Projektmanagement mit Microsoft Project

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1 I Busi usiness UIMIIUI Hans-Dieter Hopf Projektmanagement mit Microsoft Project Das Praxisbuch für alle Versionen bis einschließlich Project 2007 ADDISON-WESLEY An imprint of Pearson Education München Boston San Francisco Harlow, England Don Mills, Ontario Sydney Mexico City Madrid Amsterdam

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Für wen ist das Buch? ' Was ist nicht enthalten? Gliederung 14 [TeiM 17] 2 Projektsteuerung Aufgaben in Projekten Projektorganisation Projektorganisation aus PSP ableiten Aufwand für das Projektmanagement Die verwendeten Werkzeuge Microsoft Project Microsoft Organization Chart WBS Chart Pro Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft Access 25 3 Generelle Planungsprozedur Standardablauf einer neuen Planung Technische Daten von Microsoft Project Spezifikationen Dateiformate 32 5 i j

3 Inhaltsverzeichnis Kalender einrichten, Kalender in Microsoft Project 2003 anlegen Neuen Kalender erzeugen Feineinstellung des Kalenders Feiertage und Brückentage einfügen Tagesarbeitszeit einstellen Kalender in Microsoft Project 2007 anlegen Feiertage einfügen Tagesarbeitszeit einstellen Überprüfung neuer Kalender Kalender organisieren Grundeinstellungen 5.1 Ansicht 5.2 Allgemein 5.3 Bearbeiten 5.4 Kalender 5.5 Terminplan 5.6 Berechnen 5.7 Rechtschreibung 5.8 Speichern 5.9 Oberfläche 5.10 Sicherheit 5.11 Zusammenarbeit Weitere Anpassungen Formate anpassen Schriften Balken Zeitskala Gitternetz Der Balkenplan-Assistent Textarten Balkenarten Einzelheiten Layout Zeichnung Tabellen anpassen Vorgangstabellen Tabellen ändern Tabellen neu erstellen Ressourcentabellen ändern Tabellen organisieren Tabellen umbenennen

4 6.3 Symbolleisten anpassen Symbolleisten neu anlegen Befehle zuordnen Makro aufzeichnen Makro zuordnen 6.4 Filter anpassen Filterarten Filter bearbeiten Autofilter nutzen Filtern und gruppieren Gruppenfilter Dauer für alle Vorgänge 6.5" Ansichten anpassen Änderung bestehender Ansichten 6.6 Organisieren Speichern in der globalen Vorlage Vorlagen zwischen Projekten austauschen Felder anpassen und verändern Anpassen von Kostenfeldern Kostenfeld auswählen Eine Formel erstellen Vorhandene Kostenfelder Wertelisten anlegen Anpassung der Berechnung fester Kosten Ampelsymbole in Tabellen Symbole definieren Erweiterte Anpassung von Feldern Bearbeiten von Gliederungscodes Auszug aus der Microsoft-Project-Hilfe zur Gliederung 118 Teil Microsoft Project in der Praxis 8.1 Dateneingabe Eingabetabelle für Vorgänge Meilensteine, Vorgänge besonderer Bedeutung Verknüpfung und Anordnungsbeziehung Sammelvorgänge Analyse kritischer Wege GIF-Dateien nutzen Externe Datenerfassung Daten aus Textdokumenten Daten in Tabellen erfassen Zusammenfassung

5 Inhaltsverzeichnis 8.7 Hammocks Engpässe finden und vermeiden Das Prinzip der modularen Planung Unterbrechungen Sonderfall Schichtbetrieb Basisplan speichern Der Rahmenterminplan Zehn.Schritte zum fertigen Rahmenplan Der Projektstrukturplan Projektstrukturplan-Kriterien Verwendung von Organisation Chart Standardschema für einen PSP Diagrammtyp festlegen Weitere Einstellungen Gliederung im Detail Automatisch Formatieren Der fertige Projektstrukturplan Wie geht es weiter? Verwendung von WBS Chart Pro Ein Beispiel-PSP aus einem Automobilprojekt Bearbeiten einzelner Elemente Formatieren von Elementen Informationen zu Vorgängen Formatieren von Elementen Transfer des PSP zu Microsoft Project Übergabeprobleme Korrektur der MakroSicherheit Erfolgreiche Datenübergabe Terminplan fertigstellen Wie geht es weiter? Arbeitspakete Terminplanung von Arbeitspaketen Dynamische Planungen Dynamische Verknüpfungen Dynamisch planen - die Methode Verlorene Verknüpfungen Fehler durch falschen Kalender korrigieren Änderungen in den Quelldaten bearbeiten Weitere dynamische Verknüpfungen Vorteile dynamischer Verknüpfungen Arbeitspakete speichern als Teilprojekt 212

