SAP Projektsystem. Präsentation von: Stefan Dupke Sebastian Feiler Michael Heierth

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1 SAP Projektsystem Präsentation von: Stefan Dupke Sebastian Feiler Michael Heierth

2 Gliederung 1. Integrationsfähigkeit 2. Einführungsstrategie 3. Customizing-Einstellungen 4. Funktionalität 5. Planungsfunktionen 6. Projektrealisierung 7. Informationssystem 8. Projektplantafel 9. Bewertung Modul Projektsystem 2

3 Geschichtlicher Abriss PM-Systeme allgemein Ende der 60er: Entwicklung der Management-Informationssysteme (MIS) Speziell zur Unterstützung des Projektmanagements: Projektmanagement-Informationssysteme (PMIS). Projektinformationssysteme in MIS integriert Modul Projektsystem 3

4 Einige Ziele und Anforderungen von PM-Systemen Ziele Bessere Kontrolle der Projektabläufe Kostensenkung Erhöhung der Transparenz Informationsverdichtung Anforderungen Datenaustausch in gängigen Standardformaten Stammdatenpflege Untergliederung eines Projektes in Teilprojekte Berichts- und Informationsmöglichkeiten Modul Projektsystem 4

5 Integrationsfähigkeit von PM-Systemen Wesentliches Merkmal: Integrationsgrad in ein ERP- System (Enterprise Ressource Planning) Unterscheidung 2er PMS - Gruppen: eigenständige Projektmanagementsysteme z.b. MS Project integrierte Module im Rahmen eines ERP-Systems, z.b. PS von Vorteile integrierter Module: Gemeinsame, einheitliche Datenbasis für alle Komponenten Ermöglichung eines wechselseitigen Informationszugriffs Modul Projektsystem 5

6 Einführungsstrategie zu PM allgemein Generelle Fragen zum Unternehmensumfeld Kann das Unternehmen vom Grundsatz her reformiert werden? Wollen Sie Ihr Unternehmen verändern? Sind finanzielle und geistige Voraussetzungen erfüllt? Erlaubt die Wettbewerbssituation die Veränderungen? Modul Projektsystem 6

7 Spezifische Fragen zum Einsatz von Sind entsprechende Bereiche (Organisation, EDV) vorbereitet? Sind technische Voraussetzungen und Umstellungsaufwand auf eine Client Server Architektur bekannt? Sind die Programmierkräfte vorbereitet? Werden die Endanwender auf vorbereitet? Stehen genügend Fachkräfte zur Verfügung? Ist ein externer Berater vorhanden, der in Zukunft eine Zusammenarbeit zulässt? Modul Projektsystem 7

8 Einordnung des Moduls PS unter MM PP Produktions-- planung QM PM SD Vertrieb R/3 FI Client / Server ABAP/4 HR Finanzwesen IS Anlagenbuchhaltung Branchenlösungen CO Controlling WF Workflow AM Projekt- System Personalwirtschaft Instandhaltung Qualitäts- Mgmt. Materialwirtschaft PS Besondere Leistungsfähigkeit durch: Integration anderer Module Interaktion zwischen den Modulen betriebswirtschaftliche, inhaltliche Projektsteuerung ermöglicht Modul Projektsystem 8

9 Beispiel für Interaktion der Module Vertrieb Materialwirtschaft Kosten für Halbzeuge Kunde bekannt Konditionen PS Projektleiter Frästeil Personalwirtschaft Stundenlohn Verfügbarkeit Qualitätsmanagement Stichproben In der Produktion Produktionsplanung Maschinen Maschinenstunden Instandhaltung Wartungsplan Kosten Modul Projektsystem 9

10 Zum Modul Projektsystem allgemein Umfang des Einsatzes ist abhängig von dem jeweiligen Projekt Zur weiteren Planung und Steuerung: Schnittstellen zu anderen Anwendungen Vielzahl von vorhandenen Standardberichten Über Report Writer und Report Painter: ohne Programmierkenntnisse Berichte regenerieren Mit Programmierkenntnissen: Erstellung von Berichten mit Programmiersprache ABAP/4 Modul Projektsystem 10

