Im Innovationsverbund Future Meeting Space stellen sich die Initiatoren dem

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1 INNOVATIONSVERBUND»FUTURE MEETING SPACE« Im Innovationsverbund Future Meeting Space, den das GCB mit dem Fraunhofer IAO und dem EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. initiiert hat, werden derzeitige Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche analysiert und systematisiert, um darauf aufbauend technische, organisatorische und räumliche Anforderungen für erfolgreiche Veranstaltungen zu entwickeln PHASE 1 Im Innovationsverbund Future Meeting Space stellen sich die Initiatoren dem internationalen Wettbewerb. Das Ziel ist es, Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche zu analysieren und systematisieren, um darauf aufbauend technische, organisatorische und räumliche Anforderungen für erfolgreiche Veranstaltungen zu entwickeln. Im Rahmen der Forschungs- und Entwicklungsarbeiten der ersten Forschungsphase, die im Juni 2016 endete, wurden auf Basis von Literatur- und Technologierecherchen, Experteninterviews und Fokusgruppen ein Innovationskatalog erarbeitet. Daraus wurden sechs sogenannte Future Meeting Szenarien entwickelt, welche die Veranstaltungswirtschaft zukünftig beeinflussen, und am Markt gespiegelt. Hierbei wurden die Bereiche Gesellschaft, Didaktik und Methodik, Technologie, Mobilität und Infrastruktur beleuchtet. Um den Forschungspartnern des Innovationsverbunds, deren Mitgliedern und Kunden die Ergebnisse zugänglich zu machen, wurden aus den sechs Szenarien zukünftiger Veranstaltungsformen das interaktive Szenario Future Meeting Room auf konzeptioneller Ebene entwickelt und im Future Meeting Guide beschrieben, um künftig

2 auftretende Teilnehmerbedürfnisse und -Anforderungen abdecken zu können. Der Ergebnisband Management Summary präsentiert die wichtigsten Ergebnisse der ersten Forschungsphase. PHASE 2 Nach erfolgreichem Abschluss der Forschungsphase 1 des Innovationsverbunds Future Meeting Space im Juni 2016, ist im März 2017 die zweite Forschungsphase gestartet. In der eineinhalb Jahre andauernden Phase werden nun die Fragen untersucht, welche unterschiedlichen Teilnehmertypen es gibt und wie sich die Nutzung unterschiedlicher methodischer und technologischer Elemente bei Veranstaltungen auf Wissensvermittlung, Lernerfolg, Netzwerken und Erlebniswert bei unterschiedlichen Teilnehmertypen (z. B. Prosument, Konsument) auswirkt. Aufbauend auf den Ergebnissen aus Phase 1 wurde ein geeignetes Studiendesign entworfen und ein Fragenset aus Nutzerperspektive in Form eines Fragenkatalogs entwickelt. Das Ziel ist es weltweit Teilnehmer über Ihre Erfahrungen bei Tagungen und Kongressen über ein Webportal zu befragen. Füllen Sie jetzt den Fragebogen aus und Sie erhalten direkt Feedback zu Ihrem Teilnehmertyp! Nehmen Sie jetzt an der Umfrage teil! Im Sommer 2018 erfolgt die Auswertung und Analyse der Daten. Es werden Handlungsoptionen abgeleitet und kritische Erfolgsfaktoren identifiziert und in einem Ergebnisband der Veranstaltungsbranche präsentiert.

3 Neben den Konsortialführern GCB und EVVC sowie dem Fraunhofer IAO als Projektbearbeiter besteht der Innovationsverbund der zweiten Phase aus den folgenden Forschungspartnern: Zusätzlich unterstützt uns die Education Foundation der Professional Convention Management Association (PCMA). Anhänge: Management Summary Infografik Szenarien Innovationskatalog

4 Future Meeting Space Management Summary Projektphase 1

5 DER FORTSCHRITT LEBT VOM AUSTAUSCH DES WISSENS. Albert Einstein 2

6 Inhalt Inhalt 1. Zusammenfassung Projektbeschreibung Ausgangslage und Herausforderungen 06 Veranstaltungsstandort Deutschland: Innovationen und gesellschaftliche Veränderungen 06 Veranstaltungswirtschaft in Deutschland: Vernetzung, Zusammenarbeit und Integration Forschungsergebnisse und Erkenntnisse: Innovationen, die sich auswirken 13 Sechs Anforderungen an einen Meeting Space 13 Sechs verschiedene Veranstaltungsformen liegen im Trend 14 Future Meeting Room Fazit 22 Acht Erkenntnisse aus den Fokusgruppen und von Experten 23 Methodik und Vorgehen 23 Impressum 24 3

7 Zusammenfassung Megatrends Studie Positions- Papier Future Meeting Space 1. Zusammenfassung Die Veranstaltungsbranche ist im Umbruch. Das Projekt Future Meeting Space zeigt deshalb nicht nur Entwicklungen und Chancen auf, sondern gibt klare Handlungsempfehlungen. Das GCB German Convention Bureau e. V. hat dafür mit dem EVVC Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren e. V., dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und weiteren Forschungspartnern zusammengearbeitet. Ein Ergebnisband fasst die von Januar 2015 bis Juni 2016 erhobenen Ergebnisse aus Analysen, Experteninterviews und Fokusgruppen zusammen. Die vorliegende Management Summary präsentiert seine wichtigsten Erkenntnisse. Auf der Basis der bisherigen Ergebnisse wurden sechs Szenarien zukünftiger Veranstaltungsformen entwickelt. Als Umsetzungsbeispiel wurde daraus das interaktive Szenario Future Meeting Room ausgewählt und ausgearbeitet, um künftig auftretende Teilnehmerbedürfnisse und -Anforderungen abdecken zu können. 4

8 Projektbeschreibung Der Markt Quelle: EITW, eigene Erhebung und Anbieterbefragung 2016: Verschiedene Abfragen; Tourismus-politischer Bericht der Bundesregierung, 17. Legislaturperiode, Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) 7208 Locations 393 Mi Mio. Personen 3,06 Mio. Events 57 Mrd. 2. Projektbeschreibung Die Konkurrenz auf der Angebotsseite wird sicherlich wachsen. Damit stellt sich die Frage: Wie schaffe ich es, weltweite Aufmerksamkeit für das, was ich habe, [ ] zu erregen? Prof. Dr. Joachim Kahlert, LMU München Im Innovationsverbund Future Meeting Space stellen sich das GCB German Convention Bureau e. V. sowie der Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. gemeinsam mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO dem internationalen Wettbewerb. Unterstützt werden sie dabei von Forschungspartnern, die den gesamten Markt repräsentieren. Dazu gehören: Drees & Sommer AG, KFP Five Star Conference Service GmbH, Seven Centers of Germany, Tourismus NRW e. V. sowie das visitberlin Convention Offce. Das Ziel: Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche analysieren und systematisieren, um darauf aufbauend technische, organisatorische und räumliche Anforderungen für erfolgreiche Veranstaltungen zu entwickeln Im Rahmen der Forschungsarbeit hat der Innovationsverbund einen Innovationskatalog erstellt, Experteninterviews und Fokusgruppen durchgeführt sowie sechs verschiedene Szenarien ausgearbeitet, welche die Veranstaltungswirtschaft zukünftig beeinflussen können. Das Projekt beleuchtet systematisch Entwicklungen in den Bereichen Gesellschaft, Didaktik und Methodik, Technologie, Mobilität und Infrastruktur. Mit Experteninterviews wurden die identifizierten Entwicklungen aus verschiedenen Perspektiven gespiegelt; Fokusgruppen haben diese aus verschiedenen Nutzerperspektiven reflektiert. Forschungspartner 5

9 Ausgangslage und Herausforderungen ENTWICKLUNG DER TEILNEHMER UND VERANSTALTUNGEN 2,60 Mio. 2,80 Mio. 314 Mio. 2,76 Mio. 323 Mio. 318 Mio. 302 Mio. 2,69 Mio. 338 Mio. 2,72 Mio. 362 Mio. 393 Mio. 383 Mio. 371 Mio. 2,97 Mio. 3,01 Mio. 3,04 Mio. 3,06 Mio. 292 Mio. 2,46 Mio. Teilnehmer Veranstaltung Quelle: EITW, Anbieterbefragung : Gesamtzahl der Veranstaltungen; Gesamtzahl der Teilnehmer 3. Ausgangslage und Herausforderungen Veranstaltungsstandort Deutschland: Innovationen und gesellschaftliche Veränderungen Menschen müssen sich mehr auf Neues einlassen: Neue Formate einbinden, sich hineindenken und bei Veranstaltungen üben eine neue Kultur zuzulassen. Prof. Dr. Reinhold Leinfelder, Freie Universität Berlin 6 Deutschland nimmt als Standort für Veranstaltungen eine herausragende Position ein. Denn neben dem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis und der ausgezeichneten Infrastruktur punktet Deutschland mit umfassendem Know-how in vielen Bereichen der Wirtschaft und Wissenschaft. Vor allem in sechs Bereichen bieten deutsche Städte und Regionen wertvolle Kontakte oder thematisch passende Rahmenprogramme für Veranstaltungen: Medizin und Gesundheit, Transport, Logistik und Verkehr, Chemie und Pharma, Technologie und Innovation, Energie und Umwelt sowie Finanzdienstleistungen. Internationalität und interkulturelle Kompetenzen Die Anzahl von Veranstaltungen und internationalen Teilnehmenden in Deutschland hat in den letzten Jahren konstant zugenommen. Im Ländervergleich steht Deutschland als Destination für Tagungen und Kongresse europaweit auf Platz eins, weltweit nach den USA auf Rang zwei. Insgesamt gab es 2015 in Deutschland 3,06 Millionen Veranstaltungen mit 393 Millionen Teilnehmenden. Aufgrund der Globalisierung und der zunehmenden Vernetzung von Veranstaltungen und Teilnehmenden werden interkulturelle

