ARBEITSHILFEN. ZuMa (Zuschuss-Management) Allgemeines

Transkript

1 (Zuschuss-Management) Die vorliegende Arbeitshilfe ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Themen des Handbuches. Einige Abschnitte wurden wörtlich aus dem -Handbuch übernommen. ist über den Link zu erreichen. Das vollständige Handbuch finden Sie auf der Startseite der vorgenannten Website unter der Rubrik Handbuch. Allgemeines dient der Erfassung und Pflege von bewilligten Vorhaben im Rahmen der Fördermaßnahmen des Europäischen Sozialfonds (ESF) für das Ziel Regionale Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung in Baden-Württemberg. Für die Umsetzung sind das Ministerium für Soziales und Integration und als zwischengeschaltete Stelle das Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Wohnungsbau verantwortlich. Die Bezeichnung steht hierbei für Zuschuss-Management. Die Bewilligung und die Abwicklung der Zuschüsse erfolgt durch die L-Bank. Sobald die bewilligten Fördermaßnahmen bzw. Vorhaben erfasst wurden, stehen die für den Träger relevanten Daten durch über das Internet zur Verfügung. 1/14

2 ermöglicht: den Download der für das Vorhaben relevanten Stammblätter und Upload-Tabellen, die Bearbeitung und Abgabe von Mittelanforderungen, die Bearbeitung und Abgabe von Verwendungsnachweisen (inkl. Sachbericht), den Upload der für das Vorhaben relevanten Stammblätter und Upload-Tabellen, die Übermittlung von Änderungsmitteilungen, die Übermittlung von wichtigen Informationen, Einsicht in die Soll-Daten bzgl. der Aufwendungen und Finanzierung. Anmeldung Projektträger erhalten ihre Zugangsdaten postalisch von der L-Bank für den Administratoren- bzw. Administratorinnenzugang in Verbindung mit einem Initialpasswort. Diese werden bei erstmaliger Bewilligung für die gesamte Förderperiode vergeben. Die Kennung mit der Endung -00 ist dem/r Administrator/in vorbehalten. Mit dem Initialpasswort wird die erste Anmeldung durchgeführt. Nach dem ersten Login muss das Initialpasswort sofort in ein individuelles Passwort geändert werden. Wird das Passwort für den Administratoren- bzw. Administratorinnenzugang vergessen, kann ein neues Initialpasswort angefordert werden. Hinweis: Folgende Anforderungen muss das neue Passwort erfüllen: Das Passwort muss mindestens 12 und darf höchstens 40 Zeichen lang sein. Das Passwort muss wenigstens eine Zahl, einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben und ein Sonderzeichen enthalten. Aufeinanderfolgende Zeichen (z. B. 345, abc, qwert ) oder Zeichenwiederholungen (z. B. XXX ) sind nicht zulässig. Mit dem Zugang können verwaltungstechnische Angaben eingegeben, Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeiterinnen angelegt und die einzelnen Personen den jeweiligen Vorhaben zugeordnet werden. Folgende Angaben werden benötigt: Anrede Vor- und Nachname adresse optional: Telefonnummer Im System wird daraufhin der Benutzername und das Initialpasswort generiert und angezeigt. Auch hier muss die/der Sachbearbeiter/in nach dem ersten Login ihr/sein Passwort in ein individuelles Passwort ändern. Nur mit den Sachbearbeiter/innenzugängen können die einzelnen ESF-Vorhaben verwaltet werden. Hinweis: Der Bindestrich bei der Kennung (z.b ) muss bei der Anmeldung angegeben werden. 2/14

3 Überblick : Administrator/in (Kennung z.b ): Kontakt Benutzerverwaltung Benutzerkonto Vorhabensübersicht Sachbearbeiter/in (Kennung z.b X): Allgemeines Vorhabensdaten Stammblätter Mittelanforderung Verwendungsnachweis Änderungsmitteilung Kommunikation Historie Offener Bereich Über den Link gelangen Sie auf die Startseite von. Auf dieser Seite können sich Administrator/innen und Sachbearbeiter/innen mit den entsprechenden Zugangsdaten (Kennung und Passwort) einloggen. Zudem ist auf dieser Seite ein Zugriff auf die Bereiche Handbuch und Downloads möglich. 3/14