11 Einführungsstrategie zu Modul PS Vorgehensweise: Festlegung der organisatorischen Einbettung des Moduls Identifikation der Benutzergruppen Ermittlung des Funktionsumfangs Festlegung der Datenpflege bzw. der Lese- und Schreibberechtigungen Erarbeitung von Benutzerhilfen Festlegung des Einführungsprozesses Modul Projektsystem 11

12 Festlegung der organisatorischen Einbettung des Moduls Drei prinzipielle Varianten Zentrale Variante Dezentrale Variante Mischvariante Modul Projektsystem 12

13 Zentrale Variante: Bei hoher Komplexität des Systems Bestimmte Stelle verwaltet die Projektdaten: Eingabe, Überarbeitung und Ausgabe der relevanten Daten Nachteile: Schnittstellenproblematik (Erfasser und Nutzer der Daten nicht identisch) Akzeptanz von Daten aus dem Netz beim Projektleiter gering Änderungen sowie schnelles Reagieren meist unbefriedigend gelöst Modul Projektsystem 13

14 Dezentrale Variante Das System wird vom Projektleiter selbst bedient Relevante Daten werden vom Projektleiter gepflegt Klärungsbedarf: Wann die Durchführung beginnt Wann die Planung abgeschlossen ist Wann welche Daten als verbindlich anzusehen sind Im organisatorischen Ablauf Anwendung, wo mehrere Softwarepakete im Einsatz sind, (Für Planung, Durchführung,...) Modul Projektsystem 14

15 Mischvariante Person an der Seite des Projektleiters: Dateneingabe und -pflege Person ist im Projektteam integriert weiterer Vorteil durch kaufmännische und technische Ausbildung der Person Anwendung bei größeren Projekten, damit sich die Beschäftigung der Person rentiert Organisatorische Variante für das Modul PS Mischvariante empfehlenswert, da Stammdatenpflege im Standard aufwendig ist Modul Projektsystem 15

16 Identifikation der Benutzergruppen Unternehmensführung Linienmanagement Projektleiter, Projektmitarbeiter Administrationsbereiche Die Identifikation der Benutzerkenngruppen ist hauptsächlich wegen des Schulungsbedarfs notwendig Modul Projektsystem 16

17 Ermittlung des Funktionsumfangs Festlegung des Funktionsumfangs abhängig von: Den zum Einsatz kommenden Methoden Den Verfahren Der Identifikation der Benutzergruppen Nur Funktionen, die den Benutzergruppen nutzen Zu große Funktionalität setzt entsprechende Schulung voraus oder verwirrt den Endanwender. Modul Projektsystem 17

18 Festlegung der Datenpflege bzw. der Lese- und Schreibberechtigungen Unterscheidung zweier Arten der Datenpflege: zentrale Datenpflege dezentrale Datenpflege Zentrale Datenpflege Vor allem betriebswirtschaftliche Daten: von zentraler Stelle verwalten Dezentrale Datenpflege Vor allem die Pflege von Projektterminen durch den Projektleiter Modul Projektsystem 18

19 Lese- und Schreibberechtigungen in PS Projektleiter muss auf alle relevanten Daten modulübergreifend zugreifen können Zugriffsberechtigungen generell sehr offen(große Stärke von ) Schreibberechtigungen ergeben sich aus der Zuordnung der Datenpflege Modul Projektsystem 19

20 Erarbeitung von Benutzerhilfen Benutzerhilfen werden in drei verschiedenen Formen angeboten: Benutzerhilfen in Form von Printmedien Personenbezogene Benutzerhilfen systemunterstützte Benutzerhilfen Online-Hilfen Selbst programmierte Anwendungen Im Funktionsumfang enthaltenes Benutzermenü Modul Projektsystem 20

21 Festlegung des Einführungsprozess Beginn des eigentlichen Einführungsprozesses in den Phasen Qualifizierungsphase Pilotphase Review-Phase Roll-out-Phase Modul Projektsystem 21

