Anwesenheiten (IT 2002) Über die Erfassungsoberfläche des TMW ist es möglich, bei Anwesenheiten Pausenzeiten zu hinterlegen. Wird der Infotyp Anwesenheiten (IT 2002) über die Benutzeroberfläche Personalstammdaten pflegen (PA30) oder Zeitdaten pflegen (PA63) aufgerufen, war eine Erfassung von Pausenzeiten bisher nicht vorgesehen. Um die Ansicht bzw. Pflege des Infotypen Anwesenheiten (IT 2002) unabhängig von der Erfassungsoberfläche einheitlich zu gestalten, sind Pausenzeiten jetzt auch bei der Einzelbildpflege über die Transaktionen PA30 bzw. PA63 eingebbar. Sozialversicherung 3.23 Erwerbsminderungsrente auf Zeit Nach Pflege der Abwesenheitsart 8021 Rente auf Zeit im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) wird systemseitig eine SV-Abmeldung mit Grund 30 Abmeldung wegen Ende einer Beschäftigung zum Beginndatum der Abwesenheit erstellt. Die Systemeinstellung wurde so vorgenommen, weil in der Mehrzahl der Fälle die Beschäftigung nicht wieder aufgenommen wird. Sollte nach Ende der Erwerbsminderungsrente auf Zeit kein Austritt gepflegt werden, weil die Beschäftigung wieder aufgenommen wird, ist daher folgendes Vorgehen erforderlich: Die Abmeldung mit Grund 30 ist manuell zu stornieren und eine Abmeldung mit Grund 34 Abmeldung wegen Ende einer sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung bei einer Unterbrechung von länger als einem Monat manuell zu erstellen. In Abhängigkeit vom Sachverhalt im einzelnen Personalfall sind ggf. weitere vorhandene SV- Meldungen manuell zu korrigieren

15 Achtung Bei manueller Korrektur von SV-Meldungen ist im Bereichsmenü ZPER Infosysteme Pflegereports SV der Report ZPC00_DEUV - Kennzeichnen und Löschen von DEÜV-Meldungen aufzurufen und erforderliche Aktivitäten auszuführen. VBL/ZVE 3.24 Aktuelle Rechengrößen in der Zusatzversorgung Aufgrund einer allgemeinen Entgeltsteigerung sind rückwirkend ab die Grenzwerte bei den Sonderregelungen für das zusatzversorgungspflichtige Entgelt nach 82 der Satzung der VBL (VBLS) geändert worden. Eine Anpassung im System erfolgt zum im Tz. 1.1 angegebenen Zeitpunkt. Die betroffenen Fälle sind manuell zu ermitteln. Hierfür kann mit dem Lohnarten-Reporter die Lohnart /150 ZV-pflicht. Regelentgelt ausgewertet werden. Die ggf. erforderliche Nachberechnung ab ist mit der Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) zu veranlassen. Bereichsmenüs 3.25 Bereichsmenü ZPER Das Bereichsmenü ZPER ist überarbeitet worden. Der Report ZPSTP Aufschlagsberechnung & Vorarbeitgeberdaten bei Versetzungen wurde neu dem Ordner Bezügerelevante Listen zugeordnet. Dadurch wurde der Ordner Versetzungen (unterhalb des Ordners Steuer) leer und konnte gelöscht werden Report Lohnsteuerdaten anzeigen Bei dem über die Bereichsmenüs ZPER und ZVADM (Infosysteme Auswertungsreports Steuer Lohnsteuerdaten) aufzurufenden Report Lohnsteuerdaten anzeigen ist eine neue Version hinterlegt worden. Bei Aufruf des Reports wird eine neue Eingabemaske angeboten. Durch Anklicken des Info-Buttons in der Menüleiste kann die SAP-Dokumentation dazu aufgerufen werden. Die Ausgabe der Daten erfolgt künftig als Protokoll in Tabellenform. Die einzelnen Tabellen sind über das Protokoll durch Anklicken der Knotenpunkte aufzurufen

16 Versorgung 3.27 Betriebsnummern der Krankenkassen und maschinelles Zahlstellenverfahren Im maschinellen Zahlstellenverfahren wird täglich der Report Meldungen der Krankenkasse verarbeiten (RPCZIVD0) automatisiert ausgeführt. Dieser Report verarbeitet die von den Krankenkassen übermittelten Eingangsmeldungen und passt ggf. den Infotyp Sozialversicherung (IT 0013) mit den von den Krankenkassen gemeldeten Daten an. Vor der Übernahme der Daten in den Infotypen Sozialversicherung (IT 0013) eines Versorgungsempfängers erfolgt durch den Report u. a. folgende Plausibilitätsprüfung: Die in der Eingangsmeldung angegebene Betriebsnummer der Krankenkasse im Feld BBNRKK des Datenbausteins DSVZ Datensatz Versorgungsmeldungen (s. Detailanzeige der Meldung in der Sachbearbeiterliste Zahlstellen-Eingangsmeldungen) muss mit der Betriebsnummer der Krankenkasse des Versorgungsempfängers im Infotyp Sozialversicherung (IT 0013) übereinstimmt. Stimmen die Betriebsnummern nicht überein, erhält die Meldung in der Sachbearbeiterliste den Status zu prüfen. Hinweis Bei diesem Sachverhalt ist folgende Vorgehensweise erforderlich: Es ist zu prüfen, ob die Betriebsnummer auf der Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse des Versorgungsempfängers mit der Betriebsnummer der Krankenkasse in der Eingangsmeldung mit dem Status zu prüfen übereinstimmt. Ist dies der Fall, muss im Infotyp Sozialversicherung (IT 0013) die entsprechende Krankenkasse hinterlegt werden. Steht diese Krankenkasse im IPV-System nicht zur Auswahl, ist ein neuer Krankenkassenschlüssel zu beantragen. Tz. 5.1 im Rundschreiben LVwA IPV Nr. 14/2012 ist zu beachten. Welche Betriebsnummer zu welcher Krankenkasse im IPV-System hinterlegt ist, kann auf zwei Wegen ermittelt werden: durch die Versorgungssachbearbeitung: Auswahl einer Krankenkasse im Infotyp Sozialversicherung (IT 0013) und Betätigen der Schaltfläche Details zur Krankenkasse (Strg+F2). durch die Anwendungssystembetreuung: Ausführung der im Rundschreiben LVwA IPV Nr. 14/2012 genannten Schritte. Ergibt die Prüfung, dass die Betriebsnummern identisch sind, ist eine Klärung mit der Krankenkasse herbeizuführen

