FormStar 6.0. The next Generation

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1 FormStar 6.0 The next Generation einfache Definition von Plausibilitäten erleichtertes Erstellen neuer Anwendungen Festlegen von Exportstrukturen über GUI FrameServer zur Verwaltung der automatischen Prozesse mit einheitlicher Benutzeroberfläche Schnittstelle für externe Programme multiplattformfähig

2 Das Unternehmen Die B&L OCR SYSTEME GMBH beweist seit der Gründung 1994 ihre Kompetenz als Hersteller und Anbieter von Produkten und Lösungen zur automatischen Datenerfassung. Durch den Einsatz hochmoderner OCR/ICR-Technologien werden dabei schwierigste Erkennungsaufgaben, wie z.b. im Bereich der alphanumerischen Handschrifterkennung, der automatischen Faxinterpretation und der FreeForm- Erkennung gelöst. Das breite Dienstleistungsspektrum reicht von der Organisationsberatung über die Systemintegration bis zur Betreuung der Anwendungen im laufenden Betrieb einschließlich der Hardwarekomponenten. FormStar FormStar ist die universelle Belegverarbeitungssoftware der B&L OCR SYSTEME GMBH für die automatische Datenerfassung. Komplexe Informationssysteme und kurze Reaktionszeiten stellen immer größere Anforderungen an die Datenerfassung. Die manuelle Dateneingabe führt zum Engpass, verursacht hohe Kosten, bindet Personal und ist zudem fehleranfällig. FormStar bildet die Schnittstelle zwischen der geschriebenen Information und Ihrem elektronischen Informationssystem. Mit geringem Integrationsaufwand kann FormStar für die unterschiedlichsten Anwendungen genutzt werden. Der modulare Aufbau und die Skalierbarkeit ermöglichen die optimale Konfiguration für Ihre Projektanforderungen. Das Anwendungsspektrum von FormStar reicht von klassischen Datenerfassungsaufgaben wie Arbeitsberichten, Zählerstandsbelegen, Auftragserfassung oder Adresserfassung über automatische Faxinterpretation, Posteingangsverarbeitung zur automatischen Indexbildung und Datenextraktion von FreeForm- Dokumenten in Dokument Management Systeme (DMS) und die Dokumentenklassifizierung im Workflow. Das Konzept des Systems ist auf offene Schnittstellen und zukunftsweisende Architektur ausgelegt. So werden z.b. die erkannten Daten im XML-Format abgelegt und können mühelos in Datenbanken importiert werden. Das Speichern der Images ist sowohl als BLOB in der Datenbank als auch auf einem externen File-Server möglich. Damit wird eine hohe Flexibilität und Übersicht bei der Gestaltung der Anwendungen erreicht.

3 Der Frame-Server ist das zentrale Steuermodul für Hintergrundprozesse des Systems. Alle anstehenden Aufgaben werden diesem Modul vom zentralen Administrator Modul - dem AdminServer - zugewiesen. Innerhalb eines Frame-Servers können somit unterschiedliche PlugIns wie z.b. die Erkennung, die Vorverarbeitung oder das Export-Modul aktiviert werden. Eine höhere Ausfallsicherheit kann durch die Verteilung der Frame-Server Komponenten auf unterschiedliche Hardwaresysteme erreicht werden. Der Frame- Server wurde als Dienst konzipiert und kann somit unabhängig von angemeldeten Nutzern mit eigenen Rechten arbeiten. Jedes Frame-Server PlugIn kommuniziert kontinuierlich mit dem AdminServer. Dabei können - je nach Last der einzelnen Prozessschritte - temporär zusätzliche Module auf einem Frame-Server geschaltet werden um ein schnelleres Abarbeiten eines Prozesses zu ermöglichen. Es können zudem mehrere Frame-Server parallel oder seriell geschaltet werden. Diese Aufteilung der Prozesse auf mehrere Clients ermöglicht eine hohe Skalierbarkeit des Systems. Die Zentralisierung der einzelnen Verarbeitungsschritte auf den Frame-Server vereinfacht den Administrationsaufwand erheblich. Das Basis-Betriebssystem kann unter Windows ab der Version Windows 2000 eingesetzt werden, ebenso auf virtuellen Plattformen wie z.b. VMWare oder Microsoft Virtual Server. Durch die plattformunabhängige Programmierung kann das System - abhängig von der eingesetzten Erkennungs-Engine - auch auf andere Betriebssysteme wie z.b. Linux portiert werden. Die Kommunikation über das Netzwerkprotokoll TCP/IP ermöglicht das Arbeiten an verteilten Standorten.