22 Die Qualifizierungsphase für das Modul PS Wer ist in welchem Umfang zu welchem Zeitpunkt wie zu qualifizieren? Folgender zeitlicher Verlauf ist zu empfehlen: Schnupperkurse in der Planungsphase Grundkurse vor Beginn des operativen Einsatzes Intensivkurse und Eingabekurse Modul Projektsystem 22

23 Die Pilotphase Sicherstellung der Praxistauglichkeit des Moduls durch Pilotbetrieb Die Review-Phase Ständige Analyse und Nachbesserung Roll-out-Phase Planung der unternehmensweiten operativen Einführung des Moduls PS Modul Projektsystem 23

24 Customizing - Einstellungen Customizing: unternehmensspezifischen Anpassungen des Systems ohne Programmierung Es erfolgt über Tabelleneinstellungen Durch folgende Methoden, bzw. Werkzeuge wird das Customizing unterstützt: Vorgehensmodell (unterstützt die Gesamtplanung) Referenzmodell (spiegelt hinterlegte Geschäftsprozesse wieder) Implementation - Guides (grenzen den Umfang der Funktionen zeitlich-logisch ein) Projektsteuerung und -dokumentation (Ressourcenzuordnung) Korrektur- und Transportwesen Modul Projektsystem 24

25 Funktionalität von SAP/R3 PS 6 Hauptbearbeitungsbereiche / Menüpunkte Grunddaten Operative Stukturen Planung Budgetierung Realisierung Informationssystem Modul Projektsystem 25

26 Grunddaten Standardstrukturen Arbeitsplätze FHM (Fertigungshilfsmittel) Standarddokumente Modul Projektsystem 26

27 Operative Strukturen Projektdefinition PSP (Projektstrukturplan) Netzplan + Vorgänge Meilensteine Modul Projektsystem 27

28 Projektstrukturplan Modul Projektsystem 28

29 Projektstruktur Netzplan 1:N Aufgaben Teilaufgaben Ecktermine Kosten Feinterminierung Ressourcenbedarf Ressourcenkosten Modul Projektsystem 29

30 Meilensteine Meilensteine werden benutzt, um bestimmte Teilergebnisse oder das Erreichen bestimmter Prozessphasen zu kontrollieren. Sie werden verwandt: zur Fortschrittsanalyse als Freigabemeilensteine zum Auslösen von definierten Funktionen Modul Projektsystem 30

31 Planungsfunktionen Kostenplanung Terminplanung Ressourcenplanung Personalplanung Erlösplanung Finanzplanung Modul Projektsystem 31

32 Budgetierungsfunktionen Original Budget Budgetaktualisierungen Freigaben Modul Projektsystem 32

33 Realisierungsfunktionen Rückmeldungen Ist-Termine Fortschrittsanalysen Fakturierung Kosten / Erlöse / Zahlungen Modul Projektsystem 33

34 Projektrealisierung Abweichungs -analyse Isttermine Plantermine Modul Projektsystem 34

35 Planungsfunktionen Kostenplanung Gesamtkostenplanung mit dem PSP Zwei Planungsansätze: bottom-up-planung top-down-planung Merkmale: kostenartenunabhängig auf Gesamt- oder Jahreswert bezogen grobe Planung Ausgangswert für Detailplanung Modul Projektsystem 35

36 Kostenplanung Planungsfunktionen Kostenartengerechte Planung Kostenarten: z.b. Material-, Arbeits-, Lagerkosten Unterscheidung im PS-Modul zwischen: Primärkosten Sekundärkosten Merkmale: Detaillierte Planung jahres- oder monatsbezogen Modul Projektsystem 36

37 Planungsfunktionen Kostenplanung Einzel- / Bauteilkalkulation Feinste Planungsform Informationen über Bezugsquellen, Mengen und Preise werden benötigt Modul Projektsystem 37