10 Ausgangslage und Herausforderungen DEUTSCHLAND IST EINE FÜHRENDE KONGRESSDESTINATION 1. USA 2. Deutschland 3. Spanien 4. Großbritannien 5. Frankreich 6. Italien 7. Japan 8. China 9. Niederlande 10. Brasilien 1. Paris 2. Wien 3. Madrid 4. Berlin 5. Barcelona 6. London 7. Singapur 8. Amsterdam 9. Istanbul 10. Prag STANDORTVORTEILE DEUTSCHLAND wirtschaftliche, wissenschaftliche Kompetenzen Quelle: ICCA Ranking 2015 Infrastruktur INTERNATIONALE TEILNEHMER AN VERANSTALTUNGEN 14 Mio. 18 Mio. 17 Mio. 17 Mio. 19 Mio. 20 Mio. 22 Mio. 23 Mio. 26 Mio. 28 Mio. Preis- Leistung Quelle: Meeting- & EventBarometer Quelle: GCB-eigene Darstellung Kompetenzen immer wichtiger. Das zeigt die steigende Anzahl der internationalen Gäste kamen 7,2 Prozent aller Teilnehmenden aus dem Ausland doppelt so viele wie Neue Anbieter am Markt stellen aber auch eine Tagungs- und Kongressdestination wie Deutschland vor Herausforderungen. Denn sie steigern durch modernste Infrastrukturen (z. B. Messe- und Kongresszentren, Flughäfen) oder durch deutlich geringere Nebenkosten erheblich den Wettbewerbsdruck. Außerdem wandeln sich die Zielgruppen. Ausgelöst von gesellschaftlichen Veränderungen verändern sich die Bedürfnisse der Teilnehmenden stetig und immer schneller. Wunsch nach Partizipation und Interaktion nimmt zu Treiber der aktuellen gesellschaftlichen Veränderungen sind auf der einen Seite der Wunsch nach mehr Mit- und Selbstbestimmung sowie die Suche nach passenderen Lösungen, auf der anderen Seite das erhöhte Sicherheitsbedürfnis. Die Menschen möchten trotz wahrgenommener Sicherheitsrisiken nicht auf die persönliche Interaktion verzichten. Veranstaltungen müssen diesem Bedürfnis gerecht werden und zum Beispiel auf Datensicherheit achten. Auch die Reise-und Aufenthaltssicherheit spielen eine wichtige Rolle. Bereits heute nehmen die Angehörigen der Generation Y aktiv an Veranstaltungen teil. Sie möchten ihr Wissen erweitern und ausbauen, es gemeinsam mit anderen analysieren und diskutieren sowie das Gelernte aktiv anwenden. Interaktion und Austausch rücken in den Fokus ergänzt durch praktische Anwendung und die Vermittlung eines Erlebniswerts. Formate wie Innovation Boot Camps oder Design Thinking sollen die Kreativität aller Teilnehmenden fördern. Matchmaking -Maßnahmen unterstützen den Ausbau des eigenen Netzwerks und Konzepte wie Gamification bieten neue Erlebniswerte. Menschen wollen involviert sein und mitgestalten, und wenn es um Wissensvermittlung geht, dann wollen sie nicht nur zuhören, sondern aktiv lernen. Evelyn Bodenmeier, die omnikraten 7

11 Ausgangslage und Herausforderungen Löst eine Technologie alle anderen ab? Es wird stattdessen immer stärker zu einem Miteinander. Prof. Dr. Jens Gerken, Westfälische Hochschule The sharing economy system and the city management systems are infected a lot by digitalization. Prof. Greg Clark CBE, The Business of Cities Limited 8 Teilen und Tauschen statt Kaufen Share Economy oder kurz: shareconomy ist eine weitere Entwicklung. Der Trend, Güter zu teilen, zeigt sich zum Beispiel darin, dass Teilnehmende bei der An- und Abreise vermehrt auf Sharing-Angebote bei Verkehrsmitteln und Übernachtung zurückgreifen. Insbesondere in sozialen Netzwerken ist die shareconomy deutlich erlebbar. Nutzer teilen dort ihre Erfahrungen und Meinungen öffentlich mit anderen Mitgliedern auch über Veranstaltungen. Einige Formate reagieren genau auf diese Entwicklung, wie zum Beispiel die sogenannten Instawalks, bei denen Teilnehmende dazu aufgefordert werden, Bilder und Erfahrungen von einer Veranstaltung auf Instagram zu teilen und mit einem gemeinsamen hashtag zu versehen. Der Austausch mit anderen wird zum essenziellen Veranstaltungsbedürfnis. Vor allem ältere Teilnehmende möchten ihre jahrelang gesammelten Erfahrungen weitergeben und gleichzeitig auf dem neuesten Stand bleiben. Technologische Innovationen begünstigen individuelle Lösungen Der Wunsch nach Veranstaltungen, die individuell auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten sind ( customization ), nimmt zu. Wie beim Neuwagenkauf, bei dem sich Kunden mit einem Konfigurator ihr persönliches Auto zusammenstellen können, richtet auch die Veranstaltungsbranche ihre Angebote individueller aus. Und wie auf den Konsummärkten wird das auch hier durch technologische Entwicklungen und Innovationen unterstützt bzw. erst ermöglicht. Zum Beispiel, indem virtuelle Räume geschaffen und als erweiterte Realität erlebt werden, oder indem die Vernetzung durch digitale Dolmetscher sowie großformatige und intuitiv bedienbare Kollaborationstechniken vorangetrieben wird. Individuellere

12 Ausgangslage und Herausforderungen Kommunikation und Zusammenarbeit werden so auch über weite Distanzen selbstverständlich. Der technologische Fortschritt verändert und individualisiert aber auch das Mobilitäts- und Reiseverhalten der Menschen, weil sie ihre Fortbewegungsmittel immer flexibler kombinieren. Auch hier eröffnet einerseits der technische Fortschritt neue Möglichkeiten, zum Beispiel beim autonomen Fahren, vernetzten Fahrzeugen oder bemannten Drohnen. Andererseits steigt die Nachfrage nach Carsharing, Mitfahrgelegenheiten und ÖPNV auch aus ökologischen Gründen. Das An- und Abreiseverhalten wird gemeinschaftlicher organisiert. Technologische Innovationen ermöglichen es, dem Bedürfnis nach individuellen Veranstaltungsangeboten Rechnung zu tragen, sie vereinfachen aber auch den Ablauf vor Ort, zum Beispiel durch bargeldlose Bezahlsysteme. Innovationskatalog Die Highlights des Innovationskataloges wurden publiziert und können auf der Projekthomepage unter www. future-meeting-space.de abgerufen werden. [ ] Im Großen und Ganzen besteht der Wunsch, dass sich mit der neuen Technologie auch das Nutzerverhalten verändern wird, aber man muss gerade andersherum denken. Prof. Dr. Werner König, Hochschule Worms 9

13 Ausgangslage und Herausforderungen Veranstaltungswirtschaft in Deutschland: Vernetzung, Zusammenarbeit und Integration Da die Zeit sehr begrenzt ist, wird sich auch die Veranstaltungsbranche ändern müssen und zwar dahingehend, dass es [ ] Online- und virtuelle Angebote gibt. Man sollte teilnehmen können, ohne direkt anwesend zu sein [ ]. Michael Kluger, innos-sperlich GmbH Die neue Generation definiert das Thema Kennenlernen ganz anders. [ ] Die Definition von Kennenlernen wird durchaus über die digitalen Medien begründet. Stefan Dietl, Festo Didactic SE Weniger ist mehr. Teilnehmende fordern verstärkt auf das Wesentliche reduzierte Veranstaltungen. Begegnungen, der persönliche Austausch sowie das gemeinsame Erleben stehen im Mittelpunkt. Ein Trend, der, verbunden mit einem hohen Grad an Mitbestimmung ( Co-Creation ) der Teilnehmenden, Veranstaltungen attraktiver macht. Vor allem, wenn auch die Organisation flexibler gehandhabt wird. Ein fest vorgegebener Rahmen kann bei der Themenfokussierung helfen, dennoch sollten ausreichend Raum und Zeit für die Vernetzung untereinander geboten werden. Digitale Tools fördern die Vernetzung Die Vernetzung der Teilnehmenden untereinander ist deshalb zukünftig eines der zentralen Veranstaltungselemente. Dieses Element kann gezielt mit digitalen Matchmaking -Tools unterstützt werden. Teilnehmende geben dazu im Vorfeld der Veranstaltung ihre thematischen Präferenzen und Interessen an; der Veranstalter kann dann mit diesen Daten gezielt Teilnehmende mit ähnlichen Präferenzstrukturen zusammenbringen. Die Vernetzung wird also in Zukunft digital unterstützt. Interessenten, die aus zeitlichen oder finanziellen Gründen nicht anreisen können, werden virtuelle Alternativen angeboten. Sie können digital in einem virtuellen Raum, als Hologramm oder per Videokonferenz teilnehmen und erweitern so den Kreis der Teilnehmenden global. Im Zuge dessen bietet es sich an, einen digitalen Dolmetscher zu implementieren, der Sprachbarrieren überwindet und die internationale Zusammenarbeit fördert. Virtuelle Angebote werden allerdings die persönliche Face-to-Face-Kommunikation nie vollständig ersetzen sie wird vielmehr durch solche ergänzt. Wissensvermittlung durch Zusammenarbeit Gemeinsam zusammen arbeiten ( Kollaboration ) hat vor allem bei der Wissensvermittlung einen großen Stellenwert. Denn Informationen zu teilen und dadurch gemeinsam neues Wissen zu generieren, ist nachhaltiger. Veranstalter sollten daher die Interaktion vor Ort nicht nur durch entsprechende Formate (Innovation Boot Camps, TED Talks, World Cafés etc.) und Technologien (Hologramm, Tangible Media, Bluescape usw.) fördern, sondern auch Inhalte online verbreiten und (in einem gewissen Rahmen) zugänglich machen. Und so direkt an das veränderte Lern- und Lehrverhalten anknüpfen. Social Media gezielt nutzen Wissen und Informationen zu teilen, ist vor allem in den sozialen Medien weit verbreitet. Veranstalter müssen darauf vorbereitet sein, dass über sie oder ihre Veranstaltung im Netz geredet wird, auch wenn sie dort nicht präsent sind. Besser ist es deshalb, selbst aktiv zu werden und über Social Media zu kommunizieren. Teilnehmende können etwa dazu aufgefordert werden, Inhalte mit einem festgelegten Herkunftsverweis ( hashtag ) zu verbreiten. Veranstalter können aber auch selbst aktiv werden und gezielt potenzielle Teilnehmende ansprechen. Die Reichweite erhöht sich durch Aktivitäten in den sozialen Medien enorm. 10

