Hier finden Sie aktuell gestellte Fragen zur Ausschreibungsbekanntmachung des Business Development Center Organische Elektronik in Heidelberg.

Transkript

1 FAQ: Transparenz zur Ausschreibungsbekanntmachung BDC OE Hier finden Sie aktuell gestellte Fragen zur Ausschreibungsbekanntmachung des Business Development Center Organische Elektronik in Heidelberg. Wie viele Büro-Referenzen sind notwendig, um die maximale Punkteanzahl zu erreichen Wir haben uns entschieden, die Zuschlagskriterien gemäß IV.2 der Auftragsbekanntmachung vorab nicht bekannt zu machen, um dem Auswahlgremium einen angemessenen Beurteilungsspielraum zu belassen. Im Interesse eines fairen Wettbewerbs können wir Ihnen deshalb in diesem Stadium des Verfahrens keine Aussage zu den Zuschlagskriterien machen. ad III.2.3. Referenzobjekt aus den letzten 5 Jahren mit mindestens Gesamtbaukosten von 8,0 Mio. netto: Sind hier auch Nachweise für Projekte möglich, die in zwei Bauabschnitten (BA) realisiert wurden, deren 1.BA älter als 2010 und deren 2.BA jünger als 2010 ist? Gilt also das Gesamtfertigstellungsdatum für beide Bauabschnitte? Mit der Ausschreibungsformulierung in Ziffer III.2.3 wollen wir sicherstellen, dass die Bewerber aktuelle Projekte vorstellen, die in den letzten 5 Jahren bearbeitet wurden. Dies umfasst auch Projekte, die in mehreren Bauabschnitten errichtet wurden, wobei der Gesamtfertigstellungstermin, d.h. der Abschluss des letzten Bauabschnitts nicht älter als 5 Jahre sein darf, also innerhalb des Zeitraums Juni 2010 bis Juni 2015 liegen muss. Wir würden uns gegebenenfalls gerne mit einem Architekturbüro als Arge bewerben, um die Möglichkeit gemeinsamer optimaler Referenzen zu nutzen. Müssen beide Büros alle Referenzen nachweisen, oder kann man diese gemeinschaftlich einreichen? 1

2 Da Bietergemeinschaften zugelassen sind sehen wir keine Probleme darin, wenn Sie gemeinschaftliche Referenzen einreichen wollen. Die Frage ist ob die ausgewählten Architekturbüros, die sich vor dem Gremium persönlich vorstellen, irgendeine Art von Vergütung bekommen werden - oder nur der Sieger der vom Gremium ausgewählt wurde? Laut Ausschreibungsbekanntmachung Abschnitt II.1.5 werden wir in einem zweistufigen Verfahren vorgehen. In der ersten Stufe wird eine Vorauswahl getroffen, in der Zweiten stellen sich die Gewinner der ersten Stufe persönlich vor. Laut Ausschreibung erwarten wir in diesem Schritt keine Erstellung einer vollständigen Gebäudeplanung, sondern die Präsentation einer ersten Ideenskizze. Eine Kategorisierung nach Siegerplätzen bzw. deren Honorierung ist nicht gegeben. Das Siegerbüro erhält den Planungsauftrag und somit die Vergütung nach HOAI, gemäß II.2.2. Für die erfolgreiche Teilnahme an der ersten Stufe, das heißt das Punkteverteilungssystem, sollte nur die Einreichung des Bewerbungsbogens, den Sie uns schon geschickt haben, stattfinden oder gibt es weitere Unterlagen oder Bedingungen, die man erfüllen sollte? Einzureichen ist lediglich der in der Auftragsbekanntmachung veröffentlichte Bewerbungsbogen. Weitere Angaben werden nicht berücksichtigt. Als zukünftige Bieter müssen wir natürlich einen Bewerbungsbogen abgeben. Aber sollten unsere lokalen Partner auch einen Bewerbungsbogen ausfüllen und es zusammen mit unserem als Anhang schicken oder gibt es für diese vielleicht ein spezifisches Formular, das sie ausfüllen sollten und zusammen mit unseren Unterlagen schicken sollten? Sofern eine Bewerbung mit einem Partner erfolgt (Bietergemeinschaft) wird auf Ziffer III 1.3 der Auftragsbekanntmachung verwiesen. Danach werden Bietergemeinschaften als Arbeitsgemeinschaften (ARGE) zugelassen. Sie müssen als ARGE nur eine Bewerbung abgeben, in der jedoch nachgewiesen werden muss, dass jedes Mitglied der ARGE (Architekturbüro) die Teilnahmevoraussetzungen nach Ziffer III.2 (persönliche, wirtschaftliche und finanzielle und technische Leistungsfähigkeit) erfüllt. 2

