Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente

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1 Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement tsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente Dr. Rainer Ambrosy Kanzler der Universität Duisburg-Essen CHE-Jahrestagung Fakultätsmanagement tsmanagement 27./ Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 1

2 A G E N D A I Universität Duisburg-Essen: Fakten 2005 II Fakultätsmanagement heute III Neue Steuerungsinstrumente IV Neue Anforderungen an ein Fakultätsmanagement Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 2

3 Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 3

4 Fakten 2005: die fusionierte Universität Duisburg-Essen Lehre Fachbereiche Studiengänge Studierende Akademische Abschlüsse 2414 Hochschulverwaltung Dezernate 6 Personal 326 Forschung Promotionen Habilitationen Drittmittel ,8 Mio. Basisdaten Hochschulhaushalt Fläche 293 Mio. Hochschulpersonal qm Anzahl Professoren Fachbereiche Geisteswiss.: 58 Gesellschaftswiss. 26 Bildungswiss. 41 Kunst und Design 22 Wirtschaftswiss. 32 Mercator School of Management 19 Quelle: Dez 1 Mathematik 25 Physik 27 Chemie 21 Bio/Geo. 19 Ingenieurwiss. 72 Medizin Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 4

6 Spannungsfeld Hochschule/Fakultäten Fakultäten/Fachbereiche (FB) sind zentrale Bestandteile der HS-Organisation und die wesentliche Produktionseinheit der Primärleistungen in Lehre und Forschung. Sie sind als Basiseinheit der Universität aufgrund Ihres Auftrages zugleich schwer steuerbare Einheiten (Spannungsverhältnis Wissenschaftsfreiheitstrategische Steuerung). Hochschule zeichnet sich durch eine heterogene Kulturlandschaft aus. Die Kulturen von Verwaltung und FB sowie innerhalb der verschiedenen Fakultäten und FB e werden häufig als sehr verschieden wahrgenommen ( Kulturbruch ). Mit der steigenden Autonomie der Hochschulen wächst auch den FB en mit der dezentralen Ressourcenverantwortung eine erhöhte Management-Verantwortung zu. In der Konsequenz bedeutet dies Abstimmung zwischen Hochschulleitung und FB im Rahmen einer vereinbarten Selbststeuerung: neue Rolle des Dekanats. Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 6

7 Fakultätsmanagement (FM) in der Hochschullandschaft heute Regelungen über Fachbereichsleitungen in den Hochschulgesetzen der Länder unterschiedlich; einige sehen Funktion eines Dekanatsrats oder Fakultätsgeschäftsführers explizit vor. Die folgenden Überlegungen gehen nicht von dem Modell Geschäftsführer/in als Mitglied des Dekanats aus, sondern von einer strategischen Unterstützung der Dekanin/des Dekans /Dekanats durch FM Sehr unterschiedlicher Grad der Dezentralisierung von Verwaltungsaufgaben (Fachbereiche und starke Zentralverwaltung sowie stark autonome Fakultäten mit eigener Verwaltung). Strategische Unterstützung des Dekanates durch ein FM ist nicht flächendeckend vorhanden; wo vorhanden, keine einheitlichen Aufgabenprofile. Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 7

8 Fakultätsmanagement: Situation an der Universität Duisburg-Essen Fachbereiche (sehr unterschiedlicher Größe) 37 Studiengänge Rund Studierende Die Mehrzahl der Fachbereiche hat wiss. Personal, das dem Dekan/der Dekanin zugeordnet ist und ihn/sie unterstützt (sehr individuelle Aufgabenbereiche; Aufgaben bislang eher im Bereich Studiengangsmanagement) Die Themenbereiche der Selbstverwaltung von FBen insb. Finanz- und Personalmanagement sind bislang in den FB relativ unbeachtet geblieben bzw. sind nicht unter dem Aspekt Selbstverwaltung als Managementprozess betrachtet worden Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 8

10 Rechtsstellung der Hochschulen bisher GG Art.5 Abs.3 Grundgesetz Fachaufsicht Recht- u. Zweckmäßigkeit HRG 58 Abs.1 und 59 HG 106, 107 und 108 S t a a t Bund Land (NRW) Rechtsaufsicht H o c h s c h u l e n Körperschaft und Einrichtung Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 10

11 Rechtsstellung ab in NRW (HFG) Theorie (!) GG Art.5 Abs.3 Grundgesetz HRG 58 Abs.1 und 59 Bund HFG 2 S t a a t Land (NRW) Rechtsaufsicht und Steuerung Ziele Aufgabenkoordination Ressourcenallokation New Public Management H o c h s c h u l e n Körperschaft Autonomie und Wettbewerb Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 11