14 Ausgangslage und Herausforderungen Die Integration digitaler Elemente (zusätzlich zur standortübergreifenden Vernetzung mit Hologrammen, virtuellen Räumen etc.) schafft einen Mix aus virtuellen und realen Angeboten. Formate wie der Instawalk oder die Virtual Reality -Brille verbinden dabei virtuell mit analog und erhöhen die Onlinepräsenz der Veranstaltung. Datensicherheit und Smartphone-Lösungen Veranstalter müssen eine sichere Datenverbindung sowie den kompetenten Umgang mit den bereitgestellten Daten garantieren oder Teilnehmende auf ihren Online-Datenmanager hinweisen. Dieser organisiert und kontrolliert die Zugriffsrechte auf persönliche Daten im Internet. Wenn nötig, sperrt er sie gegen den Zugriff von Dritten. Wenn die Teilnehmenden sicher sein können, dass ihre eigenen Daten im Netz sicher sind, sind sie eher bereit, auch kritische Inhalte online auszutauschen. Vor allem Geschäftsreisende tragen ihre Zahlungsmittel, Ausweise und Dokumente ständig bei sich und wünschen sich eine mobile, elektronische Lösung. Die kann zum Beispiel so aussehen, dass das Smartphone als Brieftasche zum Bezahlen, als Eintrittskarte oder als Fahrkarte genutzt wird. Bei Verlust oder Diebstahl sind die Daten über eine Zugangsberechtigung gesichert und können von einem anderen Endgerät abgerufen oder gesperrt werden. Neue Anforderungen an die Mobilität Die räumliche Mobilität bleibt ein Grundbedürfnis. Denn die veränderte Mobilität ist eng an den gesellschaftlichen Wandel, die Urbanisierung, das wachsende ökologische Bewusstsein sowie die Durchdringung nahezu aller Bereiche mit Informations- und Kommunikationstechnologien gekoppelt. Autonomes Fahren erhöht nicht nur die Sicherheit auf den Straßen und mindert das Verkehrsaufkommen, sondern macht auch die Reisezeit effzienter nutzbar. Drohnen übertragen heute schon Live-Bilder von Veranstaltungen und werden bald auch Güter und Menschen transportieren. Gleichzeitig kommt die Elektromobilität dem ökologischen Bewusstsein entgegen. Zur Anreise mit dem eigenen Auto gibt es heute schon viele Alternativen. Das Smartphone wird dabei zum persönlichen Mobilitätsassistenten, zum Beispiel indem eine App auf freie Parkplätze, alternative Anreisewege, Warteschlangen oder Staus hinweist. Infrastrukturelle Anforderungen machen sich insbesondere im ökologischen Bewusstsein bemerkbar. Umweltschonende Verkehrsmittel wie der ÖPNV, ein intermodales Verkehrsangebot wie AIRail, das zentrale Bahnhöfe in Deutschland mit dem Flughafen Frankfurt als Zubringer-Alternative zum Flugzeug oder PKW verbindet, oder Elektrofahrzeuge werden verstärkt nachgefragt. Ebenfalls bedingt durch ein erneuertes Umweltbewusstsein wünschen Teilnehmende sich verstärkt grüne Veranstaltungen. Diese sind umweltfreundlich und ökologisch nachhaltig. Bei solchen Veranstaltungen wird der Ressourcenverbrauch (Materialeinsatz, Energieverbrauch, Abfallaufkommen) mit intelligenten Lösungen und umweltfreundlichen Produkten reduziert. Daneben spielen regionale Bezüge eine wichtige Rolle. Dies kann sich im gastronomischen Angebot oder in der Verwendung regionaler Bildmotive und Traditionen wiederfinden. Gerade in ländlichen Gebieten schätzen Teilnehmende solche Angebote sowie die Abgeschiedenheit sehr. [ ]Technik alleine hat noch keinen Mehrwert. Erst, wenn sie den Menschen unterstützt, bekommt sie einen Mehrwert. Dadurch ist ganz klar, dass, ohne den Benutzer zu betrachten, gar nicht von Mehrwert gesprochen werden kann. Daran hängt zumeist auch der kommerzielle Erfolg. Prof. Dr. Werner König, Hochschule Worms Die Mobilität wird sich in den nächsten 5 bis 10 Jahren so stark verändern, wie sie es in den letzten hundert Jahren nicht getan hat. Martin Hauschild, BMW Group 11

15 12 Forschungsergebnisse und Erkenntnisse: Innovationen, die sich auswirken

16 Forschungsergebnisse und Erkenntnisse: Innovationen, die sich auswirken 4. Forschungsergebnisse und Erkenntnisse: Innovationen, die sich auswirken Sechs Anforderungen an einen Meeting Space FUTURE MEETING SPACE WIE SIEHT DIE ZUKUNFT DER MEETINGBRANCHE AUS? SZENARIEN ZUKÜNFTIGER FORMATE IDENTIFIZIERTE ANFORDERUNGEN ZUKÜNFTIGER VERANSTALTUNGEN INTERAKTION ZEIT FLEXIBILITÄT SICHERHEIT KURZFRISTIGKEIT ERLEBNIS Quelle: GCB-eigene Darstellung 1. Interaktion Teilnehmende wollen bei Veranstaltungen aktiver agieren und mitgestalten. 2. Flexibilität Unterschiedliche Gruppengrößen mit unterschiedlichen Formaten brauchen unterschiedlich große Räume mit veränderbaren Settings sowie intuitiv bedienbarer und individuell buchbarer Ausstattung. 3. Kurzfristigkeit Kürzere Innovationszyklen und tagesaktuelle Themen fordern kurze Vorbereitungszeiten. 4. Zeiteffzienz Entweder Anreisezeit und Veranstaltungsdauer werden kurz gehalten, oder man schafft eine Möglichkeit, um die Zeit bei Veranstaltungen auch für das Tagesgeschäft zu nutzen. 5. Sicherheit Der wachsenden Sensibilität bei personenbezogenen Daten muss genauso Rechnung getragen werden wie der Reiseund Aufenthaltssicherheit. 6. Erlebnis Nur eine Veranstaltung, die ein besonderes emotionales Erlebnis schafft, bleibt in Erinnerung. 13

17 Sechs verschiedene Veranstaltungsformen liegen im Trend Ziele Anforderungen Szenario Toolbox unterstützt bei Szenario-Auswahl Die neu entwickelte Tool-Box unterstützt Tagungsplaner und Locationbetreiber dabei, ein Future Meeting Room-Szenario optimal zu planen und umzusetzen. Sie hilft, sich über die Ziele klar zu werden, die Anforderungen festzulegen, um daraus das passende Szenario auszuwählen. Quelle: GCB-eigene Darstellung Sechs verschiedene Veranstaltungsformen liegen im Trend In Zukunft wird eine Vielzahl von unterschiedlichen Veranstaltungsformen stattfinden und nachgefragt werden. Sechs Szenarien wurden identifiziert: 1. Interaktives Forum Eine Veranstaltung mit 50 bis 200 Gästen startet mit einem gemeinsamen frontalen Vortrag, danach werden einzelne Themengebiete in Kleingruppen bearbeitet. Die Interaktion der Teilnehmenden steht im Vordergrund. 2. Räumlich verteilter Kongress Mehrere regionale Veranstaltungen finden an mehreren Standorten gleichzeitig und gleichberechtigt statt. Eine Übertragung und somit auch Kommunikation ist gewährleistet. Dieses Szenario punktet vor allem mit Zeiteffzienz, Sicherheit und Erlebniskreation. 3. Co-Working-Kongress Eine mehrtägige Veranstaltung gibt genug Raum und Zeit, um ein nachhaltiges Netzwerk aufzubauen, zu pflegen und trotzdem notwendige Arbeiten des Berufsalltags zu erledigen. Kurzfristigkeit und Zeiteffzienz machen den Reiz dieses Szenarios aus. 4. Analog total Die analoge Veranstaltung findet bewusst an einem abgeschiedenen Ort statt. Ziel ist die Fokussierung auf die Inhalte, die Anbindung an die Außenwelt spielt keine Rolle. Ein Szenario, das vor allem die Anforderungen an Sicherheit und Erlebnis abdeckt. 5. Hybride Veranstaltung Eine reale Veranstaltung wird zusätzlich in den virtuellen Raum verlegt. Die Existenz einer virtuellen Parallelwelt ermöglicht es den Teilnehmenden, sowohl physisch als auch digital anwesend zu sein. Das Szenario ist deshalb besonders zeiteffzient und erlebnisreich. 6. Virtual goes real Eine ausschließlich in sozialen Medien existierende Community trifft sich außerhalb der Netzwerke, um persönlich und direkt in Kontakt zu treten. Ein Szenario, das Interaktionselemente mit Kurzfristigkeit und Erlebniswerten vereint. 14

18 Sechs verschiedene Veranstaltungsformen liegen im Trend SZENARIO 1 INTERAKTIVES FORUM ANFORDERUNGEN TEILNEHMER IMPULSE IMPULSVORTRAG IMPULSE WORKSHOP Quelle: GCB-eigene Darstellung 1 2 TAGE ZEITRAHMEN PLENUM INTERAKTION KLEINGRUPPEN FORMATE WORLDCAFE ZENTRALER VERANSTALTUNGSORT KLEINGRUPPE KLEINGRUPPE GAMIFICATION WISSENSV ERMITTLUNG PASSIVE WISSENSAUFNAHME + AKTIVE AUSEINANDERSETZUNG HYBRIDER TECHNOLOGIEEINSATZ DESIGN THINKING FORUM SZENARIO 2 RÄUMLICH-VERTEILTER KONGRESS VIDEO- KONFERENZEN- ÜBERTRAGUNG ANFORDERUNGEN MAX 50 TEILNEHMER 1 / 2 TAG ZEITRAHMEN LIVE ONLINE PLATTFORM TECHNOLOGIE MEHRERE VERANSTALTUNGSORTE ZEITGLEICHE VERANSTALTUNGEN VERNETZTER STANDORT HOLOGRAMME WISSENSV ERMITTLUNG UNTERSCHIEDLICHE EXPERTEN VERMITTELN DEN TEILNEHMERN SEHR DIFFERENZIERTES WISSEN ROBOTER DEUTSCHLAND 15