4 Geschlossener Bereich: Nach erfolgreichem Login stehen für Administrator/innen folgende Funktionen zur Verfügung: Sie können Trägerdaten pflegen und Sachbearbeiter/innen anlegen. Trägerdaten pflegen: Die L-Bank benötigt alle relevanten Trägerdaten, um die Erreichbarkeit und den Erhalt von automatischen Mitteilungen zu gewährleisten. Daher müssen die Daten in das Trägerstammblatt eingetragen und ggf. aktualisiert werden. Die Trägerdaten müssen bei jedem Vorhaben eingepflegt werden. Anlegen von Sachbearbeiter/innen: Sachbearbeiter/innen legen Sie im Arbeitsschritt Sachbearbeiter anlegen" neu an. Hierfür müssen Sie die Anrede auswählen und den Vor- und Nachnamen sowie eine -Adresse angeben. Optional können Sie auch die Telefonnummer mit erfassen. Ein Klick auf Speichern leitet Sie weiter auf eine Bestätigungsseite. Hier werden die von Ihnen angegebenen Daten nochmals angezeigt. Zudem werden der Benutzername und das Initialpasswort Ihres Sachbearbeiters bzw. Ihrer Sachbearbeiterin angezeigt. Drucken Sie diese Übersicht und lassen Sie diese Ihrem Sachbearbeiter/in zukommen. Nach dem ersten Login mit dem Initialpasswort muss die jeweilige Person das Kennwort in ein individuelles Kennwort ändern. Durch einen Klick auf das Plus-Symbol in der Übersicht der Sachbearbeiter/innen können Sie ebenfalls eine/n (weiteren) Sachbearbeiter/in anlegen. 4/14

5 Um Ihrer/m Sachbearbeiter/in ein Vorhaben zuzuordnen, klicken Sie in der Übersicht der Sachbearbeiter/innen auf die Login-Kennung. Es öffnet sich eine Ansicht mit allen zu Ihnen gehörenden ESF-Vorhaben, die Sie dem/der ausgewählten Nutzer/in einzeln oder gesammelt zuordnen können. Als Administrator/in erhalten Sie eine Übersicht über die von Ihnen angelegten Sachbearbeiter/innen. In der Tabelle werden Ihnen die Login-Namen und Namen angezeigt. Zudem können Sie der Tabelle das Datum der Nutzeranlage entnehmen. Hat einer Ihrer Sachbearbeiter/innen das Passwort vergessen oder wurde das Profil durch mehr als fünf falsche Login-Versuche gesperrt, so muss er/sie sich an Sie wenden. Sie können über den Button in der Spalte Passwort zurücksetzen" das Passwort zurücksetzen und das Profil somit wieder entsperren. Ihnen wird nach dem Zurücksetzen das neue Initialpasswort für Ihre/n Sachbearbeiter/in angezeigt. Mit diesem Passwort kann er/sie sich einloggen und wird anschließend aufgefordert, wieder ein individuelles Passwort zu vergeben. 5/14

6 Sachbearbeiter/innenzugang Der Sachbearbeiter/innenzugang ermöglicht die Abgabe von Stammblättern, das Einreichen von Verwendungsnachweisen, das Stellen von Mittelanforderungen und die Mitteilung von Änderungen für das jeweilige Vorhaben. Nach erfolgreichem Login erscheint eine Übersichtsseite. Hier können das Passwort und die Benutzerdaten geändert sowie die zugeordneten Vorhaben angewählt werden. Durch Anklicken der Vorhabensübersicht öffnet sich eine Übersicht, in der alle Vorhaben angezeigt 6/14