12 Rolle des Ministeriums und der Hochschulen Aufgaben strategische Steuerung Moderation Land-HS Marketing Grundfinanzierung MIWFT strategische Steuerung Profil Ressourcen in Relation zu allen HS in NRW Aufgaben operative Steuerung Umsetzung ZLV-Land Forschung & Lehre Ressourcenmanagement Positionierung New Public Management H S operative Steuerung z.b.: NSM Budgetierung Finanzmanagement Controlling PE/OE Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 12

13 Neue Rahmenbedingungen brauchen neue Instrumente Neue Steuerungsinstrumente in Hochschulen Rollenverständnis Politik/Hochschulen Politik entscheidet "Was" Hochschulen entscheidet "Wie" Aussagefähige Steuerungsdaten Output Outcome statt allein Input, Leistungsorientiertes Personalmanagement Personal- u. Organisationsentwicklung, Leistungsanreize, Fort- u. Weiterbildung, Mitarbeiter gespräche Steuern über Ziele Leitbild für die gesamte Hochschule Entwicklung eines Systems quantifizierbarer Ziele Bemühen um Wettbewerb Leistungsorientierte Mittelverteilung Budgetierung bis zu den operativen Einheiten: Fachbereiche, Zentrale Einheiten dezentrale Ressourcenverantwortung, Kontraktmanagement Dezentralisierung durch Finanz- und Leistungsabsprachen Kundenorientierung Auswertung von Beschwerden und Widersprüchen Definition von Qualitätsstandards, Qualitätszirkel Qualitätsmanagement Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 13

14 Neue Instrumente müssen abgestimmt werden Land HFG! Ziele HS IT Integration (IKM) Zielvereinbarung Globalhaushalt + erfolgsabhängige Mittelverteilung HS-interne Maßnahmen interne ZLV Evaluation/ Akkreditierung Kostenrechnung Budgetierung Controlling/QM HS-interner Steuerungskreislauf Verwaltungsmodernisierung Bewertung Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 14

15 Veränderte Rahmenbedingungen der Hochschulen und Konsequenz Steigende Autonomie der Hochschulen führt zur Weitergabe der Spielräume an dezentrale Organisationseinheiten Stärkung der Fachbereichs-Leitungen Quantitativer Zuwachs von Aufgaben, die eine sorgfältige Organisation erfordern Qualitativer Anstieg der Anforderungen, der Professionalisierung der FB- Leitungen erfordert Anwendung NSI, z.b. zur Unterstützung von Abstimmungsprozessen HL/FB (=abgestimmte Selbststeuerung/ZLV) Aufbau eines professionellen Fakultätsmanagements Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 15

16 Bedeutung eines neuen Steuerungsmodells (NSM) für die Fakultät FB Steuerung garantieren Unabhängigkeit Strategie NSM durch Leistung Transparenz strategische Steuerung Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 16

17 Relevante Instrumente NSM für FB (1): ZLV an der UDE Leistungen Erfolgskriterien zur Zielerreichung Entwicklungsziele Ressourcen- Bedarfe, Dienstleistungsbedarfe Studium und Lehre Forschung wiss. Nachwuchs Internationales Weiterbildung Gleichstellung Information & Kommunikation Sonstiges interne Ziel- und Leistungsvereinbarungen über zwei Jahre mit allen Fachbereichen: lang-/mittelfristige Perspektiven kurzfristige Maßnahmen finanzielle Förderung Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 17

18 Relevante Instrumente NSM für FB (2) : Personalkostenbudgetierung Budgeteinheit Personalmittelbudget Budgetverantwortlicher Fachbereich Geisteswissenschaften ,00 Dekan/in Fachbereich Gesellschaftswissenschaften ,00 Dekan/in Fachbereich Bildungswissenschaften ,00 Dekan/in Fachbereich Kunst und Design ,00 Dekan/in Fachbereich Wirtschaftswissenschaften ,00 Dekan/in Fachbereich Betriebswirtschaft ,00 Dekan/in Fachbereich Mathematik ,00 Dekan/in Fachbereich Physik ,00 Dekan/in Fachbereich Chemie ,00 Dekan/in Fachbereich Biologie und Geografie ,00 Dekan/in Fakultät Ingenieurwissenschaften ,00 Dekan/in Fachbereich Bauwissenschaften ,00 Dekan/in IEM ,00 Vorstand IEM Rektorat, Pressestelle/Öffentlichkeitsarbeit, Gleichstellungsbeauftragte, ,00 Rektorat (Stand ) Zentrale wissenschaftliche Forschungseinrichtungen, Transfer und Forschungsförderung ,00 ProR Forschung Wissenschaftliche Dienstleistungsein-richtungen ,00 ProR Lehre IKM ,00 UB ,00 ZIM Verwaltung (inklusive Werkstätten) ,00 Kanzler Summe ,00 Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 18