19 Sechs verschiedene Veranstaltungsformen liegen im Trend SZENARIO 3 CO-WORKING KONGRESS ANFORDERUNGEN 7 TAGE ZEITRAHMEN UNCONFERENCE RAUM FÜR BERUFLICHE ALLTAGSAUFGABEN LANGZEIT KONGRESS FOKUS SETZEN Quelle: GCB-eigene Darstellung CO-WORKING MEHRWERT GUTE ANBINDUNG TEILNEHMER MITBESTIMMUNG SELBSTORGANISIERTE KLEINGRUPPE INDIVIDUALISIERUNG + SELBSTBESTIMMUNG WISSENSV ERMITTLUNG INDIVIDUELLER UND SELBSTBESTIMMTER WISSENSTRANSFER ZEIT IST GELD SZENARIO 4 ANALOGER KONGRESS ÖPNV ANFORDERUNGEN MAX 50 TEILNEHMER 1 2 TAGE ZEITRAHMEN MITFAHR- GELEGENHEITEN PHYSISCHES REISEN / MOBILITÄT LÄNDLICHE GEBIETE STÄDTISCHE UNORTE AUTONOMES FAHREN WISSENSV ERMITTLUNG ENTSCHLEUNIGTER WISSENSTRANSFER SEHR NACHHALTIG ISOLIERTES STADTGEBIET NATÜRLICHE ABSCHOTTUNG FOKUSSIERUNG AUF TEILNEHMER ABGELEGENES LANDGEBIET 16

20 Sechs verschiedene Veranstaltungsformen liegen im Trend SZENARIO 5 HYBRIDER KONGRESS ANFORDERUNGEN 1 TAG ZEITRAHMEN LIVE KOMMUNIKATION THEMENGLEICHHEIT BLUESCAPEVERBINDUNG VERSCHIEDENER STANDORTE DIGITALE ENDGERÄTE ZUM GLEICHZEITIGEN ARBEITEN Quelle: GCB-eigene Darstellung STANDORT UNABHÄNGIG REAL TIME ANALOG DIGITAL HYBRIDE VERNETZUNG GLEICHWERTIGE INHALTE WISSENSV ERMITTLUNG BREITE STREUUNG DES WISSENS VIRTUELLER RAUM / DIGITALE ANWESENHEIT REALER RAUM / PHYSISCHE ANWESENHEIT ZEIT- UND KOSTEN- ERSPARNIS FÜR DEN TEILNEHMER SZENARIO 6 VIRTUAL GOES REAL AUSBILDUNG REALER COMMUNITY ANFORDERUNGEN ONLINE COMMUNITY 1 TAG ZEITRAHMEN REALER ERLEBNISWERT REALE VERNETZUNG WISSENSV ERMITTLUNG PERSÖNLICHER WISSENSAUSTAUSCH UND INTERAKTION PERSÖNLICHER KONTAKT UND AUSTAUSCH AUSTRITT AUS DER DIGITALEN WELT GEMEINSAMES ZIEL EINTRITT / KONTAKT REALE WELT 17

21 Future Meeting Room 1 RAUM 2 ORGANISATION 3 INFRASTRUKTUR Elemente des Future Meeting Room INTERAKTIVES FORUM KÜCHENZEILE IMPULSE IMPULSVORTRAG IMPULSE CO-WORKING PLENUM INTERAKTION KLEINGRUPPE KLEINGRUPPE KLEINGRUPPE KLEINGRUPPE MULTI-SPACE HAUPTRAUM Der Future Meeting Room verbindet unterschiedliche Szenarien und deckt künftig auftretende Teilnehmerbedürfnisse und -anforderungen ab. Um die Interaktion und Wissensvermittlung intensiv zu fördern, Teilnehmende mit verschiedenen Hintergründen zusammenzubringen und den Einzelnen aktiv zu beteiligen, erfüllt der Future Meeting Room verschiedene Kategorien. Beim heute schon oft verwendeten Szenario Interaktives Forum gehören dazu: Raum, Organisation, Infrastruktur, Technik, Format und Ausprägung. 150 TEILNEHMENDE DAUER 2 TAGE Quelle: GCB-eigene Darstellung 18

22 Future Meeting Room 4 TECHNIK 5 FORMAT 6 AUSPRÄGUNG SONDERFORMEN VERNETZUNGSZONE RÄUMLICH VERTEILT FLEXIBEL UND BEWEGLICH OFFEN UND SICHTBAR CO-WORKING FOYER MOBILIAR UND LAGER HYBRIDITÄT ZENTRALE LAGE SELBST PROJIZIERENDE FLÄCHE VIRTUAL GOES REAL FRONTAL & INTERAKTIV Quelle: GCB-eigene Darstellung 19

23 Future Meeting Room Future Meeting Room Raum: Multispace, Hauptraum, Foyer und Lagerfläche für Mobiliar helfen dabei, flexibel zu reagieren. Organisation: Bei einer zweitägigen Veranstaltung aus max. 150 Teilnehmenden gebildete Kleingruppen diskutieren jeweils einen Themenschwerpunkt und entwickeln Lösungsvorschläge im Multispace, nach einem Impulsvortrag im Hauptraum oder beim Networking im Foyer. Infrastruktur: Den Teilnehmenden stehen eine zentrale Lage und gute Verkehrsanbindung des Veranstaltungsorts zur Verfügung. Technik: Hohe Qualität und Nutzerfreundlichkeit zeichnet die Technik aus, wie zum Beispiel mit einer selbst projizierenden Fläche, aber auch Cloudsystemen, Whiteboards oder interaktiven Tischen. Format: Die frontale, aber interaktive Wissensvermittlung garantiert einen kompakten und strukturierten Lernprozess Ausprägung: Das Szenario Interaktives Forum, das schon heute vielfach den Hauptteil einer Veranstaltung ausmacht, lässt sich mit vier Sonderformen spezifizieren. Es kann zum Beispiel an mehreren Standorten gleichzeitig mehrere regionale Veranstaltungen geben ( Räumlich-verteilt ), wobei die wechselseitige Übertragung und Kommunikation gewährleistet wird. Die reale Veranstaltung kann aber auch zusätzlich in den virtuellen Raum verlegt werden ( Hybridität ), so dass Teilnehmende physisch und digital anwesend sind. Oder die Veranstaltung dauert mehrere Tage, damit Teilnehmende ihr Netzwerk pflegen und berufliche Arbeiten erledigen können ( Co-Working). Nicht zuletzt kann sich eine virtuelle Community real treffen, um persönlich und direkt miteinander zu kommunizieren ( Virtual goes real ). 20

24 Future Meeting Room Ziele Basis Anforderungen» Aufgrund der Aufteilung in Kleingruppen wird die Interaktion besonders stark gefördert.» Die Ablauffexibilität ermöglicht eine hohe Kurzfristigkeit, sodass schnell auf Änderungen reagiert werden kann.» Das Arbeiten in Kleingruppen und die erhöhte Interaktion schaffen ein positives Erlebnis. Interaktives Forum Raum Organisation Format» Hauptsaal Mindestens 250 m2 Raumhöhe von zirka 4 Metern Rechteckig Modulare Bühne Zonierbar in drei Multi Space Räume» Multi Space Räume Bis zu sechs zusätzliche Räume Zirka 70 m2 Küchenblock» Foyer als Vernetzungszone mit kulinarischem Angebot» Offenes, sichtbares und leicht zugängliches Lager» Mobiliar Flexibel (beweglich) Verschiedene Ausführungen (Stühle, Hocker, Sessel, Sofa, Sitzsäcke etc.)» 150 Teilnehmende» Dauer: 2 Tage» Ablauf: Vortrag/Vortragsreihe im Plenum mit anschließender Kleingruppenarbeit» Frontale und interaktive Wissensvermittlung» Adaption verschiedener Formate möglich Technik Infrastruktur» Raumübergreifend: IT-Toolbox, Internet-Netzwerk + Sicherung, offene Schnittstellen, Steckdosen, Cloud, digitale Whiteboards, hohe Qualität der Technologien (Ton und Bild), hohe Usability» Hauptraum: selbst projizierende Fläche, Soundsystem» Multi Space: Interaktive Tische» Zentrale Lage mit guter Anbindung» Moderne Einlass- und Zahlungskontrollen» Automatisierte Beleuchtungs-/Belüftungs-/Klimatisierungssysteme Ziele Ausprägung Besonderheit» Da pro Standort kleinere Gruppen sind, tritt die Interaktion noch stärker in den Vordergrund.» Die Verteilung auf mehrere Standorte ermöglicht eine kurze Vorlaufzeit und ist zudem durch kurze Anreisewege noch zeiteffzient.» Die kleinen Gruppengrößen und die damit verbundenen kleineren Räumlichkeiten lassen sich einfacher absichern, wie große Gruppen und Räume.» Klein Gruppen und die umfassende Vernetzung mit den anderen Standorten erhöhen den Erlebniswert der Veranstaltung.» Aufgrund der virtuellen Teilnahmeoption verringertsich der zeitliche Aufwand der Teilnehmenden.» Bei der Wahrnehmung der virtuellen Angebote haben die Teilnehmenden ein neuartiges Erlebnis.» Der langfristige Aufenthalt und die Möglichkeit des gemeinsamen Arbeitens ermöglichen vermehrte Interaktion der Teilnehmenden.» Da vor Ort gearbeitet werden kann und kein Arbeitsausfall befürchtet werden muss, ist die Veranstaltung besonders zeiteffzient.» Die Verlagerung von der virtuellen in die reale Welthebt die Interaktion der Community-Mitglieder auf eine neue Ebene.» Aufgrund der Schnelllebigkeit des Internets müssendie Themen der Veranstaltung kurzfristig und hochaktuell sein.» Das persönliche Aufeinandertreffen in der realen Welt schafft ein neues Erlebnis. Räumlichverteilt Hybridität Co-Working Virtual goes real Technik Orga. Orga. Raum Technik Orga. Technik Orga. Raum» Hauptsaal, der sich in drei Multi Space Räume zonieren lässt» Zusätzliche Multi Space Räume werden nicht benötigt.» Die insgesamt 150 Teilnehmende verteilen sich auf drei Standorte mit maximal 50 Personen.» Kleingruppen können mittels verschiedener Technologien unabhängig vom Standort miteinander arbeiten.» Form der Moderation wird benötigt (zur Organisation und Kontrolle der standortübergreifenden Interaktion)» Vorträge/Inhalte/Daten werden mit anderen Standorten und Teilnehmenden geteilt» Interaktionstools zur standortübergreifenden Vernetzung und Kommunikation» Form der Moderation wird benötigt (zur Organisation und Kontrolle der standortübergreifenden Interaktion)» Vorträge/Inhalte/Daten werden mit anderen Standorten und Teilnehmenden geteilt» Interaktionstools zur standortübergreifenden Vernetzung und Kommunikation» Die Multi Space Räume können zusätzlich zum Arbeiten genutzt werden. Foyer Komfortable Sitzmöglichkeiten Arbeitsplätzen Telefonzellen Beruhigte Bereiche» Erweiterung der Veranstaltungsdauer auf eine Woche» Den Teilnehmenden werden zusätzliche Zeiten zum Co-Working zur freien Verfügung gestellt.» Zielgruppe Eine sich bisher ausschließlich in sozialen Medien befindliche Community trifft sich außerhalb der Online-Netzwerke, um in den persönlichen und direkten Kontakt zu treten. Digital Natives, technikaffn» Verstärkter Technikeinsatz (Tablets, Smartwatch, VR-Brille ) 21

