Kostensenker SAP Business One

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1 Konzernreporting nach IFRS mit SAP Business One bringt Vorteile Kostensenker SAP Business One Ohne ein Konzernreporting auch nach den International Financial Reporting Standards kurz: IFRS geht bei Kapitalgesellschaften sowie deren Tochterunternehmen praktisch nichts. Mit SAP Business One (SBO) lässt sich eine notwendige parallele Rechnungslegung sowohl nach Handelsrecht als auch nach IFRS vorteilhaft betreiben, wie Walter Roth, Senior SAP-Consultant der Versino AG* im folgenden Beitrag erläutert. Die International Financial Reporting Standards (IFRS) sind internationale Rechnungslegungsvorschriften für Unternehmen, die vom International Accounting Standards Board (IASB) herausgegeben werden. Sie regeln losgelöst von nationalen Rechtsvorschriften die Aufstellung von Jahres- und Konzernabschlüssen, damit diese auch international vergleichbar sind. Die IFRS werden von zahlreichen Ländern zumindest für kapitalmarktorientierte Unternehmen verbindlich vorgeschrieben. Faktisch sind die IFRS somit eine Sammlung von Regeln (Standards) für die Rechnungslegung von Unternehmen. Mit IFRS bezeichnet man die Gesamtheit aller Standards (IFRS und IAS) International Accounting Standards als auch die Interpretationen des International Financial Reporting Interpretations Committee (IFRIC). Rechtsverbindlich wurden die IFRS durch ihre Anerkennung durch die EU- Kommission. Nach der Verordnung (EG) Nr. 1606/2002 haben Gesellschaften, die dem Recht eines Mitgliedstaats unterliegen und deren Wertpapiere zum Handel zugelassen sind (kapitalmarktorientierte Unternehmen), ihre konsolidierten Abschlüsse für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2005 beginnen, nach IFRS aufzustellen. Alle anderen Unternehmen können Ihren Konzernabschluss freiwillig nach IFRS aufstellen. Außerdem ist es natürlich gestattet, ergänzend zu einem HGB- Jahresabschluss einen zusätzlichen Abschluss nach IFRS zu erstellen. Fakt ist, dass sehr häufig ein Abschluss nach IFRS von Anteilseignern, Banken oder Kunden gefordert werden.

2 Shareholder-Gedanke in Vordergrund Nach IFRS ist das übergeordnete Ziel der Rechnungslegung die Vermittlung entscheidungsrelevanter Informationen für Anteilseigener. Somit ist der wesentliche Unterschied zu den Rechnungslegungsvorschriften des HGB, dass nicht mehr Gläubigerschutz und Kapitalerhaltung (Ausschüttungsbemessung), sondern Informationen für Shareholder im Vordergrund stehen. Dieser Bilanzzweck ist Hintergrund des angloamerikanischen Grundsatzes true and fair view/ fair presentation. Wobei anzumerken ist, dass es sich hierbei nicht um ein sogenanntes overriding principle handelt, sodass eine zusätzliche Handelsbilanz aufgestellt werden muss, die als Grundlage für die Steuerbilanz und damit der Besteuerung dient. Im Juli 2009 wurden IFRS für kleine und mittlere Unternehmen (IFRS for SMEs) herausgegeben. Nach Einschätzung von Experten wird dies der zukünftige Standard für 95 Prozent aller Unternehmen sein. Grundsätzlich entscheiden jedoch die einzelnen Staaten, ob sie den Standard anwenden und für welche Unternehmen er verpflichtend ist. Deutschland ist hier einen eigenen Weg gegangen und hat im Mai 2009 das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) in Kraft gesetzt. Dieser Standard kann von kleinen und mittleren Unternehmen auf freiwilliger Basis zusätzlich zum handelsrechtlichen Einzelabschluss angewendet werden. Somit zwingt der Gesetzgeber (gemäß EG-Verordnung) Unternehmen zur parallelen Rechnungslegung nach IFRS und HGB. Betroffen sind nicht nur die kapitalmarktorientierten Unternehmen sondern auch deren Tochtergesellschaften, die in der Folge den IFRS Richtlinien ihrer Konzernmütter verpflichtet sind. Für jene Tochtergesellschaften, Service- und/oder Vertriebsniederlassungen positioniert SAP auch die ERP-Lösung SAP Business One. Vorgehensweise für parallele Rechnungslegung Mit SAP Business One ist es möglich, eine parallele Rechnungslegung zu betreiben. Parallel deshalb, da neben den Anforderungen nach IFRS immer lokale Gesetzgebungen und Rechnungslegungsvorschriften bestehen, die für den Abschluss nach lokalem Recht maßgeblich sind.