38 Kostenplanung Planungsfunktionen Kostenplanung im Netzplan Vorgänge als Abrechnungsobjekt Unterscheidung zwischen Eigenbearbeiteten Vorgängen Fremdbearbeiteten Vorgänge Kostenvorgängen Modul Projektsystem 38

39 Planungsfunktionen Terminplanung Ziel: Ermittlung der einzelnen Zeitpunkte, in denen die verschiedenen Arbeitsumfänge abgewickelt werden sollen. Überblick über Termine im Projektstrukturplan (manuelle Terminierung) Netzplan (automatische Berechnung der Termine) Terminierungsarten: Ecktermine Prognosetermine Ist - Termine Terminierte Termine Modul Projektsystem 39

40 Planungsfunktionen Terminplanung im Projektstrukturplan Drei vorhandene Planungsformen: top-down-planung bottom-up-planung freie Planung Terminplanung im Netzplan Vorwärtsterminierung Rückwärtsterminierung Ermittlung von Kapazitätsbedarf, freien Puffern und des kritischen Weges Modul Projektsystem 40

41 Planungsfunktionen Terminplanung mit der Projektplantafel Gemeinsame Terminplanung mit dem PSP und den Netzplänen Planungselementen sind Vorgänge mit Anordnungsbeziehungen zugeordnet Zwei Planungsformen: top-down-planung bottom-up-planung Modul Projektsystem 41

42 Planungsfunktionen Ressourcenplanung Kapazitätsplanung Ziel: Ressourcen bedarfsgerecht zu planen und entsprechend der Verfügbarkeit einsetzen. Der Kapazitätsbedarf wird für die eigenbearbeiteten Vorgänge bestimmt. Berichtsformen zur Analyse der Kapazitätsauslastung sind im PS-Modul enthalten Abgleich zwischen Kapazitätsbedarf und angebot ist möglich Modul Projektsystem 42

43 Planungsfunktionen Ressourcenplanung Materialplanung Reservierungen, bedarfsgerechte Bestellanforderungen und Terminanpassungen durch Anbindung an andere SAP-Module ist möglich Verfügbarkeitsprüfungen können durchgeführt werden Modul Projektsystem 43

44 Planungsfunktionen Budgetierung Gesamtbudgetwerte aus Kostenplanung übernommen oder vom Projektleiter manuell eingegeben Budgetverteilung nach dem top-down-prinzip auf Gesamtlaufzeit oder Jahreswerte bezogen Mittel können vollständig oder nach und nach freigegeben werden Überwachung der zugeteilten Mittel durch Budget-Verfügbarkeitskontrolle Je nach Voreinstellung wird nach Überschreitung bestimmter Grenzen Warnmeldung angezeigt Nachricht an Projektleiter übermittelt Buchung abgelehnt Modul Projektsystem 44

45 Rückmeldungen Projektrealisierung Erfassung und Berechnung von Informationen über Rückmeldungen Rückmeldedaten bzw. daraus berechnete Daten sind: Abarbeitungsgrad Ist- und Prognosetermine Arbeitsaufwand usw. Weiterhin können über Rückmeldungen Ist-Kostenberechnungen durchgeführt, Kapazitätsauslastung von Arbeitsplätzen ermittelt und Daten in Netzplanvorgängen aktualisiert werden. Modul Projektsystem 45

46 Ist-Termine Projektrealisierung Terminliche Steuerung durch Vergleich von geplanten mit realisierten Terminen =>Abschätzung der weiteren Fertigstellungstermine =>Bestimmung neuer Vorgangstermine und Pufferzeiten Ist-Termine entweder mit PSP erfasst oder aus Rückgemeldeten Vorgängen übernommen und hochgerechnet. Modul Projektsystem 46

47 Projektrealisierung Projektfortschrittsanalyse Zu bestimmten Zeitpunkten im Projekt werden Daten ermittelt, anhand derer der Fortschritt analysiert werden kann Mit Hilfe verschiedener Methoden erfolgt die Berechnung des Fertigstellungsgrades (=Bezugsgröße für Analyse) Ergebnisse dienen für die Fakturierung nach dem Projektfortschritt zur Ermittlung von Beständen zur Bewertung für die durch das und für das Projekt erbrachten Leistungen, z.b. in Bezug auf Termine, Ressourcen usw. Modul Projektsystem 47