25 Fazit 1 INTERAKTION UND VERNETZUNG WISSENSVERMITTLUNG 2 3 INDIVIDUALISIERUNG ZEITEFFIZIENZ 4 5 KURZFRISTIGKEIT TECHNIKEINSATZ 6 7 HYBRIDITÄT USER EXPERIENCE 8 Quelle: GCB-eigene Darstellung 22

26 Fazit Methodik und Vorgehen 5. Fazit Acht Erkenntnisse aus den Fokusgruppen und von Experten 1. Interaktion und Vernetzung Veranstaltungsteilnehmende arbeiten verstärkt zusammen und legen großen Wert auf den Austausch von Erfahrungen, Wissen und Inhalte. Die persönliche Interaktion erfolgt über die eigentliche Veranstaltung hinaus und fördert die dauerhafte Netzwerkbildung. 2. Wissensvermittlung Die gemeinsame Generierung von Wissen und die aktive Anwendung von Gelerntem steht über der reinen, frontalen Wissensaufnahme. Die Überwindung von Sprachbarrieren erleichtert beispielsweise nicht nur die Kollaboration auf einer Veranstaltung, sondern unterstützt zusätzlich die internationale Zusammenarbeit. 3. Individualisierung Veranstaltungen müssen individuelle, vielfältige und nutzerabhängige Angebote ermöglichen. Besucher nehmen nicht länger passiv Wissen auf, sondern werden zu aktiven Teilnehmern, die individualisierte Informationsvermittlung besonders schätzen. 4. Zeiteffzienz Da Veranstaltungen oftmals eine hohe Investition von Zeit bedeuten, verzichten Veranstaltungsteilnehmer oftmals auf einen Besuch. Veranstaltungen müssen daher kürzer werden und/oder Teilnehmenden mit einem virtuellen Raum eine Alternative bieten. 5. Kurzfristigkeit Auf Veränderungen muss flexibel und schnell reagiert werden mit unterschiedlich großen Räumen, veränderbaren Settings sowie intuitiv bedienbarer und individuell buchbarer Ausstattung. 6. Technikeinsatz Der Einsatz von Technologie sollte die gesamte Durchführung und Organisation einer Veranstaltung unterstützen. Die sinnvolle Integration von Technik stellt für alle Teilnehmenden einen Mehrwert dar. 7. Hybridität Nach wie vor sind reale Treffen aufgrund von persönlichen Beziehungen unverzichtbar. Aufbau und Pflege des eigenen Netzwerks gehören zum Kern jeder Veranstaltung. Dennoch ist mehr Vielfalt gefragt. Reale Veranstaltungen und virtuelle Räume ergänzen sich gegenseitig und machen die gesamte Veranstaltung vielfältiger und flexibler. 8. User Experience Im Mittelpunkt der Veranstaltung sollte die Interaktion mit und unter den Teilnehmenden im Vordergrund stehen. Dennoch sollte darauf geachtet werden, neben der Netzwerkbildung weitere Anreize für einen Veranstaltungsbesuch zu schaffen. Methodik und Vorgehen Nach der Analyse aktueller Entwicklungen mit Auswirkungen auf den Veranstaltungsmarkt wurde in der ersten Projektphase ein Innovationskatalog erstellt. Der Innovationsverbund entwickelte daraus in der zweiten Phase mit Hilfe von Experteninterviews und Fokusgruppenbefragungen sechs innovative Veranstaltungsszenarien, die Veranstaltungsteilnehmende in einer Onlinebefragung auf ihre Relevanz für die Branche bewertet haben. Daraus wurde im April 2016 mit den Verbundpartnern abschließend ein Szenario ausgewählt und Handlungsempfehlungen für die Gestaltung des Future Meeting Room gegeben. Die drei Projektphasen wurden durch verschiedene Forschungstreffen begleitet, bei denen die Teilnehmenden aktuelle Forschungsinhalte diskutiert und Best-Practice-Projekte besichtigt haben. 23

27 Impressum GCB German Convention Bureau e. V. Kaiserstraße Frankfurt/Main Tel.: Fax: Internet: twitter.com/gcb_deutschland facebook.com/germanconventionbureau Website Bildnachweis S. 2: Anefo/CC-BY-SA-3.0 (commons.wikimedia.org) S. 8: KFP Five Star Conference Service GmbH S. 12: OnInnovation/The Herny Ford/Michelle Andonian/CC-BY-SA-4.0 (flickr.com)

28 FUTURE MEETING SPACE WIE SIEHT DIE ZUKUNFT DER MEETINGBRANCHE AUS? SZENARIEN ZUKÜNFTIGER FORMATE IDENTIFIZIERTE ANFORDERUNGEN ZUKÜNFTIGER VERANSTALTUNGEN INTERAKTION ZEIT FLEXIBILITÄT SICHERHEIT KURZFRISTIGKEIT ERLEBNIS SZENARIO 1 INTERAKTIVES FORUM WORKSHOP ANFORDERUNGEN IMPULSE IMPULSVORTRAG IMPULSE TEILNEHMER 1 2 TAGE ZEITRAHMEN WORLDCAFE PLENUM INTERAKTION KLEINGRUPPEN FORMATE ZENTRALER VERANSTALTUNGSORT GAMIFICATION WISSENSV ERMITTLUNG PASSIVE WISSENSAUFNAHME + AKTIVE AUSEINANDERSETZUNG KLEINGRUPPE KLEINGRUPPE DESIGN THINKING HYBRIDER TECHNOLOGIEEINSATZ FORUM SZENARIO 2 RÄUMLICH-VERTEILTER KONGRESS VIDEO- KONFERENZEN- ÜBERTRAGUNG ANFORDERUNGEN MAX 50 TEILNEHMER 1 / 2 TAG ZEITRAHMEN LIVE ONLINE PLATTFORM TECHNOLOGIE MEHRERE VERANSTALTUNGSORTE ZEITGLEICHE VERANSTALTUNGEN HOLOGRAMME VERNETZTER STANDORT WISSENSV ERMITTLUNG UNTERSCHIEDLICHE EXPERTEN VERMITTELN DEN TEILNEHMERN SEHR DIFFERENZIERTES WISSEN ROBOTER DEUTSCHLAND SZENARIO 3 CO-WORKING KONGRESS LANGZEIT KONGRESS ANFORDERUNGEN 7 TAGE ZEITRAHMEN UNCONFERENCE FOKUS SETZEN RAUM FÜR BERUFLICHE ALLTAGSAUFGABEN CO-WORKING MEHRWERT GUTE ANBINDUNG TEILNEHMER MITBESTIMMUNG SELBSTORGANISIERTE KLEINGRUPPE INDIVIDUALISIERUNG + SELBSTBESTIMMUNG WISSENSV ERMITTLUNG INDIVIDUELLER UND SELBSTBESTIMMTER WISSENSTRANSFER ZEIT IST GELD SZENARIO 4 ANALOGER KONGRESS ENTSPANNUNG UND NETWORKING ÖPNV ANFORDERUNGEN MAX 50 TEILNEHMER 1 2 TAGE ZEITRAHMEN MITFAHR- GELEGENHEITEN PHYSISCHES REISEN / MOBILITÄT LÄNDLICHE GEBIETE STÄDTISCHE UNORTE AUTONOMES FAHREN WISSENSV ERMITTLUNG ENTSCHLEUNIGTER WISSENSTRANSFER SEHR NACHHALTIG ISOLIERTES STADTGEBIET NATÜRLICHE ABSCHOTTUNG FOKUSSIERUNG AUF TEILNEHMER SZENARIO 5 HYBRIDER KONGRESS ANFORDERUNGEN 1 TAG ZEITRAHMEN ABGELEGENES LANDGEBIET LIVE KOMMUNIKATION THEMENGLEICHHEIT BLUESCAPEVERBINDUNG VERSCHIEDENER STANDORTE DIGITALE ENDGERÄTE ZUM GLEICHZEITIGEN ARBEITEN STANDORT UNABHÄNGIG REAL TIME ANALOG DIGITAL HYBRIDE VERNETZUNG GLEICHWERTIGE INHALTE WISSENSV ERMITTLUNG BREITE STREUUNG DES WISSENS VIRTUELLER RAUM / DIGITALE ANWESENHEIT REALER RAUM / PHYSISCHE ANWESENHEIT ZEIT- UND KOSTEN- ERSPARNIS FÜR DEN TEILNEHMER SZENARIO 6 VIRTUAL GOES REAL AUSBILDUNG REALER COMMUNITY ANFORDERUNGEN ONLINE COMMUNITY 1 TAG ZEITRAHMEN REALER ERLEBNISWERT REALE VERNETZUNG WISSENSV ERMITTLUNG PERSÖNLICHER WISSENSAUSTAUSCH UND INTERAKTION PERSÖNLICHER KONTAKT UND AUSTAUSCH AUSTRITT AUS DER DIGITALEN WELT GEMEINSAMES ZIEL EINTRITT / KONTAKT REALE WELT

29 Future Meeting Space INNOVATIONSKATALOG HIGHLIGHTS 1

30 10 14 Symbole der Innovationen im Katalog Je nach Realisierungswahrscheinlichkeit und Relevanz für die Veranstaltungsbranche aus heutiger Sicht, werden die vorgestellten Innovationen in drei Kategorien eingestuft: AMBITION Innovationen dieser Kategorie sind in der Entwicklung weit fortgeschritten bzw. erforscht und können zeitnah realisiert und angewendet werden. VISION Diese Innovationen eröffnen einen Ausblick auf künftige Entwicklungen, Visionen oder auch Utopien durch aktuelle Forschungsthemen.. 2