7 werden. In der Vorhabensübersicht sehen Sie alle Vorhaben, die Ihr/e Administrator/in Ihnen zugeordnet hat. Es wird die Vorhabensnummer der L-Bank angezeigt, die Kurzbezeichnung, der Status des Vorhabens bei der L-Bank sowie dem/der für dieses Vorhaben zuständige Sachbearbeiter/in bei der L-Bank. Das Vorhaben kann durch Anklicken der Vorhabensnummer oder des Bleistiftes bearbeitet werden. Im nächsten Schritt erscheint die Vorhabensübersicht mit folgenden Menüpunkten: Allgemeines Vorhabensdaten Stammblätter (Upload-Tabelle) Mittelanforderung Verwendungsnachweis Änderungsmitteilung Kommunikation Historie Unter Allgemeines finden Sie Ihre Ansprechperson bei der L-Bank und die Kontaktdaten. Weiterhin werden die Trägerdaten angezeigt. Sollten diese nicht aktuell sein, muss die zuständige Ansprechperson bei der L-Bank informiert werden, die die Daten aktualisiert. In den Vorhabensdaten werden Ihnen allgemeine Informationen wie Datum des Bewilligungsbescheides, Durchführungsort und Durchführungszeitraum angezeigt. Hier müssen die Vorhabensdaten von der Sachbearbeitung ergänzt werden. Dies kann dem hellblau unterlegten Hinweis entnommen werden. 7/14

8 Beim Menüpunkt Stammblätter wird die aktuellste Version der für das Vorhaben relevanten Upload-Tabelle vorgehalten (entweder leer oder die von Ihnen zuletzt hochgeladene Tabelle). In diese Upload-Tabelle müssen dann die Daten aus den jeweiligen Teilnehmer- oder Unternehmensfragebögen übertragen werden. Die jeweils aktuellste Version der Teilnehmer- und Unternehmesfragebögen finden Sie nicht in, sondern auf der Internetseite der Fondsverwaltung Seit Anfang 2017 gibt es drei verbindliche Termine, an denen Träger für alle laufenden oder im Laufe des Vorjahrs abgeschlossenen Vorhaben die Upload-Tabelle mit den aktuellen Teilnehmerdaten des Vorhabens in verbindlich uploaden müssen: (Datenstand: des Vorjahres) (Datenstand: Aktualisierung der Daten bis zum Stichtag) (Datenstand: Aktualisierung der Daten bis zum Stichtag) Vor jedem Upload müssen deshalb alle Daten der Teilnehmenden und/oder Unternehmen in die entsprechende Upload-Tabelle hineinkopiert oder manuell in diese übertragen werden. Die Upload- Tabelle muss mit dem TN-Datenbestand der Kontaktdatentabelle übereinstimmen. Entscheidend ist die exakte Übereinstimmung der internen Codierung in beiden Datensätzen (vgl. hierzu EPM- Arbeitshilfe Monitoring ). Hinweis: Wenn Sie Ihre Teilnehmerdaten zunächst in einer eigenen Excel-Tabelle oder in einer älteren Upload-Tabelle erfasst haben: Bitte fügen Sie nur die Inhalte ohne die Formate aus Ihrem Excel-Dokument in die aktuelle Upload-Tabelle ein (nach dem Einfügen: Rechtsklick auf den eingefügten Bereich, Einfügeoptionen: Inhalte einfügen). Außerdem funktioniert das Kopieren der Daten von einer älteren in eine neuere Version immer nur spaltenweise. Die L-Bank empfiehlt Ihnen, die Makros der Excel-Datei zu aktivieren. So können Sie vor der Abgabe die Finale Prüfung durchführen, die Ihnen bereits anzeigt, ob Ihr Dokument voraussichtlich akzeptiert wird, oder ob es noch Unstimmigkeiten enthält, die eine Abgabe verhindern würden. In letzterem Fall wird Ihnen nach der finalen Prüfung angegeben, in welchen Zellen der Tabelle Korrekturen notwendig sind. Makros können Sie wie folgt aktivieren: Nach dem ersten Öffnen der Vorlage blendet Excel die Sicherheitswarnung Makros wurden deaktiviert ein. Anschließend wird ein Button Inhalt aktivieren angezeigt. Über diesen Button können Sie die Makros aktivieren. In älteren Excel- Versionen wird Ihnen nach dem Öffnen der Datei in der Regel ein Popup mit einer Sicherheitswarnung angezeigt, die Ihnen mitteilt, dass das Dokument Makros enthält. Auch hier gibt es einen Button Makros aktivieren. 8/14