48 Projektrealisierung Fakturierung und Festpreise Über Fakturierung wird Kunden, anhand eines Kundenauftrages, die Projektleistung in Rechnung gestellt Fakturierung kann mittels Festpreisen oder tatsächlich angefallenen Kosten erfolgen Zu berechnete Beträge im Ganzen oder teilweise auf Grundlage von erreichten Terminen/Meilensteinen ermittelt Modul Projektsystem 48

49 Informationssystem Grafische Darstellung Workflow-Protokoll Rechercheberichte Strukturberichte Verdichtungsberichte Einzelpostenberichte Modul Projektsystem 49

50 Graphische Darstellung Modul Projektsystem 50

51 Workflow-Protokoll Modul Projektsystem 51

52 Strukturberichte Strukturübersichtsbericht Inhaltliches Controlling (Terminüberwachung, Objektinfo s) Strukturierter Bericht Kaufmännisches Controlling (Kosten, Erlöse) Modul Projektsystem 52

53 Strukturübersicht Modul Projektsystem 53

54 Kostenartenberichte Plan / Ist Vergleich im Hinblick auf: Materialkosten Personalkosten Kostenstellen Modul Projektsystem 54

55 Recherchebericht Modul Projektsystem 55

56 Verdichtungsberichte Auswertungen über mehrere Projekte hinweg Kostenartenberichte Modul Projektsystem 56

57 Einzelpostenberichte Werden bei jeder Buchung erzeugt Enthalten: Betrag, Datum, Belegnummer... der Buchung Auswertung erfolgt nach ausgewählten Kriterien Modul Projektsystem 57

58 Einzelpostenbericht Modul Projektsystem 58

59 Auswertung von Ressourcen Bestandslisten Bestellanforderungen Bestellungen... Modul Projektsystem 59

60 Projektplantafel Modul Projektsystem 60

61 Projektplantafel Steuerungsfunktionen in der PPT Projektdefinition und Struktur mit Stammdaten anlegen und pflegen Vorgänge anlegen, pflegen und über Anordnungsfunktionen miteinander verbinden Berechnung von Terminen über Vorwärtsund Rückwärtsterminierung Steuerung von Terminen über Anpassung der Plantermine Modul Projektsystem 61

62 Zusammenfassung SAP PS ist in der Datenhaltung und -verwaltung nahezu konkurrenzlos Hoher Integrationsgrad in die Komponenten REWE und Logistik sehr vorteilhaft Durch die Datentransparenz kann die Datenqualität gesteigert werden Modul Projektsystem 62

63 Spezielle Vorteile für Unternehmen Optimierung der Prozesskosten Anbindung aller Unternehmensbereiche Qualifizierte Kostenanalysen Basis für weitere Systeme (Just in Time) Optimaler Mitarbeitereinsatz Optimierung von Zahlungsmittelströmen Modul Projektsystem 63

64 Vorteile für Mitarbeiter Entlastung von Routineaufgaben Optimierte Infos als Basis für Entscheidungen Ausgereifte Funktionalität (Analyseinstrumente...) Modul Projektsystem 64

65 Schwachpunkte Entkoppelter Einsatz von PS nicht möglich. Folge: Komplette Anpassung an SAP Systemlösung nötig Kostspielige und komplizierte Umstrukturierungen nötig Evtl. ungeeignet für kleine Unternehmen Abweichung von der Kostenstellenstruktur nicht möglich Komplexe Funktionsvielfalt schreckt gelegentliche Anwender eher ab Modul Projektsystem 65

66 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Modul Projektsystem 66

67 Projekt Builder Navigationsspalte Strukturbaum Arbeitsbereich mit Detailbild zum markierten Objekt Abeitsvorrat Modul Projektsystem 67