31 VORWORT 04 GESELLSCHAFT 06 Generation Y 07 Customization 08 Downaging/Silverpreneure/Unruhestand 09 Sicherheitsbedürfnis 10 Shareconomy 11 DIDAKTIK & METHODIK 12 Innovation Boot Camp 13 Instawalk 14 Gamification 15 Design Thinking 16 Matchmaking 17 TECHNOLOGIE 18 Immersis 19 Nebel-Projektor 20 Holografie 21 Tangible Media 22 Bluescape 23 Digitaler Dolmetscher 24 Roboterarme mit LED-Flatscreens 25 Makr Shakr 26 Virtual Reality-Brille 27 MOBILITÄT 28 Airbus Cabin of the Future 29 Tierähnliche Roboter 30 Drohnen 31 Autonomes Fahren 32 Car-2-Car-Kommunikation 33 Car-2-Infrastructure-Kommunikation 34 Edda-Bus 35 INFRASTRUKTUR 36 Virtual Sky 37 Phase Change Materials 38 Ausbau des globalen Internetzugangs 39 Neue Zahlungswege 40 Chip-Implantate 41 AUSBLICK

32 ( VORWORT VORWORT DEUTSCHLAND NIMMT ALS TAGUNGS- UND KONGRESSSTANDORT IN INTERNATIO- NALEN BRANCHENRANKINGS SCHON SEIT VIELEN JAHREN SPITZENPOSITIONEN EIN. UM DIESEN ERFOLG LANGFRISTIG ZU SICHERN, HABEN DAS GCB GERMAN CONVENTION BUREAU E. V. UND DER EVVC EUROPÄISCHER VERBAND DER VERANSTALTUNGS- CENTREN E. V. IM JANUAR 2015 GEMEINSAM MIT DEM FRAUNHOFER-INSTITUT FÜR ARBEITSWIRTSCHAFT UND ORGANISATION (IAO) DEN INNOVATIONSVERBUND FUTURE MEETING SPACE INS LEBEN GERUFEN. Der Forschungsverbund besteht derzeit aus den Konsortialführern GCB und EVVC, dem Fraunhofer IAO als Projektbearbeiter sowie den Forschungspartnern Drees & Sommer AG, KFP Five Star Conference Service GmbH, SevenCenters of Germany, Tourismus NRW e. V. und visitberlin Berlin Convention Offce. 4 Innovationsverbund Future Meeting Space Tagungen, Kongresse und Events ermöglichen den Austausch von Erfahrungen und Ideen, Innovationen und Wissenstransfer. In Deutschland spielen Tagungen und Kongresse zudem eine wichtige wirtschaftliche Rolle: Bereits seit elf Jahren steht Deutschland als Ziel für internationale Verbandskongresse in Europa auf Platz eins und weltweit nach den USA auf Platz zwei. Damit nimmt Deutschland eine Spitzenposition als

33 VORWORT ( Destination für Tagungen, Kongresse und Events ein. Rund drei Millionen Veranstaltungen mit über 380 Millionen Teilnehmern finden jährlich in Deutschland statt. Zum weiteren Ausbau und zur nachhaltigen Sicherung der Spitze ist die Betrachtung von Zukunftsthemen und Megatrends unerlässlich. Der Innovationsverbund Future Meeting Space stellt in diesem Zusammenhang eine Fortentwicklung der Studienergebnisse der 2013 veröffentlichten Zukunftsstudie Tagung und Kongress der Zukunft dar: Was zunächst theoretisch erforscht worden ist, soll nun im nächsten Schritt in die Praxis umgesetzt werden. Im Innovationsverbund Future Meeting Space werden derzeitige Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche analysiert und systematisiert, um darauf aufbauend technische, organisatorische und räumliche Anforderungen für erfolgreiche Veranstaltungen zu entwickeln. Besonders der Megatrend der fortschreitenden Technisierung wird die Veranstaltungsbranche bis 2030 in verschiedensten Bereichen prägen und herausfordern. Beispiele dafür sind die Informations- und Datensicherheit, neue Formen der Wissensvermittlung, virtuelle Tagungseinheiten und die Vernetzung virtueller Räume, eine verstärkte Partizipation der Teilnehmer oder Mensch-Maschine-Schnittstellen, die trotz fortschreitender Technik die menschlichen Bedürfnisse berücksichtigen müssen. Der Innovationskatalog befasst sich mit der Identifikation und Entwicklung von Trends und Innovationen. Hierfür wurden vom Fraunhofer Forscherteam Informationen aus eigener Forschung und Entwicklung, Fachexpertise und Netzwerken genutzt und ausgewertet sowie Trendscouts zur Recherche eingesetzt. Darüber hinaus fließen Kenntnisse aus Laborarbeit, Entwicklungsarbeit und Evaluierungen zu Innovationen in den Katalog ein. Zur Sicherstellung einer hohen Relevanz werden die zusammengetragenen Innovationen abschließend im multidisziplinären Plenum bewertet. Es wurde geprüft, welche Formate, Produkte und Dienstleistungen es bereits auf dem Markt gibt und wie sich diese auf die Veranstaltungsbranche übertragen lassen, beziehungsweise in welcher Form sie bereits Anwendung finden. Zusätzlich wird ein Ausblick auf künftige Entwicklungen durch aktuelle Forschungsthemen und Visionen eröffnet. Aus annähernd 120 Innovationen wurden nun die Highlights aus jedem einzelnen Bereich zur Veröffentlichung ausgewählt. Maßgeblich wurde hier der Innovationsgrad als Kriterium für die Auswahl angesetzt. Dieser orientiert sich unter anderem an der Neuartigkeit, dem Entwicklungstand/der Marktreife sowie der Bekanntheit eines Produktes oder Verfahrens. Im ersten Schritt wurden durch internationale Recherchen Entwicklungen und Innovationen in den Handlungsfeldern Gesellschaft, Methodik und Didaktik, Technologie, Infrastruktur und Mobilität identifiziert und in dem hier vorliegenden Innovationskatalog zusammengeführt. In diesem Katalog soll aufgezeigt werden, wie sich aktuelle Entwicklungen auf zukünftige Veranstaltungsformate auswirken. 5

34 ( GESELLSCHAFT GESELLSCHAFT Mit welchen Nutzerinteressen ist zukünftig zu rechnen? 6

35 GESELLSCHAFT ( GENERATION Y: Quick Facts n Wunsch nach Transparenz, Mitgestaltung und Erklärung n Kompetenzen wie Kreativität, Empathie und Problemlösungen zeichnen die Generation Y aus. Konsequenzen ` Kongressgäste der Generation Y erwarten von Veranstaltungen, dass sie interagieren und am Veranstaltungsgeschehen partizipieren können. Sie wollen nicht im Plenum berieselt werden, sondern sich zum gemeinsamen Arbeiten treffen. Eine Veranstaltung wird für Networking und Austausch genutzt. ` Auf mehrtägigen Veranstaltungen müssen außerhalb des Veranstaltungsprogramms verschiedene Fortbildungsseminare angeboten werden, damit sich die Gäste für ihre individuelle Selbstverwirklichung weiterbilden können: Seminare zur Selbstorganisation, kreative Workshops, etwa zur Zubereitung exotischer Lebensmittel, Exkursionen in die Umgebung des Veranstaltungsortes, um Kultur und Landschaft kennenzulernen. 7

36 ( GESELLSCHAFT CUSTOMISATION Quick Facts n Produkte werden an individuelle Bedürfnisse des Kunden angepasst. n Produktindividualisierung und -personalisierung n Levis-Jeans, Billy-Regal von IKEA, Konsequenzen ` Veranstaltungsteilnehmer erwarten individuell auf sie abgestimmte Veranstaltungsabläufe und -inhalte und eine gezielte Ansprache, damit die Veranstaltung für sie reizvoll und lohnenswert wird. ` Besonders im Bereich der Reise- und Ablaufplanung wird ein individuell anpassbares Angebot immer wichtiger. So begrüßen Veranstaltungsteilnehmer es, wenn sie selbst bei der Auswahl der Referenten mitbestimmen und einem persönlichen, flexiblen Veranstaltungsablauf folgen können. 8

37 GESELLSCHAFT ( DOWNAGING/SILVERPRENEURE/ UNRUHESTAND Quick Facts n Fit und aktiv bis ins hohe Alter n Längere Lebenserwartung mit kürzeren Krankheitsphasen n Ziel: etwas an die nächsten Generationen weitergeben Konsequenzen ` In Zukunft ist die Förderung des Lehr- & Lernaustauschs zwischen den Generationen wichtig und auf Veranstaltungen sehr gut möglich. Von den Erfahrungen der Silverpreneure, z. B. im Hinblick auf Vortragstechniken und Vorgehensweisen bei Problemstellungen, können vor allem junge Veranstaltungsteilnehmer profitieren. ` Ältere Menschen freuen sich über die Erleichterung durch Technik, müssen aber z. B. durch intuitiv bedienbare Technik mitgenommen werden und dürfen von Neuerungen nicht überfordert werden. 9

38 ( GESELLSCHAFT SICHERHEITSBEDÜRFNIS Quick Facts n Datenschutz, Privatsphäre und Informationssicherheit n Verkehrssicherheit, Unfallvermeidung n Erhöhtes globales Sicherheitsbedürfnis Konsequenzen ` Veranstaltungsorte müssen sich auf ein erhöhtes Sicherheitsbedürfnis der Teilnehmer einstellen und Sicherheit vermitteln sowie garantieren. Da auf Veranstaltungen viele Menschen aufeinandertreffen, erhöht sich das Sicherheitsrisiko, dem entgegengewirkt werden muss. ` Teilnehmer befürchten, dass Daten auf der Veranstaltung nicht sicher sind, da bei unsicherer Datenübertragung leicht der Zugriff durch Dritte möglich ist. Es bedarf einer Ausweitung des Datenschutzes und technischen Know-hows auf Veranstaltungen, damit die Nutzung von mobilen Geräten als sicher bewertet wird. 10 ` Das Auto wird weniger als Anreisemöglichkeit genutzt werden, da eine Anreise mit der Bahn oder dem Flugzeug als sicherer betrachtet wird.