9 Über den Button Excel-Datei auswählen geben Sie an, welches Dokument Sie hochladen wollen. Anschließend führen Sie den Upload durch einen Klick auf Teilnehmerdaten abgeben bzw. Unternehmensdaten abgeben" durch. Sie erhalten direkt Rückmeldung, ob der Upload erfolgreich stattgefunden hat oder ob und warum er fehlgeschlagen ist. Mittelanforderungen können jederzeit abgegeben werden. Im Menü können Sie zunächst sehen, in welchem Status sich Ihr Vorgang befindet: erfasst = Die Mittelanforderung wurde für Sie angelegt und kann jetzt von Ihnen bearbeitet werden. Sie können Ihre Zahlen eingeben und die Mittelanforderung anschließend abgeben. abgegeben = Sie haben die Mittelanforderung abgegeben. Sie kann von Ihnen nun nicht mehr bearbeitet werden. Das Datum gibt den Tag Ihrer Abgabe an. versandt = Ihre Mittelanforderung wurde an die L-Bank übermittelt. Sie können keine weitere Mittelanforderung erfassen, bis die Mittelanforderung abschließend bearbeitet wurde. Das Datum gibt den Tag der Übermittlung Ihrer Daten an die L-Bank an. ungültig = Die versandte Mittelanforderung wurde durch die L-Bank gelöscht. Um eine Auszahlung zu beantragen, müssen Sie eine neue Mittelanforderung abgeben. Durch einen Klick auf den Link Hier können Sie Ihre Mittelanforderung bearbeiten und abgeben gelangen Sie in den Arbeitsschritt Mittelanforderung. In diesem Arbeitsschritt können Sie Ihre Kosten- und Finanzierungsdaten für die Mittelanforderung eingeben. 9/14

10 Hinweise: Den Mittelabruf können Sie erst bearbeiten, wenn Sie auf der jeweiligen Seite (Ausgaben, Finanzierung, Bankverbindung) den Button Bearbeiten angeklickt haben. Nach Eingabe der Zahlen sollten Sie unbedingt den Button Speichern anklicken. Im Moment kann der ESF-Zuschuss vom System nicht berechnet werden. Es erscheint die Mitteilung, dass Sie von der L-Bank über die Höhe des Zuschusses informiert werden. Nach der Eingabe und dem Speichern der Ausgaben und der Finanzierung werden im Finanzierungsplan im Falle der Fehlbedarfsfinanzierung die entsprechenden ESF-Mittel und falls vorhanden auch die Landesmittel anhand der bewilligten Fördersätze automatisch berechnet. Der 10/14