3 Im Bereich der Technischen Leistungsfähigkeit ist es mir bewusst, dass mindestens ein Referenzprojekt aus den letzten 5 Jahren und weitere Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren vorgestellt werden sollten -aber gibt es in diesem Fall auch eine Höchstzahl von Referenzprojekten oder ist die Anzahl der Referenzprojekte offen? Die Anzahl der anzugebenden Referenzprojekte nach Ziffer III.2. der Auftragsbekanntmachung ist nach oben nicht begrenzt. Die Bewertung, d.h. die Zuschlagskriterien werden zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht bekanntgegeben. Ich will mich als Arge bewerben: Ist dabei die Rechtsform der Bietergemeinschaft von beiden anzugeben, wenn beide unterschiedliche Rechtsformen innehaben, oder gilt die Zusammenarbeit per Arge als eine Rechtsform? Im Falle einer Bietergemeinschaft muss schriftlich erklärt werden, dass diese als gesamtschuldnerisch haftende Arbeitsgemeinschaft (ARGE) antritt und wer der Bietergemeinschaft angehört unter Nennung der jeweiligen Rechtsform und des gegenüber dem Auftraggeber bevollmächtigten Vertreters. Dabei ist durch Einreichung einer schriftlichen Vollmacht nachzuweisen, wer diese ARGE in Form einer BGB Gesellschaft oder sonstigen Rechtsform gegenüber dem Auftraggeber vertritt. Im Übrigen muss für jedes Mitglied der ARGE nachgewiesen werden, dass es die Teilnahmevoraussetzungen erfüllt (s.o. Ziffer 2). Die ARGE selbst ist keine Rechtsform. Die Rechtsform der ARGE wird von den Bietern bestimmt. Haben sie eine besondere Rechtsform für die ARGE gewählt, ist diese anzugeben. Wird keine Rechtsform von den Bietern angegeben, so wird unterstellt, dass es sich bei der ARGE um eine BGB Gesellschaft nach deutschem Recht gemäß 705 BGB handelt. Punkt beabsichtigte Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen: Ist eine Verpflichtungserklärung für eine Arge auch notwendig, von beiden? Gilt eine Arge als anderes Unternehmen? Müssen die Referenzen bereits erfolgter Kooperationen doppelt angeben oder reicht eine Zusammenfassung der beteiligten und einmaligen Abgabe? Kann man diese demnach gemeinschaftlich einreichen? Bei einer beabsichtigten Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen ist für jedes Unternehmen die Verpflichtungserklärung abzugeben (siehe klare Regelung im Bewerbungsbogen). Will der Bewerber im Rahmen einer ARGE bieten, so gilt die ARGE als Bewerber, nicht als "anderes Unternehmen. Die vorgenannten Teilnahmevoraussetzungen müssen in diesem Fall für jedes ARGE Mitglied erfüllt sein. 3

4 Da die ARGE als ein Bieter gilt, können die von den Mitgliedern der ARGE jeweils nachgewiesenen Referenzprojekte zusammengefasst eingereicht werden, d.h. sie sind nur einmal aufzuführen. Was passiert, wenn man sich mit einem Partner bewirbt, der zwar gute Referenzen einbringt, aber die Voraussetzungen insgesamt nicht erfüllen kann? Ein Partner würde die Voraussetzungen aber vollständig nachweisen. Werden die Referenzen als Ganzes bewertet, sodass es ein Mehrwert ist, oder werden die Referenzen des Partners -der nicht alle Voraussetzungen erfüllt-, ignoriert. Oder wäre es sogar schädlich? Wir haben uns dazu entschlossen, Bietergemeinschaften zuzulassen. Dies geschieht unter der Voraussetzung, dass die jeweiligen Partner der ARGE die in der Ausschreibung genannten Voraussetzungen erfüllen müssen. Falls sich die ARGE im Rahmen des Planungsauftrages trennen sollte bleibt die Sicherheit der geforderten Kompetenz beim verbleibenden Partner bestehen. Die Referenzen werden jeweils als Ganzes betrachtet. Wenn Sie einen starken Partner mit entsprechenden Referenzen in die ARGE mitbringen, werden dessen Referenzen entsprechend gewertet. Die für die Bewertung heranzuziehenden Referenzen sollte den Vorgaben der Ausschreibung entsprechen. Erfüllt der ARGE-Partner die Voraussetzungen allerdings nicht, können seine Referenzen auch nicht bewertet werden. Nach der klaren Formulierung der Auftragsbekanntmachung muss bei Mietergemeinschaften jeder der Partner die Voraussetzungen insgesamt erfüllen. Der Grund für diese Regelung ist ein einfacher. ARGEn sind in der Regel fragile, d.h. leicht auflösbare Konstrukte, vor allem wenn sie in der dafür üblichen Rechtsform der BGB Gesellschaft gegründet werden. Löst sich nun während eines Projekts eine solche ARGE auf (z.b. Tod eines Partners, interne Auseinandersetzungen) muss gewährleistet sein, dass der verbleibende Partner allein so leistungsfähig ist, dass er das Projekt fortsetzen und beenden kann. Daraus ergibt sich, dass alle Partner bereits bei Beginn des Projekts für sich genommen die Kriterien, der persönlichen, technischen, wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit erfüllen müssen. Ist es im Zusammenhang der Bewerbung als ARGE auch möglich, dass sich zwei Architekturbüros als GbR zusammenschließen? Der Zusammenschluss zweier Büros zu einer GbR und die Bewerbung dieser GbR als ein Bewerber ist grundsätzlich möglich. Allerdings darf es sich dabei nicht um eine Scheingesellschaft handeln, d.h. der Bewerber muss nachweisen, dass er tatsächlich eine BGB Gesellschaft ist. Kriterien dafür sind besonders: Auftritt unter einem Namen mit der Bezeichnung GbR, Nachweis einer Steuernummer der GbR, Abschluss eines Gesellschaftsvertrages mit der Bezeichnung der haftenden Gesellschafter, Erklärung, dass die Gesellschafter gesamtschuldnerisch haften. 4