4 Vielfältiges Anwendungsspektrum FormStar lässt sich überall dort einsetzen, wo Daten von Formularen und Belegen in DV-Systeme eingegeben werden müssen. Im Handel Bestellformulare, Kaufverträge, Inventurbelege, Quittungen, Liefer- und Versandscheine Im Marketing Bestellscheine, Bestellfaxe, Bestellkarten, Gutscheine, Fragebögen, Wettbewerbe Öffentliche Verwaltung Antragsformulare, Bußgeldbescheide, Zählerstandsbelege In der Industrie Tätigkeitsnachweise, Bestellungen Zeiterfassungsbelege, Kreditorenrechnungen Verkehrswesen Lieferscheine, Frachtpapiere, Fahrberichte, Lagerbestände, Fahrscheine, Flugtickets Gesundheitswesen Rezepte, Verordnungen, Laborberichte, Personalbögen, Vorsorgebögen, Diagnosescheine Beratung / Workshops Durch unsere langjährigen Erfahrungen im Bereich der OCR/ICR- Erkennung sind wir in der Lage, auf die kundenspezifischen Anforderungen einzugehen und optimal zugeschnittene Systeme anzubieten. In den Projektworkshops greifen wir die Wünsche unserer Kunden auf und entwickeln mit unserem Know-How individuelle Konzepte zur optimalen Erfassung der Kundendaten. Neben den heute gängigen Standardfunktionen bietet FormStar modernste Features wie: Automatische Hintergrundbereinigung mit Zeichenrekonstruktion Beliebig viele Ausrichtungs- oder Ankerpunkte Separate Ausrichtung gegeneinander verschobener Belegbereiche (z.b. bei der Erfassung von Informationen aus Aufklebern/Selbstklebeetiketten) Einsatz von Zeichenstrings als Ankerpunkte (Verzicht auf den Druck von zusätzlichen Strukturen wie Winkeln oder Boxen auf dem Beleg) Verarbeitung gemischter Belegstapel ohne Durchsatzverlust Automatische Ermittlung des optimalen Klassifikators Erkennung nicht exakt positionierter Zeichen durch automatische Zeilenverfolgung

5 Feldweise Einschränkung des Klassifikators auf benötigten Zeichenvorrat bis zu Einzelzeichen (z.b. auf "A", "C", "H", "D" für deutschsprachige Länderkennzeichen) Interpretation landestypischer Schreibweisen durch länderspezifische Klassifikatoren Wahlweise belegbezogene oder feldweise Korrektur ODBC-Schnittstelle HLLAPI-Schnittstelle (für direkte Host-Anbindung über oder Emulation) XML- In- und Export Fuzzy-Logic zur automatischen Korrektur über Datenbankabgleich FAX- und Beleglösungen FormStar ist die universelle Oberfläche, die den Gesamtablauf der Belegverarbeitung steuert und dabei folgende Grundfunktionen beinhaltet: Generelle Funktionen des Belegverarbeitungssystems wie Scannen, Erkennen, Dateien anlegen Innovative Farbfilterung zum Erreichen optimaler Leseergebnisse Formulardefinition und Definition der Masken für die Nachbearbeitung Plausibilitäts- und Kontextprüfung Manuelle Nachbearbeitung Verwaltung der Dateien für die Weiterverarbeitung FormStar - Erweiterungen AdressStar Modul zur Erfassung handschriftlicher Adressen mit integrierter Fuzzy- Logic und Datenbankabgleich. Optionale Anbindung einer Haushaltsdatenbank mit ca. 27 Millionen erfassten Haushalten deutschlandweit. DokuStar FaxStar Free-Forms-Bearbeitung zur automatischen Dokumentenklassifizierung (z.b. Workflow-Eingang oder intelligentes Fax-Routing) und automatisierten Erfassung von unstrukturierten Belegen (z.b. Rechnungen oder Bestellungen) Schnittstelle zum Fax-Server mit Selektion und Imagevorverarbeitung zur automatischen Interpretation eingehender Fax-Formulare

6 FormStar - Benutzeroberfläche zur Belegdefinition Auf der Basis eines gescannten Musterbeleges wird die Arbeit des Erfassungssystems definiert. Formulartyp, Vermessungsmarken und Lesefelder werden direkt am Bildschirm festgelegt. Mittels Menüfunktionen können die Feldinhalte (numerisch, alphanumerisch, Markierungen etc.) eingestellt werden. Dabei kann für jedes Lesefeld eine separate Sicherheitsklasse festgelegt und damit das Verhältnis von Lesesicherheit und Korrekturaufwand feldspezifisch gesteuert werden. Inhalte mit rein informativem Charakter oder sicheren Validierungsmöglichkeiten (z. B. Prüfziffernkontrolle) werden mit einem geringen Korrekturaufwand bearbeitet. Relevante Daten, für die es keine Prüfmöglichkeiten gibt, werden mit höchster Erkennungssicherheit verarbeitet, um Fehlinterpretationen möglichst ausschließen zu können.