20 Neue Anforderungen an FB-Leitungen! Studiengangsmanagement Einführung gestufter Studiengänge nach Bologna- Modell mit Akkreditierung, Evaluation und Re-Akkreditierung mit Betreuungs- und Koordinierungsaufwand! Entwicklungsplanung Management von Zielvereinbarungen mit der Hochschule!! Controlling/Finanzmanagement Globalhaushalt und Budgetverantwortung auch für Personalmittel- eröffnen völlig neue Planungsdimensionen Personalmanagement Einführung von leistungsbezogenen Besoldungs- und Vergütungssystemen (TV-L, W- Besoldung) mit dem Erfordernis der Leistungsbewertung und Management von Zielvereinbarungen; Mitarbeitergespräche; verstärkte Berufungsplanung und Management des Vergaberahmens sowie der Berufungszusagen Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 20

21 Unterstützung FB- Leitungen bei strategischen Aufgaben Ziel: weitergehende Professionalisierung der Dekanate für neue Aufgaben Dekan/in Dekanat Problem: fehlende quantitative und qualitative Unterstützung bislang Strategische Unterstützung: Prodekane, Referenten/ Assistenten/FM) Operative Unterstützung: Personal Dekanatsbüro, FB- Verwaltung Empfehlung flächendeckende Einrichtung der Funktion eines/einer Fakultätsmanagers/in Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 21

22 Resultierendes Anforderungsprofil Fakultätsmanager/innen abgeschlossenes Hochschulstudium (möglichst) in einem an der Fakultät vertretenen Fach bzw. Einfühlungsvermögen in die Kultur der Fakultät/des Faches Interesse an betriebswirtschaftlichen Instrumenten und Methoden (speziell Kosten- und Finanzmanagement) Kenntnisse im Lehr- und Forschungsbetrieb und/oder im Wissenschafts- bzw. Hochschulmanagement Bereitschaft zur Einarbeitung in juristische Zusammenhänge (Hochschulrecht, Grundzüge des Tarif- und Dienstrechts) Organisationstalent Verantwortungsbereitschaft Eigeninitiative Flexibilität hohe Belastbarkeit Team- und Kommunikationsfähigkeit analytische und konzeptionelle Fähigkeiten Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 22

23 Tätigkeitsprofil Fakultätsmanager/innen Unterstützung des Dekanats bei der Strukturplanung für die Fakultät Management von Ziel- und Leistungsvereinbarungen Unterstützung des Dekanats in den lfd. Geschäften; (Leitung des Dekanatsbüros/der Fak.-Verwaltung) Finanzplanung und controlling der Fakultät, Budgetmanagement Unterstützung des Dekanats im Bereich Personalmanagement (strategische Personalplanung, Unterstützung bei der Bewertung von Leistungen i. R. der leistungsbezogenen Besoldung/Vergütung, Management von Zielvereinbarungen) Erweiterte Managementaufgaben: Mitwirkung bei der Öffentlichkeitsarbeit/Marketing der Fakultät Unterstützung bei der Studiengangsplanung Unterstützung/Beteiligung im Bereich Technologietransfer Unterstützung/Beteiligung bei der Alumniarbeit der Fakultät I Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 23

24 Organisationsform Fakultätsmanagement Bsp. 1 Linienmodell Dekan/in FM andere wiss. MA in Zentralfunktion andere wiss. MA In Zentralfunktion nichtwiss. Personal Dekanatsbüro nichtwiss. Personal Dekanatsbüro nichtwiss. Personal Dekanatsbüro Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 24

25 Organisationsform Fakultätsmanagement Bsp. 2 Stab-Linienmodell Dekan/in Stabstelle Strategische Unter- Stützung Leiter: FM nichtwiss. Personal Dekanatsbüro nichtwiss. Personal Dekanatsbüro nichtwiss. Personal Dekanatsbüro Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 25

26 Stand der Umsetzung an der Universität Duisburg-Essen Verabredung von Gesprächen mit den Dekaninnen/Dekanen/Dekanaten mit dem Ziel der Vereinheitlichung der Aufgabenprofile FM an der Hochschule, Definition von Kunden- /Lieferantenbeziehungen Optimierung der Kommunikation der Fakultätsmanager/innen untereinander sowie mit der sonstigen mittleren Managementebene (Dezernenten der Zentralverwaltung, Geschäftsführer/innen der Zentralen Betriebseinheiten und wiss. Einrichtungen) konkrete Angebote der Personalentwicklung: Coaching- Angebote bedarfsorientierte, mehrmodulige Qualifizierung für FM Angebot von Kurz-Hospitationen Initiierung von Austauschmöglichkeiten mit Nachbarhochschulen Neue Anforderungen an das Fakultätsmanagement durch die Einführung neuer Steuerungsinstrumente, Dr. Rainer Ambrosy Kanzler 26