5 Unter III wird mindestens ein Referenzprojekt verlangt. Der Bewerbungsbogen sieht die Eintragung von max. 2 Referenzprojekten vor. Verstehen wir es richtig, dass es sich hierbei um eine Obergrenze handelt? Generell haben wir uns dazu entschieden, die Wertungskriterien (d.h. auch die Obergrenze für Referenzen) nicht anzugeben. Die Anzahl der im Bogen befindlichen Vorlagen gilt nicht als bindende Vorgabe. Zur Darstellung der Referenzen erwarten Sie die Vorlage einer Projektmappe. Gibt es hierfür formale Vorgaben (Blattformate, Seitenanzahl etc.?) Für die Vorlage der Referenzen nutzen Sie den vorliegenden Bogen. Wir haben keine weiteren formalen Vorgaben wie Seitenzahl oder ähnliches gesetzt. Es ist für uns wichtig zu wissen ob die Einreichung des Bewerbungsbogens für den Technologiepark Heidelberg nur elektronisch, d.h. per , stattfindet oder ob man es auch per Post schicken sollte. Außerdem würde ich gerne wissen ob im Fall der elektronischen Einreichung ein bestimmtes Format (pdf, Word, usw.) erwartet wird und ob eine maximale Größe dieser Datei schon festgelegt wurde? Eine Einreichung der Ausschreibungsbewerbung ist ausschließlich auf dem Postweg gültig, da diese bis zum Fristende verschlossen bleibt. In der Auslobung werden mindestens 3 persönliche Referenzen des vorgeschlagenen Projektleiters gefordert, die aus den letzten 3 Jahren stammen sollen. Diese zeitliche Begrenzung erschwert es, Projektleiter, die bei komplexen Großprojekten (vergleichbar mit dem ausgeschriebenen Projekt) tätig haben, vorzuschlagen, da diese Projekte sich in der Regel über längere Zeiträume erstrecken. Wäre es nicht sinnvoll, die zeitliche Einschränkung an diesem Punkt zu lockern? Der Punkt III.2.1 soll u.a. die Erfahrung des vorgeschlagenen Projektleiters aufzeigen. Da die Voraussetzungen für alle Bewerber gleich sind, ist an dieser Stelle keine Auflockerung möglich. 5

6 Wie ist Ausschreibung III.2.3) Technische Leistungsfähigkeit 2. Darstellung der wichtigsten realisierten Projekte aus den letzten 3 Jahren mit Gesamtkosten von jeweils mindestens EUR" zu verstehen? Sollen diese Projekte als Projektblätter mit Fotos eingereicht werden? Oder reicht eine "Objektliste" wie im Bewerbungsbogen unter 4. gefordert? Wir haben für die Vorlage von Projekten nach III.2.3) 2 Projekte aus den letzten 3 Jahren mit Gesamtkosten von jew. mind. 5 Mio EUR - keine weiteren formalen Vorgaben definiert. Daher ist es Ihnen überlassen, ob Sie bei Nutzung des Referenzobjektbogens unter Anlagen noch weitere Unterlagen beifügen werden. - Brauchen wir eine besonderen Nachweis der Versicherung oder reicht die Selbsterklärung des Bewerbungsbogen? - Ist die Bankauskunft einer in der EU zugelassenen Bank für alle Bewerber obligatorisch? - Müssen alle Bewerber eine Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen anbieten? Es reicht die wahrheitsgemäße Erklärung zum Vorliegen einer Berufshaftpflichtversicherung mit Angaben zur Höhe der Versicherungssumme jeweils für Personen- und sonstige Schäden. Die Erklärung zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit kann alternativ erbracht werden entweder durch: -Wahrheitsgemäße Erklärung zu den Gesamtumsätzen des Bewerbers jeweils in den letzten 3 Jahren -oder durch Vorlage einer Bankauskunft -oder durch Vorlage von Bilanzen, wenn der Bewerber bilanzpflichtig ist Gez. Technologiepark Heidelberg GmbH 6