Projektarbeit Einführung und Ideensammlung

Transkript

1 Projektarbeit Einführung und Ideensammlung Im Rahmen der Ausbildung für hauptamtliche BibliothekarInnen im gehobenen Fachdienst HA-B November 2014 Cluster-Team: Karin Claudi, Susanne Tretthahn

2 Projektarbeit - Themen Welche Themen können es sein? Bibliothekarische Fachthemen aus der eigenen Bibliothekspraxis an der eigenen Bibliothek umsetzbar = Idee Projekt = definiertes Projekt Darstellung nach Patzak, Gerold/Rattay, Günter: Projektmanagement. Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios und projektorientierten Unternehmen. Wien: 6. aktualisierte Aufl. 2014, S. 89

3 Projektarbeit - Formales Die Projektarbeiten werden im Projektarbeitenarchiv des BVÖ veröffentlicht Umfang: 25 Seiten Mehr zu den formalen Anforderungen in der 2. Kurswoche

4 Projektarbeit - Betreuung Generelle Ansprechpersonen: Team Projekt (Karin Claudi und Susanne Tretthahn)

5 Projektarbeit - Betreuung Inhaltliche Betreuung der Projektarbeiten: Eine Zuordnung der Betreuer erfolgt nach den Themen der Projektvorschläge Sollte keine gleichmäßige Aufteilung der Themen möglich sein, ist eine Änderung der Themenvorschläge notwendig. Eine entsprechende Rückmeldung erfolgt durch das BVÖ- Ausbildungsteam

6 Projektarbeit - Zeitplan 1. Kurswoche: Themenfindung Abgabe 2. Aufgabenstellung Thema Abgabe 3. Aufgabenstellung Exposeé Kurswoche: Themenübersicht Formale Anforderungen, Reflexion Kurswoche: Individuelle Betreuung Abgabe der schriftlichen Arbeit Ende Anfang Kurswoche: Präsentationen

7 2. Aufgabenstellung Thema (A2) Arbeitstitel Kurze Erläuterung (etwa ½ Seite) Mit der Büchereileitung abzusprechen Bis Themen An Marion Benda: benda@bvoe.at (Betreff: A 2 Name)

8 3. Aufgabenstellung Exposeé (A3) Inhaltliche Planung Kommentiertes Inhaltsverzeichnis (etwa 2 Seiten) Projektplanung Personen (Projektleitung, Rollen im Projekt, Team, Kommunikation) etwa ½-1 Seite Terminplan (Ablauf, Planung, Umsetzung, Dokumentation, Abschluss) etwa ½-1 Seite Beispiel vgl. Folie 32 Bis An Marion Benda: benda@bvoe.at (Betreff: A 3 Name)

9 Werkzeug für Projekte Projekt Projekt-Management Projekt-Themenfindung Zeitmanagement

10 Was ist ein Projekt? Definition nach DIN Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.b.: Zielvorgabe (Leitfragen); zeitliche, finanzielle, personelle (mehrere Beteiligte) und/oder andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.

11 Definition nach ISO Einmaliger Prozess, der aus einem Satz von abgestimmten und gelenkten Vorgängen mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um ein Ziel zu erreichen, das spezifische Anforderungen erfüllt, wobei Beschränkungen in Bezug auf Zeit, Kosten und Ressourcen berücksichtigt werden.

12 Definition nach Patzak und Rattay Projekte sind Vorhaben, die im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet sind.

13 Definition nach Patzak und Rattay Projekte können in einer Hierarchie eingeordnet werden: Prozesse (Routineaufgaben) Projekte Programme

14 Prozesse (Routineaufgaben) sind häufig wiederholte Aktivitäten. Beispiele: Ausleih-Vorgang, Medienankauf Ausgangslage definiert angestrebtes Ergebnis spezifiziert erforderliche Maßnahmen kategorisiert bzw. spezifiziert unbedeutende Unsicherheiten in der Zielerreichung Prozesse (Routineaufgaben) Projekte Programme

15 Projekte sind einmalige Vernetzung von Aktivitäten. Beispiele: Renovierung der Bücherei, Aufbau eines neuen Medienbestandes Ausgangslage definiert angestrebtes Ergebnis spezifiziert erforderliche Maßnahmen zum Teil noch völlig offen wesentliche Unsicherheiten in der Zielerreichung Prozesse (Routineaufgaben) Projekte Programme

16 Programme sind Vernetzung von Aufgaben und Einzelprojekten. Beispiel: Jahresprogramm Leseförderung angestrebtes Ergebnis in Form einer Zielvorstellung spezifiziert erforderliche Maßnahmen und Einzelprojekte zum Teil noch völlig offen hohe Unsicherheit bei der Erreichung der nur grob definierten Ziele. Prozesse (Routineaufgaben) Projekte Programme

17 Von der Definition zur Aufgabe: Kriterien des Projekts nicht routinemäßige Bearbeitung Messbares Ziel Zeitliche Befristung (Anfang und Ende) Begrenzte Ressourcen (Zeit, Budget, Personal, ) Bearbeitung im Bibliotheks-Team

18 Basics für Ihre erfolgreiche Projektarbeit Klarer Auftrag Klares Projektziel Klarer Zeitplan Klare Verantwortlichkeiten Kompetente Projektleitung