11 Kosten-Finanzierungsplan muss hier also ausgeglichen sein. Im Falle der Anteilsfinanzierung werden die ESF-Mittel und ggf. die Landesmittel in nicht angezeigt. Sie werden im Rahmen der Abrechnung von Ihrem/Ihrer zuständigen L-Bank-Sachbearbeiter/in ermittelt und Ihnen anschließend mitgeteilt. Bitte achten Sie darauf, dass durchlaufende Mittel auf der Kosten- und Finanzierungsseite identisch ausgewiesen werden müssen (Positionen je 4.1 bis 4.5). Nähere Angaben zum Kosten- und Finanzierungsplan in ESF-Projekten finden Sie in der EPM-Arbeitshilfe Kosten- und Finanzierungsplan. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie ab der zweiten Mittelanforderung in den Spalten Seit dem Jahresbeginn getätigte förderfähige Ausgaben und eingegangene Erträge in Euro und Seit dem Jahresbeginn eingegangene Einnahmen in Euro die kumulierten Werte seit Jahresbeginn und nicht die seit der letzten Mittelanforderung angefallenen Beträge eintragen müssen. Falls noch nicht vorhanden, ergänzen Sie bitte Ihre Bankverbindung. Die Bestätigungen müssen von Ihnen abgegeben (angekreuzt) werden. Anschließend können Sie Ihre Mittelanforderung an die L- Bank elektronisch absenden und anschließend die angezeigte PDF-Datei ausdrucken. Die ausgedruckte Mittelanforderung wird dann mit Angabe von Ort und Datum per Post an die L-Bank geschickt. Nach dem Absenden der Mittelanforderung können Sie diese nicht mehr zurückrufen und korrigieren. Hinweis: Ab 2017 können Sie Ihre Beleglisten inklusive der Belege sowie weitere Anlagen zu Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen in hochladen und abgeben. Bitte verwenden Sie für die elektronische Abgabe die in Ihrem Vorhaben bereitgestellten Vorlagen. Weitere Informationen zu diesen Arbeitsschritten finden Sie im -Handbuch oder bei den für Ihre Vorhaben zuständigen Sachbearbeiter/innen der L-Bank. Die Abgabe in Papierform bleibt aber weiterhin möglich. In der EPM-Arbeitshilfe Mittelanforderung haben wir Ihnen das Wichtigste rund um die Mittelanforderung zusammengefasst. Unter dem Menüpunkt Verwendungsnachweis wird Ihnen analog zum Mittelabruf wiederum der Status, in dem sich Ihr Verwendungsnachweis befindet, angezeigt. Allerdings gibt es hier einen weiteren Status: umgewandelt = Ihr Verwendungsnachweis wurde durch die L-Bank in eine weitere Mittelanforderung umgewandelt. Sie müssen zum Abschluss des Jahres / des Vorhabens einen neuen Verwendungsnachweis abgeben. Auch hier gelangen Sie über den Link Hier können Sie Ihren Verwendungsnachweis bearbeiten und abgeben zu den Kosten und Finanzierungsdaten Ihres Vorhabens. Hier sind dieselben Dinge wie beim Mittelabruf zu beachten. Darüber hinaus wird im Verwendungsnachweis unter zusätzliche Angaben noch erfasst, wie viele Teilnehmende ohne vollständig ausgefüllte Teilnehmerfragebögen in Ihrem Vorhaben waren. Weiterhin müssen bei Bagatellmaßnahmen die Teilnehmenden angegeben werden, die an einer Kurzberatung oder einer Informationsveranstaltung teilgenommen haben. 11/14

12 Anschließend kann der Verwendungsnachweis analog zur Mittelanforderung abgegeben werden). Berücksichtigen Sie hierzu bitte auch obigen Hinweis. Ausführliche Informationen zu Bestandteilen, Abgabeart und Dokumentenlenkung können Sie der EPM-Arbeitshilfe Verwendungsnachweis entnehmen. Unter dem Menüpunkt Anlagen zu Mittelanforderung und Verwendungsnachweis können Sie entsprechende Anlagen hochladen. Hierzu muss zunächst eine Mittelanforderung oder ein Verwendungsnachweis abgegeben sein. Dieser Verwendungsnachweis muss im Dropdown ausgewählt werden, anschließend können Anlagen zu dem Verwendungsnachweis hochgeladen und gespeichert werden. Sind für eine Mittelanforderung oder einen Verwendungsnachweis Anlagen verpflichtend abzugeben, so ist deren Kategorie mit einem * gekennzeichnet. Im Punkt Belegliste und Belege werden Ihnen die für Ihr Vorhaben relevanten Vorlagen zur Verfügung gestellt. Diese können hier heruntergeladen und am PC ausgefüllt werden. Um eine Belegliste hochladen zu können, muss zunächst eine Mittelanforderung oder ein Verwendungsnachweis abgegeben sein. Dieser Verwendungsnachweis muss im Dropdown ausgewählt werden, anschließend kann die ausgefüllte Belegliste hochgeladen und gespeichert werden. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte dem -Handbuch oder der EPM- Arbeitshilfe Belegliste. Unter Änderungsmitteilung können Sie die L-Bank über Änderungen, die in Ihrem Vorhaben aufgetreten sind, informieren: Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl: Inhaltliche Änderungen Änderung des Durchführungszeitraumes 12/14