6 12 Teilprojekte und Multiprojekte Teilprojekttechniken Voraussetzungen Multiprojekttechniken Die zweite Methode Erstellen eines Multiprojektplans Öffnen von Teilplänen eines Multiprojekts Teilprojekte im Gesamtplan bearbeiten Überprüfung der Logik 228 Teil3 231j 13 Ressourcenplanung Dauer, Aufwand und Kosten Ressourcenpool oder eigene Ressourcen Ressourcenarten Ressourcen im Projekt verwalten Anlegen der Ressourcentabelle Informationen zur Ressource Zuordnung von Ressourcen Ressourcenpool nutzen Ressourcenpool bearbeiten Professionelle Ressourcenplanung Gemeinsame Ressourcennutzung Zuordnung von Ressourcen Arbeiten mit Ressourcenprofilen Überlastungen entfernen 268 Teil 4 273J 14 Basisplan speichern, Seite einrichten und drucken Basisplanung Basisplan speichern und festlegen Was-wäre-wenn-Analysen Basispläne löschen Anpassung von Balkenarten Drucken von Ansichten und Plänen Seite einrichten Symbolleisten für Kopf-und Fußzeilen Kopfzeile Fußzeilen Legende Druckerspezifische Einstellungen 291

7 Inhaltsverzeichnis 15 Statusermittlung und Berichte : Status erfassen Statusdatum festlegen Vorgänge aktualisieren Projekte aktualisieren Empfohlenes Vorgehen Detaillierte Statuserfassung :2.2 Fortschrittslinien Alternative Vorgehensweisen Symbolleiste Statuserfassung tatuseintrag bei den Informationen zum Vorgang Statuseintrag in Maskenansichten Ressourcen verzögert einsetzen Zusammenarbeit von Ressourcen Servemutzung Geeignete Ansichten, Masken und Tabellen Ansichten Tabellen Masken Berichte in Microsoft Project Grafische Berichte Standardberichte Standardberichte anpassen Feineinstellungen Ertragswertanalyse Statusauswertungen Die Ertragswertanalyse Testreihe Tabelle der Testreihe Verschiebung eines Vorgangs Auswirkung von drei Änderungen Auswertung weiterer Tests Microsoft Excel, ideal für grafische Darstellungen Personaleinsatz Personaleinsatz pro Zeiteinheit und kumuliert Personalauslastung Flächendiagramme Meilenstein-Trendanalysen Auswertungen mit Pivot-Tabellen Pivot-Tabellen anwenden Beispiel Pivot-Tabellen in Excel erzeugen 348

8 [Teil 5 ' " :., ~"~ ~ ' ~~ 35il.2 'S s. 17 Neuerungen in Microsoft Project Überblick Das neue Balkenplanformat 354 J Der verbesserte Projektberater Markierung von Änderungen Suche nach Vorgangstreibern Die neuen Berichte in Microsoft Project Kalendereinstellungen 360 * "-- ' Budget-und Kostenressourcen Weitere kleinere Änderungen Beispielprojekt Projektdefinition Vorbereitende Maßnahmen Projektkalender anlegen Extras - Optionen Ressourcenpool einrichten Rahmenterminplan Projektstrukturplan DeliverableltemsList(DIL) Projektorganisation Arbeitspaketbeschreibung Arbeitspaketplan Ressourcen aus dem Pool zuordnen Kosten mit Verkaufspreis Basisplan Grafische Darstellungen Statuserfassung und Auswertung Rahmenterminplan Arbeitspaketstatus Statusbericht als Dokument 390 Stichwortverzeichnis