7 Das System ist an die Bedürfnisse von sich schnell verändernden Belegen und somit flexiblen Anwendungen angepasst. Somit ist es möglich, Prüfungen und logische Plausibilitäten direkt während der Definition eines Beleges zu realisieren. Einstellen von vordefinierten Prüfalgorithmen für einzelne Lesefelder: Character - Set Tabellenprüfungen Datenbankprüfungen Prüfziffernverfahren Wertebereich - Prüfung Datumsprüfungen Prüfungen von Telefonnummern-, Namens- und Adressfeldern... Des Weiteren können Gruppierungen von Lesebereichen zu Prüfzwecken erzeugt werden. Diese Gruppen können z.b. auf folgende Eigenschaften geprüft werden: nur ein Kreuz innerhalb der Gruppe zulässig mindestens ein Feld muss angekreuzt sein alle Felder einer Gruppe müssen gefüllt sein... Neben diesen Standardprüfungen können weitere Prüfungen über ein PlugIn realisiert werden. Hierzu stehen unter anderem Schnittstellen für.net (C++,..), Qt sowie weitere Programmiersprachen zur Verfügung.

8 Einrichten einer Exportstruktur Die Definition der Exportstruktur zum führenden Host- System erfolgt über ein grafisches Menü. Es können standardmäßig Transfers direkt in Datenbanken, XML- Dateien oder ASCI-Dateien ausgewählt werden. Zusätzlich zu den erkannten Daten können auch Konstanten wie z.b. der Stapelname, der Korrektur-User, Trennzeichen, das Datum oder die Uhrzeit übertragen werden.

9 FormStar - Korrektur Ergonomisches Arbeiten ist einer der Schwerpunkte des Korrektur-Moduls. Dabei werden mehrere unterschiedliche Korrektur-Modi angeboten. Die Modi sind per Definition für jede Anwendung einstellbar und können auf Wunsch während der Korrektur geändert bzw. auf einen Modus fest eingestellt werden. Einzelfeld-Korrektur

10 Mehrfeld-Korrektur

11 WordClick Korrekturen können ohne das Vorhandensein des Originalbeleges durchgeführt werden. Der digitalisierte Beleg wird hierzu als Farb- bzw. Grau- oder S/W-Image angezeigt. Durch WordClick können die zu erfassenden Werte (z.b. das Datum) auf einem Beleg lokalisiert und über einen einzelnen Mausklick direkt am Bildschirm in die Korrekturmaske übernommen werden. Des Weiteren ist eine verteilte Korrektur eines einzelnen Beleges auf verschiedenen Korrekturstationen möglich. Dies ermöglicht die Organisation in Spezialisten- Gruppen. Innerhalb dieser Gruppen können vordefinierte Bereiche wie z.b. nur der Adressbereich eines Beleges von bestimmten Personen korrigiert werden. Durch eine Spezialisierung der Arbeiten wird sowohl eine Erhöhung des Durchsatzes als auch eine Minimierung der Fehlerrate erreicht. Zusätzlich sind Funktionen wie z.b. das Versenden eines Beleges per Mail an einen Supervisor oder das Parken nicht zu korrigierender Belege implementiert.

12 FormStar - Frame-Server Der Frame-Server ist der PlugIn-Server für externe Hintergrundprozesse. Standardmäßig können folgende PlugIns geladen werden: Vorverarbeitung von Belegen (Despeck, Deskew, Image Cropping...) OCR / ICR- Verarbeitung von Belegen automatische Adressprüfung (Standard-Post-Daten, kundenspezifische Daten) AutoTransfer- Funktionen zum Host Es ist möglich, eigene PlugIns für den Frame-Server zu erstellen und diese in das System einzubinden.

13 Workflow FormStar kann durch entsprechendes Customizing an die interne Ablauforganisation angepasst werden. Durch die Workflow-Komponente können auch mehrstufige Bearbeitungsprozesse individuell abgebildet werden. Der Administrations-Server überwacht den Gesamtprozess und stellt dem Administrator die Werkzeuge (AdminRC) zur Prozessüberwachung und Kapazitätssteuerung zur Verfügung.