19 Basics für Ihre erfolgreiche Projektarbeit Warum? (Motivation, Ziele, Hintergründe) Was? (spezifische Projektziele Thema) Wie? (Methodik, Programm, Ablauf) Wo? (Arbeitsort, Veranstaltungsort) Wer? (Zielgruppe(n), Veranstalter, Auftraggeber, Finanzgeber, Kooperationspartner) Wann? (Start und Ende, Zeitplan) Wieviel? (Aufwand, Ressourcen) Welche? (Ziele, Erfolgskriterien)

20 S.W.O.T.-Analyse Innensicht: Strenghts Stärken Innen -sicht Stärken Schwächen Weaknesses Schwächen Außensicht: Außen -sicht Chancen Risiken Opportunities Chancen Threats - Risiken

21 S.W.O.T.-Analyse Innensicht Stärken Schwächen Außensicht Chancen Risiken

22 Beispiel Bibliothek Innensicht Stärken Schwächen Schwerpunkt Kinder- und Jugendbibliothek (KJB) Belletristik und englische Literatur Wenig Platz Veralteter Sachbuchbestand MitarbeiterInnen mit unterschiedlichem Wissensstand Außensicht Chancen Risiken In den Zielgruppen (Kinder mit KJB, Frauen mit Belletristik) Zeitschriften Neue Schulen: Bindung an die Bibliothek (Konkurrenz) KJB: andere Zielgruppen kommen am Vormittag nicht gern in die Bibliothek

23 Beispiel S.W.O.T.-Analyse QR-Codes in der Bibliothek (Regal > Neuerscheinungen) Innensicht Stärken Schwächen Benutzerfreundlich Medien können besonders beworben werden Verleihzahlen erhöht Barriere mobile Endgeräte QR werden selektiv verwendet (etwa Neuerscheinungen) Außensicht Chancen Risiken Neues Publikum kann angesprochen werden Sichtbarkeit des Katalogs Aufwand Technische Störungen Wird nicht genutzt (Zielgruppen)

24 Projekt-Management Definition nach DIN Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts.

25 Aufgaben im Projektmanagement den Managementfunktionen der klassischen Unternehmensführung (Planen, Organisieren, Führen, Kontrollieren).

26 Planung Dokumentation Controlling Ihr Projekt Organisation Teamführung

27 Projektdefinition Sozialraumanalyse Gestaltung der Arbeitsaufträge Termin- Ressourcen- Kosten- Planung Dokumentation Planung Kommunikation, Koordination: Rollendefinition, Aufgabenverteilung, Gestaltung der Kommunikation im Team Controlling Ihr Projekt Organisation Erfassung/Bewertung des Fortschritts; Einhaltung Termine, Ressourcen, Kosten; ggf. Anordnung korrektiver Maßnahmen, Qualitätssicherung Teamführung Teamauswahl, Förderung von Entwicklungen, Zusammenarbeit der Teammitglieder, Arbeitsbedingungen, Motivation

28 Projektmanagement-Prozesse Projektstartphase (Themenfindung, Exposee) Team und TeilnehmerInnen HA-B Planungsphase Koordinationsphase 1 (Koordination, Änderungen) Ausführungsphase 1 (Realisierung, Abwicklung, Dokumentation) Koordinationsphase 2 Projektabschlussphase (Reflexion, Verschriftlichung, Präsentation)

29 Projektstrukturplan Was ist für mein Projekt zu tun? Teilung der Gesamtaufgaben in plan- und kontrollierbare Teilaufgaben und Arbeitspakete Beinhaltet alle Arbeitsschritte, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen Bietet eine Übersicht über das Projekt Grundlage für eine termingerechte Abwicklung und Abgabe der Projektarbeit

30 Projektstrukturplan Die 3 Ebenen: Thema der Projektarbeit Teilaufgaben fassen gleichartige Arbeitspakete zusammen sind typischerweise Hauptaufgaben oder Phasen eines Projekts Arbeitspakete Ein Arbeitspaket bezeichnet ein Bündel von einzelnen Aufgaben, die der Zielerreichung dienen

31 Zeitplan - Projektphasen Idee (finden, prüfen, gestalten) Konzept (Inhalt, Beteiligte, Termine) Umsetzung (ggf. Anpassungen des Konzeptes) Dokumentation und Reflexion Projektabschluss und Präsentation (ggf. Nachbearbeitung)

32 Termin-Planung Grundbausteine: Arbeitsvorgänge Ereignisse (Zwischenziele) Beziehung zwischen Arbeitsvorgängen und Ereignissen Früheste Anfangs- und späteste Endtermine Pufferzeiten

33 Beispiel Zeitplan Projektarbeit Magdalena Nösslböck, Thema: Beschwerdemanagement in der Stadtbibliothek Graz, HA-B

34 Kurz: Die 6 Schritte zum Erfolg Festlegung des Projektthemas Beschreibung des Projekts > Exposeé Zieldefinition Festlegung der Projektinhalte und Hauptaufgaben Abgrenzung: Zeitlich Kosten Organisation Präsentation und Dokumentation

35 Projektmanagement - Overkill So viel Projektmanagement wie nötig, nicht so viel wie möglich! Methoden des Projektmanagements sollen situativ und projektspezifisch eingesetzt werden!

36 Projektarbeit - Themenwahl Das geeignete Thema ist Praxisnah + konkret + realisierbar + spannend/interessant Ideen & Anregungen finden im World Café! (Abendeinheit) -> Projekte in Arbeit Illustrationen: Schmitz, Ka: Schlüsselkompetenzia - Ronja Eberle