17 Besoldung/Versorgung 3.28 Besoldungs- und Versorgungsanpassung zum Mit Mail vom an die Anwendungssystembetreuung wurde folgende Information gegeben: wie der heutigen Presse zu entnehmen ist, hat der Senat am einen Gesetzesentwurf verabschiedet, der eine Anpassung der Besoldung und Versorgungsbezüge zum vorsieht. Nach telefonischer Rücksprache mit dem Grundsatzbereich Dienstrecht bei der Senatsverwaltung für Inneres und Sport ist es nicht vorgesehen, die die erhöhten Bezüge im Vorgriff auf das Gesetz zu zahlen. Mit der Beratung des Gesetzesentwurfes im Abgeordetenhaus und dem damit ggf. verbundenen Inkrafttreten ist frühestens nach der Sommerpause zu rechnen Altersteilzeit 3.29 Urlaubsabgeltung für Beschäftigte in Altersteilzeit (Tarif) Aufgrund einer Hotlinemeldung wurde festgestellt, dass die Urlaubsabgeltung über den Infotyp Zeitkontingentabgeltungen (IT 0416) für Personalfälle in Altersteilzeit unter Umständen einen Fehler in der Personalabrechnung erzeugt hat. Die diesbezüglichen Systemeinstellungen wurden korrigiert. 4 Abrechnungssachbearbeitung 4.1 Pfändung besondere Sachverhalte s. Ausführungen dazu in Tz Prüfung Zahlbetrag in der Personalabrechnung In der Simulation bzw. dem Echtlauf der Personalabrechnung wird jetzt geprüft, ob der Zahlbetrag (Lohnart /560) den Betrag von übersteigt. Ggf. wird dann folgender Hinweis ausgegeben: Des Weiteren wurde in den Berichtsbäumen Besoldung, Tarif und Tarif 15 Monatliche Aktivitäten Monatliche Aktivitäten Teil 1 Prüfung ausgewählter Daten der Knotenpunkt Vergleich Zahlbetrag (Alt Neu) neu eingefügt. Die Ausführungen zu Tz. 2.1 und 3.1 im IPV-Rundschreiben Mai 2012 sind weiterhin zu beachten. Die Liste wird nach Sachbearbeitern sortiert ausgegeben

18 Die Ablaufbeschreibung wurde vorab per Mail an die Abrechnungssachbearbeitungen übersandt Personalstandstatistik Testlauf Besoldung Mit Mail vom an die Abrechnungssachbearbeitung wurde folgende Information gegeben: im Rundschreiben LVwA IPV 16/2012 vom wurden unter Tz. 4.1 die neuen Ausführungstermine für die Personalstandstatistik 2012 bekannt gegeben. An dieser Stelle folgt eine Konkretisierung zum Termin für den Testlauf Besoldung: Mit dem Transporttermin werden die Systemanpassungen für die Personalstandstatistik 2012 in das produktive System übernommen; der Testlauf Besoldung ist ab dem mit den aktualisierten Systemeinstellungen auszuführen 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung 5.1 Registerkarte Änderungsgründe (IT 9507) Es wurden die neuen Änderungsgründe 4314 Strukturänd. Bezirke sowie 5055 Entgeltordnung TV-L eingerichtet und die Liste im Intranet entsprechend angepasst. 6 Anwendungssystembetreuung 6.1 Hardcopy Aus gegebenem Anlass folgender Hinweis: Eine Hardcopy kann im SAP GUI erstellt werden, indem in der Symbolleiste der Button Lokales Layout anpassen (Alt+F12) angeklickt und der Punkt Hardcopy aufgerufen wird. Bei einem langsameren PC oder bei Terminalservice kann dann das Menü-Popup mit ausgegeben werden. Beim Feststellen dieses Phänomens sollte die Hardcopy mit der Tastenkombination Strg+Umschalt+P erstellt werden. Das hat auch den Vorteil, dass ggf. ausgegebene Informationen mitgedruckt werden. Ggf. kann bei aktivierter Feststelltaste auch nur die Tastekombination Strg+P zum Bildschirmausdruck führen

19 7 Reisekosten 7.1 Wegstreckenentschädigung Ist beim Anlegen des Infotyps Reiseprivilegien (IT 0017) im Feld Fahrzeugklasse der Wert kleine Wegstreckenentschädigung eingegeben worden, wurde die Wegstreckenentschädigung bisher maschinell nicht bei 130,-- Euro gekappt. Die fehlerhafte Systemeinstellung ist mit Wirkung vom korrigiert worden. Im Auftrag Grams