39 GESELLSCHAFT ( SHARECONOMY Quick Facts n Wissen, Dinge, Ressourcen, Erfahrungen, werden geteilt. n Deins, meins egal n Industrie und IT verbinden sich und ermöglichen Sharing-Konzepte. Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche n Hoteliers bekommen immer mehr Konkurrenz durch Plattformen wie Airbnb oder CouchSurfing, auf denen private Unterkünfte vermittelt werden. n Veranstaltungsbesucher wollen Erfahrungen teilen. Networking ist nicht mehr nur eine Randerscheinung in Pausen, sondern rückt immer mehr in den Mittelpunkt von Veranstaltungen. n Neue Projektideen, auch im Veranstaltungsbereich, können durch Crowdfunding realisiert werden. n Shareconomy bedeutet auch die Einsparung von Müll und Kosten und führt somit zu einer nachhaltigeren Veranstaltung. 1111

40 ( DIDAKTIK & METHODIK DIDAKTIK & METHODIK Wie beeinflussen Didaktik und Methodik künftige Veranstaltungen? 12

41 DIDAKTIK & METHODIK ( Format INNOVATION BOOT CAMP Quick Facts n In Boot Camps ( Trainingslagern ) zusammenkommen n Neue innovative Impulse identifizieren n Unternehmen und Start-up n Ablauf: Die Teilnehmer haben 1,5 Tage (maximal 2) die Gelegenheit, in einem Team aus Vertretern von etablierten Unternehmen und Start-Ups neue Ideen zu entwickeln. Dabei wird ein bestimmter Themenschwerpunkt gesetzt. Anwendung und Konsequenzen ` In Team- und Gruppenarbeiten können schnell und zielgerichtet markt- bzw. problemorientierte Geschäftsideen mit hoher Erfolgswahrscheinlichkeit entwickelt werden. ` Neue Produkte oder Dienstleistungen werden erarbeitet, unternehmensinterne Prozesse optimiert. n Elemente des Innovation Boot Camps sind Ideenfindungsmethoden, Teamarbeit sowie Coaching. 13

42 ( DIDAKTIK & METHODIK Format INSTAWALK Quick Facts n Durch Veranstalter oder Teilnehmer organisierter Rundgang mit Instagram- Markierung (Hashtag) n Aufmerksamkeit wird erzeugt, Bekanntheit gesteigert. Anwendung und Konsequenzen ` Durch einen Instawalk werden viele Bilder oder Videos zu einem Thema z. B. auf einer Veranstaltung aus unterschiedlichen Perspektiven aufgenommen und gebündelt ins Netz gestellt. Andere Nutzer können sich ein virtuelles Bild durch die Augen vieler machen und einen umfassenden Eindruck gewinnen. ` Bei einer Veranstaltung kann ein gemeinsamer Hashtag vorgegeben werden, unter dem die Bilder hochgeladen werden. Dies ermöglicht ein genaues Zuordnen der Bilder zu einem Objekt oder einem Ort. 14 ` So wird die Social-Media-Präsenz für die verlinkten Veranstaltungen oder Personen erhöht.

43 DIDAKTIK & METHODIK ( Methode GAMIFICATION Quick Facts n Anwendung spieltypischer Elemente und Prozesse in spielfremden Kontext n Höhere Benutzermotivation, Lernerfolg, Kundenbindung Anwendung und Konsequenzen ` Mit Gamification werden die Teilnehmer während einer Veranstaltung durch Erfahrungspunkte, Fortschrittsbalken, Ranglisten oder Auszeichnungen dazu motiviert, die ansonsten zuweilen als eher monoton empfundenen und komplexen Inhalte und Aufgaben spielerisch zu meistern und möglichst viele Stände zu besuchen. ` In City Hunts einer Art Schnitzeljagd werden Städte spielerisch beim Lösen von Aufgaben entdeckt. 15

44 ( DIDAKTIK & METHODIK Foto: Hasso-Plattner-Institut Methode DESIGN THINKING Quick Facts n Ansatz zum Entwickeln innovativer Ideen für komplexe Probleme n Problemverständnis kommt vor der Lösungsfindung. Anwendung und Konsequenzen ` Hauptkomponenten: multidisziplinäre Teams, Prozess, variable Räumlichkeit ` Interaktiver Prozess: verstehen, beobachten, Sichtweisen definieren, Ideen finden, Prototypen entwickeln, testen ` Vereint kreative und analytische Seite des Innovationsprozesses. 16

45 DIDAKTIK & METHODIK ( Networking MATCHMAKING Quick Facts n Business-Matchmaking n Vernetzung von Teilnehmern auf Interessen- und Kompetenzbasis n z. B. mit Event-App n Anbieter: Plazz AG Anwendung und Konsequenzen ` Gezielte Kontaktaufnahme ` Zusammenführen übereinstimmender Interessen ` Networking vor, während und nach der Veranstaltung möglich ` Kontaktherstellung zwischen Messe-Ausstellern und Besuchern oder Kongressteilnehmern ` Einsatz von Apps bei größeren Kongressen und Messen zum produktiven Matchmaking 17

46 ( TECHNOLOGIE TECHNOLOGIE Welche Technologien beeinflussen Veranstaltungen künftig? 18

47 TECHNOLOGIE ( Visualisierung IMMERSIS Quick Facts n 180-Grad-Projektion n Erweiterung eines Videobilds zur Erzeugung einer virtuellen Realität durch 3-D-Optik n Anbieter: Catopsys Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Durch den mobilen Einsatz ist eine Anwendung flexibel und schnell möglich. ` Auf Messen oder an unüblichen Veranstaltungsorten kann eine virtuelle Realität erzeugt und Produkte können vor Fertigung oder Prototypenerstellung von Besuchern virtuell 3-D erlebt werden. Foto: Catopsys, 19

48 ( TECHNOLOGIE Foto: Leia Display Systems Präsentationstechnik NEBEL-PROJEKTOR Quick Facts n Projektion von Bildern/Videos auf einen Nebelvorhang n Mit einer Erweiterung lässt sich die Nebel- Projektion als interaktiver Touchscreen einsetzen Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Es können z. B. bei einer Produktpräsentation auf Messen und Events Showeffekte erzeugt und das reale Produkt mit Informationen überlagert werden. n Anbieter: Leia Display System 20

49 TECHNOLOGIE ( Kollaborationstechnik HOLOGRAFIE Quick Facts n Holografische Darstellung von Bildern und Elementen n 3-D-Projektion in den Raum n Anbieter: Soscho GmbH Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Auf Konferenzen können Referenten auftreten, ohne anwesend zu sein und werden dabei fast real wahrgenommen. Auch bei der Interaktion mit anderen Personen, die real vor Ort sind, eröffnet die Technik neue Möglichkeiten. ` Große, schwer transportierbare Exponate können auf Messen live gezeigt werden, ohne sie von ihrem Standort entfernen zu müssen. 21

50 ( TECHNOLOGIE Kollaborationstechnik TANGIBLE MEDIA PHYSICAL TELEPRESENCE Quick Facts n Physische 3-D-Präsentation n Reale Bewegung physisch übertragen n Anbieter: MIT Media Lab Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Nicht anwesende Referenten können zusätzlich zur Übertragung von Bild und Ton, aus der Ferne Bewegungen übermitteln und somit ihre Präsenz sowie Interaktionsmöglichkeiten erhöhen. Fotos: Tangible Media Group / MIT Media Lab 22

51 TECHNOLOGIE ( Kollaborationstechnik BLUESCAPE Quick Facts n Tool zur Verbindung von diversen Devices und gleichzeitigem Arbeiten n Kollaboratives, interaktives Arbeiten n Anbieter: Thought Stream LLC (bluescape) Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Der Einsatz von Bluescape ermöglicht es, mehreren Referenten gemeinsam ein Thema zu präsentieren. Zusätzlich kann ein nicht anwesender Referent/ Veranstaltungsbesucher den Vortrag von einem anderen Standort aus unterstützen beziehungsweise Fragen via Internet stellen. 23

52 ( TECHNOLOGIE Kollaborationstechnik DIGITALER DOLMETSCHER Quick Facts n Live und digitale Übersetzung n Keine Dolmetscher mehr nötig n Microsoft und Google bieten erste Testversionen an. Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Bei internationalen Meetings, Konferenzen, Vorträgen und Diskussionen kann ohne Dolmetscher mehrsprachig agiert werden. Dank der Übersetzung ist eine spontane Interaktion ohne Sprachbarrieren möglich. 24

53 TECHNOLOGIE ( Foto: royal caribbean international Roboter ROBOTERARME MIT LED-FLATSCREENS Quick Facts n Displays an beweglichen Roboterarmen n Interaktiver Einsatz der Displays n Anbieter: ABB Automation GmbH Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Nicht nur die Inhalte auf den Screens gestalten die Veranstaltung, sondern auch die beliebig dreh- und programmierbaren Roboterarme, an denen die Screens hängen. ` Die Nutzungsmöglichkeiten sind vielfältig. Neben der Steigerung des Erlebniswertes bei einer Präsentation können die Flatscreens als Wegeleitsysteme und als Werbeflächen genutzt werden. Auch der Einsatz als Videoleinwand bei Großveranstaltungen ist denkbar. 25

54 ( TECHNOLOGIE Foto Makr Shakr Roboter MAKR SHAKR Quick Facts n Cocktails via App bestellen und von Roboterarmen gemixt und serviert bekommen n Roboter übernehmen die Aufgabe des Barkeepers. n Anbieter: Makr Shakr Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Besonderes Besuchserlebnis beim Abendprogramm ` Unendlich viele Cocktail-Kombinationen möglich ` Bei einer Veranstaltung kann das Bestellen per App und der Roboter-Barkeeper zum Wow-Effekt und somit zur User-experience beitragen. 26

55 TECHNOLOGIE ( Wearables VIRTUAL REALITY-BRILLE Quick Facts n Multifunktionsbrille mit Miniatur- Computer im Brillenrahmen n Ermöglicht Erweiterte Realität (Augmented Reality) n Anbieter: Alphabet Inc. (Google) Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Ergänzt Informationen aus der Umwelt Augmented Reality ` Visualisierung von Daten, z. B. Wegeleitung, zusätzliche Informationen zum Referenten, Tischnachbarn/Gesprächspartner oder Automatensteuerung 27

56 ( MOBILITÄT MOBILITÄT Wie wird die Mobilität Reisen und Meetings verändern? 28

57 MOBILITÄT ( Foto Airbus S.A.S. Trendentwicklung Luftverkehr AIRBUS CABIN OF THE FUTURE Quick Facts n Zukunftsszenario einer Flugzeugkabine n Intelligente Vernetzung ermöglicht die optimale Nutzung des Flugzeugs sowie viele neue Features. n Anbieter: Airbus S.A.S. Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Geschäftsreisende können individuell entscheiden, wie sie die Flugzeit nutzen wollen. Wenn sie arbeiten möchten, können sie sich in einen ruhigen Teil des Flugzeugs zurückziehen. ` Ein interaktiver Raum kann für Meetings und Präsentationen während des Fluges genutzt werden. 29