13 Änderung der Aufwendungen und / oder der Finanzierung Trägerwechsel / Adressänderung Bitte klicken Sie die entsprechende Änderung an, erst dann können Sie das Textfeld ausfüllen. Auch hier ist es notwendig, dass Sie die Änderungsmitteilung elektronisch abgeben und die PDF-Datei ausgedruckt und unter Angabe von Ort und Datum sowie unterschrieben an die L-Bank senden. Weitere Informationen rund um die Änderungsmitteilung finden Sie in der EPM-Arbeitshilfe Änderungsantrag und -mitteilung. Auf das Kommunikationsportal können Sie auf zwei Wegen zugreifen: 1. In der Vorhabensübersicht finden Sie ein Briefumschlag-Symbol vor dem Bleistift-Symbol und der Vorhabens-ID. Ein Klick auf den Briefumschlag leitet Sie direkt zum Kommunikationsportal weiter. 2. Befinden Sie sich schon im Einzelvorhaben, gelangen Sie über den Punkt Kommunikationsportal und den dahinter liegenden Link zur selben Seite wie durch den Klick auf den Briefumschlag. Im Kommunikationsportal können Sie Nachrichten verfassen und erhalten Nachrichten der L-Bank, die Ihr Vorhaben betreffen. Eine neue Nachricht können Sie vor dem Absenden auch als Entwurf speichern. Diesen Entwurf können Sie anschließend verwerfen oder weiter bearbeiten und absenden. Nach dem Absenden Ihrer Nachricht steht Ihnen eine PDF-Datei mit Ihrer Nachricht zum Download zur Verfügung. Sie können derzeit bis zu fünf Anhänge mit einer maximalen Gesamtgröße von 10 MB an die Nachricht anfügen. Erlaubt sind Dateien aus Word, Excel, PowerPoint, sowie PDF- und Bilddateien. 13/14

14 Hinweis: Nachrichten und eingepflegte Daten können von allen einem Vorhaben zugeordneten Kennungen aus gelesen werden! Dies ist beim Versand von vertraulichen Informationen zu Teilnehmer/innen und Mitarbeiter/innen (Löhne & Gehälter etc.) zu beachten. Bitte berücksichtigen Sie diesbezüglich auch die EPM-Arbeitshilfe Datenschutz. Wurden in Ihrem Vorhaben bereits Nachrichten versandt, werden diese in einer Nachrichtenübersicht angezeigt. Diese Nachrichten können Sie über das Bleistift-Symbol lesen und beantworten. Sobald Sie auf eine Nachricht antworten, können Sie sich durch einen Klick auf ältere Nachrichten anzeigen die älteren zu Ihrer Nachricht gehörenden Nachrichten anzeigen lassen. Sobald Sie die Nachricht abgesendet haben, werden automatische Benachrichtigungen mit dem Hinweis, dass für dieses Vorhaben in eine neue Nachricht vorliegt, an die Empfänger/innen versandt. Wird die Nachricht von den Empfänger/innen zu lange nicht gelesen, wird automatisch eine Erinnerungsbenachrichtigung versandt. Die Historie gibt Ihnen einen Überblick, was bislang in Ihrem Vorhaben passiert ist. Sie beginnt mit der Bewilligung und zeigt Ihnen anschließend die Mittelanforderungen, Verwendungsnachweise, die darauf beruhenden Auszahlungen und Rückforderungen und Ihre Abgaben der Stammblätter auf. Ihre in generierten PDF-Dokumente der Mittelanforderung und Verwendungsnachweis und die von Ihnen hochgeladenen Stammblatt-Tabellen stehen Ihnen in der Historie zum Download bereit. 14/14