3 Zu Beginn eines jeden Projektes ist eine detaillierte Analyse durchzuführen, welche Unterschiede zwischen der Rechnungslegung nach IFRS und HGB für das jeweilige Unternehmen bestehen. Üblicherweise findet man die wesentlichen Unterschiede in folgenden Bereichen: Bewertung des Anlagevermögens Bewertung von Fremdwährungen Bewertung von Vorräten und Beständen Bewertung von Rückstellungen, Verbindlichkeiten, Wertberichtigungen Umsatzrealisierung Daraus abgeleitet ergibt sich eine Aufstellung derjenigen Bilanz- und GuV- Positionen, bei denen unterschiedliche Wertansätze je nach Rechnungslegungsstandard anzusetzen sind. Nach Identifizierung dieser Positionen sind somit die Auswirkungen auf den Kontenplan bekannt. Somit werden die Sachkonten nach den folgenden 3 Kriterien unterteilt: Zum einen nach lokale Konten, welche ausschließlich die nach der lokalen Gesetzgebung gültigen Wertansätze beinhalten (z.b. Local GAAP). Zum anderen nach IFRS-Konten, welche ausschließlich die nach dem IFRS- Standard gültigen Wertansätze beinhalten (z.b. IFRS). Außerdem in gemeinsame Konten, bei denen gemäß der durchgeführten Analyse keine unterschiedlichen Wertansätze bestehen. Financial Reporting Templates einrichten Durch das Einrichten von sogenannten Finanzberichtsvorlagen in der SAP Business One-Software kann das Berichtswesen entsprechend den Erfordernissen abgedeckt werden, zum einen in das IFRS-Reporting und zum anderen in das lokale GAAP- Reporting. Für den IFRS-Abschluss und das damit verbundene Reporting sind Financial Reporting Templates einzurichten, in denen sowohl die gemeinsamen Konten als auch die reinen IFRS Konten zugeordnet werden. Die Templates beziehen sich in aller Regel auf die Bilanz, auf das Statement of Comprehensive Income (erweiterte GuV), auf die Eigenkapitalveränderungsrechnung, auf die Kapitalflussrechnung sowie auf einen Anhang mit Lagebericht. Für den Abschluss nach Local GAAP und das damit verbundene Reporting sind ebenfalls Financial Reporting Templates einzurichten, in denen sowohl die gemeinsamen Konten als auch die reinen Local GAAP Konten zugeordnet werden. Im Fokus hier: die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung, die Darstellung der Komponenten des Eigenkapitals sowie ein Lagebericht.

4 Durch die zuvor beschriebene Vorgehensweise ist es möglich, eine parallele Rechnungslegung zu implementieren, und auch gleichzeitig den Anforderungen und Bewertungsrichtlinien (Standards) nach IFRS gerecht zu werden. Dies wurde beispielsweise bei dem Industrieunternehmen Alpha-InnoTec in Kasendorf vom SAP Gold-Partner Versino AG aus Altötting realisiert. Nicht unerhebliche Kosteneinsparungen Vielerorts ist es noch gang und gäbe, dass Tochterunternehmen von Kapitalgesellschaften mittels Excel-Listen das Konzernreporting nach IFRS realisieren, was zeitintensiv und damit auch kostenintensiv ist. Nicht selten ist es auf dieser Basis notwendig, dass mehrere Mitarbeiter mehrere Tage daran arbeiten, um ein derartiges Reporting in die Tat umzusetzen. Durch die Nutzung von SAP Business One und die Möglichkeit der parallelen Rechnungslegung nach Handelsrecht und IFRS können nicht unerhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Dies hat sich auch in vielen Projekten der Versino AG bestätigt. Bei den IFRS-Projekten der Versino AG wird ein eigenentwickeltes standardisiertes Verfahren eingesetzt, das von SAP empfohlen wird und das die Projektlaufzeiten minimiert. Abb.: Dreiteilung Sachkonten Zur Abbildung der unterschiedlichen Berichtserfordernisse ist die im Schaubild dargestellte Dreiteilung der Sachkonten erforderlich und hilfreich.

5 Vorgehensweise Konzernreporting nach IFRS mit SAP Business One 1. Arrondierung parallele Rechnungslegung - Analyse der individuelle Begebenheiten, Unterschiede und Zielsetzung (HGB und IFRS) gemeinsam mit Fachbereich 2. Ermittlung der unterschiedlichen Wertansätze (z.b. immaterielle Vermögensgegenstände im Anlagevermögen wie etwa Aktivierung von Entwicklungskosten) 3. Gestaltung der entsprechenden Konten im Kontenplan (3-Teilung, Abbildung im SAP Business One-System) 4. Einrichten des Reportings (Finanzberichtsvorlagen in 5. Datenübernahme der Sachkontensalden in SAP Business One (gemäß Kontenmapping) 6. Datenübernahme der Sachkontensalden in SAP Business One 7. Tests (Vergleich einzelne Berichte, HGB / IFRS) 8. Eventuell Feintuning 9. Erarbeitung künftiger Buchungsrichtlinien 10. Schulung Fachbereich/ Enduser (insbesondere Verbuchung von spezifischen Geschäftsvorfällen, wie etwa Verbuchung von Leasing-Geschäften) 11. Rollout (national, international) und Going-Live Kontakt Versino AG: Versino AG Bahnhofstr. 35 D Altötting Tel.: Fax: info@versino.de

6 Autor des Artikels: Walter Roth Mag. (Univ.), MBA Senior SAP Business One Consultant Financial Specialist, Versino AG Lehrbeauftragter FH Salzburg (Betriebswirtschaft u. Informationsmanagement) Versino AG Kontaktdaten: Versino AG Bahnhofstr Altötting Deutschland Tel.: Fax: info@versino.de