58 ( MOBILITÄT Standortübergreifende Vernetzung TIERÄHNLICHE ROBOTER Quick Facts n Robuste, tierähnliche Roboter auf vier Beinen n Können sich auch in unwegsamem Gelände fortbewegen. n Hersteller: Boston Dynamics Inc. Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Besonders an Unorten (für Veranstaltungen unübliche Orte, z.b. Industriebrache) kann diese Art Roboter eingesetzt werden, um die Infrastruktur aufzubauen. Der Roboter ist in der Lage, sich in unwegsamem Gelände fortzubewegen und kann somit zum Verlegen von Kabeln durch einen Wald oder zum Transport von Materialien eingesetzt werden. 30

59 MOBILITÄT ( Standortübergreifende Vernetzung DROHNEN Quick Facts n Unbemannte Flugobjekte n Fliegt selbstständig oder wird ferngesteuert n Bisher rechtlich nur sehr eingeschränkt zulässig Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` An entlegenen Standorten kann eine Drohne eingesetzt werden, um durch Materialtransporte die Infrastruktur aufzubauen und zu unterstützen. ` In naher Zukunft können auf weitläufigen Geländen Besucher, Aussteller und Materialien an einen anderen Standort geflogen werden. Zusätzlich ermöglicht die Drohne die Übertragung von Livebildern und kann zur Erhöhung der Sicherheit sowie zu Aufklärungszwecken genutzt werden. In Rettungsteams kann die Drohne neues Fortbewegungsmittel werden. ` Drohneneinsatz ist außerdem möglich bei der Gebäudewartung. 31

60 ( MOBILITÄT Intelligente Verkehrssysteme AUTONOMES FAHREN Quick Facts n Fahrzeuge fahren ohne menschliches Zutun und werden miteinander vernetzt (Konnektivität). n Entwickler: verschiedene Automobilhersteller und -zulieferer, Alphabet, Inc. (Google),... Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Die Reisezeit zur Veranstaltung kann von Teilnehmern aktiv für die Arbeit, die Informationsbeschaffung oder die Entspannung genutzt werden. So kann bereits unterwegs die kommende Veranstaltung vorbereitet werden. ` Durch die selbstständige Navigation des Fahrzeugs können auch entlegene Standorte für Veranstaltungen genutzt werden (Unorte). ` Autonomes Fahren bietet sich als Mobilitätskonzept für weitläufige (Messe-) Gelände an. 32

61 MOBILITÄT ( Intelligente Verkehrssysteme CAR-2-CAR-KOMMUNIKATION Quick Facts n Cloudbasiertes Fahrzeugsystem n Fahrzeuge sind miteinander vernetzt und geben sich gegenseitig Verkehrsinformationen. n Entwickler: Volvo Car Group, Delphi Automotive PLC Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Auf weitläufigen Messegeländen mit regem Verkehr kann die Sicherheit aller Verkehrsteilnehmer erhöht werden, indem alle Fahrzeuge miteinander verbunden sind. ` Wartungsmitarbeiter können zeitnah reagieren, um Gefahrenstellen für Besucher zu eliminieren. ` Bei Großveranstaltungen können Leitsysteme die Fahrzeuge auf freie(re) Strecken führen. ` Im öffentlichen Nahverkehr gibt es eine Echtzeit-Kommunikation über Staus, Ausfälle, Verspätungen via App mit den Fahrgästen. 33

62 ( MOBILITÄT Foto Volvo Car Group Intelligente Verkehrssysteme CAR-2-INFRASTRUCTURE- KOMMUNIKATION Quick Facts n Autonomes Parksystem n Findet in einem Parkhaus selbstständig einen Parkplatz und parkt ein n Entwickler: Volvo Car Group Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Teilnehmer einer Veranstaltung können bis zum Haupteingang vorfahren. Das Auto fährt dann selbstständig zum Parkplatz (der auch weiter entfernt sein kann). ` Platzeinsparung: Parkplatzflächen und Fahrwege können effzienter geplant und genutzt werden. 34

63 MOBILITÄT ( Pilotprojekte ÖPNV EDDA-BUS Quick Facts n Schnellladesystem zum Aufladen eines Elektrobusses in wenigen Minuten n Testphase seit 03. November 2014 n Aktuell im Einsatz in Leipzig n Entwickelt vom Fraunhofer IVI Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Das Schnellladesystem erleichtert die Elektromobilität und Energieeffzienz im ÖPNV. ` Das System eignet sich besonders gut als Logistikkonzept auf weitläufigen Veranstaltungsarealen. So können Teilnehmer, Aussteller, Referenten sowie Material kosteneffzient und umweltfreundlich transportiert werden. Foto Fraunhofer IVI 35

64 ( INFRASTRUKTUR INFRASTRUKTUR Entwicklungen in Gebäuden, beispielsweise Hotellerie und Veranstaltungsstätten 36

65 INFRASTRUKTUR ( Gebäudetechnik Beleuchtung VIRTUAL SKY Quick Facts n Simulation von natürlichem Licht durch einen virtuellen LED-Lichthimmel n Zur Verbesserung der Lichtverhältnisse n Anbieter: Lights GmbH & Fraunhofer IAO Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Durch den Einsatz des Virtual Sky in Veranstaltungsräumen kann die Lichtsituation erheblich verbessert werden. Dadurch werden auch Räume ohne natürliches Tageslicht für Veranstaltungszwecke gut nutzbar. ` In Veranstaltungsräumen kann der Lichthimmel zu Showzwecken genutzt werden. Foto Oliver Stefani, Fraunhofer IAO 37

66 ( INFRASTRUKTUR Gebäudetechnik Klimatisierung PHASE CHANGE MATERIALS Quick Facts n Phasenveränderndes Material: Latentwärmespeicher speichert Wärme-/Kälteenergie über einen langen Zeitraum und kann diese verlustfrei wieder abgeben. n Mischung aus Paraffnwachs und vernetzten Polymeren n Anbieter: DuPont AG n Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Wirkt wie eine Klimaanlage ` Reduziert den Energieverbrauch und sorgt für ein angenehmes Raumklima in Veranstaltungsräumen, indem die Temperatur zwischen 20 und 26 Grad Celsius gehalten wird. Eine angenehme Raumtemperierung ist wichtig für das Wohlbefinden und somit für die Leistungsfähigkeit der Teilnehmer. 38

67 INFRASTRUKTUR ( Internet/WLAN AUSBAU DES GLOBALEN INTERNETZUGANGS Quick Facts n Satelliten/Ballons versorgen entlegene Standorte mit Internetzugang n Anbieter: Alphabet Inc. (Google), SpaceX Corporation Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Projekte: SpaceX und Project Loon ` Veranstaltungen können auch an Unorten (Strand, Wald, einsame Insel) stattfinden. Ein dauerhafter Internetzugang erhöht die Attraktivität solcher Veranstaltungen und Destinationen. 39

68 ( INFRASTRUKTUR Zahlungssysteme & Einlasskontrolle NEUE ZAHLUNGSWEGE 40 Quick Facts n Bezahlen mittels Google Hands Free: I d like to pay with Google n Zur Vereinfachung von Zahlungsprozessen vor Ort n Anbieter: Alphabet Inc. (Google) Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Bezahlen ist derzeit über Smartphones mit Zahlterminals möglich. ` Bei Veranstaltungen mit Teilnehmergebühren kann an der Registrierung einfach, bargeldlos und ohne Endgeräte auf Kundenseite bezahlt werden. ` Erleichtert z. B. das Vor-Ort-Bezahlen von Teilnehmergebühren oder Einkäufen wie z. B. das Catering bei Veranstaltungen.

69 INFRASTRUKTUR ( Zahlungssysteme & Einlasskontrolle CHIP-IMPLANTATE Quick Facts n Implantierter Chip, der verschiedene Funktionen erfüllt n Entsperrung des Handys, dient als Kundenkarte, Mitgliedsausweis fürs Fitnessstudio, Zugangskarte Büro,... Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche ` Mikrochips können zusätzlich zur Identifikation von Geschäftspartnern und Veranstaltungsteilnehmern auch als Eintrittskarte im Rahmen eines Zugangssystems für Messen und Großveranstalter genutzt werden. Der Besucher kann sich zu Hause registrieren. Vor Ort wird im Vorbeigehen der Chip ausgelesen, und das System erkennt, ob er bereits registriert ist, oder ob er noch eine Eintrittskarte benötigt. 41

70 ( AUSBLICK AUSBLICK IM ANSCHLUSS AN DEN INNOVATIONSKATALOG WERDEN DEUTSCHE UND INTERNATI- ONALE EXPERTEN UND MULTIPLIKATOREN IN DEN BENANNTEN HANDLUNGSFELDERN FÜR INTERVIEWS IDENTIFIZIERT. PARALLEL WERDEN FOKUSGRUPPEN AUS VERAN- STALTUNGSPLANERN UND TEILNEHMERN IN DEUTSCHLAND UND AN INTERNATIONA- LEN STANDORTEN GEBILDET, DIE SOWOHL DIE EXPERTISE VON ANBIETERN EINHOLEN ALS AUCH DEN BEDARF DER NUTZER HERAUSARBEITEN SOLLEN. Unter Berücksichtigung der gewonnenen Erkenntnisse werden Anforderungen an Organisation, Didaktik, Technik und Raum von zukünftigen Veranstaltungsformaten ermittelt und beschrieben. Für eine übersichtliche und vergleichbare Darstellung werden gängige Formate sowie neu entwickelte, innovative Szenarien im Future Meeting Guide gegenübergestellt. Diese werden im Anschluss durch die Stakeholder bewertet. Projektphase ab Sommer 2016 vorbereitet. Die Ergebnisse der Forschungsphasen dienen als Handlungsanleitungen für die Konzeption zukunftsorientierter Future Meeting Spaces unter organisatorischen, technologischen und räumlichen Aspekten. Das Projekt soll wissenschaftlich fundierte Handlungsleitfäden sowie eine ausführliche Ergebnisdarstellung erbringen. Abschließend wird ein zukünftiges Meeting- Szenario ausgewählt und dessen Realisierung durch konzeptionelle Weiterentwicklung und Anpassung an die Realisierungssituation als Use- und Show-Case in einer möglichen zweiten 42

71 FORSCHUNGSPARTNER 43